Планирование подсчета запасов с помощью Shopify POS

Запланированный подсчет запасов помогает убедиться, что запас в вашем магазине совпадает с тем, что записано в панели администратора Shopify. Регулярный подсчет запасов помогает выявить недостачу, обнаружить ошибки отслеживания и поддерживать точность данных для онлайн-каналов и магазинов.

На этой странице рассказывается, как выбрать метод подсчета, запланировать и подготовиться к подсчету, выполнить подсчет на нескольких устройствах, а затем сверить корректировки. Пошаговый рабочий процесс быстрого подсчета см. в разделе Изменение количества товаров в Shopify POS.

Если вы переходите со Stocky и планируете свой первый подсчет в Shopify, см. раздел Переход со Stocky на управление запасами Shopify.

Методы подсчета запасов

Для подсчета запасов можно использовать комбинацию следующих двух методов:

• Быстрый подсчет в Shopify POS: персонал сканирует или ищет товары на устройстве Shopify POS и вводит количество в наличии. Этот метод лучше всего подходит для подсчета запасов в магазине. Подробнее см. в разделе Изменение количества товаров в Shopify POS.
• Корректировки инвентаря в панели администратора Shopify: сотрудники с доступом к панели администратора Shopify могут корректировать количество на странице Товарные запасы или импортировать файл CSV. Этот метод лучше всего подходит для массовых обновлений и для сверки после подсчета запасов в магазине. Подробнее см. в разделах Корректировка количества товаров и Импорт и экспорт товарных запасов с помощью файла CSV.

Распространенный подход заключается в том, что персонал магазина проводит подсчет с помощью функции «Быстрый подсчет», а затем руководство проверяет и сверяет корректировки в панели администратора Shopify.

Время проведения подсчета запасов

Вы можете запланировать подсчет с учетом часов работы магазина и расписания персонала. Подумайте, какой из следующих вариантов лучше всего подходит для ваших бизнес-процессов:

• После закрытия: продажи приостановлены, поэтому результаты подсчета остаются точными.
• Перед открытием: в магазине никого нет, но подсчет может затянуться до рабочих часов, если займет больше времени, чем ожидалось.
• Распределение на несколько дней по зонам: полезно для крупных магазинов. Каждая смена пересчитывает свою зону, поэтому ни один день не перегружен.
• Закрытие магазина на время подсчета: самый точный вариант, поскольку во время подсчета не происходит продаж, но магазин может потерять выручку за период закрытия.

Ориентировочное время и количество персонала в зависимости от размера каталога

Скорректируйте время и количество персонала в зависимости от планировки магазина, сложности товаров и того, использует ли персонал сканеры штрихкода. Оценки в следующей таблице являются отправной точкой, которая поможет спланировать подсчет запасов.

Частота подсчета запасов

То, как часто вы проводите подсчет, зависит от размера вашего каталога, риска недостачи и сложности устройства магазина. Подумайте, какой из следующих вариантов лучше всего подходит для ваших бизнес-процессов:

• Ежеквартально: подходит для большинства розничных продавцов.
• Ежемесячно: рекомендуется для категорий с высокой степенью риска недостачи, например для мелких дорогостоящих предметов, которые чаще теряются или подвергаются краже.
• Еженедельные подсчеты по графику: некоторые розничные продавцы каждую неделю пересчитывают новую зону, чтобы охватить весь каталог без полного подсчета запасов во всем магазине.

Последовательные подсчеты запасов с регулярной периодичностью более ценны, чем редкие, но идеальные подсчеты.

Подготовка к подсчету запасов

Подготовка системы и оборудования перед подсчетом запасов может помочь избежать несоответствий, вызванных незавершенными операциями или неподготовленными устройствами.

Подготовка системы

Перед подсчетом подготовьте свою систему следующими способами:

• Завершите заказы, передачи и отправления со статусом «в ожидании», чтобы все перемещения товарных запасов отражались в вашей панели администратора.
• Обработайте все полученные отправления и отметьте их как полученные в панели администратора Shopify.
• Синхронизируйте все устройства Shopify POS, открыв приложение и убедившись, что в нем отображаются последние продажи.
• Выборочно проверьте несколько товаров, сравнив их количество В наличии в панели администратора с фактическими запасами, чтобы выявить очевидные несоответствия до полного подсчета.

Подготовка оборудования и команды

Перед подсчетом подготовьте оборудование и команду следующими способами:

• Зарядите устройства Shopify POS и все поддерживаемые сканеры штрихкода.
• Распределите персонал по зонам в зависимости от физических участков вашего магазина, таких как полки, стойки или секции склада. Вы можете использовать адреса ячеек хранения для формализации этих зон.
• Распечатайте резервные ведомости для подсчета в тех зонах, где устройство может быть недоступно.
• Проверьте каталог на наличие товаров, у которых отсутствуют штрихкоды или повреждены этикетки со штрихкодом, и перепечатайте этикетки перед подсчетом. Для повторной печати этикеток можно использовать приложение Retail Barcode Labels.

