ความช่วยเหลือ
เข้าสู่ระบบ

การวางแผนการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วย Shopify POS

การวางแผนตรวจนับสินค้าคงคลังจะช่วยให้คุณสามารถยืนยันได้ว่าสต็อกสินค้าในร้านค้าของคุณตรงกับรายการที่บันทึกไว้ในส่วนผู้ดูแล Shopify ของคุณ การตรวจนับสินค้าคงคลังตามกำหนดการอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณระบุสินค้าที่สูญหาย ตรวจพบข้อผิดพลาดในการติดตาม และดูแลให้ช่องทางออนไลน์และช่องทางหน้าร้านของคุณมีความถูกต้อง

หน้านี้ครอบคลุมถึงวิธีการเลือกวิธีตรวจนับ กำหนดเวลา และเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจนับ ดำเนินการตรวจนับในอุปกรณ์หลายเครื่อง และการกระทบยอดการปรับเปลี่ยนในภายหลัง หากต้องการดูเวิร์กโฟลว์การตรวจนับแบบด่วนทีละขั้นตอน โปรดดูการเปลี่ยนปริมาณสินค้าคงคลังใน Shopify POS

หากคุณกำลังย้ายข้อมูลจาก Stocky และกำลังวางแผนการตรวจนับครั้งแรกใน Shopify โปรดดูการย้ายข้อมูลจาก Stocky ไปยังระบบจัดการสินค้าคงคลังของ Shopify

ในหน้านี้

วิธีการตรวจนับสินค้าคงคลัง

คุณสามารถใช้ทั้ง 2 วิธีต่อไปนี้ร่วมกันเพื่อตรวจนับสินค้าคงคลัง:

แนวทางทั่วไปคือให้พนักงานในร้านตรวจนับด้วยการนับแบบรวดเร็ว แล้วให้สำนักงานใหญ่ตรวจสอบและกระทบยอดการปรับปรุงในส่วนผู้ดูแล Shopify

ช่วงเวลาในการตรวจนับสินค้าคงคลัง

คุณสามารถจัดกำหนดการตรวจนับตามเวลาทำการของร้านค้าและจำนวนพนักงานของคุณได้ ลองพิจารณาดูว่าตัวเลือกใดต่อไปนี้เหมาะสมที่สุดสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณ:

  • หลังปิดร้าน: การขายจะหยุดชั่วคราว จึงทำให้การตรวจนับมีความแม่นยำ
  • ก่อนเปิดร้าน: ร้านค้ายังไม่มีลูกค้า แต่การตรวจนับอาจล่วงเลยไปจนถึงเวลาทำการหากใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้
  • กระจายการนับหลายวันตามโซน: มีประโยชน์สำหรับร้านค้าขนาดใหญ่ แต่ละกะจะตรวจนับโซนที่แตกต่างกันเพื่อไม่ให้มีภาระงานมากเกินไปในวันเดียว
  • ปิดร้านเพื่อตรวจนับ: เป็นตัวเลือกที่แม่นยำที่สุดเนื่องจากจะไม่มีการขายระหว่างการตรวจนับ แต่ร้านค้าอาจสูญเสียรายได้ในช่วงเวลาที่ปิดทำการ

เวลาโดยประมาณและจำนวนพนักงานแยกตามขนาดแค็ตตาล็อก

ปรับเวลาและพนักงานตามเลย์เอาต์ร้านค้า ความซับซ้อนของสินค้า และดูว่าพนักงานใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือไม่ ข้อมูลโดยประมาณในตารางต่อไปนี้คือจุดเริ่มต้นเพื่อช่วยวางแผนการตรวจนับสินค้าคงคลัง

เวลาการนับโดยประมาณและจำนวนพนักงานที่ต้องการตามจำนวนตัวเลือกสินค้าในแค็ตตาล็อกของคุณ
ขนาดแค็ตตาล็อกเวลาโดยประมาณจำนวนพนักงานที่แนะนำ
ตัวเลือกสินค้าน้อยกว่า 500 รายการ2-4 ชั่วโมง1 คน
ตัวเลือกสินค้า 500-2,000 รายการเกือบเต็มวัน2 คน
ตัวเลือกสินค้า 2,000-5,000 รายการเต็มวัน2-3 คน
ตัวเลือกสินค้ามากกว่า 5,000 รายการหลายวัน ตรวจนับตามโซน3 คนขึ้นไป

