Общее представление о времени выполнения заказов

Время выполнения заказа — это время с момента размещения заказа клиентом до его выполнения вашей компанией. Заказы, требующие доставки, считаются выполненными, когда компания передает отправление перевозчику.

Проверка заказа, печать этикеток для доставки, упаковка товаров и передача отправлений перевозчику — всё это влияет на время выполнения заказа.

В зависимости от вашего бизнеса у вас будет разная степень контроля над временем выполнения заказов. Если вы выполняете прямые продажи, вы можете контролировать только то, с какими поставщиками вы работаете, и как быстро вы размещаете у них заказы. Если вы отправляете товары самостоятельно, вы контролируете всё: от скорости упаковки товара до времени передачи отправлений перевозчикам.

Ваше время выполнения заказа также определяет дату Выполнить до, которая отображается на странице списка заказов и странице сведений о заказе.

Влияние времени выполнения заказов

Сокращение времени выполнения заказов может дать следующие преимущества:

• Более дешевая доставка — у вас может появиться возможность выбирать более медленные варианты доставки, при этом отправления всё равно будут доставляться в приемлемые сроки.
• Повышение удовлетворенности клиентов — когда клиент быстро получает заказ, это может повысить его доверие к вашей компании и оставить положительное впечатление. В результате повышается вероятность того, что клиент снова сделает у вас заказ.
• Ускорение оборота товарных запасов — если вы храните свои товары на складах, сокращение времени их нахождения на полках может снизить расходы на складское хранение.
• Более эффективный процесс выполнения заказов — улучшив время выполнения, вы сможете убедиться, что ваши сотрудники работают эффективно, и избежать ненужных затрат на оплату труда.

Более долгое время выполнения может вызвать следующие проблемы:

• Перегрузка службы поддержки — клиенты могут связываться с вами, чтобы узнать статус своих заказов, и ответы на их запросы могут отнимать много времени.
• Неоправданные ожидания — некоторые клиенты могут ожидать, что заказы будут доставлены всего за несколько дней. Если компания не оправдывает их ожиданий, клиент может больше не делать заказы в этой компании.
• Более высокие затраты — неэффективное время выполнения заказов может привести к тому, что сотрудники будут работать дольше, а товары — занимать место на полках складов, что потребует от компании дополнительных финансовых затрат.

Анализ времени выполнения заказов

Когда вы понимаете каждый шаг, предпринимаемый для обработки заказа, вы часто можете найти способы сделать процесс выполнения более эффективным. Устранение ненужных шагов, объединение двух шагов в один или одновременное выполнение двух задач может помочь сократить время выполнения заказов.

Шаг 1. Сгруппируйте свои товары

Рассмотрите этапы обработки каждого товара, который вы продаете. Если для каких-либо товаров эти этапы совпадают, сгруппируйте их.

Например, представьте, что вы продаете футболки, головные уборы и ювелирные изделия. Для обработки заказов на головные уборы и футболки, возможно, вам нужно всего лишь поместить их в мягкий конверт, распечатать этикетку для доставки и передать конверт перевозчику. Однако для обработки заказов на ювелирные изделия может потребоваться окончательная полировка товара, помещение его в небольшую шкатулку, украшение шкатулки, помещение ее в коробку для доставки, печать этикетки, а затем передача перевозчику. В этом сценарии у вас будет две группы процессов выполнения заказов.

Шаг 2. Создайте список этапов обработки для каждой группы товаров

Для каждой группы товаров составьте список всех шагов, которые вы предпринимаете для обработки заказа на товар из этой группы.

Например, представьте, что вы продаете принты своих работ и печатаете их по запросу через местную типографию. Процесс выполнения заказа может выглядеть следующим образом:

1. Откройте электронное письмо с заказом.
2. Проверьте запрошенный принт, затем откройте свой почтовый клиент и создайте электронное письмо для местной типографии.
3. Прикрепите файл для печати к электронному письму, а затем отправьте его.
4. Дождитесь подтверждения от типографии по электронной почте о том, что принт готов.
5. Съездите в типографию, оплатите и заберите принт.
6. Вернитесь домой.
7. Упакуйте принт.
8. Купите и распечатайте этикетку для доставки, а затем прикрепите ее к упаковке.
9. Поезжайте в пункт приема отправлений перевозчика.
10. Передайте посылку.

