التخطيط لجرد المخزون باستخدام Shopify POS
يساعدك جرد المخزون المخطط له على التأكد من أن المخزون في متجرك يتطابق مع ما هو مسجل في مسؤول Shopify الخاص بك. يمكن أن يساعدك جرد المخزون وفقًا لجدول زمني منتظم على تحديد نقص المخزون، واكتشاف أخطاء التتبع، والحفاظ على دقة قنواتك عبر الإنترنت وفي المتجر.
تغطي هذه الصفحة كيفية اختيار طريقة الجرد، والجدولة والتحضير للجرد، وإجراء الجرد عبر أجهزة متعددة، ثم تسوية التعديلات بعد ذلك. للحصول على إرشادات سير عمل الجرد السريع خطوة بخطوة، راجع تغيير كميات المخزون على Shopify POS.
إذا كنت تنتقل من تطبيق Stocky وتخطط لعملية الجرد الأولى في Shopify، فراجع الانتقال من Stocky إلى إدارة المخزون في Shopify.
في هذه الصفحة
طرق جرد المخزون
يمكنك الجمع بين الطريقتين التاليتين لجرد المخزون:
- الجرد السريع على Shopify POS: يقوم الموظفون بمسح المنتجات ضوئيًا أو البحث عنها على جهاز Shopify POS وإدخال الكمية المتوفرة. تُعد هذه الطريقة هي الأفضل لعمليات الجرد داخل المتجر. للحصول على التفاصيل، راجع تغيير كميات المخزون على Shopify POS.
- تعديلات المخزون في مسؤول Shopify: يمكن للموظفين في مسؤول Shopify تعديل الكميات في صفحة المخزون أو استيراد ملف CSV. تُعد هذه الطريقة مثالية للتحديثات المجمعة والمطابقة بعد الجرد داخل المتجر. للحصول على التفاصيل، راجع تعديل كميات المخزون واستيراد المخزون وتصديره باستخدام ملف CSV.
يتمثل النهج الشائع في قيام الموظفين داخل المتجر بإجراء الجرد باستخدام ميزة "الجرد السريع"، ثم يقوم المقر الرئيسي بمراجعة التعديلات ومطابقتها في مسؤول Shopify.
توقيت جرد المخزون
يمكنك جدولة الجرد وفقًا لساعات عمل متجرك وطاقم العمل. ضع في اعتبارك أيًا من الخيارات التالية يُعد الأفضل لعمليات نشاطك التجاري:
- بعد الإغلاق: يتم إيقاف المبيعات مؤقتًا، لذلك تظل عمليات الجرد دقيقة.
- قبل الافتتاح: يكون المتجر هادئًا، ولكن قد يمتد الجرد إلى ساعات العمل إذا استغرق وقتًا أطول من المتوقع.
- التقسيم على عدة أيام حسب المنطقة: مفيد للمتاجر الأكبر حجمًا. تقوم كل وردية بجرد منطقة مختلفة حتى لا يكون هناك ضغط زائد في يوم واحد.
- إغلاق المتجر لإجراء الجرد: الخيار الأكثر دقة لعدم حدوث أي مبيعات أثناء الجرد، ولكن قد يخسر المتجر الإيرادات خلال فترة الإغلاق.
الوقت وطاقم العمل المقدران حسب حجم الكتالوج
اضبط الوقت وطاقم العمل بناءً على تخطيط المتجر، ومدى تعقيد المنتج، وما إذا كان الموظفون يستخدمون ماسحات الباركود الضوئية أم لا. تقديرات الجدول التالي هي نقاط بداية للمساعدة في التخطيط لعمليات جرد المخزون.
| حجم الكتالوج | الوقت المقدر | طاقم العمل المُوصى به |
|---|---|---|
| أقل من 500 متغير | من ساعتين إلى 4 ساعات | شخص واحد |
| 500–2,000 متغير | معظم اليوم | شخصان |
| 2,000–5,000 متغير | يوم كامل | 2–3 أشخاص |
| أكثر من 5,000 متغير | عدة أيام، الجرد حسب المنطقة | 3 أشخاص أو أكثر |
معدل تكرار جرد المخزون
يعتمد معدل تكرار إجراء الجرد على حجم الكتالوج، ومخاطر العجز، ومدى تعقيد المتجر. ضع في اعتبارك أيًا من الخيارات التالية هو الأفضل لعمليات نشاطك التجاري:
- ربع سنوي: مناسب لمعظم بائعي التجزئة.
