Planlegging av en varetelling med Shopify POS

En planlagt varetelling hjelper deg med å bekrefte at lageret i butikken din samsvarer med det som er registrert i Shopify-administratoren din. Å utføre en varetelling regelmessig kan hjelpe deg med å identifisere svinn, oppdage sporingsfeil og holde de nettbaserte og fysiske kanalene dine nøyaktige.

Denne siden dekker hvordan du velger en tellemetode, planlegger og forbereder tellingen, gjennomfører tellingen på tvers av flere enheter, og deretter stemmer av justeringer i etterkant. For en trinnvis gjennomgang av arbeidsflyten for hurtigtelling kan du se Endre lagerantall i Shopify POS.

Hvis du overfører fra Stocky og planlegger din første telling i Shopify, kan du se Overføring fra Stocky til Shopifys varelageradministrasjon.

Metoder for varetelling

Du kan kombinere de to følgende metodene for varetelling:

• Hurtigtelling i Shopify POS: Personalet skanner eller søker etter produkter på en Shopify POS-enhet og angir den tilgjengelige mengden. Denne metoden er best for varetelling i butikken. For mer informasjon, se Endre lagerantall i Shopify POS.
• Justeringer av lagerbeholdning i Shopify-administratoren: Personalet med tilgang til Shopify-administratoren kan justere antall på Varelager-siden, eller importere en CSV-fil. Denne metoden er best for masseoppdateringer og for avstemming etter varetelling i butikken. For mer informasjon, se Justere lagerantall og Importere og eksportere varelager med en CSV-fil.

En vanlig fremgangsmåte er at personalet i butikken teller ved hjelp av hurtigtelling, og at hovedkontoret deretter går gjennom og stemmer av justeringene i Shopify-administratoren.

Tidspunkt for varetelling

Du kan planlegge en varetelling rundt butikkens åpningstider og bemanning. Vurder hvilket av følgende alternativer som passer best for din virksomhet:

• Etter stengetid: Salg settes på pause, slik at tellingen blir nøyaktig.
• Før åpningstid: Det er stille i butikken, men tellingen kan overlappe med åpningstiden hvis den tar lengre tid enn forventet.
• Fordelt over flere dager etter sone: Nyttig for større butikker. Hvert skift teller en bestemt sone, slik at ingen enkelt dager blir overbelastet.
• Stenge butikken for telling: Det mest nøyaktige alternativet ettersom det ikke forekommer salg under tellingen, men butikken kan tape inntekter i perioden den er stengt.

Estimert tid og personale etter katalogstørrelse

Juster tid og personale basert på butikkens layout, produktkompleksitet, og om personalet bruker strekkodeskannere. Følgende tabellestimater er utgangspunkter for å hjelpe med planlegging av varetellinger.

Hyppighet for varetelling

Hvor ofte du teller avhenger av katalogstørrelse, svinnrisiko og butikkens kompleksitet. Vurder hvilket av følgende alternativer som passer best for din virksomhet:

• Kvartalsvis: Fungerer for de fleste butikker.
• Månedlig: Anbefales for kategorier med høy svinnrisiko, for eksempel små, verdifulle varer som er mer utsatt for tap eller tyveri.
• Rullerende ukentlige tellinger: Noen butikker teller ulike soner hver uke, slik at hele katalogen dekkes uten å måtte ta en fullstendig varetelling av hele butikken.

Konsistente varetellinger med jevne mellomrom er mer verdifullt enn sjeldne, perfekte tellinger.

Forbered en varetelling

Å forberede systemet og utstyret før varetellingen kan bidra til å unngå avvik forårsaket av ventende aktivitet eller uforberedte enheter.

Forbered systemet

Forbered systemet på følgende måte før tellingen:

• Fullfør ventende bestillinger, overføringer og frakt, slik at alle varelagerbevegelser gjenspeiles i administratoren.
• Behandle eventuell mottatt frakt, og marker den som mottatt i Shopify-administratoren.
• Synkroniser alle Shopify POS-enheter ved å åpne appen og bekrefte at nylige salg vises.
• Ta stikkprøver av noen produkter ved å sammenligne det Tilgjengelige antallet i administratoren med det fysiske lageret, for å fange opp åpenbare avvik før den fullstendige tellingen.

Forbered utstyret og teamet

Før tellingen forbereder du utstyret og teamet på følgende måte:

• Lad Shopify POS-enhetene og eventuelle støttede strekkodeskannere.
• Tildel personalet soner basert på butikkens fysiske områder, for eksempel hyller, reoler eller lagerseksjoner. Du kan bruke lagerplasser til å formalisere disse sonene.
• Skriv ut reservetelleskjemaer for soner der en enhet kanskje ikke er tilgjengelig.
• Se gjennom katalogen etter produkter som mangler strekkoder, eller som har skadede strekkodeetiketter, og skriv ut etiketter på nytt før tellingen. Du kan bruke appen Retail Barcode Labels for å skrive ut etiketter på nytt.

