Traitement des commandes à l’aide d’un service de traitement des commandes avec une appli

Lorsque vous utilisez un service de traitement des commandes qui s’intègre à Shopify via une application, vous pouvez gérer l’ensemble de votre flux de travail de traitement des commandes depuis votre interface administrateur Shopify. Vous pouvez demander des traitements, suivre leur progression, communiquer avec votre service de traitement des commandes via le calendrier de la commande, annuler des traitements et rétablir des commandes au besoin.

Le statut du traitement de la commande est mis à jour automatiquement à mesure que votre service de traitement des commandes traite vos commandes. Lorsque vous devez traiter des commandes vous-même au lieu de faire appel à votre service de traitement des commandes, vous pouvez modifier l’emplacement de la commande et la traiter manuellement.

Types d’applis de traitement

Les applis de traitement se synchronisent avec votre interface administrateur Shopify, de sorte que vos commandes se mettent à jour au fur et à mesure que le traitement des commandes progresse. Les mises à jour que vous recevez dépendent de l’appli :

• Services généraux de traitement des commandes : stockent, traitent et expédient les commandes pour le compte de votre boutique.
• Applis de dropshipping : certaines marquent automatiquement les articles comme traités lorsqu’elles expédient une commande. D’autres vous obligent à commander les articles de vos clients dans l’appli. Contactez le développeur de votre appli pour déterminer le meilleur flux de travail.
• Applis d’impression à la demande : la plupart marquent automatiquement les articles comme traités lors de l’expédition de la commande. Vérifiez les paramètres et le flux de travail recommandés auprès du développeur de votre appli.

Vous sélectionnez un mode de traitement des commandes pour chaque produit. Ainsi, une seule commande peut utiliser différents modes de traitement pour différents articles. Par exemple, si un client commande un produit expédié en dropshipping et un produit que vous fabriquez vous-même, le dropshipper traite le premier article et vous traitez le second.

Certaines applis de traitement vous permettent de connecter leurs propres comptes de transporteur de marchandises, de sorte que vous pouvez facturer à vos clients le montant exact que l’appli vous facture. Renseignez-vous auprès de votre service de traitement des commandes pour savoir s’il propose cette option. Si vos paramètres d’expédition utilisent uniquement le profil d’expédition général et n’ont pas de tarifs différents par emplacement, toute appli de traitement est automatiquement ajoutée à vos paramètres d’expédition. Sinon, vous devez ajouter manuellement l’appli à vos paramètres d’expédition.

Demander un traitement à votre service de traitement des commandes

Lorsque vous demandez un traitement, un message est envoyé à votre service de traitement des commandes pour commencer à préparer, emballer et expédier votre commande. Si vous utilisez le traitement automatique, le traitement est automatiquement demandé lorsque la commande est payée, et vous n’avez pas besoin d’effectuer ces étapes.

Lorsque vous demandez un traitement, le statut de traitement passe à En cours et vous devez attendre une réponse de votre service de traitement des commandes. Le service de traitement des commandes accepte ou refuse le traitement, et le résultat est noté dans le calendrier de la commande. Si le service de traitement des commandes refuse la demande, le statut de la commande repasse à Non traitée et votre service de traitement des commandes peut inclure une note pour expliquer pourquoi le traitement a été refusé.

Si les articles d’une commande sont traités par différents services ou expédiés dans des colis séparés, certains articles peuvent être livrés à vos clients avant d’autres. Une commande affiche le statut Traitée uniquement après l'expédition de tous les articles.

Étapes :

Suivi de la progression du traitement

Après avoir demandé un traitement, vous pouvez suivre les informations de traitement à deux endroits lorsque vous ouvrez une commande :

• La section Traitement en cours indique un statut de traitement et des informations détaillées sur la progression du traitement. Par exemple, si le statut de traitement d’une commande est En cours, le statut détaillé vous indique si le traitement est Demandé ou Accepté.
• La section Calendrier de la commande est mise à jour lorsque des modifications sont apportées au traitement. Utilisez le calendrier de la commande pour lire les messages envoyés par votre service de traitement des commandes.

Ajout ou mise à jour des informations de suivi

Vous pouvez ajouter ou mettre à jour les informations de suivi d’une commande à tout moment, peu importe la personne qui a créé le traitement. Si votre service de traitement des commandes fournit des informations de suivi, elles sont automatiquement ajoutées à la commande. Vous pouvez également ajouter ou mettre à jour manuellement ces informations de suivi.

En savoir plus sur l'ajout d’un numéro de suivi à une commande traitée.

Annulation de traitements

Vous devrez peut-être annuler une demande de traitement si votre client souhaite annuler ou modifier sa commande, ou si vous décidez de traiter la commande manuellement. Les étapes pour annuler un traitement dépendent du statut de traitement de la commande.