- شهري: يُوصى به للفئات ذات معدلات العجز العالية، مثل العناصر الصغيرة وعالية القيمة الأكثر عرضة للفقد أو السرقة.
- عمليات جرد أسبوعية دورية: يقوم بعض بائعي التجزئة بجرد منطقة مختلفة كل أسبوع بحيث يتم تغطية الكتالوج بأكمله دون الحاجة إلى جرد كامل لمخزون المتجر بالكامل.
عمليات جرد المخزون المتسقة على فترات منتظمة أكثر قيمة من عمليات الجرد المثالية غير المنتظمة.
التحضير لجرد المخزون
يمكن أن يساعد تجهيز نظامك ومعداتك قبل جرد المخزون في تجنب التناقضات الناتجة عن الأنشطة المعلقة أو الأجهزة غير الجاهزة.
تجهيز نظامك
قبل إجراء الجرد، جهّز نظامك بالطرق التالية:
- أكمل الطلبات، وعمليات النقل، والشحنات المعلقة حتى تنعكس جميع حركات المخزون في مسؤول Shopify الخاص بك.
- قم بمعالجة أي شحنات مستلمة وحددها كمستلمة في مسؤول Shopify الخاص بك.
- قم بمزامنة جميع أجهزة Shopify POS عن طريق فتح التطبيق والتأكد من عرض المبيعات الحديثة.
- قم بإجراء فحص عشوائي لبعض المنتجات من خلال مقارنة الكمية المتوفرة في مسؤولك مع المخزون الفعلي لاكتشاف أي حالات عدم تطابق واضحة قبل الجرد الكامل.
تجهيز معداتك وفريقك
قبل إجراء الجرد، جهّز معداتك وفريقك بالطرق التالية:
- اشحن أجهزة Shopify POS الخاصة بك وأي ماسحات باركود ضوئية مدعومة.
- عيّن الموظفين لمناطق بناءً على المساحات الفعلية في متجرك، مثل الرفوف، أو الحوامل، أو أقسام غرفة التخزين. يمكنك استخدام مواقع الصناديق لإضفاء الطابع الرسمي على هذه المناطق.
- اطبع أوراق جرد احتياطية لأي مناطق قد لا يتوفر فيها جهاز.
- راجع كتالوجك بحثًا عن المنتجات التي تفتقر إلى رموز الباركود أو التي تحتوي على ملصقات باركود تالفة، وأعد طباعة الملصقات قبل الجرد. يمكنك استخدام تطبيق Retail Barcode Labels لإعادة طباعة الملصقات.
تشغيل جرد المخزون عبر أجهزة متعددة
بالنسبة للكتالوجات الأكبر حجمًا، يمكنك تكليف الموظفين بالجرد على أجهزة Shopify POS متعددة في نفس الوقت. تدعم كل جلسة جرد سريع ما يصل إلى 1,000 متغير، لذا خطط لإرسال كل جلسة بمجرد اكتمال الجرد في المنطقة، ثم ابدأ جلسة جديدة للمنطقة التالية.
لتجنب الجرد المزدوج والمنتجات الفائتة، اتبع الإرشادات التالية:
- عيّن لكل موظف منطقة محددة بناءً على التخطيط الفعلي، وليس الترتيب الأبجدي. يمنع الجرد في جولة فعلية واحدة الموظفين من العودة عبر نفس المنطقة.
- أرسل كل جلسة بمجرد اكتمال المنطقة. تتم مزامنة الجلسات المرسلة على الفور مع مسؤول Shopify الخاص بك.
- احتفظ بأوراق تعيين المناطق المطبوعة حتى تتمكن من تتبع المناطق التي تم جردها.
