Bestellingen afhandelen met een fulfilmentservice via een app

Wanneer je een fulfilmentservice gebruikt die via een app met Shopify is geïntegreerd, kun je je hele fulfilmentworkflow vanuit je Shopify-beheercentrum beheren. Je kunt fulfilments aanvragen, de fulfilmentvoortgang volgen, met je fulfilmentservice communiceren via de tijdlijn van de bestelling, fulfilments annuleren en bestellingen indien nodig terugdraaien.

De fulfilmentstatus wordt automatisch geüpdatet naarmate je fulfilmentservice bestellingen verwerkt. Wanneer je bestellingen zelf moet afhandelen in plaats van je fulfilmentservice te gebruiken, kun je de locatie van de bestelling wijzigen en deze handmatig afhandelen.

Soorten fulfilment-apps

Fulfilment-apps synchroniseren met je Shopify-beheercentrum, zodat je bestellingen worden bijgewerkt naarmate de fulfilment vordert. De updates die je ontvangt, zijn afhankelijk van de app:

• Algemene fulfilmentservices: slaan voorraad op, en handelen bestellingen af en verzenden deze namens je winkel.
• Dropshipping-apps: sommige markeren artikelen automatisch als afgehandeld wanneer ze een bestelling verzenden. Bij andere moet je de artikelen van je klant in de app bestellen. Neem contact op met de ontwikkelaar van de app om de beste workflow te bepalen.
• Print-on-demand-apps: de meeste markeren artikelen automatisch als afgehandeld wanneer de bestelling wordt verzonden. Controleer de aanbevolen instellingen en workflow bij de ontwikkelaar van je app.

Je selecteert voor elk product een fulfilmentmethode, dus één bestelling kan verschillende fulfilmentmethoden gebruiken voor verschillende artikelen. Als een klant bijvoorbeeld een dropshipping-product bestelt en een product dat je zelf maakt, handelt de dropshipper het eerste artikel af en handel jij het tweede artikel af.

Bij sommige fulfilment-apps kun je hun eigen vervoerdersaccounts koppelen, zodat je je klanten precies in rekening kunt brengen wat de app aan jou doorberekent. Informeer bij je fulfilmentservice of ze deze optie aanbieden. Als je verzendinstellingen alleen het algemene verzendprofiel gebruiken en geen verschillende tarieven per locatie hebben, wordt een fulfilment-app automatisch toegevoegd aan je verzendinstellingen. Anders moet je de app handmatig toevoegen aan je verzendinstellingen.

Fulfilment aanvragen bij je fulfilmentservice

Wanneer je een fulfilment aanvraagt, wordt er een bericht naar je fulfilmentservice gestuurd om te beginnen met het picken, verpakken en verzenden van je bestelling. Als je automatische fulfilment gebruikt, wordt fulfilment automatisch aangevraagd wanneer de bestelling is betaald en hoef je deze stappen niet uit te voeren.

Wanneer je een fulfilment aanvraagt, verandert de fulfilmentstatus naar In uitvoering en moet je wachten op een reactie van je fulfilmentservice. De fulfilmentservice accepteert of weigert de fulfilment en het resultaat wordt genoteerd in de tijdlijn van de bestelling. Als de fulfilmentservice de aanvraag weigert, keert de bestelstatus terug naar Openstaand en kan je fulfilmentservice een opmerking toevoegen om uit te leggen waarom de fulfilment is geweigerd.

Als artikelen in een bestelling door verschillende services worden afgehandeld of in afzonderlijke pakketten worden verzonden, kunnen sommige artikelen eerder bij je klanten worden bezorgd dan andere. Bij een bestelling wordt de status Afgehandeld pas weergegeven nadat alle artikelen zijn verzonden.

Stappen:

Fulfilmentvoortgang volgen

Nadat je een fulfilment hebt aangevraagd, kun je de fulfilmentgegevens op twee locaties volgen wanneer je een bestelling opent:

• De sectie Fulfilment wordt verwerkt geeft een fulfilmentstatus en gedetailleerde informatie over de voortgang van de fulfilment. Als de fulfilmentstatus van een bestelling bijvoorbeeld Wordt verwerkt is, laat de gedetailleerde status je weten of de fulfilment Aangevraagd of Geaccepteerd is.
• De sectie Tijdlijn van de bestelling wordt bijgewerkt wanneer er wijzigingen zijn in de fulfilment. Gebruik de tijdlijn van de bestelling om berichten te lezen die door je fulfilmentservice worden verzonden.

Trackinggegevens toevoegen of updaten

Je kunt op elk gewenst moment trackinggegevens voor een bestelling toevoegen of updaten, ongeacht wie de fulfilment heeft aangemaakt. Als je fulfilmentservice trackinggegevens verstrekt, worden deze automatisch aan de bestelling toegevoegd. Je kunt trackinggegevens ook handmatig toevoegen of updaten.

Meer informatie over het toevoegen van een trackingnummer aan een afgehandelde bestelling.

