Oprettelse og administration af købsordrer
Du kan oprette købsordrer i din Shopify-administrator for at registrere de kommercielle aftaler, du indgår med dine leverandører. Købsordrer angiver produkter, priser og antal for en ordre og hjælper dig med at spore lageromkostninger, betalingsbetingelser og oplysninger om leverandøren. Du kan gemme en købsordre som en kladde for at arbejde på den senere, eller markere den som Bestilt, når din leverandør har bekræftet ordren.
Når du markerer en købsordre som Bestilt, kan du oprette en overførsel af lagerbeholdning for din købsordre for at spore varebevægelsen ind i din butik. Købsordren registrerer den kommercielle aftale, og den tilknyttede overførsel af lagerbeholdning registrerer den faktiske bevægelse. Lagerændringer fra overførsler fra leverandører spores også i din historik over lagerjusteringer.
På denne side
Før du begynder
Før du opretter en købsordre, skal du fuldføre følgende opgaver:
- Konfigurer leverandører i din Shopify-administrator.
- Opret og konfigurer lokationer til modtagelse af lagerbeholdning.
- Aktivér lagersporing for de produkter, du vil bestille.
Købsordrestatus
Købsordrer har to statusser, der afspejler deres aktuelle tilstand. Modtagelse, delvis modtagelse, fuldførelse og lukning spores i stedet på den tilknyttede overførsel af lagerbeholdning.
- Kladde: Købsordren er ved at blive oprettet eller gennemgået. Du kan redigere alle oplysninger samt tilføje eller fjerne produkter.
- Bestilt: Købsordren er sendt til leverandøren. Du kan nu oprette en overførsel af lagerbeholdning for din købsordre for at spore lagerbevægelsen.
Opret en købsordre
Du kan oprette en købsordre i din Shopify-administrator. En købsordre omfatter en leverandør, en destinationslokation, produkter, betalingsbetingelser og et prisresume.
Når du har gemt din købsordre som en kladde, kan du eksportere den som en PDF-fil for at sende den til din leverandør til gennemsyn og godkendelse. Dette giver din leverandør mulighed for at gennemgå oplysningerne om ordren, priser og betingelser.
Når din leverandør har bekræftet ordreoplysningerne, kan du markere købsordren som bestilt og derefter oprette en overførsel af lagerbeholdning for at spore lagerbevægelsen.
Når du tilføjer et produkt, kan visse oplysninger blive udfyldt automatisk. Hvis du har bestilt produktet fra den valgte leverandør tidligere, udfyldes værdierne Leverandør-SKU, Pris og Skat automatisk fra dine tidligere købsordrer hos denne leverandør. Hvis du tidligere har anvendt flere priser, kan du vælge en tidligere pris på rullemenuen eller angive en tilpasset værdi. Hvis der ikke er nogen tidligere købsordre for produktet, vil Pris som standard være prisen pr. vare, der er angivet for produktvarianten. Du kan redigere enhver automatisk udfyldt værdi. Hvis der ikke er registreret en leverandør-SKU for et produkt, anvendes variantens SKU som standard.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på Opret købsordre.
Vælg en leverandør:
- Klik på leverandøren for at vælge en eksisterende leverandør.
- Klik på Opret ny leverandør, angiv leverandøroplysningerne, og klik derefter på Gem for at oprette en ny leverandør.
Valgfrit: Vælg en destinationslokation. Du kan gemme en købsordre som en kladde uden en destination og tilføje en senere, før du markerer den som bestilt. Hvis du har brug for at tilføje en destinationslokation, kan du se Opret og rediger lokationer.
Tilføj produkter til købsordren. Du kan kun tilføje produkter, der allerede findes i din Shopify-butik. Brug en af følgende metoder:
- For at tilføje produkter manuelt skal du søge efter produkter i feltet Tilføj produkter eller klikke på Gennemse for at vælge produkter og varianter fra en liste. For at indsnævre listen til produkter, som du tidligere har bestilt hos den valgte leverandør, skal du klikke på Senest købte og vælge et tidsinterval. Vælg de varianter, du vil bestille, og klik derefter på Tilføj til købsordre.
- For at tilføje flere produkter ad gangen skal du importere produkter ved hjælp af en CSV-fil.
- For at tilføje produkter med en stregkodescanner skal du scanne hvert produkt, du vil tilføje. På mobil eller tablet kan du også trykke på stregkodesymbolet over Tilføj produkter for at bruge din enheds kamerascanner. Din scanner skal være konfigureret i tastaturtilstand.
