Thêm hóa đơn qua Shopify Bill Pay
Shopify Bill Pay hỗ trợ giao dịch tài chính bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán hóa đơn nội địa và quốc tế. Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu cách thêm hóa đơn theo cách thủ công, qua email hoặc bằng cách đồng bộ với các ứng dụng như QuickBooks Online và Gmail.
Trong lần đầu tiên thiết lập thanh toán với nhà cung cấp, bạn hãy thêm chi tiết về nhà cung cấp và phương thức thanh toán ưu tiên. Lần tiếp theo khi bạn thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp đó, thông tin của họ và tùy chọn thanh toán của bạn sẽ được lưu để giúp quá trình diễn ra nhanh hơn.
Trên trang này
Hiểu các yêu cầu và lưu ý đối với hóa đơn
Shopify Bill Pay hỗ trợ thanh toán trong phạm vi Hoa Kỳ và quốc tế với các nguyên tắc cụ thể sau:
- Tiền tệ: Mọi khoản thanh toán hóa đơn đều phải thực hiện bằng USD.
- Thanh toán nội địa: Bao gồm các giao dịch ở Puerto Rico (hóa đơn gửi đến, gửi từ hoặc trong phạm vi Puerto Rico).
- Giới hạn: Các doanh nghiệp có trụ sở tại Texas hoặc Vermont không thể thanh toán hóa đơn quốc tế. Ngoài ra, hình thức thanh toán cho một số quốc gia bị cấm. Xem lại danh sách đầy đủ các quốc gia mở cho thanh toán quốc tế.
- Thẻ tín dụng: American Express có thể hạn chế thanh toán dựa trên ngành của nhà cung cấp. Xem lại những ngành nào được American Express cho phép.
Mẹo để thanh toán nhanh
Để giúp bạn thanh toán hóa đơn nhanh chóng, hãy xem lại các mẹo sau:
- Đảm bảo tài khoản ngân hàng của bạn đã được kết nối và xác minh trước khi tiến hành thanh toán. Có thể thêm tài khoản ngân hàng trong quá trình thanh toán hóa đơn, nhưng việc này có thể gây chậm trễ.
- Đối với những khoản thanh toán lớn, bạn có thể cần cung cấp ảnh chụp hóa đơn trong quá trình thanh toán hóa đơn để đẩy nhanh việc xác minh.
Thêm hóa đơn vào Shopify Bill Pay
Có nhiều cách để thêm hóa đơn vào tài khoản Shopify Bill Pay:
- thủ công qua trang quản trị Shopify
- sử dụng địa chỉ email Bill Pay
- đồng bộ tài khoản QuickBooks Online
- nhập hóa đơn từ tài khoản Gmail
- thêm hóa đơn từ ứng dụng Stocky
Thêm hóa đơn thủ công vào tài khoản Shopify Bill Pay
Bạn có thể thêm hóa đơn thủ công vào tài khoản Shopify Bill Pay và thanh toán sau. Nếu muốn thêm thủ công và thanh toán hóa đơn trong một bước, hãy tham khảo thanh toán hóa đơn nội địa hoặc thanh toán hóa đơn quốc tế.
Các bước:
Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Thêm hóa đơn.
Thêm chi tiết thanh toán:
- Để tải lên tệp hóa đơn, nhấp vào Thêm tệp. Tệp phải ở định dạng PDF hoặc JPG.
- Để nhập chi tiết hóa đơn thủ công, nhấp vào Thêm chi tiết thủ công.
Nhấp vào Lưu và thanh toán sau.
Thêm hóa đơn bằng email Shopify Bill Pay
Tài khoản Shopify Bill Pay cung cấp một địa chỉ email duy nhất để bạn hoặc nhà cung cấp gửi hóa đơn đến. Nếu không có hóa đơn nào trong tài khoản Shopify Bill Pay, email Shopify Bill Pay duy nhất của bạn sẽ hiển thị trên trang chủ Shopify Bill Pay. Nếu có hóa đơn, địa chỉ email sẽ hiển thị phía trên khu vực hóa đơn trên trang chủ.
Khi bạn hoặc nhà cung cấp gửi và đính kèm hóa đơn đến địa chỉ này, hóa đơn sẽ hiển thị trong tài khoản Shopify Bill Pay trên trang quản trị Shopify, với toàn bộ hoặc một phần thông tin hóa đơn được điền sẵn. Hóa đơn đính kèm phải là tệp PNG, JPG, PDF hoặc GIF và có kích thước tối đa là 10 MB.
Thêm hóa đơn qua email có thể là cách nhanh chóng để đưa các hóa đơn cần thanh toán vào tài khoản Shopify Bill Pay. Hãy cân nhắc sử dụng một số phương thức sau:
- Thông báo cho nhà cung cấp về địa chỉ email Shopify Bill Pay để họ gửi thẳng hóa đơn đến đó
- Chuyển tiếp email đính kèm hóa đơn đến địa chỉ email Shopify Bill Pay của bạn
- Chụp ảnh màn hình hoặc ảnh hóa đơn và đính kèm vào email gửi đến địa chỉ email Shopify Bill Pay của bạn
Đồng bộ hóa đơn từ QuickBooks Online
Bạn có thể kết nối tài khoản QuickBooks Online để tự động thêm hóa đơn từ tài khoản QuickBooks vào tài khoản Shopify Bill Pay. Đồng bộ với QuickBooks cũng sẽ đồng bộ danh sách nhà cung cấp, đồng thời một hồ sơ nhà cung cấp sẽ được tạo trong Shopify Bill Pay cho mỗi nhà cung cấp có hóa đơn chưa thanh toán.
Sau khi kết nối tài khoản, các hóa đơn trong 60 ngày qua sẽ được đồng bộ trong vài phút. Sau đó, quá trình đồng bộ sẽ diễn ra 2 giờ một lần để lấy các hóa đơn mới.
Nhập hóa đơn qua Gmail
Bạn có thể kết nối tài khoản Gmail để tự động thêm hóa đơn từ hộp thư đến Google vào tài khoản Shopify Bill Pay.
Sau khi kết nối, Shopify Bill Pay sẽ thường xuyên quét hộp thư đến Gmail để tìm các hóa đơn đính kèm tệp do nhà cung cấp gửi. Shopify Bill Pay không nhập hoặc truy cập vào các mục khác trong hộp thư đến của bạn.
Thêm hóa đơn qua Stocky
Nếu sử dụng ứng dụng Stocky để quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng, bạn có thể kết nối Stocky với Shopify Bill Pay để chuyển các đơn đặt hàng đang mở từ Stocky thành hóa đơn trong Shopify Bill Pay.
Trước khi thêm hóa đơn qua Stocky, đảm bảo bạn đã kết nối Stocky với Shopify Bill Pay bằng khóa truy cập API Stocky.
Khi bạn tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng Stocky, các thông tin sau sẽ đồng bộ với hóa đơn tạo ra:
- Tổng số tiền
- Tên nhà cung cấp
- Ngày đến hạn
- Số đơn đặt hàng
Các hóa đơn được thêm qua Stocky sẽ hiển thị trong hộp thư đến Bill Pay của bạn ở trạng thái Chưa thanh toán và Stocky được liệt kê là nơi gửi.
Các bước:
Từ trang quản trị Shopify, đi tới Tài chính > Bill Pay.
Nhấp vào Tạo hóa đơn từ Stocky.
Chọn các đơn đặt hàng muốn chuyển thành hóa đơn, rồi nhấp vào Tạo hóa đơn.