Проведение подсчета запасов на нескольких устройствах

Для больших каталогов можно поручить персоналу вести подсчет на нескольких устройствах Shopify POS одновременно. Каждая сессия быстрого подсчета поддерживает до 1 000 вариантов, поэтому планируйте отправлять каждую сессию сразу после завершения зоны, а затем начинать новую сессию для следующей зоны.

Чтобы избежать двойного подсчета и пропущенных товаров, следуйте этим рекомендациям:

• Назначайте каждому сотруднику определенную зону с учетом физической планировки, а не алфавитного порядка. Подсчет одним непрерывным физическим обходом не позволяет персоналу возвращаться на тот же участок.
• Отправляйте каждую сессию сразу после завершения подсчета в зоне. Отправленные сессии немедленно синхронизируются с панелью администратора Shopify.
• Сохраняйте распечатанные листы с распределением по зонам, чтобы можно было отслеживать, в каких зонах был произведен подсчет.

Товарные запасы корректируются в реальном времени, когда завершается продажа в Shopify POS или вашем интернет-магазине. При отправке сессии быстрого подсчета количество корректируется в соответствии с подсчитанным. Если между моментом подсчета товара персоналом и отправкой сессии произойдет продажа, в корректировке отобразится небольшое несоответствие. Чтобы свести это к минимуму, проводите подсчет в нерабочие часы или периоды низкой посещаемости и отправляйте каждую сессию сразу после завершения работы в зоне.

Сверка запасов после подсчета

После того как персонал отправит свои сессии быстрого подсчета, вы можете просмотреть корректировки и устранить несоответствия с помощью отчета об изменениях, связанных с корректировкой инвентаря, в панели администратора Shopify.

Шаги:

1. Откройте Отчет об изменениях, связанных с корректировкой инвентаря.
2. Отфильтруйте отчет по дате подсчета запасов.
3. Проверьте корректировки для каждого места расположения.
4. Для любого варианта с отклонением более 5 %, пересчитайте товар физически, чтобы подтвердить новое количество.

После сверки вы можете запланировать следующий подсчет запасов. Рекомендации по частоте проведения см. в разделе Частота подсчета.

Координация подсчета в нескольких местах расположения

Если вы используете несколько мест расположения, следуйте этим рекомендациям, чтобы спланировать очередность подсчета запасов и порядок оформления передач в период подсчета:

• Подсчет в один день: проведение подсчета во всех местах расположения в один и тот же день дает точную картину общих товарных запасов на конкретный момент времени. Для этого подхода требуется больше персонала, но он позволяет получить максимально точный отчет.
• Поэтапный подсчет: проведение подсчета по одному месту расположения в течение недели упрощает задачу для команды, но товарные запасы могут переместиться между уже проверенными и еще не проверенными местами расположения, если между ними выполняются передачи.
• Приостановка передач между местами расположения: приостановка передач между местами расположения в период подсчета поможет избежать двойного учета одних и тех же товаров — как в источнике, так и в месте назначения.

При сравнении мест расположения проверяйте взаимосвязанные несоответствия. Положительное отклонение в одном месте расположения и отрицательное в другом часто указывают на неучтенную передачу между ними.

Советы по точному подсчету запасов

Для точного подсчета запасов используйте следующие лучшие практики:

• Используйте сканеры штрих-кодов: сканеры работают быстрее и точнее, чем поиск вариантов по названию. Камеру вашего устройства можно использовать в качестве резервного варианта, если сканер недоступен. Подробности см. в разделе Выбор сканера штрих-кодов.
• Быстрый подсчет работает на управляемых устройствах: если ваши устройства заблокированы в режиме киоска с помощью инструмента управления мобильными устройствами (MDM), функция «Быстрый подсчет» все равно будет доступна.
• Восстановление после зависания устройства: перезапустите Shopify POS. Все уже отправленные сессии надежно синхронизируются с панелью администратора Shopify.
• Восстановление после сбоя устройства: переключитесь на другое устройство Shopify POS. Сохраненный прогресс не будет утерян, и вы сможете продолжить подсчет с того места, на котором произошел сбой.
• Проверка статуса подсчета товара: отсканируйте или найдите любой товар с помощью функции «Быстрый подсчет», чтобы проверить, был ли он уже подсчитан в текущей сессии.
• Записывайте неотслеживаемые товары на бумаге: если во время подсчета товар не удается найти в Shopify POS, возможно, он не назначен вашему месту расположения. Сделайте пометку и назначьте товар этому месту расположения в панели администратора Shopify после завершения подсчета.