ความถี่ในการตรวจนับสินค้าคงคลัง

ความถี่ในการตรวจนับขึ้นอยู่กับขนาดแค็ตตาล็อก ความเสี่ยงที่สินค้าจะสูญหาย และความซับซ้อนของร้านค้า ลองพิจารณาดูว่าตัวเลือกใดต่อไปนี้เหมาะสมที่สุดสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณ:

  • รายไตรมาส: เหมาะสำหรับผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่
  • รายเดือน: แนะนำสำหรับหมวดหมู่ที่มีความเสี่ยงสูงที่สินค้าจะสูญหาย เช่น สินค้าขนาดเล็กที่มีมูลค่าสูงซึ่งเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกขโมยได้ง่าย
  • หมุนเวียนตรวจนับรายสัปดาห์: ผู้ค้าปลีกบางรายตรวจนับโซนที่แตกต่างกันในแต่ละสัปดาห์เพื่อให้ครอบคลุมแค็ตตาล็อกทั้งหมดโดยไม่ต้องตรวจนับสินค้าคงคลังทั่วทั้งร้าน

การตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอตามรอบเวลาที่กำหนดนั้นมีประโยชน์มากกว่าการตรวจนับอย่างสมบูรณ์แบบแต่นานๆ ครั้ง

เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจนับสินค้าคงคลัง

การเตรียมระบบและอุปกรณ์ของคุณให้พร้อมก่อนตรวจนับสินค้าคงคลังสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความไม่ตรงกันที่เกิดจากกิจกรรมที่รอดำเนินการหรืออุปกรณ์ที่ไม่พร้อมใช้งานได้

เตรียมระบบของคุณ

ก่อนตรวจนับ โปรดเตรียมระบบของคุณดังต่อไปนี้:

  • ดำเนินการคำสั่งซื้อ การถ่ายโอน และการจัดส่งที่รอดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพื่อให้ความเคลื่อนไหวทั้งหมดของสินค้าคงคลังแสดงในส่วนผู้ดูแลของคุณ
  • ประมวลผลการจัดส่งที่ได้รับแล้ว และทำเครื่องหมายว่ารับแล้วในส่วนผู้ดูแล Shopify
  • ซิงค์อุปกรณ์ Shopify POS ทั้งหมดโดยการเปิดแอปและยืนยันว่าแสดงยอดขายล่าสุด
  • สุ่มตรวจสอบสินค้าบางรายการโดยเทียบปริมาณในมือที่อยู่ในส่วนผู้ดูแลของคุณกับสต็อกสินค้าจริง เพื่อตรวจหาความไม่ตรงกันที่เห็นได้ชัดก่อนการตรวจนับทั้งหมด

เตรียมอุปกรณ์และทีมงานของคุณ

ก่อนตรวจนับ โปรดเตรียมอุปกรณ์และทีมงานของคุณดังต่อไปนี้:

  • ชาร์จอุปกรณ์ Shopify POS และเครื่องสแกนบาร์โค้ดที่รองรับ
  • มอบหมายพนักงานประจำโซนตามพื้นที่จริงในร้านค้าของคุณ เช่น ชั้นวาง หรือส่วนของห้องเก็บของ โดยคุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งถังเก็บเพื่อกำหนดโซนเหล่านี้ให้ชัดเจนได้
  • พิมพ์ใบสรุปการตรวจนับสำรองสำหรับโซนที่อาจไม่มีอุปกรณ์ให้ใช้งาน
  • ตรวจสอบแค็ตตาล็อกของคุณเพื่อหาสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดหรือมีป้ายกำกับบาร์โค้ดที่เสียหาย และพิมพ์ป้ายกำกับใหม่ก่อนทำการตรวจนับ โดยคุณสามารถใช้แอป Retail Barcode Labelsเพื่อพิมพ์ป้ายกำกับใหม่ได้

การดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลังผ่านอุปกรณ์หลายเครื่อง

สำหรับแค็ตตาล็อกขนาดใหญ่ คุณสามารถให้พนักงานนับผ่านอุปกรณ์ Shopify POS หลายเครื่องพร้อมกันได้ เซสชันการนับแบบรวดเร็วแต่ละครั้งรองรับตัวเลือกสินค้าได้สูงสุดถึง 1,000 รายการ ดังนั้นควรวางแผนที่จะส่งแต่ละเซสชันทันทีที่นับโซนนั้นเสร็จ แล้วจึงเริ่มเซสชันใหม่สำหรับโซนถัดไป

เพื่อหลีกเลี่ยงการนับซ้ำและสินค้ารายการที่ตกหล่น โปรดใช้แนวทางต่อไปนี้:

  • มอบหมายโซนเฉพาะให้พนักงานแต่ละคนตามเลย์เอาต์จริงของร้านค้า ไม่ใช่ตามลำดับตัวอักษร การนับรวดเดียวตามพื้นที่จริงจะช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานกลับมานับซ้ำในพื้นที่เดิม
  • ส่งแต่ละเซสชันทันทีที่นับโซนนั้นเสร็จ เซสชันที่ส่งแล้วจะซิงค์กับส่วนผู้ดูแล Shopify ทันที
  • เก็บใบสรุปการมอบหมายโซนที่พิมพ์ไว้เพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ว่ามีการนับโซนใดไปแล้วบ้าง

สินค้าคงคลังจะปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์เมื่อมีการขายเสร็จสิ้นใน Shopify POS หรือร้านค้าออนไลน์ของคุณ เมื่อคุณส่งเซสชันการนับแบบรวดเร็ว ปริมาณสินค้าจะปรับเปลี่ยนให้ตรงกับจำนวนที่นับได้ หากมีการขายเกิดขึ้นระหว่างที่พนักงานกำลังนับสินค้าและก่อนส่งเซสชัน อาจมีความไม่ตรงกันเล็กน้อยปรากฏในการปรับปรุง เพื่อลดปัญหานี้ ควรทำการนับหลังปิดร้านหรือช่วงที่มีลูกค้าน้อย และส่งแต่ละเซสชันทันทีหลังจากนับแต่ละโซนเสร็จ

กระทบยอดสินค้าคงคลังหลังการตรวจนับ

หลังจากพนักงานส่งเซสชันการนับแบบรวดเร็วแล้ว คุณสามารถตรวจสอบการปรับปรุงและติดตามความไม่ตรงกันได้โดยใช้รายงานการเปลี่ยนแปลงจากการปรับปรุงสินค้าคงคลังในส่วนผู้ดูแล Shopify

ขั้นตอน:

  1. เปิดรายงานการเปลี่ยนแปลงจากการปรับปรุงสินค้าคงคลัง
  2. กรองรายงานตามวันที่ที่ตรวจนับสินค้าคงคลัง
  3. ตรวจสอบการปรับปรุงสำหรับแต่ละตำแหน่งที่ตั้ง
  4. สำหรับตัวเลือกสินค้าใดๆ ที่มีส่วนต่างมากกว่า 5% ให้นับสินค้าจริงอีกครั้งเพื่อยืนยันปริมาณใหม่

หลังจากกระทบยอดแล้ว คุณสามารถกำหนดเวลาการตรวจนับสินค้าคงคลังครั้งถัดไปได้ หากต้องการดูคำแนะนำเกี่ยวกับความถี่ โปรดดูที่ความถี่ในการตรวจนับ

การประสานงานการตรวจนับในหลายตำแหน่งที่ตั้ง

หากคุณมีตำแหน่งที่ตั้งมากกว่าหนึ่งแห่ง ให้ใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อวางแผนลำดับการตรวจนับสินค้าคงคลังและวิธีจัดการการถ่ายโอนในช่วงเวลาการตรวจนับ