For hvert produkt skal du angive følgende oplysninger:
- Antal
- Leverandør-SKU (valgfrit)
- Pris og skatteprocent (valgfrit)
Valgfrit: I afsnittet Oplysninger om købsordre kan du angive et referencenummer eller en note til leverandøren.
Valgfrit: I afsnittet Oplysninger om køb kan du tilpasse indstillingerne for Betalingsbetingelser og Leverandørvaluta. Valutaen er som standard leverandørens valuta, og du kan ændre den ved hjælp af valutavælgeren.
Valgfrit: Tilføj eventuelle tags til købsordren i afsnittet Tags.
Gennemgå ordretotalen i afsnittet Prisresume. Hvis leverandørvalutaen er forskellig fra din butiks valuta, viser prisresumeet også den omregnede total i din butiks valuta.
Klik på Gem som kladde.
Importér produkter til en købsordre ved hjælp af en CSV-fil
Du kan masseimportere produkter til en ny eller eksisterende købsordre ved hjælp af en CSV-fil. CSV-filen for købsordrer indeholder oplysninger, der unikt identificerer produkter og produktvarianter samt de antal, du vil bestille. Du kan identificere hver variant ud fra SKU, stregkode eller begge. Du kan downloade og se en eksempel-CSV-fil til brug som skabelon.
CSV-filen kan indeholde valgfrie pris- og skatteværdier for hver varelinje. Du kan angive disse værdier i CSV-filen eller tilføje dem til købsordren efter din import.
Hvis CSV-filen indeholder en variant, der allerede findes på købsordren, bliver denne række ikke importeret og vises som en fejl. Rediger eksisterende varelinjer direkte på købsordren for at opdatere deres antal.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på Opret købsordre, eller klik på en eksisterende købsordre.
Klik på Importér, og klik derefter på Tilføj fil.
Vælg den CSV-fil, du vil uploade.
Klik på Importér produkter.
Markér en købsordre som bestilt
Når din leverandør har bekræftet ordren, kan du markere købsordren som Bestilt. Det kan ikke fortrydes, når en købsordre er markeret som bestilt.
Du kan stadig redigere de fleste oplysninger for købsordren, når du har markeret den som bestilt, herunder produkter, priser og oplysninger om leverandøren.
Når du har markeret en købsordre som Bestilt, kan du oprette en overførsel af lagerbeholdning for din købsordre for at spore bevægelsen af lagerbeholdning fra din leverandør.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på den købsordrekladde, som du vil markere som bestilt.
Klik på Markér som bestilt, og klik derefter på Markér som bestilt igen for at bekræfte.
Rediger en købsordre
Du kan til enhver tid redigere alle detaljer i en købsordre, herunder efter den er markeret som Bestilt. Leverandøren, destinationen, produkter og priser kan altid ændres. Oprindelsen eller destinationen for den tilknyttede overførsel af lagerbeholdning kan dog ikke ændres, når den har nået statussen Klar til afsendelse.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på den købsordre, du vil redigere.
Hvis du har markeret købsordren som Bestilt, skal du klikke på Rediger.
Foretag dine ændringer.
Klik på Gem.
Download en købsordre som PDF
Du kan gemme din købsordre som en PDF-fil for at sende den til din leverandør eller gemme den til dit eget arkiv.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på den købsordre, du vil downloade en PDF-fil for.
Klik på Flere handlinger.
Klik på Eksportér PDF.
Arkiver en købsordre
Du kan arkivere en købsordre for at fjerne den fra din aktive liste, samtidig med at du beholder en registrering af den. Arkiverede købsordrer nedtones på din liste over købsordrer, og der vises et Arkiveret-badge ud for statusbadget på siden med oplysninger om købsordren. Selvom en købsordre arkiveres, lukkes eller annulleres den tilknyttede overførsel af lagerbeholdning ikke.
Tidligere lukkede købsordrer vises nu som arkiverede. Statusser for købsordrer og overførsler af lagerbeholdning spores separat.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på den købsordre, du vil arkivere.
Klik på Flere handlinger.
Klik på Arkiver.
Hvis du vil fjerne arkiveringen af en købsordre, skal du følge de samme trin og klikke på Fjern arkivering i stedet for Arkiver.
Slet en købsordre
Du kan slette en købsordre, mens den stadig er en kladde. Hvis en købsordre er markeret som Bestilt, skal du i stedet arkivere den.
Trin:
Gå til Produkter > Købsordrer i din Shopify-administrator.
Klik på den købsordre med kladdestatus, som du vil slette.
Klik på Slet.
I bekræftelsesdialogboksen skal du klikke på Slet købsordre.