Memenuhi pesanan menggunakan layanan pemenuhan dengan aplikasi

Saat Anda menggunakan layanan pemenuhan yang terintegrasi dengan Shopify melalui aplikasi, Anda dapat mengelola seluruh alur kerja pemenuhan Anda dari admin Shopify. Anda dapat meminta pemenuhan, melacak kemajuan pemenuhan, berkomunikasi dengan layanan pemenuhan Anda melalui riwayat aktivitas pesanan, membatalkan pemenuhan, dan mengembalikan pesanan bila diperlukan.

Status pemenuhan diperbarui secara otomatis saat layanan pemenuhan Anda memproses pesanan. Saat Anda harus memenuhi pesanan sendiri tanpa menggunakan layanan pemenuhan, Anda dapat mengubah lokasi pesanan dan memenuhinya secara manual.

Jenis aplikasi pemenuhan

Aplikasi pemenuhan disinkronkan dengan admin Shopify Anda, sehingga pesanan Anda akan diperbarui seiring berjalannya proses pemenuhan. Pembaruan yang Anda terima bergantung pada aplikasinya:

• Layanan pemenuhan umum: Menyetok, memenuhi, dan mengirimkan pesanan atas nama toko Anda.
• Aplikasi dropshipping: Beberapa aplikasi secara otomatis menandai item sebagai terpenuhi saat mengirimkan pesanan. Aplikasi lainnya mengharuskan Anda untuk memesan item pelanggan di dalam aplikasi. Hubungi pengembang aplikasi Anda untuk menentukan alur kerja terbaik.
• Aplikasi print-on-demand: Sebagian besar aplikasi secara otomatis menandai item sebagai terpenuhi saat pesanan dikirim. Periksa pengaturan dan alur kerja yang direkomendasikan dengan pengembang aplikasi Anda.

Anda memilih metode pemenuhan untuk setiap produk, sehingga satu pesanan dapat menggunakan metode pemenuhan yang berbeda-beda untuk item yang berbeda. Misalnya, jika pelanggan memesan produk dropshipping dan produk yang Anda buat sendiri, dropshipper akan memenuhi item pertama dan Anda akan memenuhi item kedua.

Beberapa aplikasi pemenuhan memungkinkan Anda untuk menghubungkan akun jasa pengiriman mereka sendiri, sehingga Anda dapat menagih pelanggan sesuai dengan tarif yang ditagihkan oleh aplikasi kepada Anda. Periksa layanan pemenuhan Anda untuk mengetahui apakah mereka menawarkan opsi ini. Jika pengaturan pengiriman Anda hanya menggunakan profil pengiriman umum dan tidak memiliki tarif yang berbeda-beda untuk setiap lokasi, aplikasi pemenuhan mana pun akan ditambahkan secara otomatis ke pengaturan pengiriman Anda. Jika tidak, Anda harus menambahkan aplikasi ke pengaturan pengiriman secara manual.

Minta pemenuhan dari layanan pemenuhan Anda

Saat Anda meminta pemenuhan, sebuah pesan akan dikirim ke layanan pemenuhan Anda untuk mulai mengambil, mengemas, dan mengirimkan pesanan Anda. Jika Anda menggunakan pemenuhan otomatis, maka pemenuhan akan diminta secara otomatis saat pesanan dibayar, dan Anda tidak perlu menyelesaikan langkah-langkah ini.

Saat Anda meminta pemenuhan, status pemenuhan akan berubah menjadi Sedang diproses dan Anda harus menunggu respons dari layanan pemenuhan Anda. Layanan pemenuhan dapat menerima maupun menolak pemenuhan, dan hasilnya dicatat di riwayat aktivitas pesanan. Jika layanan pemenuhan menolak permintaan, status pesanan akan kembali menjadi Tidak terpenuhi, dan layanan pemenuhan Anda dapat menyertakan catatan untuk menjelaskan alasan pemenuhan ditolak.

Jika item dalam suatu pesanan dipenuhi oleh layanan yang berbeda atau dikirim dalam paket terpisah, maka beberapa item mungkin akan dikirim ke pelanggan Anda lebih awal dibandingkan item lainnya. Pesanan hanya menampilkan status Terpenuhi setelah semua item dikirimkan.

Langkah-langkah:

Melacak kemajuan pemenuhan

Setelah meminta pemenuhan, Anda dapat melacak informasi pemenuhan di dua lokasi saat membuka suatu pesanan:

• Bagian Pemenuhan sedang diproses menyediakan status pemenuhan dan informasi mendetail tentang progres pemenuhan. Misalnya, jika status pemenuhan pesanan adalah Sedang diproses, maka status mendetail akan memberi tahu Anda apakah pemenuhan tersebut Diminta atau Diterima.
• Bagian Riwayat Aktivitas pesanan diperbarui ketika ada perubahan pada pemenuhan. Gunakan riwayat aktivitas pesanan untuk membaca pesan yang dikirim oleh layanan pemenuhan Anda.

Menambahkan atau memperbarui informasi pelacakan

Anda dapat menambahkan atau memperbarui informasi pelacakan pesanan kapan saja, terlepas dari siapa yang membuat pemenuhannya. Jika layanan pemenuhan Anda menyediakan informasi pelacakan, informasi tersebut akan otomatis ditambahkan ke pesanan. Anda juga dapat menambahkan atau memperbarui informasi pelacakan secara manual.

Pelajari selengkapnya tentang cara menambahkan nomor pelacakan ke pesanan yang terpenuhi.

