Planificarea unei inventarieri cu Shopify POS

O inventariere planificată vă ajută să confirmați că stocul din magazinul dumneavoastră corespunde cu ceea ce este înregistrat în panoul de administrare Shopify. Efectuarea inventarului în mod regulat vă poate ajuta să identificați lipsurile, să detectați erorile de urmărire și să mențineți acuratețea canalelor dumneavoastră online și din magazin.

Această pagină explică modul în care puteți alege o metodă de numărare, cum să programați și să vă pregătiți pentru inventariere, cum să efectuați inventarierea pe mai multe dispozitive și, ulterior, cum să reconciliați ajustările. Pentru fluxul de lucru pas cu pas privind inventarierea rapidă, consultați Modificarea cantităților din inventar pe Shopify POS.

Dacă migrați de la Stocky și vă planificați prima inventariere în Shopify, consultați Migrarea de la Stocky la gestionarea inventarului în Shopify.

Metode de inventariere

Puteți combina următoarele două metode pentru a efectua inventarierea:

• Inventarierea rapidă pe Shopify POS: Personalul scanează sau caută produse pe un dispozitiv cu Shopify POS și introduce cantitatea disponibilă. Această metodă este ideală pentru inventarierea în magazin. Pentru detalii, consultați Modificarea cantităților din inventar pe Shopify POS.
• Ajustările inventarului în panoul de administrare Shopify: Personalul cu acces la panoul de administrare Shopify poate ajusta cantitățile pe pagina Inventar sau poate importa un fișier CSV. Această metodă este ideală pentru actualizări în masă și pentru reconciliere după o inventariere în magazin. Pentru detalii, consultați Ajustarea cantităților din inventar și Importul și exportul inventarului printr-un fișier CSV.

O abordare frecventă este ca personalul din magazin să numere produsele folosind Inventarierea rapidă, iar apoi sediul central să revizuiască și să reconcilieze ajustările în panoul de administrare Shopify.

Programarea inventarierii

Puteți programa o inventariere în funcție de programul de lucru al magazinului și de personal. Analizați care dintre următoarele opțiuni este cea mai potrivită pentru operațiunile afacerii dumneavoastră:

• După închidere: Vânzările sunt întrerupte, prin urmare inventarierea rămâne exactă.
• Înainte de deschidere: În magazin este liniște, însă inventarierea se poate prelungi în timpul programului de lucru dacă durează mai mult decât era prevăzut.
• Împărțită pe mai multe zile, pe zone: Utilă pentru magazinele mai mari. Fiecare tură numără o zonă diferită, astfel încât nicio zi să nu fie supraîncărcată.
• Închiderea magazinului pentru inventariere: Cea mai exactă opțiune, deoarece nu au loc vânzări în timpul inventarierii, dar magazinul ar putea pierde venituri în perioada în care este închis.

Timpul estimat și personalul în funcție de dimensiunea catalogului

Ajustați timpul și personalul în funcție de dispunerea magazinului, de complexitatea produselor și de posibilitatea ca personalul să folosească scanere pentru coduri de bare. Estimările din tabelul următor sunt puncte de plecare pentru a vă ajuta să planificați inventarierile.

Frecvența inventarierilor

Cât de des efectuați inventarierea depinde de dimensiunea catalogului, de riscul de pierderi și de complexitatea magazinului. Analizați care dintre următoarele opțiuni este cea mai potrivită pentru operațiunile afacerii dumneavoastră:

• Trimestrial: Funcționează pentru majoritatea comercianților cu amănuntul.
• Lunar: Recomandat pentru categoriile cu un grad ridicat de pierdere, precum articolele mici, de mare valoare, care sunt mai predispuse la pierdere sau furt.
• Inventarieri săptămânale prin rotație: Unii comercianți cu amănuntul inventariază o zonă diferită în fiecare săptămână, astfel încât să fie acoperit întregul catalog fără a efectua o inventariere completă a magazinului.

Inventarierile consecvente, efectuate la o frecvență regulată, sunt mai valoroase decât inventarierile perfecte, dar rare.

Pregătirea pentru inventariere

Pregătirea sistemului și a echipamentelor înainte de inventariere poate ajuta la evitarea diferențelor cauzate de activitățile în așteptare sau de dispozitivele nepregătite.

Pregătiți-vă sistemul

Înainte de inventariere, pregătiți-vă sistemul în următoarele moduri:

• Finalizați comenzile, transferurile și transporturile în așteptare, astfel încât toate mișcările de inventar să se reflecte în panoul dumneavoastră de administrare.
• Procesați orice transporturi primite și marcați-le ca primite în panoul de administrare Shopify.
• Sincronizați toate dispozitivele cu Shopify POS deschizând aplicația și confirmând că se afișează vânzările recente.
• Efectuați controale prin sondaj pentru câteva produse, comparând cantitatea Disponibilă din panoul de administrare cu stocul fizic, pentru a depista neconcordanțele evidente înainte de inventarierea completă.

Pregătiți-vă echipamentele și echipa

Înainte de inventariere, pregătiți-vă echipamentele și echipa în următoarele moduri:

• Încărcați-vă dispozitivele cu Shopify POS și orice scanere pentru coduri de bare acceptate.
• Repartizați personalul pe zone în funcție de ariile fizice ale magazinului, cum ar fi rafturile sau secțiunile depozitului. Puteți utiliza locațiile de depozitare pentru a oficializa aceste zone.
• Imprimați foi de inventariere de rezervă pentru toate zonele în care s-ar putea să nu fie disponibil un dispozitiv.
• Revizuiți catalogul pentru produsele fără coduri de bare sau cu etichete de coduri de bare deteriorate și reimprimați etichetele înainte de inventariere. Puteți utiliza aplicația Retail Barcode Labels pentru a reimprima etichetele.

