A teljesítési idő megértése

A teljesítési idő a vásárló általi rendelésleadás és a vállalkozás általi teljesítés között eltelt időt jelenti. A szállítást igénylő rendelések akkor minősülnek teljesítettnek, amikor a vállalkozás átadja a szállítmányt egy fuvarozó szolgáltatónak.

A rendelések áttekintése, a szállítási címkék nyomtatása, a termékek csomagolása és a szállítmányok fuvarozási cégnek történő átadása mind hozzájárulnak a rendelés teljesítési idejéhez.

A vállalkozásától függően eltérő mértékben szabályozhatja a teljesítési időt. Ha dropship modellt használ, akkor csak azt tudja szabályozni, hogy mely beszállítókkal dolgozik együtt, és milyen gyorsan adja le náluk a rendeléseit. Ha saját maga szállítja a termékeket, akkor mindent Ön irányít, attól kezdve, hogy milyen gyorsan csomagolja be a terméket, egészen addig, amíg átadja a szállítmányokat a fuvarozási cégeknek.

A teljesítési idő határozza meg a rendelések listáján, illetve a rendelés részletei oldalon megjelenő Teljesítés határideje dátumot is.

A teljesítési idők hatása

A gyorsabb teljesítési idők az alábbi előnyökkel járhatnak:

• Olcsóbb szállítás – Lehetősége nyílhat lassabb szállítási opciók választására, miközben a szállítmányok továbbra is ésszerű időn belül érkeznek meg.
• Magasabb vásárlói elégedettség – Ha egy vásárló gyorsan megkapja a rendelését, az növelheti a vállalkozása iránti bizalmat, és pozitív élményt nyújthat. Ez növelheti az esélyét annak, hogy a vásárló újra rendeljen Öntől.
• Gyorsabban mozgó készlet – Ha a termékeket raktárakban tárolja, akkor a raktározási költségek csökkenthetők azáltal, hogy a termékek kevesebb időt töltenek a polcokon.
• Hatékonyabb teljesítési folyamat – A teljesítési idő javításával gondoskodhat arról, hogy alkalmazottai hatékonyan dolgozzanak, és elkerülhetők legyenek a felesleges bérköltségek.

A lassabb teljesítési idők az alábbi problémákat okozhatják:

• Ügyfélszolgálati leterheltség – A vásárlók felvehetik Önnel a kapcsolatot, hogy tájékoztatást kapjanak a rendeléseikről, és a válaszadás sok időt vehet igénybe.
• Nem teljesült elvárások – Egyes vásárlók elvárhatják, hogy a rendelések néhány napon belül megérkezzenek. Ha egy vállalkozás nem felel meg az elvárásaiknak, akkor előfordulhat, hogy a vásárló nem rendel többet attól a vállalkozástól.
• Magasabb költségek – A nem hatékony teljesítési idők ahhoz vezethetnek, hogy az alkalmazottak hosszabb ideig dolgoznak, a termékek pedig helyet foglalnak a raktári polcokon, ami egyaránt több pénzébe kerül a vállalkozásnak.

A teljesítési idők megértése

Ha megérti a rendelésfeldolgozás során végrehajtott egyes lépéseket, gyakran találhat olyan módszereket, amelyekkel hatékonyabbá teheti a teljesítési folyamatot. A felesleges lépések elhagyása, két lépés összevonása, vagy két feladat egyidejű elvégzése segíthet a teljesítési idő csökkentésében.

1. lépés – A termékek csoportosítása

Gondolja át az értékesített termékek feldolgozási lépéseit. Ha vannak olyan termékek, amelyek feldolgozása azonos lépésekből áll, csoportosítsa őket.

Tegyük fel például, hogy Ön pólókat, sapkákat és ékszereket árul. A sapkákra és pólókra vonatkozó rendelések feldolgozásához elegendő lehet őket egy bélelt borítékba tenni, kinyomtatni egy szállítási címkét, és átadni a borítékot a fuvarozási cégnek. Az ékszerrendelések feldolgozásakor azonban előfordulhat, hogy a terméket még egyszer utoljára ki kell políroznia, egy kis ékszerdobozba kell tennie, fel kell díszítenie a dobozt, be kell tennie egy csomagba, ki kell nyomtatnia a címkét, majd át kell adnia a fuvarozási cégnek. Ebben a forgatókönyvben a teljesítési folyamatok két csoportját különböztethetjük meg.

2. lépés – A feldolgozási lépések listájának létrehozása az egyes termékcsoportokhoz

Minden egyes termékcsoportnál sorolja fel azokat a lépéseket, amelyeket az adott csoportba tartozó termékek rendeléseinek feldolgozása során tesz.

Tegyük fel például, hogy grafikáinak nyomatait árulja, amelyeket igény szerint egy helyi nyomdánál nyomtattat ki. A teljesítési folyamat a következő lehet:

1. Nyissa meg a rendeléssel kapcsolatos e-mailt.
2. Ellenőrizze a kért nyomatot, majd nyissa meg e-mail-kliensét, és kezdjen el írni egy e-mailt a helyi nyomdának.
3. Töltse fel a nyomtatási fájlt az e-mailbe, majd küldje el az e-mailt.
4. Várja meg a nyomda e-mailes visszaigazolását arról, hogy a nyomat elkészült.
5. Menjen el a nyomdába, fizesse ki a nyomatot, majd vegye át.
6. Vezessen haza.
7. Csomagolja be a nyomatot.
8. Vásárolja meg és nyomtassa ki a szállítási címkét, majd ragassza rá a csomagra.
9. Vezessen a fuvarozási cég csomagleadási helyére.
10. Adja le a csomagot.