Membatalkan pemenuhan

Anda mungkin perlu membatalkan permintaan pemenuhan ketika pelanggan ingin membatalkan atau mengubah pesanan, atau saat Anda memutuskan untuk memenuhi pesanan secara manual. Langkah-langkah untuk membatalkan pemenuhan bergantung pada status pemenuhan pesanan.

Membatalkan pemenuhan yang diminta

Jika pemenuhan telah diminta namun belum diterima, maka Anda dapat membatalkannya langsung dari admin Shopify Anda. Pembatalan ini dicatat di riwayat aktivitas pesanan dan status pesanan berubah menjadi Tidak terpenuhi.

Langkah-langkah:

1. Dari admin Shopify, buka Pesanan.

2. Klik pesanan yang pemenuhannya ingin Anda batalkan.

3. Klik Batalkan permintaan.

Membatalkan pemenuhan yang diterima

Jika pemenuhan diterima oleh layanan pemenuhan namun Anda harus membatalkannya, maka Anda perlu mengirimkan permintaan pembatalan ke layanan pemenuhan Anda dan menunggu respons. Layanan pemenuhan Anda akan menerima atau menolak permintaan pembatalan Anda.

Terdapat spanduk yang ditampilkan pada pesanan saat permintaan pembatalan diterima atau ditolak:

• Permintaan pembatalan diterima: Pembatalan ini dicatat di Riwayat aktivitas dan status pesanan kembali menjadi Tidak terpenuhi.
• Permintaan pembatalan ditolak: Penolakan dicatat dalam riwayat aktivitas pesanan dan layanan pemenuhan akan melanjutkan proses pemenuhan. Layanan pemenuhan Anda dapat menyertakan pesan untuk menjelaskan alasan penolakan permintaan pembatalan.

Langkah-langkah:

1. Dari admin Shopify, buka Pesanan.

2. Klik pesanan yang pemenuhannya ingin Anda batalkan.

3. Klik ….

4. Klik Minta pembatalan.

5. Opsional: Di kolom Catatan, masukkan pesan untuk layanan pemenuhan Anda. Pesan ini tidak dikirimkan kepada pelanggan Anda.

6. Klik Minta pembatalan.

Permintaan pembatalan dicatat di riwayat aktivitas pesanan dan status pemenuhan mendetail berubah menjadi Pembatalan diminta.

Mengembalikan pesanan menjadi tidak terpenuhi

Saat meminta pembatalan untuk suatu pemenuhan, Anda harus menunggu respons dari layanan pemenuhan Anda. Jika layanan pemenuhan membatalkan pemenuhan tersebut, tetapi tidak dapat memperbarui status pemenuhan di Shopify, maka Anda dapat mengubah status pesanan secara manual menjadi Tidak terpenuhi. Anda perlu menghubungi layanan pemenuhan Anda untuk mengonfirmasi bahwa pemenuhan dibatalkan guna menyelesaikan langkah ini.

Setelah mengembalikan status pesanan atau item pesanan ke tidak terpenuhi, periksa jumlah inventaris Anda untuk memastikannya akurat.

Langkah-langkah:

1. Dari admin Shopify, buka Pesanan.

2. Klik pesanan yang ingin Anda kembalikan menjadi tidak terpenuhi.

3. Klik ….

4. Klik Kembalikan ke tidak terpenuhi.

Memenuhi pesanan Anda sendiri alih-alih menggunakan layanan pemenuhan Anda

Saat Anda harus memenuhi pesanan sendiri tanpa melalui layanan pemenuhan, Anda perlu mengubah lokasi item ke lokasi yang Anda kelola, kemudian memenuhi pesanan dari lokasi baru tersebut. Ini dapat menjaga pelacakan inventaris yang akurat serta mencegah ketidaksesuaian antara admin Shopify dan layanan pemenuhan Anda.

Hal ini bisa berguna dalam skenario berikut:

• Layanan pemenuhan Anda untuk sementara tidak tersedia.
• Anda harus segera memenuhi suatu pesanan dari inventaris Anda sendiri.
• Inventaris layanan pemenuhan Anda tidak tersinkronisasi dan Anda harus menandai pesanan sebagai terpenuhi secara manual.
• Anda ingin menangani pesanan khusus secara pribadi.

Jika Anda sering harus memenuhi pesanan sendiri, maka Anda memiliki dua opsi untuk mengelola inventaris:

• Stok inventaris di lokasi Anda sendiri (disarankan untuk kontrol manual): Pindahkan inventaris ke lokasi yang Anda kontrol, seperti toko retail atau gudang. Hal ini memungkinkan Anda untuk menandai pesanan sebagai terpenuhi di admin Shopify, menjalankan proses penjaminan mutu, dan menggunakan aplikasi apa pun untuk membuat pemenuhan. Pelajari selengkapnya tentang mengelola inventaris di berbagai lokasi.
• Bekerja sama dengan layanan pemenuhan Anda: Hubungi penyedia layanan pemenuhan Anda dan konfirmasikan bahwa mereka telah disiapkan untuk membuat pemenuhan secara langsung. Setelah mereka membuat pemenuhan, Anda masih dapat memperbarui informasi pelacakan.

Sebelum mengubah lokasi pesanan, tinjau status pemenuhan pesanan tersebut:

• Jika pemenuhan belum diminta, Anda dapat mengubah lokasi secara langsung.
• Jika pemenuhan telah diminta tetapi belum diterima, batalkan permintaan pemenuhan terlebih dahulu, lalu ubah lokasinya.
• Jika pemenuhan telah diterima, minta pembatalan dan tunggu hingga layanan pemenuhan Anda menerimanya sebelum mengubah lokasi.