Shopify POS کے ساتھ انوینٹری کاؤنٹ کی منصوبہ بندی کرنا

منصوبہ بندی کے تحت کیا گیا انوینٹری کاؤنٹ آپ کو اس بات کی تصدیق کرنے میں مدد کرتا ہے کہ آپ کے سٹور میں موجود سٹاک آپ کے Shopify admin میں ریکارڈ کردہ مقدار سے مماثل ہے۔ باقاعدہ شیڈول کے مطابق انوینٹری کاؤنٹ کرنے سے آپ کو نقصان یا کمی (shrink) کی نشاندہی کرنے، ٹریکنگ کی غلطیوں کو پکڑنے، اور اپنے آن لائن اور ان سٹور چینل کا ریکارڈ درست رکھنے میں مدد مل سکتی ہے۔

اس صفحہ پر کاؤنٹنگ کا طریقہ منتخب کرنے، کاؤنٹ کا شیڈول بنانے اور اس کی تیاری کرنے، متعدد ڈیوائس پر کاؤنٹ چلانے، اور بعد میں ایڈجسٹمنٹ کا حساب ملانے کے طریقے بیان کیے گئے ہیں۔ مرحلہ وار کوئیک کاؤنٹ (Quick count) کے ورک فلو (workflow) کے لیے، Shopify POS پر انوینٹری کی مقداریں تبدیل کرنا سے رجوع کریں۔

اگر آپ Stocky سے مائگریٹ (migrate) کر رہے ہیں اور Shopify میں اپنے پہلے کاؤنٹ کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، تو Stocky سے Shopify انوینٹری مینجمنٹ پر مائگریٹ کرنا سے رجوع کریں۔

انوینٹری گننے کے طریقے

انوینٹری گننے کے لیے آپ درج ذیل دو طریقوں کو ملا کر استعمال کر سکتے ہیں:

• Shopify POS پر Quick count: عملہ Shopify POS ڈیوائس پر پروڈکٹس کو سکین یا تلاش کرتا ہے اور دستیاب مقدار درج کرتا ہے۔ یہ طریقہ ان-سٹور گنتی کے لیے بہترین ہے۔ تفصیلات کے لیے، Shopify POS پر انوینٹری کی مقداریں تبدیل کرنا دیکھیں۔
• Shopify ایڈمن میں انوینٹری ایڈجسٹمنٹ: Shopify ایڈمن کا عملہ انوینٹری پیج پر مقداریں ایڈجسٹ کر سکتا ہے یا CSV فائل امپورٹ کر سکتا ہے۔ یہ طریقہ بلک اپ ڈیٹس اور ان-سٹور گنتی کے بعد ریکنسائل کرنے کے لیے بہترین ہے۔ تفصیلات کے لیے، انوینٹری کی مقداریں ایڈجسٹ کرنا اور CSV فائل کے ذریعے انوینٹری امپورٹ اور ایکسپورٹ کرنا دیکھیں۔

ایک عام طریقہ یہ ہے کہ ان-سٹور عملہ کوئیک کاؤنٹ کے ذریعے گنتی کرے، اور پھر ہیڈ کوارٹرز Shopify ایڈمن میں ان ایڈجسٹمنٹس کا جائزہ لے کر انہیں ریکنسائل کرے۔

انوینٹری گننے کا وقت

آپ اپنے سٹور کے اوقات اور عملے کی دستیابی کے لحاظ سے گنتی کو شیڈول کر سکتے ہیں۔ غور کریں کہ آپ کے کاروباری آپریشنز کے لیے درج ذیل میں سے کون سا آپشن بہترین ہے:

• بند ہونے کے بعد: سیلز روک دی جاتی ہیں، اس لیے گنتی درست رہتی ہے۔
• کھلنے سے پہلے: سٹور میں رش نہیں ہوتا، لیکن اگر توقع سے زیادہ وقت لگے تو گنتی کاروباری اوقات تک چل سکتی ہے۔
• زون کے لحاظ سے کئی دنوں تک پھیلانا: بڑے سٹورز کے لیے مفید ہے۔ ہر شفٹ مختلف زون کی گنتی کرتی ہے تاکہ کسی ایک دن پر بوجھ نہ پڑے۔
• گنتی کے لیے سٹور بند کرنا: یہ سب سے درست آپشن ہے کیونکہ گنتی کے دوران کوئی سیلز نہیں ہوتیں، لیکن بند رہنے کے دوران سٹور کو ریونیو کا نقصان ہو سکتا ہے۔