  • การตรวจนับภายในวันเดียวกัน: การตรวจนับทุกตำแหน่งที่ตั้งภายในวันเดียวกันจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่แม่นยำของสินค้าคงคลังทั้งหมด ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง แนวทางนี้ต้องใช้พนักงานมากขึ้นแต่จะให้รายงานที่สมบูรณ์ที่สุด
  • การตรวจนับแบบเหลื่อมเวลา: การตรวจนับทีละตำแหน่งที่ตั้งตลอดทั้งสัปดาห์นั้นทำได้ง่ายกว่าสำหรับทีมของคุณ แต่สินค้าคงคลังอาจคลาดเคลื่อนระหว่างตำแหน่งที่ตั้งที่ตรวจนับแล้วและยังไม่ได้ตรวจนับ หากมีการถ่ายโอนเกิดขึ้นในระหว่างนั้น
  • หยุดพักการถ่ายโอนระหว่างตำแหน่งที่ตั้ง: การหยุดพักการถ่ายโอนระหว่างตำแหน่งที่ตั้งในช่วงเวลาการตรวจนับสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการตรวจนับสินค้าเดียวกันซ้ำทั้งในตำแหน่งที่ตั้งต้นทางและปลายทาง

เมื่อเปรียบเทียบตำแหน่งที่ตั้ง ให้ตรวจสอบความไม่ตรงกันที่เกี่ยวข้องกัน ผลต่างที่เป็นบวกในตำแหน่งที่ตั้งแห่งหนึ่งและผลต่างที่เป็นลบในอีกแห่งหนึ่งมักบ่งชี้ถึงการถ่ายโอนที่ไม่ได้บันทึกระหว่างตำแหน่งที่ตั้งทั้งสองแห่ง

เคล็ดลับเพื่อการตรวจนับสินค้าคงคลังที่แม่นยำ

โปรดดูหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้เพื่อการตรวจนับสินค้าคงคลังที่แม่นยำ

  • ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด: เครื่องสแกนบาร์โค้ดทำงานได้รวดเร็วและแม่นยำกว่าการค้นหาตัวเลือกสินค้าด้วยชื่อ กล้องบนอุปกรณ์ของคุณสามารถใช้เป็นตัวเลือกสำรองได้เมื่อไม่มีเครื่องสแกนบาร์โค้ด สำหรับรายละเอียด โปรดดูที่การเลือกเครื่องสแกนบาร์โค้ด
  • การตรวจนับด่วนใช้ได้กับอุปกรณ์ที่มีการจัดการ: หากอุปกรณ์ของคุณถูกล็อกให้อยู่ในโหมดคีออสก์ด้วยเครื่องมือจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM) คุณยังคงสามารถใช้การตรวจนับด่วนได้
  • กู้คืนจากอุปกรณ์ค้าง: รีสตาร์ท Shopify POS เซสชันใดๆ ที่ส่งไปแล้วจะซิงค์กับส่วนผู้ดูแล Shopify ของคุณอย่างปลอดภัย
  • กู้คืนจากอุปกรณ์ขัดข้อง: สลับไปใช้อุปกรณ์ Shopify POS เครื่องอื่น ระบบจะเก็บรักษาความคืบหน้าที่ส่งไปแล้ว และคุณสามารถตรวจนับต่อไปจากจุดที่อุปกรณ์ขัดข้องหยุดไป
  • ตรวจสอบสถานะการตรวจนับสินค้า: สแกนหรือค้นหาสินค้าใดๆ ในการตรวจนับด่วนเพื่อยืนยันว่าสินค้านั้นได้รับการตรวจนับในเซสชันปัจจุบันแล้วหรือไม่
  • จดสินค้าที่ไม่ได้ติดตามลงในกระดาษ: หากไม่พบสินค้าใน Shopify POS ในระหว่างการตรวจนับ สินค้านั้นอาจไม่ได้จัดสรรให้กับตำแหน่งที่ตั้งของคุณ โปรดจดบันทึกและจัดสรรสินค้านั้นให้กับตำแหน่งที่ตั้งในส่วนผู้ดูแล Shopify ของคุณหลังจากการตรวจนับเสร็จสิ้น