Entender o tempo de processamento de pedidos

O tempo de processamento de pedidos é o período entre a realização de um pedido pelo cliente e o processamento dele pela empresa. Os pedidos que exigem frete são considerados processados quando a empresa entrega a remessa a um serviço de transportadora.

Revisar um pedido, imprimir etiquetas de frete, embalar produtos e entregar as remessas a uma transportadora são ações que contribuem para o tempo de processamento do pedido.

A seção da linha do tempo de um pedido que compõe o tempo de processamento de pedidos

Dependendo da empresa, o controle sobre o tempo de processamento de pedidos pode variar. Se você faz dropshipping, o único controle que tem é sobre quais fornecedores vai usar e a rapidez com que fará os pedidos com eles. Se for você quem envia os produtos, o controle abrangerá tudo, desde a rapidez com que a embalagem é feita até o momento em que as remessas são entregues às transportadoras.

O prazo de processamento também determina a data Processar até exibida no índice de pedidos e na página de detalhes do pedido.

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Impacto dos tempos de processamento de pedidos

Tempos de processamento de pedidos mais rápidos oferecem os seguintes benefícios:

Frete mais barato: você pode escolher opções de frete mais lentas e ainda assim fazer as remessas chegarem em prazos razoáveis.
Maior satisfação do cliente: quando o cliente recebe o pedido rapidamente, a confiança na empresa e a experiência são melhores, o que aumenta a probabilidade de novas compras no futuro.
Giro de estoque mais rápido: se os produtos ficam em depósitos, a redução do tempo nas gôndolas pode diminuir os custos de armazenagem.
Processo de processamento de pedidos mais eficiente: com a melhora no tempo de processamento de pedidos, você garante o trabalho eficiente de seus funcionários e evita custos de mão de obra desnecessários.

Tempos de processamento de pedidos mais lentos podem causar os seguintes problemas:

Sobrecarga no atendimento: responder ao contato de clientes em busca de atualizações sobre pedidos pode consumir muito tempo.
Expectativas frustradas: alguns clientes esperam que os pedidos cheguem em poucos dias. Caso a empresa não atenda a essas expectativas, pode ser que eles não voltem a comprar nela.
Custos mais altos: tempos de processamento ineficientes podem resultar em longas horas de trabalho dos funcionários e no acúmulo de produtos nas gôndolas do depósito, o que gera mais custos para a empresa.

Entender seus tempos de processamento de pedidos

Ao entender cada etapa realizada no processamento de um pedido, muitas vezes é possível encontrar maneiras de tornar o processo mais eficiente. Eliminar as desnecessárias, combinar duas delas em uma só ou realizar duas tarefas ao mesmo tempo são ações que ajudam a reduzir o tempo de processamento de pedidos.

Etapa 1 - Agrupar os produtos

Considere as etapas de processamento de cada produto vendido. Se alguns produtos compartilharem as mesmas etapas, agrupe-os.

Por exemplo, suponha que a loja venda camisetas, chapéus e joias. Para processar pedidos de chapéus e camisetas, talvez seja necessário apenas colocá-los em um envelope forrado, imprimir a etiqueta de frete e entregá-lo à transportadora. No entanto, para processar pedidos de joias, talvez seja necessário fazer um polimento final no produto, colocá-lo em uma pequena caixa de joias, decorar a caixa, colocá-la em uma caixa de entrega, imprimir uma etiqueta e, então, entregá-la à transportadora. Nesse cenário, você teria dois grupos de processamento de pedidos.

Etapa 2 - Criar uma lista com as etapas de processamento para cada grupo de produtos

Para cada grupo, liste as etapas seguidas para processar um pedido de produto desse conjunto.

Por exemplo, suponha que você venda cópias impressas de suas artes e as imprima sob demanda por meio de uma gráfica local. O processamento de pedidos pode funcionar da seguinte forma:

Abrir o e-mail do pedido.
Analisar a impressão solicitada, abrir o cliente de e-mail e escrever para a gráfica local.
Fazer upload do arquivo de impressão no e-mail e enviá-lo.
Aguardar a confirmação por e-mail da gráfica de que a impressão está pronta.
Dirigir até a gráfica, pagar e retirar a impressão.
Voltar para casa.
Embalar a impressão.
Comprar e imprimir a etiqueta de frete, e colá-la no pacote.
Dirigir até o local de entrega da transportadora.
Entregar o pacote.