Fulfilments annuleren

Je moet mogelijk een fulfilmentsverzoek annuleren wanneer je klant de bestelling wil annuleren of wijzigen, of wanneer je besluit de bestelling handmatig af te handelen. De stappen voor het annuleren van een fulfilment zijn afhankelijk van de fulfilmentstatus van de bestelling.

Een aangevraagde fulfilment annuleren

Als de fulfilment is aangevraagd maar nog niet is geaccepteerd, kun je deze rechtstreeks vanuit je Shopify-beheercentrum annuleren. De annulering wordt genoteerd in de tijdlijn van de bestelling en de bestelstatus verandert in Openstaand.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waarvoor je een fulfilment wilt annuleren.

3. Klik op Aanvraag annuleren.

Een geaccepteerde fulfilment annuleren

Als de fulfilment is geaccepteerd door je fulfilmentservice maar je de fulfilment moet annuleren, moet je een annuleringsverzoek naar je fulfilmentservice sturen en wachten op een reactie. Je fulfilmentservice accepteert of weigert je annuleringsverzoek.

Er wordt een banner weergegeven bij de bestelling wanneer het annuleringsverzoek wordt geaccepteerd of afgewezen:

• Annuleringsverzoek geaccepteerd: de annulering wordt genoteerd in de Tijdlijn en de bestelstatus keert terug naar Openstaand.
• Annuleringsverzoek afgewezen: de afwijzing wordt genoteerd in de tijdlijn van de bestelling en de fulfilmentservice gaat door met het fulfilmentproces. Je fulfilmentservice kan een bericht toevoegen om uit te leggen waarom het annuleringsverzoek is afgewezen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waarvoor je een fulfilment wilt annuleren.

3. Klik op ….

4. Klik op Annulering aanvragen.

5. Optioneel: voer in het veld Opmerkingen een bericht in voor je fulfilmentservice. Dit bericht wordt niet naar je klant gestuurd.

6. Klik op Annulering aanvragen.

Het annuleringsverzoek wordt genoteerd in de tijdlijn van de bestelling en de gedetailleerde fulfilmentstatus verandert in Annulering aangevraagd.

Een bestelling terugdraaien naar openstaand

Wanneer je een annulering voor een fulfilment aanvraagt, moet je wachten op een reactie van je fulfilmentservice. Als de fulfilmentservice de fulfilment annuleert, maar de fulfilmentstatus niet in Shopify kan updaten, kun je de bestelstatus handmatig wijzigen in Openstaand. Je moet contact opnemen met je fulfilmentservice om te bevestigen dat de fulfilment is geannuleerd om deze stap te voltooien.

Nadat je een bestelling of orderregel hebt teruggezet naar openstaand, controleer je je voorraadaantallen om er zeker van te zijn dat ze kloppen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling die je wilt terugdraaien naar openstaand.

3. Klik op ….

4. Klik op Terugzetten naar openstaand.

Zelf bestellingen afhandelen in plaats van je fulfilmentservice te gebruiken

Wanneer je een bestelling zelf moet afhandelen in plaats van via je fulfilmentservice, moet je de locatie van de artikelen wijzigen naar een locatie die je beheert, en de bestelling vervolgens afhandelen vanaf de nieuwe locatie. Dit zorgt voor een nauwkeurige voorraadtracking en voorkomt verschillen tussen je Shopify-beheercentrum en je fulfilmentservice.

Dit kan handig zijn in de volgende scenario's:

• Je fulfilmentservice is tijdelijk niet beschikbaar.
• Je moet een bestelling met spoed afhandelen vanuit je eigen voorraad.
• De voorraad van je fulfilmentservice loopt niet synchroon en je moet een bestelling handmatig als afgehandeld markeren.
• Je wilt een speciale bestelling persoonlijk afhandelen.

Als je regelmatig bestellingen zelf moet afhandelen, heb je twee opties voor het organiseren van je voorraad:

• Voorraad opslaan op je eigen locaties (aanbevolen voor handmatige controle): Verplaats voorraad naar een locatie die je in beheer hebt, zoals je winkel of magazijn. Hierdoor kun je bestellingen in het Shopify-beheercentrum als afgehandeld markeren, je kwaliteitscontrole uitvoeren en een app gebruiken om fulfilments aan te maken. Meer informatie over voorraad op meerdere locaties beheren.
• Samenwerken met je fulfilmentservice: Neem contact op met de aanbieder van de fulfilmentservice en bevestig dat ze direct fulfilments kunnen aanmaken. Nadat zij de fulfilment hebben aangemaakt, kun je de trackinggegevens nog steeds updaten.

Voordat je de locatie van de bestelling wijzigt, controleer je de fulfilmentstatus van de bestelling:

• Als er nog geen fulfilment is aangevraagd, kun je de locatie direct wijzigen.
• Als de fulfilment is aangevraagd maar niet geaccepteerd, annuleer je de fulfilmentaanvraag eerst en wijzig je daarna de locatie.
• Als de fulfilment is geaccepteerd, vraag je een annulering aan en wacht je totdat de fulfilmentservice deze accepteert voordat je de locatie wijzigt.