کیٹلاگ کے سائز کے لحاظ سے تخمینی وقت اور عملہ

سٹور کے لے آؤٹ، پروڈکٹ کی پیچیدگی، اور عملے کے بارکوڈ سکینر استعمال کرنے کے لحاظ سے وقت اور عملے کو ایڈجسٹ کریں۔ انوینٹری کی گنتی کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کے لیے درج ذیل ٹیبل کے تخمینے ایک ابتدائی نقطہ ہیں۔

انوینٹری گننے کی فریکوئنسی

گنتی کی فریکوئنسی آپ کے کیٹلاگ کے سائز، نقصان کے خطرے، اور سٹور کی پیچیدگی پر منحصر ہے۔ غور کریں کہ آپ کے کاروباری آپریشنز کے لیے درج ذیل میں سے کون سا آپشن بہترین ہے:

• سہ ماہی: زیادہ تر ریٹیلرز کے لیے کارآمد ہے۔
• ماہانہ: زیادہ نقصان والی کیٹیگریز کے لیے تجویز کیا جاتا ہے، جیسے چھوٹی اور قیمتی اشیاء جن کے گم یا چوری ہونے کا خطرہ زیادہ ہوتا ہے۔
• باری باری ہفتہ وار گنتی: کچھ ریٹیلرز ہر ہفتے مختلف زون کی گنتی کرتے ہیں تاکہ پورے سٹور کی انوینٹری ایک ساتھ گننے کے بجائے پورا کیٹلاگ کور ہو جائے۔

ایک باقاعدہ روٹین کے ساتھ مسلسل انوینٹری گننا، کبھی کبھار کی مکمل اور بہترین گنتی سے زیادہ فائدہ مند ہے۔

انوینٹری گننے کے لیے تیاری کریں

انوینٹری کی گنتی سے پہلے اپنے سسٹم اور آلات تیار کرنے سے التواء کا شکار ایکٹیویٹی یا غیر تیار ڈیوائسز کی وجہ سے ہونے والی تضادات سے بچنے میں مدد مل سکتی ہے۔

اپنا سسٹم تیار کریں

گنتی سے پہلے، اپنے سسٹم کو درج ذیل طریقوں سے تیار کریں:

• زیر التواء آرڈرز، ٹرانسفرز، اور شپمنٹس مکمل کریں تاکہ انوینٹری کی تمام حرکات آپ کے ایڈمن میں ظاہر ہوں۔
• وصول شدہ شپمنٹس پروسیس کریں اور اپنے Shopify ایڈمن میں انہیں وصول شدہ کے بطور مارک کریں۔
• ایپ کھول کر تمام Shopify POS ڈیوائسز کو سنک کریں اور تصدیق کریں کہ حالیہ سیلز ظاہر ہو رہی ہیں۔
• مکمل گنتی سے پہلے واضح تضادات کو پکڑنے کے لیے اپنے ایڈمن میں موجود دستیاب مقدار کا موازنہ فزیکل سٹاک سے کر کے کچھ پروڈکٹس کا سپاٹ چیک کریں۔

اپنے آلات اور ٹیم تیار کریں

گنتی سے پہلے، اپنے آلات اور ٹیم کو درج ذیل طریقوں سے تیار کریں:

• اپنی Shopify POS ڈیوائسز اور کوئی بھی سپورٹڈ بارکوڈ سکینرز چارج کریں۔
• اپنے سٹور کے فزیکل ایریاز کے لحاظ سے عملے کو زونز میں تفویض کریں، جیسے شیلفز، ریکس، یا سٹاک روم سیکشنز۔ آپ ان زونز کو باقاعدہ بنانے کے لیے بن لوکیشنز استعمال کر سکتے ہیں۔
• کسی بھی ایسے زون کے لیے بیک اپ کاؤنٹ شیٹس پرنٹ کریں جہاں ڈیوائس دستیاب نہ ہو۔
• اپنے کیٹلاگ میں ایسی پروڈکٹس کا جائزہ لیں جن کے بارکوڈز غائب ہوں یا جن کے بارکوڈ لیبلز خراب ہوں، اور گنتی سے پہلے لیبلز دوبارہ پرنٹ کریں۔ آپ لیبلز دوبارہ پرنٹ کرنے کے لیے Retail Barcode Labels ایپ استعمال کر سکتے ہیں۔