Etapa 3 - Adicionar detalhes extras a cada etapa

Adicione informações extras às etapas, como as seguintes:

O tempo de duração de cada etapa
Eventuais ações extras necessárias
Eventuais materiais extras necessários para a etapa

Etapa 4 - Criar etapas de processamento para pedidos com produtos de grupos diferentes

Por exemplo, considere o cenário da loja de chapéus, camisetas e joias da etapa 1. Seria necessário um conjunto separado de etapas para pedidos que incluem embalar tanto um chapéu quanto uma joia.

Melhorar os tempos de processamento de pedidos

Depois de entender as etapas para processar um pedido, considere a seguinte maneira de melhorar cada processo:

Destaque as etapas que podem ser preparadas com antecedência. Por exemplo, a preparação da caixa ou a movimentação do estoque do depósito para a estação de frete.
Automatize tarefas manuais sempre que possível.
Se você usar etiquetas de frete, compre etiquetas de frete em massa.
Encontre etapas que possam ocorrer ao mesmo tempo. Por exemplo, se for necessário aguardar 15 minutos em uma etapa, considere se uma posterior poderia ser realizada durante esse tempo.
Remova as etapas desnecessárias.

Por exemplo, você poderia melhorar o processamento de pedidos de impressões de arte da etapa 2 das seguintes maneiras:

As etapas 1 a 3 poderiam ser combinadas: faça upload de todas as impressões em um serviço de armazenamento de arquivos em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox. Conceda acesso a elas para a gráfica local. Configure a gráfica local como um serviço de processamento de pedidos personalizado no admin da Shopify. Por fim, ajuste as configurações da Shopify para processar pedidos de forma automática.

Com essa configuração, quando um pedido é feito na loja, a gráfica local recebe imediatamente um e-mail com todos os detalhes e pode acessar a impressão pelo serviço de armazenamento de arquivos em nuvem.
A etapa 8 pode ocorrer durante a etapa 4: enquanto você aguarda a confirmação por e-mail da gráfica, prepare o pacote imprimindo a etiqueta de frete e colando-a nele.
A etapa 6 pode ser removida: caso prepare o pacote e a etiqueta antes de retirar a impressão, é possível embalá-la assim que a receber e, em seguida, dirigir diretamente para o local de entrega da transportadora.

Após fazer as alterações acima, o processamento de pedidos ficará da seguinte forma:

Abrir o e-mail do pedido.
Comprar e imprimir a etiqueta de frete, e colá-la no pacote.
Aguardar a confirmação por e-mail da gráfica de que a impressão está pronta.
Dirigir até a gráfica com a embalagem, pagar e retirar a impressão.
Terminar de embalar o produto.
Dirigir até o local de entrega da transportadora.
Entregar o pacote.

Consulte a lista a seguir para explorar outras maneiras de automatizar os processos:

Explorar opções de centro de processamento de pedidos

Se processar pedidos por conta própria tomar muito tempo, considere trabalhar com um centro de processamento de pedidos. Esses centros processam e enviam pedidos em seu nome, liberando tempo para focar em outras áreas da empresa.

Considere explorar as seguintes opções:

Shopify Fulfillment Network
Pesquisar depósitos locais

Planeje com antecedência

Se você planeja uma promoção ou administra uma empresa muito afetada pela época do ano, certifique-se de que o negócio esteja preparado para um volume maior de pedidos.

Abaixo estão algumas maneiras de se preparar:

Garanta que você tenha ajuda suficiente.
Prepare os produtos alguns dias antes dos eventos.
Garanta que você tenha materiais de embalagem e frete suficientes, como caixas, fita adesiva, pacotes, papel sulfite, tinta e etiquetas.
Saiba o horário limite da transportadora principal e planeje-se com base nisso. Por exemplo, se a transportadora não aceitar remessas após as 16h, conclua todos os pedidos até as 15h30.

Para ajudar a planejar eventos futuros, anote os itens que acabaram ou as etapas que demoraram muito. Considere se ter mais membros da equipe teria reduzido o tempo de processamento de pedidos, ou se existem maneiras de automatizar as tarefas manuais demoradas.