Duy trì khối lượng gửi email nhất quán bằng Shopify Messaging

Việc duy trì khối lượng gửi email nhất quán giúp xây dựng lòng tin với các nhà cung cấp dịch vụ email để các chiến dịch có thể tiếp cận thành công hộp thư đến của khách hàng. Những nhà cung cấp như Gmail, Yahoo và Outlook sẽ theo dõi thói quen gửi và có thể trì hoãn, điều tiết hoặc chặn tin nhắn khi phát hiện tình trạng tăng đột biến. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn gửi thành công, người đăng ký có thể vẫn nhận được tin nhắn muộn hoặc không nhận được.

Trang này đề cập đến các chiến lược để duy trì khối lượng nhất quán, tăng số lượng gửi an toàn và khắc phục sự cố phân phối. Nếu bạn mới sử dụng Shopify Messaging, thì việc xây dựng danh tiếng người gửi và gửi email khởi động là đặc biệt quan trọng.

Các hành vi có thể gây chặn hoặc trễ email

Các hành vi sau đây có thể khiến nhà cung cấp chặn hoặc trì hoãn tin nhắn cho đến khi họ xác minh bạn là người gửi hợp pháp:

• Gửi gấp 5 lần khối lượng email bình thường trong một ngày.
• Ngưng gửi trong thời gian dài rồi gửi chiến dịch email lớn.
• Gửi tăng đột biến mà không tăng dần.
• Chất lượng danh sách kém, ví dụ như mua hoặc thu thập danh sách. Để tìm hiểu thêm, xem Duy trì danh sách người đăng ký chất lượng cao.

Chẩn đoán sự cố phân phối email

Việc tăng đột biến khối lượng là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra tình trạng chặn và trễ từ các nhà cung cấp dịch vụ email. Các nhà cung cấp sẽ theo dõi thói quen gửi của bạn và tiến hành xử lý khi bạn gửi quá nhiều trong thời gian quá nhanh. Khi bạn gửi nhiều hơn đáng kể so với thói quen thông thường, họ có thể trì hoãn tin nhắn, điều tiết phân phối (chấp nhận thư ở tốc độ chậm hơn), chuyển nhiều tin nhắn hơn vào hộp thư rác hoặc thư mục quảng cáo, hoặc tạm thời chặn gửi.

Nếu nhận thấy bất kỳ dấu hiệu nào sau đây, có thể việc tăng đột biến khối lượng đang ảnh hưởng đến tỷ lệ gửi thành công của bạn:

• Email gửi đến Gmail, Yahoo hoặc Outlook bị trễ vài giờ hoặc vài ngày
• Tỷ lệ mở giảm đột ngột đối với một số nhà cung cấp dịch vụ email cụ thể
• Người đăng ký báo cáo rằng họ không nhận được chiến dịch email của bạn
• Email bị chuyển vào hộp thư rác nhiều hơn

Ví dụ: nếu bạn thường gửi 2.000 email mỗi ngày và đột nhiên gửi 10.000 email trong một giờ, thì nhà cung cấp có thể phân phối lô đầu tiên và trì hoãn hoặc điều tiết phần còn lại, do đó một số tin nhắn sẽ đến muộn vài giờ hoặc vài ngày, hoặc không được phân phối.

Mẹo tránh bị chặn và trễ

Xem xét các thực hành tốt nhất sau đây để duy trì sự nhất quán về khối lượng cũng như tránh bị chặn và trễ:

• Theo dõi tỷ lệ khiếu nại thư rác và giữ ở mức thấp để tránh bị chặn.
• Duy trì lịch gửi nhất quán bằng các thực hành tốt nhất sau:
  • Gửi email theo lịch trình thường xuyên, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hai tuần một lần.
  • Giữ khối lượng gửi tương tự nhau giữa các ngày và các tuần.
  • Tránh khoảng trống dài giữa các chiến dịch email sau đó lại gửi số lượng lớn.
• Ưu tiên tập trung vào những người đăng ký có tương tác (ví dụ: những người đã mở hoặc nhấp gần đây). Để biết mẹo về chất lượng danh sách và phân khúc, hãy tham khảo Duy trì danh sách người đăng ký chất lượng cao.
• Khi cần tăng khối lượng, hãy thực hiện dần dần. Để tìm hiểu thêm, xem Tăng dần khối lượng email.

Tăng dần khối lượng email

Nếu cần tăng khối lượng email để gửi cho nhiều người đăng ký hơn, hãy thực hiện dần dần theo các nguyên tắc sau:

• Tăng khối lượng gửi thêm 20-30% mỗi tuần cho đến khi đạt khối lượng mục tiêu. Tránh tăng quá 30% mỗi tuần, ngay cả khi bạn đã có danh tiếng người gửi tốt. Để tìm hiểu thêm về cách tăng an toàn, xem Nguyên tắc dành cho người gửi email của Gmail (áp dụng nguyên tắc tương tự cho các nhà cung cấp khác).
• Theo dõi số liệu phân phối, như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và khiếu nại thư rác khi bạn tăng khối lượng.
• Tiếp tục tăng khối lượng mỗi tuần cho đến khi đạt mục tiêu.