Annuler un traitement de commande demandé

Si le traitement est demandé mais pas encore accepté, vous pouvez l’annuler directement depuis votre interface administrateur Shopify. L’annulation est indiquée dans le calendrier de la commande et le statut de la commande passe à Non traitée.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Commandes.

2. Cliquez sur la commande pour laquelle vous souhaitez annuler un traitement.

3. Cliquez sur Annuler la demande.

Annuler un traitement de commande accepté

Si le traitement est accepté par votre service de traitement des commandes, mais que vous devez l’annuler, vous devez envoyer une demande d’annulation à votre service de traitement des commandes et attendre une réponse. Votre service de traitement des commandes acceptera ou rejettera votre demande d’annulation.

Une bannière s'affiche sur la commande lorsque la demande d’annulation est acceptée ou rejetée :

• Demande d’annulation acceptée : l’annulation est indiquée dans le Calendrier et le statut de la commande repasse à Non traitée.
• Demande d’annulation rejetée : le rejet est indiqué dans le calendrier de la commande et le service de traitement des commandes poursuit le processus de traitement. Votre service de traitement des commandes peut inclure un message pour expliquer la raison pour laquelle la demande d’annulation a été refusée.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Commandes.

2. Cliquez sur la commande pour laquelle vous souhaitez annuler un traitement.

3. Cliquez sur ….

4. Cliquez sur Demander l’annulation.

5. Facultatif : dans le champ Remarques, saisissez un message destiné à votre service de traitement des commandes. Ce message n’est pas envoyé à votre client.

6. Cliquez sur Demander l’annulation.

La demande d’annulation est indiquée dans le calendrier de la commande et le statut de traitement détaillé passe à Annulation demandée.

Rétablir le statut d'une commande sur Non traitée

Lorsque vous demandez l'annulation d'un traitement, vous devez attendre une réponse de votre service de traitement des commandes. Si le service de traitement des commandes annule le traitement, mais ne peut pas mettre à jour le statut du traitement dans Shopify, vous pouvez alors remplacer manuellement le statut de la commande par Non traitée. Pour effectuer cette étape, vous devez contacter votre service de traitement des commandes afin de confirmer l'annulation du traitement.

Après avoir rétabli le statut Non traitée pour une commande ou un article, vérifiez que vos quantités en stock sont exactes.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, accédez à Commandes.

2. Cliquez sur la commande dont vous souhaitez rétablir le statut sur Non traitée.

3. Cliquez sur ….

4. Cliquez sur Rétablir le statut Non traitée.

Traiter les commandes vous-même au lieu d'utiliser votre service de traitement des commandes

Lorsque vous devez traiter une commande vous-même au lieu de passer par votre service de traitement des commandes, vous devez modifier l’emplacement des articles pour un emplacement que vous gérez, puis traiter la commande à partir de ce nouvel emplacement. Cela permet de maintenir un suivi précis des stocks et d'éviter les écarts entre votre interface administrateur Shopify et votre service de traitement des commandes.

Cela peut s'avérer utile dans les scénarios suivants :

• Votre service de traitement des commandes est temporairement indisponible.
• Vous devez traiter une commande en urgence à partir de votre propre stock.
• Le stock de votre service de traitement des commandes est désynchronisé et vous devez marquer une commande comme traitée manuellement.
• Vous souhaitez gérer une commande spéciale personnellement.

Si vous devez souvent traiter les commandes vous-même, vous disposez de deux options pour organiser votre stock :

• Conserver le stock dans vos propres emplacements (recommandé pour un contrôle manuel) : déplacez le stock vers un emplacement que vous contrôlez, tel que votre magasin physique de vente au détail ou votre entrepôt. Cela vous permet de marquer les commandes comme traitées dans l’interface administrateur Shopify, d’exécuter votre processus d’assurance qualité et d’utiliser n’importe quelle appli pour créer des traitements de commandes. En savoir plus sur la gestion du stock dans plusieurs emplacements.
• Collaborer avec votre service de traitement des commandes : contactez votre fournisseur de services de traitement des commandes et confirmez qu’il est configuré pour créer directement des traitements de commandes. Une fois qu’il a créé le traitement des commandes, vous pouvez toujours mettre à jour les informations de suivi.

Avant de modifier l’emplacement de la commande, vérifiez le statut de traitement de la commande :

• Si le traitement des commandes n’a pas encore été demandé, vous pouvez modifier directement l’emplacement.
• Si le traitement des commandes est demandé mais n’est pas accepté, annulez d’abord la demande de traitement, puis modifiez l’emplacement.
• Si le traitement des commandes est accepté, demandez l’annulation et attendez que votre service de traitement des commandes l’accepte avant de modifier l’emplacement.