ऐप के साथ पूर्ति सेवा का उपयोग करके ऑर्डर फ़ुलफ़िल करना

जब आप किसी ऐसी पूर्ति सेवा का उपयोग करते हैं जो किसी ऐप के ज़रिए Shopify से इंटीग्रेट होती है, तो आप अपने Shopify एडमिन से अपना पूरा फ़ुलफ़िलमेंट वर्कफ़्लो मैनेज कर सकते हैं। आप फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध कर सकते हैं, फ़ुलफ़िलमेंट की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं, ऑर्डर टाइमलाइन के ज़रिए अपनी पूर्ति सेवा के साथ संवाद कर सकते हैं, फ़ुलफ़िलमेंट रद्द कर सकते हैं और ज़रूरत पड़ने पर ऑर्डर को पहले जैसी स्थिति में ला सकते हैं।

जैसे-जैसे आपकी पूर्ति सेवा ऑर्डर प्रोसेस करती है, फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस अपने आप अपडेट हो जाता है। जब आपको अपनी पूर्ति सेवा का उपयोग करने के बजाय ऑर्डर को खुद फ़ुलफ़िल करने की आवश्यकता होती है, तो आप ऑर्डर की लोकेशन बदल सकते हैं और इसे मैन्युअल रूप से फ़ुलफ़िल कर सकते हैं।

फ़ुलफ़िलमेंट ऐप के प्रकार

फ़ुलफ़िलमेंट ऐप आपके Shopify एडमिन के साथ सिंक होते हैं, जिससे फ़ुलफ़िलमेंट आगे बढ़ने पर आपके ऑर्डर अपडेट हो जाते हैं। आपको मिलने वाले अपडेट ऐप पर निर्भर करते हैं:

• सामान्य पूर्ति सेवाएँ: आपके स्टोर की ओर से ऑर्डर को स्टॉक, फ़ुलफ़िल और शिप करती हैं।
• ड्रॉपशिपिंग ऐप: कुछ ऐप जब कोई ऑर्डर शिप करते हैं, तो वे ऑटोमैटिक रूप से आइटम को 'पूरा किया गया' के रूप में चिह्नित कर देते हैं। दूसरों में आपको ऐप के भीतर अपने ग्राहक के आइटम ऑर्डर करने की आवश्यकता होती है। सर्वोत्तम वर्कफ़्लो निर्धारित करने के लिए अपने ऐप के डेवलपर से संपर्क करें।
• प्रिंट-ऑन-डिमांड ऐप: जब ऑर्डर शिप होता है, तो ज़्यादातर ऐप ऑटोमैटिक रूप से आइटम को 'पूरा किया गया' चिह्नित कर देते हैं। अपने ऐप के डेवलपर के साथ अनुशंसित सेटिंग और वर्कफ़्लो की जांच करें।

आप प्रत्येक प्रोडक्ट के लिए एक फ़ुलफ़िलमेंट तरीका चुनते हैं, इसलिए एक ही ऑर्डर अलग-अलग आइटम के लिए अलग-अलग फ़ुलफ़िलमेंट तरीके इस्तेमाल कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक किसी ड्रॉपशिप किए गए प्रोडक्ट और आपके द्वारा बनाए गए प्रोडक्ट का ऑर्डर देता है, तो ड्रॉपशिपर पहला आइटम फ़ुलफ़िल करता है और आप दूसरा आइटम फ़ुलफ़िल करते हैं।

कुछ फ़ुलफ़िलमेंट ऐप आपको उनके स्वयं के शिपिंग कैरियर खातों को कनेक्ट करने की अनुमति देते हैं, ताकि आप अपने ग्राहकों से ठीक वही शुल्क ले सकें जो ऐप आपसे लेता है। यह पता लगाने के लिए अपनी पूर्ति सेवा से जांचें कि क्या वे यह विकल्प देते हैं। यदि आपकी शिपिंग सेटिंग केवल सामान्य शिपिंग प्रोफ़ाइल का उपयोग करती हैं और प्रति लोकेशन अलग-अलग दरें नहीं हैं, तो कोई भी फ़ुलफ़िलमेंट ऐप ऑटोमैटिक रूप से आपकी शिपिंग सेटिंग में जुड़ जाता है। अन्यथा, आपको मैन्युअल रूप से ऐप को अपनी शिपिंग सेटिंग में जोड़ना होगा।