3. lépés – A lépések kiegészítése további részletekkel

Adjon hozzá további részleteket a lépésekhez, például a következőket:

• Az egyes lépések időtartama
• Bármilyen további szükséges teendő Ön részéről
• A lépéshez szükséges további anyagok

4. lépés – Feldolgozási lépések létrehozása a különböző csoportokba tartozó termékeket tartalmazó rendelésekhez

Gondoljon például az 1. lépésben említett, sapkákat, pólókat és ékszereket áruló üzlet forgatókönyvére. Külön lépéssorozatra lenne szüksége azoknál a rendeléseknél, amelyek egy sapka és egy ékszer becsomagolását is magukban foglalják.

A teljesítési idők javítása

Miután megismerte a rendelésfeldolgozás lépéseit, fontolja meg az alábbi módszereket az egyes folyamatok javítására:

• Emelje ki azokat a lépéseket, amelyeket előre elő lehet készíteni. Ilyen lehet például a doboz előkészítése, vagy a készlet áthelyezése a raktárból a csomagolóállomásra.
• Amennyire csak lehetséges, automatizálja a manuális feladatokat.
• Ha szállítási címkéket használ, vásárolja meg őket tömegesen.
• Keressen olyan lépéseket, amelyek egyszerre is elvégezhetők. Ha például egy lépésnél 15 percet kell várnia, gondolja át, hogy ez idő alatt elvégezhető-e egy későbbi lépés.
• Törölje a szükségtelen lépéseket.

A 2. lépésben említett, művészeti nyomatokra vonatkozó teljesítési folyamatot például az alábbi módokon javíthatja:

• Az 1-3. lépés összevonható – Töltse fel az összes nyomatot egy felhőalapú fájltároló szolgáltatásba, például a Google Drive-ba vagy a Dropboxba. Adjon hozzáférést a helyi nyomdának a nyomatokhoz. Állítsa be a helyi nyomdát egyéni teljesítési szolgáltatásként a Shopify adminisztrációs felületén. Végül módosítsa a Shopify-beállításokat úgy, hogy a rendszer automatikusan teljesítse a rendeléseket.

  Ezzel a beállítással, amikor egy rendelés érkezik az üzletébe, a helyi nyomda azonnal kap egy e-mailt az összes részlettel, és a felhőalapú fájltároló szolgáltatáson keresztül hozzáférhet a nyomathoz.

• A 8. lépés a 4. lépés alatt is megtörténhet – Miközben a nyomda e-mailes visszaigazolására vár, készítse elő a csomagot: nyomtassa ki a szállítási címkét, és ragassza rá a csomagra.

• A 6. lépés elhagyható – Ha a nyomat átvétele előtt előkészíti a csomagot és a címkét, akkor a nyomatot az átvétele után azonnal be tudja csomagolni, majd egyenesen a fuvarozási cég csomagleadási helyére hajthat.

A fenti módosítások elvégzése után a teljesítési folyamata a következő lenne:

1. Nyissa meg a rendeléssel kapcsolatos e-mailt.
2. Vásárolja meg és nyomtassa ki a szállítási címkét, majd ragassza rá a csomagra.
3. Várja meg a nyomda e-mailes visszaigazolását arról, hogy a nyomat elkészült.
4. Menjen el a nyomdába a csomagolással, fizesse ki a nyomatot, majd vegye át.
5. Fejezze be a termék csomagolását.
6. Vezessen a fuvarozási cég csomagleadási helyére.
7. Adja le a csomagot.

A folyamatok automatizálásának további lehetőségeiért tekintse át az alábbi listát:

• Rendelésfeldolgozás automatizálása
• Hatékonyságnövelő eszközök a Shopify adminisztrációs felületén
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

A teljesítési központok által kínált lehetőségek feltérképezése

Ha a rendelések saját kezű feldolgozása túl sok időt vesz igénybe, fontolja meg egy teljesítési központtal való együttműködést. A teljesítési központok feldolgozzák és szállítják a rendeléseket az Ön nevében, így több ideje marad a vállalkozása egyéb területeire koncentrálni.

Fontolja meg a következő lehetőségek feltérképezését:

• Shopify Fulfillment Network
• Helyi raktárak felkutatása

Tervezzen előre

Ha leárazást tervez, vagy olyan vállalkozást vezet, amelyet erősen befolyásolnak a szezonális hatások, gondoskodjon róla, hogy vállalkozása felkészült legyen a nagyobb mennyiségű rendelésre.

Az alábbiakban felsorolunk néhány módszert a felkészülésre:

• Gondoskodjon róla, hogy elegendő segítsége legyen.
• Készítse elő termékeit az események előtt néhány nappal.
• Gondoskodjon róla, hogy elegendő szállítási és csomagolóanyaggal, például dobozzal, ragasztószalaggal, borítékkal, nyomtatópapírral, tintával és címkével rendelkezzen.
• Ismerje a fő fuvarozási cége leadási határidejét, és tervezzen ezekhez az időpontokhoz mérten. Ha a fuvarozó például 16:00 után már nem fogad el szállítmányokat, minden rendelést készítsen össze 15:30-ig.

A jövőbeli események tervezésének megkönnyítése érdekében jegyezze fel, miből fogyott ki, vagy mely lépések vettek igénybe sok időt. Gondolja át, hogy több személyzet felvétele csökkentette volna-e a teljesítési időt, illetve van-e mód az időigényes, manuális feladatok automatizálására.