Ajout de factures via Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay prend en charge les transactions financières en facilitant les paiements de factures nationaux et internationaux. Dans cet article, vous apprendrez comment ajouter des factures manuellement, par e-mail ou par synchronisation avec des applications telles que QuickBooks Online et Gmail.

La première fois que vous configurez un paiement avec un fournisseur, vous ajoutez les informations de ce dernier et votre moyen de paiement préféré. La prochaine fois que vous paierez une facture de ce fournisseur, ses informations et vos préférences de paiement seront enregistrées pour accélérer le processus.

Comprendre les exigences et les considérations relatives aux factures

Shopify Bill Pay prend en charge les paiements aux États-Unis et à l’international, selon des directives précises :

• Devise : tous les paiements de factures doivent être effectués en USD.
• Paiements nationaux : inclut les transactions au sein de Porto Rico (factures à destination, en provenance ou au sein de Porto Rico).
• Restrictions : les entreprises situées au Texas ou dans le Vermont ne peuvent pas effectuer de paiements de factures internationaux. De plus, les paiements vers certains pays sont interdits. Consultez la liste complète des pays ouverts aux paiements internationaux.
• Cartes de crédit : American Express peut restreindre les paiements en fonction du secteur d’activité de votre fournisseur. Consultez les secteurs d’activité autorisés par American Express.

Conseils pour des paiements rapides

Pour vous aider à payer vos factures rapidement, consultez les conseils suivants :

• Assurez-vous que votre compte bancaire est connecté et vérifié avant de lancer un paiement. Il est possible d’ajouter le compte bancaire pendant le processus de paiement de la facture, mais cela peut entraîner des retards.
• Pour les paiements plus importants, vous devrez peut-être fournir une image de la facture pendant le processus de paiement pour en accélérer la vérification.

Ajout de factures à Shopify Bill Pay

Il existe plusieurs façons d’ajouter des factures à votre compte Shopify Bill Pay :

• manuellement depuis l’interface administrateur Shopify
• en utilisant une adresse e-mail Bill Pay
• en synchronisant un compte QuickBooks Online
• en important des factures depuis votre compte Gmail
• en ajoutant des factures depuis l’appli Stocky

Ajouter manuellement une facture à votre compte Shopify Bill Pay

Vous pouvez ajouter manuellement une facture à votre compte Shopify Bill Pay et la payer plus tard. Si vous souhaitez ajouter et payer la facture manuellement en une seule étape, consultez la rubrique payer une facture nationale ou payer une facture internationale.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Finance > Bill Pay.

2. Cliquez sur Ajouter une facture.

3. Ajoutez les détails du paiement :

   • Pour charger un fichier de facture, cliquez sur Ajouter un fichier. Le fichier doit être au format PDF ou JPG.
   • Pour saisir manuellement les détails de la facture, cliquez sur Ajouter les détails manuellement.

4. Cliquez sur Enregistrer et payer plus tard.

Ajout de factures à l’aide de votre e-mail Shopify Bill Pay

Votre compte Shopify Bill Pay est fourni avec une adresse e-mail unique à laquelle vous ou vos fournisseurs pouvez envoyer des factures. Si vous n’avez aucune facture dans votre compte Shopify Bill Pay, votre adresse e-mail unique Shopify Bill Pay s’affiche sur la page d’accueil de Shopify Bill Pay. Si vous avez des factures, l’adresse e-mail s’affiche au-dessus de la zone des factures sur la page d’accueil.

Lorsque vous ou votre fournisseur envoyez un e-mail contenant une facture en pièce jointe à cette adresse, la facture s’affiche dans votre compte Shopify Bill Pay, au sein de votre interface administrateur Shopify, et ses informations sont renseignées en totalité ou en partie. La facture jointe doit être un fichier au format PNG, JPG, PDF ou GIF et sa taille ne doit pas dépasser 10 Mo.

L’ajout de factures par e-mail peut être un moyen rapide de remplir votre compte Shopify Bill Pay avec les factures que vous devez payer. Envisagez d’utiliser l’une des méthodes suivantes :

• Communiquer votre adresse e-mail Shopify Bill Pay à vos fournisseurs afin qu’ils puissent y envoyer directement les factures
• Transférer les e-mails contenant des factures en pièce jointe à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay
• Prendre une capture d’écran ou une photo de votre facture et la joindre à un e-mail que vous envoyez à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay

Synchronisation des factures depuis QuickBooks Online

Vous pouvez connecter votre compte QuickBooks Online afin que les factures de votre compte QuickBooks soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay. La synchronisation avec QuickBooks synchronise également votre liste de fournisseurs, et un profil de fournisseur est créé dans Shopify Bill Pay pour chaque fournisseur qui a une facture impayée.

Une fois votre compte connecté, les factures des 60 derniers jours sont synchronisées en quelques minutes. Ensuite, une synchronisation a lieu toutes les 2 heures pour importer les nouvelles factures.

Importer des factures via Gmail

Vous pouvez connecter votre compte Gmail afin que les factures de votre boîte de réception Google Mail soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay.

Une fois la connexion établie, Shopify Bill Pay scanne régulièrement votre boîte de réception Gmail à la recherche de factures envoyées par des fournisseurs avec des fichiers joints. Shopify Bill Pay n’importe et n’a accès à aucun autre élément de votre boîte de réception.

Ajouter des factures via Stocky

Si vous utilisez l’appli Stocky pour gérer le stock de votre boutique, vous pouvez connecter Stocky à Shopify Bill Pay afin de transformer vos bons de commande en cours de Stocky en factures dans Shopify Bill Pay.

Avant d’ajouter des factures via Stocky, assurez-vous d’avoir connecté Stocky à Shopify Bill Pay à l’aide de votre clé d’accès à l’API de Stocky.

Lorsque vous créez des factures à partir de bons de commande Stocky, les informations suivantes sont synchronisées avec les factures correspondantes :

• Montant total
• Nom du fournisseur
• Date d’échéance
• Numéro du bon de commande

Les factures ajoutées via Stocky s’affichent dans votre boîte de réception Shopify Bill Pay avec le statut Non payée, et Stocky est indiqué comme origine.

Étapes :

1. Depuis votre interface administrateur Shopify, allez à Finance > Bill Pay.

2. Cliquez sur Créer des factures à partir de Stocky.

3. Sélectionnez les bons de commande que vous souhaitez transformer en factures, puis cliquez sur Créer des factures.