अपनी पूर्ति सेवा से फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध करें

जब आप फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध करते हैं, तो आपके ऑर्डर को निकालने (पिकिंग), पैक करने और शिप करने की शुरुआत करने के लिए आपकी पूर्ति सेवा को एक मैसेज भेजा जाता है। अगर आप ऑटोमैटिक फ़ुलफ़िलमेंट का उपयोग करते हैं, तो ऑर्डर का भुगतान होने पर फ़ुलफ़िलमेंट का अपने आप अनुरोध कर दिया जाता है और आपको ये चरण पूरे करने की आवश्यकता नहीं होती है।

जब आप फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध करते हैं, तो फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस बदलकर प्रगति पर है (In progress) हो जाता है और आपको अपनी पूर्ति सेवा से जवाब का इंतज़ार करना होता है। पूर्ति सेवा या तो फ़ुलफ़िलमेंट को स्वीकार करती है या अस्वीकार करती है और इसके नतीजे को ऑर्डर की टाइमलाइन में नोट किया जाता है। अगर पूर्ति सेवा इस अनुरोध को अस्वीकार कर देती है, तो ऑर्डर का स्टेटस वापस अपूर्ण (Unfulfilled) हो जाता है। फ़ुलफ़िलमेंट क्यों अस्वीकार किया गया, यह बताने के लिए आपकी पूर्ति सेवा इसमें एक नोट जोड़ सकती है।

अगर किसी ऑर्डर में शामिल आइटम को अलग-अलग सेवाओं द्वारा फ़ुलफ़िल किया जाता है या अलग-अलग पैकेज में शिप किया जाता है, तो कुछ आइटम आपके ग्राहकों को दूसरों से पहले डिलीवर किए जा सकते हैं। किसी ऑर्डर पर पूरा किया गया (Fulfilled) स्टेटस सिर्फ़ तभी दिखता है, जब सभी आइटम शिप कर दिए जाते हैं।

चरण:

फ़ुलफ़िलमेंट की प्रगति को ट्रैक करना

फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध करने के बाद, जब आप कोई ऑर्डर खोलते हैं तो आप दो जगहों पर फ़ुलफ़िलमेंट की जानकारी ट्रैक कर सकते हैं:

• फ़ुलफ़िलमेंट जारी है सेक्शन, फ़ुलफ़िलमेंट का स्टेटस और उसकी प्रगति के बारे में विस्तृत जानकारी देता है। उदाहरण के लिए, अगर किसी ऑर्डर का फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस जारी है है, तो विस्तृत स्टेटस आपको यह बताता है कि फ़ुलफ़िलमेंट अनुरोध किया गया है या स्वीकार किया गया है।
• जब फ़ुलफ़िलमेंट में बदलाव होते हैं, तो ऑर्डर का टाइमलाइन सेक्शन अपडेट हो जाता है। अपनी पूर्ति सेवा द्वारा भेजे गए मैसेज पढ़ने के लिए ऑर्डर टाइमलाइन का उपयोग करें।

ट्रैकिंग की जानकारी जोड़ना या अपडेट करना

आप किसी ऑर्डर के लिए किसी भी समय ट्रैकिंग की जानकारी जोड़ या अपडेट कर सकते हैं, भले ही फ़ुलफ़िलमेंट किसी ने भी बनाया हो। अगर आपकी पूर्ति सेवा ट्रैकिंग की जानकारी प्रदान करती है, तो इसे ऑर्डर में अपने आप जोड़ दिया जाता है। आप मैन्युअल रूप से भी ट्रैकिंग जानकारी जोड़ या अपडेट कर सकते हैं।