Шаг 3. Добавьте подробности к каждому шагу

Добавьте к шагам дополнительные подробности, такие как:

• Продолжительность каждого шага
• Любые дополнительные действия, которые вам необходимо выполнить
• Любые дополнительные материалы, необходимые для выполнения шага

Шаг 4. Создайте этапы обработки для заказов с товарами из разных групп

Например, рассмотрим сценарий магазина головных уборов, футболок и ювелирных изделий из шага 1. Вам понадобится отдельный набор шагов для заказов, которые включают упаковку как головного убора, так и ювелирного изделия.

Сократите время выполнения заказов

После того как вы составите представление о шагах обработки заказа, рассмотрите следующие способы улучшения каждого процесса:

• Выделите любые шаги, которые можно подготовить заранее. Например, подготовка коробки или перемещение запасов со склада к месту отправки.
• Максимально автоматизируйте любые ручные задачи.
• Если вы используете этикетки для доставки, покупайте их оптом.
• Найдите любые шаги, которые могут выполняться одновременно. Например, если для выполнения шага требуется подождать 15 минут, подумайте, можно ли за это время выполнить последующий шаг.
• Удалите любые ненужные шаги.

Например, вы можете улучшить процесс выполнения заказа на арт-принты из шага 2 следующими способами:

• Шаги 1–3 можно объединить: загрузите все свои принты в облачный сервис хранения файлов, такой как Google Drive или Dropbox. Предоставьте местной типографии доступ к принтам. Настройте местную типографию в качестве пользовательской службы выполнения заказов в панели администратора Shopify. Наконец, задайте в настройках Shopify автоматическое выполнение заказов.

  При такой настройке, когда в вашем магазине размещается заказ, местная типография сразу же получает электронное письмо со всеми подробностями и может получить доступ к принту через облачный сервис хранения файлов.

• Шаг 8 может происходить во время шага 4: пока вы ждете подтверждения от типографии по электронной почте, подготовьте упаковку, распечатав этикетку для доставки и прикрепив ее к упаковке.

• Шаг 6 можно удалить: если вы подготовите упаковку и этикетку до того, как заберете принт, вы сможете упаковать его сразу после получения, а затем поехать прямо в пункт приема отправлений перевозчика.

После внесения вышеуказанных изменений процесс выполнения заказа будет выглядеть следующим образом:

1. Откройте электронное письмо с заказом.
2. Купите и распечатайте этикетку для доставки, а затем прикрепите ее к упаковке.
3. Дождитесь подтверждения от типографии по электронной почте о том, что принт готов.
4. Съездите в типографию с упаковкой, оплатите и заберите принт.
5. Завершите упаковку товара.
6. Поезжайте в пункт приема отправлений перевозчика.
7. Передайте посылку.

Ознакомьтесь со следующим списком, чтобы изучить другие способы автоматизации процессов:

• Автоматизация обработки заказов
• Инструменты повышения производительности в панели администратора Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Изучите варианты центров выполнения заказов

Если самостоятельная обработка заказов отнимает слишком много времени, рассмотрите возможность работы с центром выполнения заказов. Центры выполнения заказов обрабатывают и отправляют заказы от вашего имени, что высвобождает ваше время для других направлений бизнеса.

Рассмотрите следующие варианты:

• Shopify Fulfillment Network
• Поиск местных складов

Планируйте заранее

Если вы планируете распродажу или ведете бизнес, который сильно зависит от времени года, убедитесь, что он готов к большему объему заказов.

Ниже приведены некоторые способы подготовки:

• Убедитесь, что у вас достаточно персонала.
• Подготовьте товары за несколько дней до мероприятий.
• Убедитесь, что у вас достаточно материалов для доставки и упаковки, таких как коробки, скотч, почтовые пакеты, бумага для принтера, чернила и этикетки.
• Узнайте время окончания приема отправлений вашего основного перевозчика и планируйте работу с учетом этого времени. Например, если ваш перевозчик не принимает отправления после 16:00, выполняйте все заказы до 15:30.

Чтобы помочь себе в планировании будущих мероприятий, делайте заметки о том, что у вас заканчивается или какие шаги занимают много времени. Подумайте, помогло бы большее количество персонала сократить время выполнения заказов, или есть ли способы автоматизировать какие-либо трудоемкие ручные задачи.