Kjøre en varetelling på tvers av flere enheter

For større kataloger kan personalet telle på flere Shopify POS-enheter samtidig. Hver økt med hurtigtelling støtter opptil 1000 varianter. Planlegg derfor å sende inn hver økt så snart en sone er fullført, og start deretter en ny økt for neste sone.

Følg disse retningslinjene for å unngå dobbelttelling og manglende produkter:

• Tildel hver medarbeider en spesifikk sone basert på fysisk layout, ikke alfabetisk rekkefølge. Ved å telle i én fysisk sveip, unngår man at personalet går tilbake til det samme området.
• Send inn hver økt så snart sonen er fullført. Innsendte økter synkroniseres umiddelbart til Shopify-administratoren.
• Ta vare på utskrevne sonetildelingsskjemaer slik at du kan spore hvilke soner som er talt.

Varelageret justeres i sanntid når et salg fullføres i Shopify POS eller i nettbutikken din. Når du sender inn en økt med hurtigtelling, justeres antallet for å samsvare med det som ble talt. Hvis et salg skjer mellom det tidspunktet personalet telte et produkt og økten ble sendt inn, vil det vises et lite avvik i justeringen. For å minimere dette, bør du telle utenfor åpningstid eller i perioder med lav trafikk, og sende inn hver økt raskt etter at sonen er fullført.

Stem av varelageret etter en telling

Etter at personalet har sendt inn sine økter for hurtigtelling, kan du se gjennom justeringene og følge opp avvik ved å bruke rapporten for endringer i lagerjusteringer i Shopify-administratoren.

Trinn:

1. Åpne rapporten for endringer i lagerjusteringer.
2. Filtrer rapporten etter datoen for varetellingen.
3. Gå gjennom justeringene for hver lokalisasjon.
4. For alle varianter med et avvik på mer enn 5 %, bør du telle produktet på nytt fysisk for å bekrefte det nye antallet.

Etter avstemming kan du planlegge neste varetelling. For anbefalinger om hyppighet, se Tellehyppighet.

Koordinere varetellinger på tvers av flere lokalisasjoner

Hvis du driver mer enn én lokalisasjon, kan du bruke følgende retningslinjer for å planlegge hvordan varetellinger settes i rekkefølge og hvordan overføringer håndteres i løpet av telleperioden:

• Tellinger på samme dag: Å telle alle lokalisasjoner på samme dag gir deg et nøyaktig øyeblikksbilde av det totale varelageret på ett bestemt tidspunkt. Denne tilnærmingen krever mer personale, men gir den ryddigste rapporten.
• Forskjøvede tellinger: Å telle én lokalisasjon om gangen i løpet av uken er enklere for teamet, men varelageret kan forskyves mellom talte og utalte lokalisasjoner hvis det skjer overføringer i mellomtiden.
• Sett overføringer mellom lokalisasjoner på pause: Å sette overføringer mellom lokalisasjoner på pause i telleperioden kan bidra til å unngå at de samme produktene telles på både opprinnelses- og destinasjonslokalisasjonene.

Når du sammenligner lokalisasjoner, bør du gå gjennom samsvarende avvik. Et positivt avvik på én lokalisasjon og et negativt avvik på en annen indikerer ofte en uregistrert overføring mellom dem.

Tips for en nøyaktig varetelling

Se følgende beste praksis for en nøyaktig varetelling:

• Bruk strekkodeskannere: Skannere er raskere og mer nøyaktige enn å søke etter varianter med navn. Kameraet på enheten fungerer som reserve når en skanner ikke er tilgjengelig. For mer informasjon, se Velge strekkodeskanner.
• Hurtigtelling fungerer på administrerte enheter: Hvis enhetene er låst i kioskmodus med et verktøy for administrasjon av mobilenheter (MDM), er hurtigtelling fortsatt tilgjengelig.
• Gjenopprett fra en fastlåst enhet: Start Shopify POS på nytt. Eventuelle økter som allerede var sendt inn, synkroniseres trygt til Shopify-administratoren.
• Gjenopprett fra en enhet med feil: Bytt til en annen Shopify POS-enhet. Innsendt fremdrift bevares, og du kan fortsette å telle der enheten med feil stoppet.
• Sjekk et produkts tellestatus: Skann eller søk etter et produkt i hurtigtelling for å bekrefte om det allerede har blitt talt i gjeldende økt.
• Noter usporede produkter på papir: Hvis et produkt ikke finnes i Shopify POS under tellingen, er produktet kanskje ikke tilordnet lokalisasjonen. Noter det ned og tilordne det til lokalisasjonen i Shopify-administratoren etter tellingen.