पूरा किए गए ऑर्डर में ट्रैकिंग नंबर जोड़ने के बारे में ज़्यादा जानें।

फ़ुलफ़िलमेंट रद्द करना

जब आपका ग्राहक ऑर्डर रद्द करना चाहता है या उसमें बदलाव करना चाहता है, या जब आप ऑर्डर को मैन्युअल रूप से फ़ुलफ़िल करने का फ़ैसला करते हैं, तो आपको फ़ुलफ़िलमेंट अनुरोध को रद्द करने की आवश्यकता हो सकती है। फ़ुलफ़िलमेंट रद्द करने के चरण ऑर्डर के फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस पर निर्भर करते हैं।

अनुरोध किए गए फ़ुलफ़िलमेंट को कैंसिल करना

अगर फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध किया गया है, लेकिन अभी तक स्वीकार नहीं किया गया है, तो आप इसे सीधे अपने Shopify एडमिन से रद्द कर सकते हैं। कैंसिलेशन को ऑर्डर की टाइमलाइन में नोट किया जाता है और ऑर्डर का स्टेटस बदलकर अपूर्ण हो जाता है।

चरण:

1. अपने Shopify एडमिन से, ऑर्डर पर जाएं।

2. उस ऑर्डर पर क्लिक करें जिसके लिए आप फ़ुलफ़िलमेंट रद्द करना चाहते हैं।

3. अनुरोध रद्द करें पर क्लिक करें।

स्वीकार किए गए फ़ुलफ़िलमेंट को कैंसिल करना

अगर आपकी पूर्ति सेवा द्वारा फ़ुलफ़िलमेंट स्वीकार कर लिया गया है, लेकिन आपको फ़ुलफ़िलमेंट को रद्द करना है, तो आपको अपनी पूर्ति सेवा को कैंसिलेशन अनुरोध भेजना होगा और उनके जवाब का इंतज़ार करना होगा। आपकी पूर्ति सेवा आपके कैंसिलेशन अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करती है।

कैंसिलेशन अनुरोध स्वीकार या अस्वीकार किए जाने पर ऑर्डर पर एक बैनर दिखाई देता है:

• कैंसिलेशन अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है: कैंसिलेशन को टाइमलाइन में नोट किया जाता है और ऑर्डर का स्टेटस वापस अपूर्ण हो जाता है।
• कैंसिलेशन अनुरोध अस्वीकार कर दिया गया है: इस अस्वीकृति को ऑर्डर टाइमलाइन में नोट किया जाता है और पूर्ति सेवा फ़ुलफ़िलमेंट की प्रक्रिया को जारी रखती है। कैंसिलेशन अनुरोध क्यों अस्वीकार किया गया, यह बताने के लिए आपकी पूर्ति सेवा कोई मैसेज शामिल कर सकती है।

चरण:

1. अपने Shopify एडमिन से, ऑर्डर पर जाएं।

2. उस ऑर्डर पर क्लिक करें जिसके लिए आप फ़ुलफ़िलमेंट रद्द करना चाहते हैं।

3. … पर क्लिक करें।

4. कैंसलेशन का अनुरोध करें पर क्लिक करें।

5. वैकल्पिक: नोट फ़ील्ड में, अपनी पूर्ति सेवा के लिए कोई मैसेज डालें। यह मैसेज आपके ग्राहक को नहीं भेजा जाता है।

6. कैंसलेशन का अनुरोध करें पर क्लिक करें।

कैंसिलेशन अनुरोध को ऑर्डर टाइमलाइन में नोट किया जाता है और विस्तृत फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस बदलकर कैंसिलेशन का अनुरोध किया गया है हो जाता है।

ऑर्डर को वापस अपूर्ण स्थिति में लाएं

जब आप फ़ुलफ़िलमेंट रद्द करने का अनुरोध करते हैं, तो आपको अपनी पूर्ति सेवा के जवाब का इंतज़ार करना होगा। अगर पूर्ति सेवा फ़ुलफ़िलमेंट को रद्द कर देती है, लेकिन Shopify में फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस अपडेट नहीं कर सकती है, तो आप मैन्युअल रूप से ऑर्डर का स्टेटस बदलकर अपूर्ण कर सकते हैं। इस चरण को पूरा करने के लिए आपको अपनी पूर्ति सेवा से संपर्क करके पुष्टि करनी होगी कि फ़ुलफ़िलमेंट रद्द कर दिया गया है।