ایک سے زیادہ ڈیوائسز پر انوینٹری کی گنتی کرنا

بڑے کیٹلاگز کے لیے، آپ ایک ہی وقت میں ایک سے زیادہ Shopify POS ڈیوائسز پر عملے سے گنتی کروا سکتے ہیں۔ کوئیک کاؤنٹ کا ہر سیشن 1,000 تک ویرینٹ سپورٹ کرتا ہے، اس لیے جیسے ہی ایک زون مکمل ہو، ہر سیشن کو سبمٹ کرنے کا ارادہ کریں، اور پھر اگلے زون کے لیے ایک نیا سیشن شروع کریں۔

دوہری گنتی اور پروڈکٹس چھوٹنے سے بچنے کے لیے، درج ذیل ہدایات استعمال کریں:

• ہر سٹاف ممبر کو حروف تہجی کے بجائے فزیکل لے آؤٹ کی بنیاد پر ایک مخصوص زون تفویض کریں۔ ایک ہی بار میں فزیکل گنتی کرنے سے عملہ اسی علاقے میں دوبارہ جانے سے بچ جاتا ہے۔
• زون مکمل ہوتے ہی ہر سیشن سبمٹ کریں۔ سبمٹ کیے گئے سیشنز آپ کے Shopify ایڈمن سے فوراً سنک ہو جاتے ہیں۔
• زون اسائنمنٹ شیٹس پرنٹ کر کے رکھیں تاکہ آپ ٹریک کر سکیں کہ کون سے زونز کی گنتی ہو چکی ہے۔

جب Shopify POS یا آپ کے آن لائن سٹور پر کوئی سیل مکمل ہوتی ہے تو انوینٹری ریئل ٹائم میں ایڈجسٹ ہو جاتی ہے۔ جب آپ کوئیک کاؤنٹ سیشن سبمٹ کرتے ہیں، تو مقدار گنی گئی تعداد کے مطابق ایڈجسٹ ہو جاتی ہے۔ اگر عملے کے پروڈکٹ گننے اور سیشن سبمٹ ہونے کے درمیانی وقت میں کوئی سیل ہو جائے، تو ایڈجسٹمنٹ میں تھوڑا سا تضاد ظاہر ہوتا ہے۔ اس کو کم کرنے کے لیے، بند ہونے کے اوقات یا کم ٹریفک والے اوقات میں گنتی کریں، اور زون مکمل ہونے کے بعد ہر سیشن فوری طور پر سبمٹ کریں۔

گنتی کے بعد انوینٹری ریکنسائل کریں

عملے کے کوئیک کاؤنٹ سیشنز سبمٹ کرنے کے بعد، آپ اپنے Shopify ایڈمن میں انوینٹری ایڈجسٹمنٹ میں تبدیلیوں کی رپورٹ استعمال کر کے ایڈجسٹمنٹس کا جائزہ لے سکتے ہیں اور تضادات کو فالو اپ کر سکتے ہیں۔

اقدامات:

1. انوینٹری ایڈجسٹمنٹ میں تبدیلیوں کی رپورٹ کھولیں۔
2. رپورٹ کو انوینٹری گننے کی تاریخ کے لحاظ سے فلٹر کریں۔
3. ہر لوکیشن کے لیے ایڈجسٹمنٹس کا جائزہ لیں۔
4. 5% سے زیادہ کے تفاوت والے کسی بھی ویرینٹ کے لیے، نئی مقدار کی تصدیق کرنے کے لیے پروڈکٹ کو فزیکلی دوبارہ گنیں۔

ریکنسائل کرنے کے بعد، آپ اپنا اگلا انوینٹری کاؤنٹ شیڈول کر سکتے ہیں۔ فریکوئنسی کی تجاویز کے لیے، کاؤنٹنگ فریکوئنسی سے رجوع کریں۔

متعدد لوکیشن پر کاؤنٹ کو مربوط کرنا

اگر آپ ایک سے زیادہ لوکیشن آپریٹ کرتے ہیں، تو یہ منصوبہ بنانے کے لیے درج ذیل گائیڈ لائنز استعمال کریں کہ انوینٹری کاؤنٹ کو کس طرح ترتیب دیا جائے اور کاؤنٹ ونڈو کے دوران ٹرانسفر کو کیسے ہینڈل کیا جائے:

• ایک ہی دن کا کاؤنٹ: ایک ہی دن میں تمام لوکیشن پر کاؤنٹ کرنے سے آپ کو ایک ہی وقت میں کل انوینٹری کا درست سنیپ شاٹ ملتا ہے۔ اس طریقے کے لیے زیادہ سٹاف درکار ہوتا ہے لیکن اس سے سب سے واضح رپورٹ تیار ہوتی ہے۔
• مرحلہ وار کاؤنٹ: پورے ہفتے میں ایک وقت میں ایک لوکیشن کا کاؤنٹ کرنا آپ کی ٹیم کے لیے آسان ہوتا ہے، لیکن اگر اس دوران ٹرانسفر ہوتا ہے تو انوینٹری کاؤنٹ کی گئی اور کاؤنٹ نہ کی گئی لوکیشن کے درمیان منتقل ہو سکتی ہے۔
• انٹر-لوکیشن ٹرانسفر موقوف کریں: کاؤنٹ ونڈو کے دوران انٹر-لوکیشن ٹرانسفر کو موقوف کرنے سے ایک ہی پروڈکٹ کو اوریجن اور منزل کی لوکیشن دونوں پر کاؤنٹ ہونے سے بچنے میں مدد مل سکتی ہے۔

لوکیشن کا موازنہ کرتے وقت، میچ ہونے والے فرق کا جائزہ لیں۔ ایک لوکیشن پر مثبت فرق اور دوسری پر منفی فرق اکثر ان کے درمیان ریکارڈ نہ ہونے والے ٹرانسفر کی نشاندہی کرتا ہے۔

درست انوینٹری کاؤنٹ کے لیے ٹپس

درست انوینٹری کاؤنٹ کے لیے درج ذیل بہترین طریقوں سے رجوع کریں:

• بارکوڈ سکینر استعمال کریں: نام سے ویرینٹ تلاش کرنے کے مقابلے میں سکینر زیادہ تیز اور درست ہوتے ہیں۔ جب سکینر دستیاب نہ ہو تو آپ کے ڈیوائس کا کیمرہ بیک اپ کے طور پر کام کرتا ہے۔ تفصیلات کے لیے، بارکوڈ سکینر کا انتخاب کرنا سے رجوع کریں۔
• کوئیک کاؤنٹ مینیجڈ ڈیوائس پر کام کرتا ہے: اگر آپ کا ڈیوائس موبائل ڈیوائس مینجمنٹ (MDM) ٹول کے ساتھ کیوسک موڈ میں لاک ہے، تب بھی کوئیک کاؤنٹ دستیاب ہوتا ہے۔
• ڈیوائس ہینگ ہونے کی صورت میں ریکور کریں: Shopify POS دوبارہ شروع کریں۔ پہلے سے جمع کرائے گئے کوئی بھی سیشن محفوظ طریقے سے آپ کے Shopify ایڈمن سے سنک ہو جاتے ہیں۔
• ڈیوائس خراب ہونے کی صورت میں ریکور کریں: کسی دوسرے Shopify POS ڈیوائس پر سوئچ کریں۔ جمع کرائی گئی پراگریس محفوظ رہتی ہے، اور جہاں سے خراب ہونے والا ڈیوائس رکا تھا آپ وہیں سے کاؤنٹ جاری رکھ سکتے ہیں۔
• کسی پروڈکٹ کا کاؤنٹ سٹیٹس چیک کریں: اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے کوئیک کاؤنٹ میں کسی بھی پروڈکٹ کو سکین یا سرچ کریں کہ آیا اسے موجودہ سیشن میں پہلے ہی کاؤنٹ کر لیا گیا ہے۔
• ٹریک نہ ہونے والی پروڈکٹ کاغذ پر نوٹ کریں: اگر کاؤنٹ کے دوران Shopify POS میں کوئی پروڈکٹ نہیں ملتی ہے، تو ہو سکتا ہے کہ پروڈکٹ آپ کی لوکیشن پر اسائن نہ کی گئی ہو۔ اسے نوٹ کریں اور کاؤنٹ کے بعد اسے اپنے Shopify ایڈمن میں لوکیشن پر اسائن کریں۔