يتم تعديل المخزون في الوقت الفعلي عند اكتمال عملية بيع في Shopify POS أو في متجرك الإلكتروني. عندما ترسل جلسة جرد سريع، يتم تعديل الكمية لتتطابق مع ما تم جرده. إذا حدثت عملية بيع بين الوقت الذي قام فيه الموظفون بجرد منتج ووقت إرسال الجلسة، فسيظهر تناقض بسيط في التعديل. لتقليل ذلك، قم بإجراء الجرد خلال ساعات الإغلاق أو فترات انخفاض الإقبال، وأرسل كل جلسة فور اكتمال الجرد في المنطقة.
مطابقة المخزون بعد إجراء جرد
بعد أن يرسل الموظفون جلسات الجرد السريع الخاصة بهم، يمكنك مراجعة التعديلات ومتابعة التناقضات باستخدام تقرير تغييرات تعديل المخزون في مسؤول Shopify الخاص بك.
الخطوات:
- افتح تقرير تغييرات تعديل المخزون.
- قم بتصفية التقرير حسب تاريخ جرد المخزون.
- راجع التعديلات لكل موقع.
- بالنسبة لأي متغير به تباين أكبر من 5%، أعد جرد المنتج فعليًا لتأكيد الكمية الجديدة.
بعد إجراء التسوية، يمكنك جدولة عملية جرد المخزون التالية. للحصول على توصيات بشأن التكرار، راجع تكرار الجرد.
تنسيق عمليات الجرد عبر مواقع متعددة
إذا كنت تدير أكثر من موقع واحد، فاستخدم الإرشادات التالية لتخطيط تسلسل عمليات جرد المخزون وكيفية التعامل مع عمليات النقل خلال فترة الجرد:
- الجرد في نفس اليوم: يمنحك جرد جميع المواقع في نفس اليوم لمحة دقيقة عن إجمالي المخزون في نقطة زمنية واحدة. يتطلب هذا النهج عددًا أكبر من الموظفين ولكنه يُنتج التقرير الأكثر وضوحًا.
- عمليات الجرد المتعاقبة: جرد موقع واحد في كل مرة على مدار الأسبوع يكون أسهل على فريقك، ولكن يمكن أن ينتقل المخزون بين المواقع التي تم جردها والمواقع التي لم يتم جردها إذا حدثت عمليات نقل بينها.
- إيقاف عمليات النقل بين المواقع مؤقتًا: يمكن أن يساعد إيقاف عمليات النقل بين المواقع مؤقتًا خلال فترة الجرد في تجنب جرد نفس المنتجات في كلٍ من موقعي المصدر والوجهة.
عند مقارنة المواقع، راجع التباينات المتطابقة. غالبًا ما يشير وجود تباين إيجابي في أحد المواقع وتباين سلبي في موقع آخر إلى وجود عملية نقل غير مسجلة بينهما.
نصائح لإجراء جرد دقيق للمخزون
راجع أفضل الممارسات التالية لإجراء جرد دقيق للمخزون:
- استخدام ماسحات الباركود: الماسحات الضوئية أسرع وأكثر دقة من البحث عن المتغيرات بالاسم. تعمل كاميرا جهازك كبديل احتياطي عندما لا يتوفر ماسح ضوئي. للحصول على التفاصيل، راجع اختيار ماسح الباركود.
- يعمل الجرد السريع على الأجهزة المدارة: إذا كانت أجهزتك مقفلة في وضع الكشك باستخدام أداة إدارة الأجهزة المحمولة (MDM)، فسيظل الجرد السريع متاحًا.
- التعافي عند توقف الجهاز عن الاستجابة: أعد تشغيل Shopify POS. تتم مزامنة أي جلسات تم إرسالها بالفعل بأمان مع مسؤول Shopify.
- التعافي عند تعطّل الجهاز: انتقل إلى جهاز Shopify POS آخر. يتم حفظ التقدم المُرسل، ويمكنك مواصلة الجرد من حيث توقف الجهاز المعطّل.
- التحقق من حالة جرد المنتج: امسح أو ابحث عن أي منتج في الجرد السريع للتأكد مما إذا كان قد تم جرده بالفعل في الجلسة الحالية.
- تدوين المنتجات غير المتتبعة على الورق: إذا تعذر العثور على منتج في Shopify POS أثناء الجرد، فقد لا يكون المنتج مُعينًا لموقعك. دوّن ملاحظة وقم بتعيينه إلى الموقع في مسؤول Shopify بعد الجرد.