Planejar uma contagem de estoque com o Shopify POS

Uma contagem de estoque planejada ajuda a confirmar se o estoque da loja corresponde ao que está registrado no admin da Shopify. Fazer essa contagem regularmente ajuda a identificar perdas, detectar erros de rastreamento e manter os canais de vendas online e físicos precisos.

Esta página aborda como escolher um método de contagem, programá-la e preparar-se para ela, executá-la em vários dispositivos e, em seguida, conciliar os ajustes. Para ver o fluxo de trabalho passo a passo da contagem rápida, consulte Alterar os volumes de estoque no Shopify POS.

Se você estiver migrando do Stocky e planejando a primeira contagem na Shopify, consulte Migrar do Stocky para o gerenciamento de estoque da Shopify.

Métodos de contagem de estoque

É possível combinar os dois métodos a seguir para fazer a contagem de estoque:

• Contagem rápida no Shopify POS: os membros da equipe leem ou pesquisam os produtos em um dispositivo com o Shopify POS e inserem a quantidade em mãos. Esse método é ideal para contagens na loja física. Para saber mais, consulte Alterar os volumes de estoque no Shopify POS.
• Ajustes de estoque no admin da Shopify: os membros da equipe que têm acesso ao admin da Shopify podem ajustar as quantidades na página Estoque ou importar um arquivo CSV. Esse método é ideal para atualizações em massa e para conciliar depois de uma contagem na loja física. Para saber mais, consulte Ajustar volumes de estoque e Importar e exportar o estoque com um arquivo CSV.

Uma abordagem comum é que a equipe da loja física faça a Contagem rápida e, depois, a matriz revise e concilie os ajustes de estoque no admin da Shopify.

Momento da contagem de estoque

Programe a contagem de acordo com o horário e a equipe da loja. Avalie qual destas opções é a melhor para as operações da sua empresa:

• Depois do fechamento: as vendas ficam pausadas, o que mantém a precisão das contagens.
• Antes da abertura: a loja está tranquila, mas a contagem poderá invadir o horário comercial caso demore mais do que o esperado.
• Distribuída em vários dias por zona: útil para lojas grandes. Cada turno faz a contagem de uma zona diferente para não sobrecarregar nenhum dia.
• Fechar a loja para a contagem: a opção mais precisa, pois nenhuma venda é realizada durante a contagem. No entanto, a loja pode perder receita durante o período em que estiver fechada.

Estimativa de tempo e equipe por tamanho do catálogo

Ajuste o tempo e a equipe com base no layout da loja, na complexidade dos produtos e no uso de leitores de código de barras pelos membros da equipe. As estimativas da tabela a seguir são pontos de partida para ajudar a planejar as contagens de estoque.

Frequência da contagem de estoque

A frequência da contagem depende do tamanho do catálogo, do risco de perdas e da complexidade da loja. Avalie qual destas opções é a melhor para as operações da sua empresa:

• Trimestral: funciona para a maioria dos varejistas.
• Mensal: recomendada para categorias com alto índice de perdas, como itens pequenos e de alto valor que são mais propensos a perda ou roubo.
• Contagens semanais rotativas: alguns varejistas contam uma zona diferente por semana para cobrir todo o catálogo sem precisar fazer uma contagem de estoque completa na loja.

Contagens de estoque consistentes e com uma cadência regular são mais valiosas do que contagens perfeitas, porém pouco frequentes.

Preparar-se para uma contagem de estoque

A preparação do sistema e dos equipamentos antes da contagem de estoque ajuda a evitar discrepâncias causadas por atividades pendentes ou dispositivos não preparados.

Preparar o sistema

Antes da contagem, prepare o sistema das seguintes maneiras:

• Conclua pedidos, transferências e remessas pendentes para que todas as movimentações de estoque sejam refletidas no admin.
• Processe as remessas recebidas e marque-as como recebidas no admin da Shopify.
• Sincronize todos os dispositivos com Shopify POS: abra o app e confirme se as vendas recentes são exibidas.
• Faça uma verificação por amostragem em alguns produtos, comparando a quantidade Em mãos no admin com o estoque físico para identificar incompatibilidades óbvias antes da contagem completa.

Preparar equipamentos e equipe

Antes da contagem, prepare os equipamentos e a equipe das seguintes maneiras:

• Carregue os dispositivos com Shopify POS e os leitores de código de barras compatíveis.
• Designe a equipe para as zonas com base nas áreas físicas da loja, como gôndolas, prateleiras ou seções do estoque. É possível usar locais de compartimento para formalizar essas zonas.
• Imprima planilhas de contagem de backup para todas as zonas em que um dispositivo possa não estar disponível.
• Analise o catálogo em busca de produtos sem código de barras ou com etiquetas danificadas e reimprima-as antes da contagem. É possível usar o app Retail Barcode Labels para reimprimir as etiquetas.

