Facturen toevoegen via Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay ondersteunt financiële transacties door zowel binnenlandse als internationale factuurbetalingen mogelijk te maken. In dit artikel lees je hoe je handmatig, per e-mail of via synchronisatie met apps zoals QuickBooks Online en Gmail facturen toevoegt.

De eerste keer dat je een betaling aan een verkoper instelt, voeg je de gegevens van de verkoper en je voorkeursbetaalmethode toe. De volgende keer dat je een factuur van die verkoper betaalt, worden hun gegevens en je betalingsvoorkeuren opgeslagen om het proces te versnellen.

Factuurvereisten en aandachtspunten

Shopify Bill Pay ondersteunt betalingen zowel binnen de Verenigde Staten als internationaal volgens specifieke richtlijnen:

• Valuta: alle factuurbetalingen moeten in USD worden gedaan.
• Binnenlandse betalingen: omvat transacties binnen Puerto Rico (facturen naar, van of binnen Puerto Rico).
• Beperkingen: bedrijven in Texas of Vermont kunnen geen internationale factuurbetalingen doen. Daarnaast zijn betalingen aan bepaalde landen verboden. Bekijk de volledige lijst met landen die openstaan voor internationale betalingen.
• Creditcards: American Express kan betalingen beperken op basis van de branche van je verkoper. Bekijk welke branches zijn toegestaan door American Express.

Tips voor snelle betalingen

Bekijk de volgende tips om je facturen snel te betalen:

• Zorg ervoor dat je bankrekening is gekoppeld en geverifieerd voordat je een betaling start. Je kunt de bankrekening ook tijdens het betalingsproces toevoegen, maar dit kan vertragingen veroorzaken.
• Voor grotere betalingen moet je mogelijk een afbeelding van de factuur verstrekken tijdens het betalingsproces om de verificatie te versnellen.

Facturen toevoegen aan Shopify Bill Pay

Je kunt op meerdere manieren facturen toevoegen aan je Shopify Bill Pay-account:

• handmatig via het Shopify-beheercentrum
• via een Bill Pay-e-mailadres
• synchroniseren met een QuickBooks Online-account
• importeren uit je Gmail-account
• toevoegen vanuit de Stocky-app

Handmatig een factuur toevoegen aan je Shopify Bill Pay-account

Je kunt handmatig een factuur toevoegen aan je Shopify Bill Pay-account en deze later betalen. Als je de factuur in één stap handmatig wilt toevoegen en betalen, raadpleeg dan een binnenlandse factuur betalen of een internationale factuur betalen.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Financiën > Bill Pay.

2. Klik op Factuur toevoegen.

3. Voeg de betalingsgegevens toe:

   • Klik op Bestand toevoegen om een factuurbestand te uploaden. Het bestand moet een PDF of JPG zijn.
   • Klik op Gegevens handmatig toevoegen om de factuurgegevens handmatig in te voeren.

4. Klik op Opslaan en later betalen.

Facturen toevoegen met je Shopify Bill Pay-e-mailadres

Je Shopify Bill Pay-account heeft een uniek e-mailadres waar jij of je verkopers facturen naartoe kunnen sturen. Als je geen facturen in je Shopify Bill Pay-account hebt, wordt je unieke Shopify Bill Pay-e-mailadres weergegeven op de homepage van Shopify Bill Pay. Als je wel facturen hebt, wordt het e-mailadres weergegeven boven het factuurgedeelte op de homepage.

Wanneer jij of je verkoper een factuur naar dit adres stuurt en een factuur bijvoegt, wordt de factuur weergegeven in je Shopify Bill Pay-account in je Shopify-beheercentrum, waarbij alle of een deel van de factuurgegevens al zijn ingevuld. De bijgevoegde factuur moet een PNG-, JPG-, PDF- of GIF-bestand zijn en mag maximaal 10 MB groot zijn.

Facturen toevoegen via e-mail kan een snelle manier zijn om je Shopify Bill Pay-account te vullen met de facturen die je moet betalen. Overweeg een van de volgende methoden te gebruiken:

• Je verkopers je Shopify Bill Pay-e-mailadres doorgeven, zodat ze facturen rechtstreeks daarheen kunnen sturen
• De e-mails met bijgevoegde facturen doorsturen naar je Shopify Bill Pay-e-mailadres
• Een schermafbeelding of foto van je factuur maken en deze bijvoegen aan een e-mail die je naar je Shopify Bill Pay-e-mailadres stuurt

Facturen synchroniseren vanuit QuickBooks Online

Je kunt je QuickBooks Online-account koppelen zodat facturen uit je QuickBooks-account automatisch worden toegevoegd aan je Shopify Bill Pay-account. Synchronisatie met QuickBooks synchroniseert ook je verkoperslijst en er wordt een verkopersprofiel aangemaakt in Shopify Bill Pay voor elke verkoper met een onbetaalde factuur.

Nadat je je account hebt gekoppeld, worden binnen een paar minuten facturen van de afgelopen 60 dagen gesynchroniseerd. Daarna vindt er elke 2 uur een synchronisatie plaats om nieuwe facturen op te halen.

Facturen importeren via Gmail

Je kunt je Gmail-account koppelen zodat facturen uit je Google Mail-inbox automatisch worden toegevoegd aan je Shopify Bill Pay-account.

Nadat de koppeling is gemaakt, scant Shopify Bill Pay regelmatig je Gmail-inbox op facturen die door verkopers worden verzonden met bestandsbijlagen. Shopify Bill Pay importeert geen andere items in je inbox en heeft hier ook geen toegang toe.

Facturen toevoegen via Stocky

Als je de Stocky-app gebruikt om de voorraad voor je winkel te beheren, dan kun je Stocky koppelen aan Shopify Bill Pay om je openstaande inkooporders van Stocky om te zetten in facturen in Shopify Bill Pay.

Voordat je facturen toevoegt via Stocky, moet je ervoor zorgen dat je Stocky hebt gekoppeld aan Shopify Bill Pay met je Stocky-API-toegangssleutel.

Wanneer je facturen aanmaakt vanuit Stocky-inkooporders, wordt de volgende informatie gesynchroniseerd met de resulterende facturen:

• Totaalbedrag ($)
• Verkopersnaam
• Vervaldatum
• PO-nummer

Facturen die via Stocky worden toegevoegd, worden in je Bill Pay-inbox weergegeven met de status Onbetaald en met Stocky als herkomst.

Stappen:

1. Ga in het Shopify-beheercentrum naar Financiën > Bill Pay.

2. Klik op Facturen aanmaken vanuit Stocky.

3. Selecteer de inkooporders die je wilt omzetten in facturen en klik vervolgens op Facturen aanmaken.