Ví dụ: nếu bạn hiện gửi 5.000 email mỗi tuần và muốn đạt 15.000, hãy lên kế hoạch tăng tốc trong 6 tuần:

Xử lý các chiến dịch lớn hoặc không thường xuyên

Khi một chiến dịch lớn hơn khối lượng gửi thông thường hoặc bạn chỉ gửi một lần mỗi tháng, hãy dàn đều việc gửi trong nhiều ngày hoặc trong suốt cả ngày để nhà cung cấp dịch vụ email không coi đây là mức tăng khối lượng đột biến, dẫn đến trì hoãn hoặc chặn phân phối.

Các phương pháp gửi chiến dịch lớn một cách nhất quán

Hãy cân nhắc bất kỳ phương pháp nào sau đây khi gửi chiến dịch lớn để ngăn chặn mức tăng khối lượng đột biến:

• Cùng khối lượng mỗi ngày: Gửi số lượng nhất quán mỗi ngày để nhà cung cấp dịch vụ email nhận diện khối lượng gửi là bình thường. Ví dụ: gửi 5.000 email mỗi ngày trong 4 ngày thay vì 20.000 email trong một ngày, hoặc 5.000 – 7.000 email mỗi ngày trong 3 – 4 ngày.
• Các lô nhỏ hơn theo thời gian ấn định: Gửi cho một phần danh sách vào những thời điểm khác nhau trong một hoặc hai ngày. Ví dụ: 25% vào buổi sáng, 25% vào buổi chiều, 25% vào sáng hôm sau và 25% vào chiều hôm sau. Việc này giúp kiểm soát được tốc độ gửi hàng giờ.
• Gửi lô siêu nhỏ theo khoảng thời gian đều đặn: Gửi các lô nhỏ hơn theo khoảng thời gian đều đặn trong ngày. Ví dụ: gửi 2.500 email mỗi 2 giờ thay vì 20.000 email trong một lần gửi (tám lần gửi trong 16 giờ, 1 – 2 ngày). Điều này giúp nhà cung cấp dịch vụ email nhận diện được kiểu gửi hàng giờ nhất quán.

Bất kỳ phương pháp nào trong số này đều giúp tiếp cận toàn bộ đối tượng và ngăn chặn việc bị chặn.

Thực hành tốt nhất khi gửi hàng tháng

Nếu chỉ gửi một lần mỗi tháng, hãy áp dụng một trong những phương pháp sau đây, rất hiệu quả cho nhịp độ gửi hàng tháng:

• Phân khúc trong cùng một ngày: Gửi cho 25% danh sách người đăng ký mỗi 6 giờ trong ngày.
• Phương pháp nhiều ngày: Gửi cho 50% danh sách vào Ngày 1 và 50% còn lại vào Ngày 2.
• Dòng thời gian kéo dài: Chia danh sách thành 3 – 4 phân khúc và gửi cho một phân khúc mỗi ngày trong 3 – 4 ngày.

Chuẩn bị cho các chiến dịch theo mùa

Lên kế hoạch trước cho các sự kiện theo mùa như Black Friday, Cyber Monday, đợt giảm giá dịp lễ và những sự kiện khác yêu cầu gửi email cho nhiều người đăng ký hơn bình thường. Bắt đầu tăng khối lượng gửi 4 – 6 tuần trước chiến dịch để thiết lập kiểu gửi mới.

Ví dụ: nếu bình thường gửi 5.000 email mỗi tuần nhưng cần gửi 15.000 email cho chiến dịch theo mùa, hãy tăng khối lượng gửi như sau:

• 6 tuần trước: Bắt đầu ở mức cơ sở hiện tại là 5.000 email trước thời điểm gửi 6 tuần.
• Tuần 1 – 5: Tăng khối lượng gửi thêm 20 – 30% mỗi tuần.
• Tuần diễn ra chiến dịch: Gửi ở khối lượng mục tiêu là 15.000.

Phương pháp tăng dần này giúp nhà cung cấp dịch vụ email có thời gian để nhận diện mức tăng là sự tăng trưởng hợp lệ.

Khôi phục sau khi bị chặn và trì hoãn

Nếu email bị chặn hoặc trì hoãn sau khi khối lượng tăng đột biến, hãy thực hiện các bước sau để khôi phục uy tín của người gửi:

• Giảm khối lượng gửi xuống mức cơ sở trước đó hoặc thấp hơn.
• Chỉ gửi cho những người đăng ký tương tác nhiều nhất (ví dụ: những người đã mở hoặc nhấp trong 30 ngày qua). Để tìm hiểu thêm về cách nhắm mục tiêu người đăng ký có tương tác, hãy tham khảo phần Duy trì danh sách người đăng ký chất lượng cao và Phân khúc khách hàng.
• Duy trì tần suất gửi nhất quán trong vài tuần để xây dựng lại lòng tin với nhà cung cấp dịch vụ email.
• Tăng dần khối lượng ở mức 20 – 30% hàng tuần khi các chỉ số đã ổn định.

Quá trình khôi phục thường mất vài tuần. Bạn sẽ biết khả năng gửi đang cải thiện khi email đến hộp thư đến trong vài phút, tỷ lệ mở trở lại bình thường, ít gặp phản hồi trì hoãn hoặc yêu cầu "try again later" (thử lại sau) hơn, cũng như khi người đăng ký cho biết đã nhận được chiến dịch.