Fazer uma contagem de estoque em vários dispositivos

Para catálogos maiores, a equipe pode fazer a contagem em vários dispositivos com Shopify POS ao mesmo tempo. Como cada sessão da Contagem rápida aceita até 1.000 variantes, programe-se para enviar a sessão assim que a zona for concluída e, depois, inicie outra sessão para a próxima zona.

Para evitar a contagem dupla e produtos esquecidos, siga estas diretrizes:

• Atribua a cada membro da equipe uma zona específica com base no layout físico, e não na ordem alfabética. Fazer a contagem em uma única varredura física evita que a equipe passe duas vezes pela mesma área.
• Envie cada sessão assim que a zona for concluída. As sessões enviadas são sincronizadas de imediato com o admin da Shopify.
• Guarde as planilhas de atribuição de zonas impressas para acompanhar quais delas já foram contadas.

O estoque é ajustado em tempo real quando uma venda é concluída no Shopify POS ou na loja virtual. Ao enviar uma sessão da Contagem rápida, a quantidade é ajustada para corresponder ao que foi contado. Se uma venda ocorrer entre o momento em que a equipe contou um produto e o envio da sessão, uma pequena discrepância será exibida no ajuste. Para minimizar esse problema, faça a contagem fora do horário comercial ou em períodos de pouco movimento e envie cada sessão logo após a conclusão da zona.

Conciliar o estoque após a contagem

Depois que a equipe enviar as sessões da Contagem rápida, será possível revisar os ajustes e acompanhar as discrepâncias usando o relatório Alterações no ajuste de estoque no admin da Shopify.

Passos:

1. Abra o relatório Alterações no ajuste de estoque.
2. Filtre o relatório pela data da contagem de estoque.
3. Revise os ajustes de cada local.
4. Para qualquer variante com variação superior a 5%, reconte o produto fisicamente para confirmar a nova quantidade.

Após a reconciliação, é possível programar a próxima contagem de estoque. Para consultar recomendações, veja a Frequência de contagem.

Coordenação de contagens em vários locais

Se você opera em mais de um local, use as diretrizes a seguir para planejar o sequenciamento das contagens de estoque e o processamento das transferências durante a janela de contagem:

• Contagens no mesmo dia: a contagem de todos os locais no mesmo dia oferece um panorama preciso do estoque total em um único momento. Essa abordagem exige mais membros da equipe, mas produz um relatório mais exato.
• Contagens escalonadas: fazer a contagem de um local por vez ao longo da semana é mais fácil para a equipe. Porém, o estoque pode mudar entre locais já contados e ainda não contados se ocorrerem transferências nesse intervalo.
• Pausar transferências entre locais: a pausa nas transferências entre locais durante a janela de contagem ajuda a evitar que os mesmos produtos sejam contados nos locais de origem e de destino.

Ao comparar os locais, analise as discrepâncias correspondentes. Uma variação positiva em um local e uma negativa em outro costumam indicar uma transferência não registrada entre eles.

Dicas para uma contagem de estoque precisa

Consulte as práticas recomendadas a seguir para realizar uma contagem de estoque precisa:

• Usar leitores de código de barras: os leitores são mais rápidos e mais precisos do que pesquisar as variantes por nome. Vale lembrar que a câmera do dispositivo funciona como backup quando o leitor não está disponível. Para ver detalhes, consulte Escolher um leitor de código de barras.
• A Contagem rápida funciona em dispositivos gerenciados: o recurso continua disponível caso os dispositivos estejam bloqueados no modo quiosque com uma ferramenta de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM).
• Recuperar um dispositivo travado: reinicie o Shopify POS. As sessões já enviadas são sincronizadas com segurança no admin da Shopify.
• Recuperar um dispositivo com falha: mude para outro dispositivo com o Shopify POS. O progresso enviado é preservado, e você pode continuar a contagem de onde o dispositivo com falha parou.
• Verificar o status de contagem de um produto: leia ou pesquise qualquer produto na Contagem rápida para confirmar se ele já foi contado na sessão atual.
• Anotar em papel os produtos não rastreados: se não for possível encontrar um produto no Shopify POS durante a contagem, é possível que ele não esteja atribuído ao seu local. Faça uma anotação e atribua o produto ao local no admin da Shopify após a contagem.