Tìm hiểu về thời gian hoàn tất đơn hàng

Thời gian hoàn tất đơn hàng là thời gian từ lúc khách hàng đặt đơn hàng đến khi doanh nghiệp hoàn tất đơn hàng đó. Các đơn hàng yêu cầu vận chuyển được xem là hoàn tất khi doanh nghiệp giao lô hàng cho dịch vụ của hãng vận chuyển.

Xem xét đơn hàng, in nhãn vận chuyển, đóng gói sản phẩm và giao lô hàng cho hãng vận chuyển đều chiếm một phần trong thời gian hoàn tất đơn hàng.

Phần trong lịch trình đơn hàng cấu thành thời gian hoàn tất đơn hàng

Tùy thuộc vào doanh nghiệp, bạn sẽ có mức độ kiểm soát khác nhau đối với thời gian hoàn tất đơn hàng. Nếu thực hiện dropship, bạn chỉ có thể kiểm soát nhà cung cấp hợp tác và tốc độ bạn đặt hàng từ họ. Nếu tự gửi hàng, bạn sẽ kiểm soát mọi khâu, từ tốc độ đóng gói sản phẩm đến thời điểm giao lô hàng cho hãng vận chuyển.

Thời gian hoàn tất đơn hàng của cửa hàng cũng xác định ngày Hoàn tất trước hiển thị trên trang danh sách đơn hàng và trang chi tiết đơn hàng.

Trên trang này

Tác động của thời gian hoàn tất đơn hàng

Thời gian hoàn tất đơn hàng nhanh hơn có thể mang lại những lợi ích sau:

Chi phí vận chuyển thấp hơn - Bạn có thể chọn tùy chọn vận chuyển chậm hơn nhưng lô hàng vẫn được giao trong khung thời gian hợp lý.
Sự hài lòng của khách hàng cao hơn - Khi khách hàng nhận được đơn hàng nhanh chóng, sự tin tưởng vào doanh nghiệp của bạn sẽ tăng lên và mang lại trải nghiệm tích cực. Điều này giúp nâng cao khả năng khách hàng tiếp tục đặt hàng.
Lưu thông hàng tồn kho nhanh hơn - Nếu bảo quản sản phẩm trong kho, việc sản phẩm nằm trên kệ trong thời gian ngắn hơn có thể giúp giảm chi phí lưu kho.
Quy trình hoàn tất đơn hàng hiệu quả hơn - Bằng cách cải thiện thời gian hoàn tất đơn hàng, bạn có thể đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả và không phát sinh chi phí nhân công không cần thiết.

Thời gian hoàn tất đơn hàng chậm hơn có thể gây ra những vấn đề sau:

Tồn đọng công việc hỗ trợ - Khách hàng có thể liên hệ để cập nhật thông tin đơn hàng và việc phản hồi họ tốn rất nhiều thời gian.
Kỳ vọng không được đáp ứng - Một số khách hàng kỳ vọng đơn hàng sẽ được giao chỉ trong vài ngày. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được điều này, họ có thể sẽ không đặt hàng lại nữa.
Chi phí cao hơn - Thời gian hoàn tất đơn hàng không hiệu quả có thể khiến nhân viên làm việc nhiều giờ hơn và sản phẩm chiếm diện tích trên kệ lưu kho, cả hai điều này đều tiêu tốn thêm tiền của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thời gian hoàn tất đơn hàng của bạn

Khi hiểu rõ từng bước xử lý đơn hàng, bạn thường có thể tìm ra cách để quy trình hoàn tất đơn hàng hiệu quả hơn. Loại bỏ các bước không cần thiết, gộp hai bước làm một hoặc thực hiện hai công việc cùng lúc có thể giúp rút ngắn thời gian hoàn tất đơn hàng.

Bước 1 - Phân nhóm sản phẩm

Xem xét các bước xử lý cho từng sản phẩm bán ra. Nếu có các sản phẩm dùng chung bước xử lý, hãy nhóm chúng lại.

Ví dụ: giả sử bạn bán áo phông, mũ và trang sức. Để xử lý đơn hàng mũ và áo phông, bạn có thể chỉ cần cho sản phẩm vào phong bì có lớp đệm, in nhãn vận chuyển và giao phong bì cho hãng vận chuyển. Tuy nhiên, để xử lý đơn hàng trang sức, bạn có thể cần đánh bóng sản phẩm lần cuối, cho vào hộp trang sức nhỏ, trang trí hộp, đặt vào hộp giao hàng, in nhãn, sau đó giao cho hãng vận chuyển. Trong trường hợp này, bạn sẽ có hai nhóm xử lý hoàn tất đơn hàng.

Bước 2 - Tạo danh sách các bước xử lý cho từng nhóm sản phẩm

Đối với mỗi nhóm, hãy liệt kê từng bước thực hiện để xử lý đơn hàng cho sản phẩm trong nhóm đó.

Ví dụ: giả sử bạn bán bản in tác phẩm nghệ thuật của mình và in theo yêu cầu qua một công ty in ấn tại địa phương. Quy trình hoàn tất đơn hàng của bạn có thể như sau:

Mở email đơn hàng.
Xem lại bản in được yêu cầu, sau đó mở ứng dụng email và bắt đầu soạn email gửi cho công ty in ấn địa phương.
Tải lên tệp bản in vào email, sau đó gửi email.
Đợi email xác nhận từ công ty in ấn thông báo bản in đã sẵn sàng.
Lái xe đến công ty in ấn, thanh toán và lấy bản in.
Lái xe về nhà.
Đóng gói bản in.
Mua và in nhãn vận chuyển rồi dán lên gói hàng.
Lái xe đến địa điểm gửi hàng của hãng vận chuyển.
Gửi gói hàng.