Executarea unei inventarieri pe mai multe dispozitive

Pentru cataloagele mai mari, personalul poate efectua inventarierea pe mai multe dispozitive cu Shopify POS în același timp. Fiecare sesiune de Inventariere rapidă acceptă până la 1.000 de variante, așadar planificați să transmiteți fiecare sesiune imediat ce o zonă este finalizată, iar apoi începeți o sesiune nouă pentru zona următoare.

Pentru a evita numărarea dublă și produsele omise, urmați aceste recomandări:

• Repartizați fiecărui membru al personalului o zonă specifică, în funcție de dispunerea fizică, nu în ordine alfabetică. Inventarierea într-o singură trecere fizică previne întoarcerea personalului în aceeași zonă.
• Transmiteți fiecare sesiune imediat ce zona este finalizată. Sesiunile transmise se sincronizează imediat cu panoul de administrare Shopify.
• Păstrați foile imprimate cu repartizarea pe zone, astfel încât să puteți urmări care zone au fost inventariate.

Inventarul se ajustează în timp real la finalizarea unei vânzări în Shopify POS sau în magazinul dumneavoastră online. Când transmiteți o sesiune de Inventariere rapidă, cantitatea se ajustează pentru a se potrivi cu ceea ce a fost numărat. Dacă o vânzare are loc între momentul în care personalul a numărat un produs și momentul în care a fost transmisă sesiunea, atunci se va afișa o mică diferență în ajustare. Pentru a reduce la minimum acest lucru, efectuați inventarierea în afara programului de lucru sau în perioadele cu trafic redus și transmiteți fiecare sesiune cu promptitudine, după finalizarea zonei.

Reconcilierea inventarului după inventariere

După ce personalul transmite sesiunile de Inventariere rapidă, puteți revizui ajustările și urmări diferențele utilizând raportul privind modificările de ajustare a inventarului din panoul de administrare Shopify.

Pași:

1. Deschideți raportul privind modificările de ajustare a inventarului.
2. Filtrați raportul după data inventarierii.
3. Revizuiți ajustările pentru fiecare locație.
4. Pentru orice variantă cu o diferență mai mare de 5%, renumărați fizic produsul pentru a confirma noua cantitate.

După reconciliere, puteți programa următoarea inventariere. Pentru recomandări privind frecvența, consultați Frecvența inventarierii.

Coordonarea inventarierilor în mai multe locații

Dacă gestionați mai mult de o locație, utilizați următoarele instrucțiuni pentru a planifica modul în care sunt eșalonate inventarierile și modul în care sunt gestionate transferurile în timpul perioadei de inventariere:

• Inventarieri în aceeași zi: Inventarierea tuturor locațiilor în aceeași zi vă oferă o imagine exactă a întregului inventar la un moment dat. Această abordare necesită mai mult personal, dar produce cel mai clar raport.
• Inventarieri eșalonate: Inventarierea unei singure locații pe rând, pe parcursul săptămânii, este mai ușoară pentru echipa dumneavoastră, dar inventarul se poate muta între locațiile inventariate și cele neinventariate dacă au loc transferuri între acestea.
• Întrerupeți transferurile între locații: Întreruperea transferurilor între locații în perioada de inventariere poate ajuta la evitarea situației în care aceleași produse sunt inventariate atât la origine, cât și la destinație.

Când comparați locațiile, revizuiți diferențele corelate. O variație pozitivă într-o locație și o variație negativă în alta indică adesea un transfer neînregistrat între acestea.

Sfaturi pentru o inventariere exactă

Pentru o inventariere exactă, consultați următoarele cele mai bune practici:

• Utilizați scanere de coduri de bare: Scanerele sunt mai rapide și mai exacte decât căutarea variantelor după nume. Camera dispozitivului dumneavoastră funcționează ca o opțiune de rezervă atunci când un scaner nu este disponibil. Pentru detalii, consultați Alegerea unui scaner de coduri de bare.
• Inventarierea rapidă funcționează pe dispozitivele gestionate: Dacă dispozitivele dumneavoastră sunt blocate în modul chioșc cu un instrument de gestionare a dispozitivelor mobile (MDM), Inventarierea rapidă este în continuare disponibilă.
• Recuperarea în cazul unui dispozitiv blocat: Reporniți Shopify POS. Toate sesiunile care au fost deja trimise sunt sincronizate în siguranță cu panoul de administrare Shopify.
• Recuperarea în cazul unui dispozitiv defect: Treceți la un alt dispozitiv cu Shopify POS. Progresul trimis este păstrat și puteți continua inventarierea de unde s-a oprit dispozitivul defect.
• Verificați starea de inventariere a unui produs: Scanați sau căutați orice produs în Inventarierea rapidă pentru a confirma dacă acesta a fost deja inventariat în sesiunea curentă.
• Notați pe hârtie produsele neurmărite: Dacă un produs nu poate fi găsit în Shopify POS în timpul inventarierii, este posibil ca acesta să nu fie atribuit locației dumneavoastră. Notați-l și atribuiți-l locației în panoul de administrare Shopify după inventariere.