किसी ऑर्डर या लाइन आइटम को अनफ़ुलफ़िल्ड पर वापस लाने के बाद, यह पक्का करने के लिए अपनी इन्वेंटरी मात्रा की जांच करें कि वे सटीक हैं।

चरण:

1. अपने Shopify एडमिन से, ऑर्डर पर जाएं।

2. जिस ऑर्डर को आप अपूर्ण स्थिति में वापस लाना चाहते हैं, उस पर क्लिक करें।

3. … पर क्लिक करें।

4. अनफ़ुलफ़िल्ड पर वापस लाएं पर क्लिक करें।

अपनी पूर्ति सेवा का उपयोग करने के बजाय ऑर्डर को खुद फ़ुलफ़िल करना

जब आपको अपनी पूर्ति सेवा के बजाय ऑर्डर खुद फ़ुलफ़िल करना होता है, तो आपको आइटम की लोकेशन बदलकर ऐसी लोकेशन सेट करनी होगी जिसे आप मैनेज करते हों और फिर नई लोकेशन से ऑर्डर पूरा करना होगा। यह सटीक इन्वेंट्री ट्रैकिंग बनाए रखता है और आपके Shopify एडमिन तथा आपकी पूर्ति सेवा के बीच होने वाले अंतर को रोकता है।

यह नीचे दी गई स्थितियों में उपयोगी हो सकता है:

• आपकी पूर्ति सेवा कुछ समय के लिए अनुपलब्ध है।
• आपको अपनी खुद की इन्वेंट्री से किसी ऑर्डर को तुरंत फ़ुलफ़िल करने की आवश्यकता है।
• आपकी पूर्ति सेवा की इन्वेंट्री सिंक नहीं है और आपको मैन्युअल रूप से किसी ऑर्डर को पूरा किया गया के रूप में मार्क करने की आवश्यकता है।
• आप किसी खास ऑर्डर को व्यक्तिगत रूप से हैंडल करना चाहते हैं।

अगर आपको अक्सर ऑर्डर खुद फ़ुलफ़िल करने पड़ते हैं, तो अपनी इन्वेंट्री को व्यवस्थित करने के लिए आपके पास दो विकल्प होते हैं:

• अपनी लोकेशन पर इन्वेंटरी स्टॉक करें (मैन्युअल कंट्रोल के लिए अनुशंसित): इन्वेंटरी को उस लोकेशन पर ले जाएं जिसे आप कंट्रोल करते हैं, जैसे कि आपका रिटेल स्टोर या वेयरहाउस। इससे आप Shopify एडमिन में ऑर्डर को पूरे किए गए के रूप में मार्क कर सकते हैं, अपनी क्वालिटी अश्योरेंस प्रोसेस चला सकते हैं और फ़ुलफ़िलमेंट बनाने के लिए किसी भी ऐप का इस्तेमाल कर सकते हैं। एक से ज़्यादा लोकेशन पर इन्वेंटरी मैनेज करने के बारे में ज़्यादा जानें।
• अपनी पूर्ति सेवा के साथ काम करें: अपने पूर्ति सेवा प्रोवाइडर से संपर्क करें और पुष्टि करें कि वे सीधे फ़ुलफ़िलमेंट बनाने के लिए सेट अप हैं या नहीं। उनके द्वारा फ़ुलफ़िलमेंट बनाने के बाद भी आप ट्रैकिंग जानकारी अपडेट कर सकते हैं।

ऑर्डर की लोकेशन बदलने से पहले, ऑर्डर का फ़ुलफ़िलमेंट स्टेटस देखें:

• अगर फ़ुलफ़िलमेंट का अभी तक अनुरोध नहीं किया गया है, तो आप सीधे लोकेशन बदल सकते हैं।
• अगर फ़ुलफ़िलमेंट का अनुरोध किया गया है लेकिन स्वीकार नहीं किया गया है, तो पहले फ़ुलफ़िलमेंट अनुरोध रद्द करें, फिर लोकेशन बदलें।
• अगर फ़ुलफ़िलमेंट स्वीकार कर लिया गया है, तो कैंसिलेशन का अनुरोध करें और लोकेशन बदलने से पहले अपनी पूर्ति सेवा के स्वीकार करने का इंतज़ार करें।