Bước 3 - Bổ sung chi tiết cho từng bước

Thêm các chi tiết bổ sung vào các bước, ví dụ như sau:

Thời gian thực hiện mỗi bước
Bất kỳ thao tác bổ sung nào bạn cần thực hiện
Bất kỳ vật liệu bổ sung nào cần thiết cho bước này

Bước 4 - Tạo các bước xử lý đối với đơn hàng có sản phẩm từ nhiều nhóm khác nhau

Ví dụ: xem xét kịch bản cửa hàng bán mũ, áo phông và trang sức ở bước 1. Bạn sẽ cần một tập hợp các bước riêng cho đơn hàng bao gồm việc đóng gói cả mũ và trang sức.

Cải thiện thời gian hoàn tất đơn hàng

Sau khi hiểu rõ các bước xử lý đơn hàng, hãy xem xét những cách sau để cải thiện từng quy trình:

Nêu bật bất kỳ bước nào có thể chuẩn bị trước. Ví dụ: chuẩn bị hộp hoặc chuyển hàng sẵn có từ kho ra trạm vận chuyển.
Tự động hóa các tác vụ thủ công nhiều nhất có thể.
Nếu sử dụng nhãn vận chuyển, hãy mua nhãn vận chuyển hàng loạt.
Tìm các bước có thể diễn ra đồng thời. Ví dụ: nếu một bước yêu cầu đợi 15 phút, hãy xem xét liệu có thể thực hiện bước sau trong khoảng thời gian đó không.
Loại bỏ mọi bước không cần thiết.

Ví dụ: bạn có thể cải thiện quy trình hoàn tất đơn hàng bản in nghệ thuật ở bước 2 theo những cách sau:

Có thể kết hợp bước 1-3 - Tải tất cả bản in lên dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây, như Google Drive hoặc Dropbox. Cấp cho công ty in ấn quyền truy cập bản in. Thiết lập công ty in ấn làm dịch vụ hoàn tất đơn hàng tùy chỉnh trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Cuối cùng, điều chỉnh cài đặt Shopify để tự động hoàn tất đơn hàng.

Với thiết lập này, khi có đơn hàng trong cửa hàng, công ty in ấn tại địa phương sẽ nhận được email ngay lập tức với tất cả chi tiết và họ có thể truy cập bản in qua dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây.
Có thể thực hiện bước 8 trong khi diễn ra bước 4 - Trong lúc chờ email xác nhận từ công ty in ấn, hãy chuẩn bị gói hàng bằng cách in nhãn vận chuyển và dán lên gói hàng.
Có thể bỏ bước 6 - Nếu chuẩn bị sẵn gói hàng và nhãn trước khi lấy bản in, bạn có thể đóng gói bản in ngay khi nhận được, sau đó lái xe thẳng đến địa điểm gửi hàng của hãng vận chuyển.

Sau khi thực hiện các thay đổi trên, quy trình hoàn tất đơn hàng của bạn sẽ như sau:

Mở email đơn hàng.
Mua và in nhãn vận chuyển rồi dán lên gói hàng.
Đợi email xác nhận từ công ty in ấn thông báo bản in đã sẵn sàng.
Lái xe mang theo bao bì đến công ty in ấn, thanh toán và lấy bản in.
Hoàn tất đóng gói sản phẩm.
Lái xe đến địa điểm gửi hàng của hãng vận chuyển.
Gửi gói hàng.

Tham khảo danh sách sau để khám phá những cách khác nhằm tự động hóa quy trình:

Khám phá các tùy chọn về trung tâm hoàn thiện đơn hàng

Nếu việc tự xử lý đơn hàng trở nên quá tốn thời gian, hãy xem xét hợp tác với trung tâm hoàn thiện đơn hàng. Các trung tâm này sẽ thay bạn xử lý và vận chuyển đơn hàng, giúp giải phóng thời gian để tập trung vào những mảng khác của doanh nghiệp.

Cân nhắc khám phá các tùy chọn sau:

Shopify Fulfillment Network
Nghiên cứu các kho tại địa phương

Lên kế hoạch trước

Nếu định chạy chương trình giảm giá hoặc điều hành doanh nghiệp chịu ảnh hưởng lớn theo thời điểm trong năm, hãy đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho số lượng đơn hàng cao hơn.

Dưới đây là một số cách bạn có thể chuẩn bị:

Đảm bảo có đủ nhân lực hỗ trợ.
Chuẩn bị sản phẩm vài ngày trước sự kiện.
Đảm bảo có đủ vật liệu vận chuyển và đóng gói, như hộp, băng dính, bao thư, giấy in, mực in và nhãn.
Nắm rõ thời gian chốt nhận hàng của hãng vận chuyển chính và lên kế hoạch dựa theo đó. Ví dụ: nếu hãng vận chuyển không nhận lô hàng sau 16:00, hãy hoàn tất mọi đơn hàng trước 15:30.

Để lập kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai, hãy ghi chú lại những vật dụng bị thiếu hoặc các bước mất nhiều thời gian. Xem xét liệu việc có thêm nhân viên có giúp giảm thời gian hoàn tất đơn hàng hay không, hoặc có cách nào để tự động hóa các tác vụ thủ công tốn thời gian không.