Varastolaskennan suunnittelu Shopify POS -sovelluksella

Suunniteltu varastolaskenta auttaa varmistamaan, että kauppasi varasto vastaa Shopifyn ohjausnäkymään kirjattuja tietoja. Varaston säännöllinen laskenta auttaa tunnistamaan hävikkiä, huomaamaan seurantavirheitä ja pitämään online- ja myymäläkanaviesi tiedot tarkkoina.

Tällä sivulla kerrotaan, miten valita laskentamenetelmä, ajoittaa ja valmistella laskenta, suorittaa laskenta useilla laitteilla ja täsmäyttää muutokset sen jälkeen. Vaiheittaiset ohjeet nopean laskennan työnkulkuun löydät kohdasta Varastomäärien muuttaminen Shopify POS -sovelluksessa.

Jos olet siirtymässä Stocky-sovelluksesta ja suunnittelet ensimmäistä laskentaasi Shopifyssa, katso lisätietoja kohdasta Siirtyminen Stockysta Shopifyn varastonhallintaan.

Varastonlaskennan menetelmät

Voit yhdistää seuraavia kahta menetelmää varaston laskemisessa:

• Pikalaskenta Shopify POS -sovelluksessa: Henkilöstö skannaa tai hakee tuotteita Shopify POS -laitteella ja syöttää käsillä olevan määrän. Tämä menetelmä sopii parhaiten myymälässä tehtäviin laskentoihin. Lisätietoja on kohdassa Varastomäärien muuttaminen Shopify POS -sovelluksessa.
• Varaston muutokset Shopifyn ohjausnäkymässä: Shopifyn ohjausnäkymää käyttävä henkilöstö voi muuttaa määriä Varasto-sivulla tai tuoda CSV-tiedoston. Tämä menetelmä sopii parhaiten massapäivityksiin ja täsmäyttämiseen myymälässä tehdyn laskennan jälkeen. Lisätietoja on kohdissa Varastomäärien muuttaminen ja Varastotietojen tuonti ja vienti CSV-tiedoston avulla.

Yleinen tapa on, että myymälän henkilöstö suorittaa laskennan Pikalaskenta-toiminnolla, minkä jälkeen pääkonttori tarkistaa ja täsmäyttää muutokset Shopifyn ohjausnäkymässä.

Varastonlaskennan ajoitus

Voit ajoittaa laskennan kaupan aukioloaikojen ja henkilöstön mukaan. Mieti, mikä seuraavista vaihtoehdoista sopii parhaiten liiketoimintaasi:

• Sulkemisen jälkeen: Myynti on keskeytetty, joten laskennat pysyvät tarkkoina.
• Ennen avaamista: Kaupassa on hiljaista, mutta laskenta voi jatkua aukioloaikojen puolelle, jos se kestää odotettua kauemmin.
• Jaettuna usealle päivälle alueittain: Hyödyllinen suuremmissa kaupoissa. Jokainen vuoro laskee eri alueen, jotta yksikään päivä ei kuormitu liikaa.
• Kaupan sulkeminen laskennan ajaksi: Tarkin vaihtoehto, koska laskennan aikana ei tapahdu myyntiä, mutta kauppa saattaa menettää liikevaihtoa sulkuajalta.

Arvioitu aika ja henkilöstö tuoteluettelon koon mukaan

Mukauta aikaa ja henkilöstöä kaupan pohjapiirroksen, tuotteiden monimutkaisuuden ja sen mukaan, käyttääkö henkilöstö viivakoodinlukijoita. Seuraavan taulukon arviot ovat lähtökohtia varastonlaskentojen suunnittelun avuksi.

Varastonlaskennan tiheys

Laskentatiheys riippuu tuoteluettelon koosta, hävikkiriskistä ja kaupan monimutkaisuudesta. Mieti, mikä seuraavista vaihtoehdoista sopii parhaiten liiketoimintaasi:

• Neljännesvuosittain: Sopii useimmille vähittäismyyjille.
• Kuukausittain: Suositellaan suuren hävikin tuoteryhmille, kuten pienille, arvokkaille tuotteille, jotka ovat alttiimpia katoamiselle tai varkauksille.
• Vuorottelevat viikoittaiset laskennat: Jotkut vähittäismyyjät laskevat eri alueen joka viikko, jotta koko tuoteluettelo käydään läpi ilman koko kaupan laajuista varastonlaskentaa.

Säännölliset varastonlaskennat ovat arvokkaampia kuin harvoin tehdyt täydelliset laskennat.

Valmistaudu varastonlaskentaan

Järjestelmän ja laitteiden valmistelu ennen varastonlaskentaa voi auttaa välttämään eroavuuksia, jotka johtuvat odottavista toimista tai valmistelemattomista laitteista.

Valmistele järjestelmä

Valmistele järjestelmä ennen laskentaa seuraavilla tavoilla:

• Viimeistele odottavat tilaukset, siirrot ja lähetykset, jotta kaikki varaston liikkeet näkyvät ohjausnäkymässä.
• Käsittele vastaanotetut lähetykset ja merkitse ne vastaanotetuiksi Shopifyn ohjausnäkymässä.
• Synkronoi kaikki Shopify POS -laitteet avaamalla sovellus ja vahvistamalla, että viimeisimmät myynnit näkyvät.
• Tee pistokoe muutamalle tuotteelle vertaamalla ohjausnäkymän Käsillä-määrää fyysiseen varastoon, jotta huomaat ilmeiset virheet ennen koko varastonlaskentaa.

Valmistele laitteet ja tiimi

Valmistele laitteet ja tiimi ennen laskentaa seuraavilla tavoilla:

• Lataa Shopify POS -laitteet ja kaikki tuetut viivakoodinlukijat.
• Määritä henkilöstö alueille kaupan fyysisten tilojen, kuten hyllyjen, varastohyllyjen tai varaston osien, perusteella. Voit käyttää hyllypaikkoja näiden alueiden virallistamiseen.
• Tulosta varalaskentalomakkeet niille alueille, joissa laite ei ehkä ole käytettävissä.
• Tarkista tuoteluettelosta tuotteet, joista puuttuu viivakoodi tai joiden viivakoodimerkinnät ovat vahingoittuneet, ja tulosta merkinnät uudelleen ennen laskentaa. Voit käyttää Retail Barcode Labels -sovellusta merkintöjen uudelleentulostamiseen.

Varastonlaskennan suorittaminen usealla laitteella

Suurempien tuoteluetteloiden kohdalla henkilöstö voi suorittaa laskentaa usealla Shopify POS -laitteella samanaikaisesti. Kukin pikalaskentaistunto tukee enintään 1 000 tuoteversiota, joten suunnittele lähettäväsi jokainen istunto heti, kun alue on valmis, ja aloita sitten uusi istunto seuraavaa aluetta varten.

Vältä tuotteiden laskeminen kahdesti tai niiden väliin jääminen noudattamalla seuraavia ohjeita:

• Määritä jokaiselle henkilöstön jäsenelle tietty alue fyysisen sijainnin perusteella, ei aakkosjärjestyksessä. Kun laskenta tehdään yhdellä fyysisellä kierroksella, henkilöstö ei palaa samalle alueelle uudelleen.
• Lähetä jokainen istunto heti, kun alue on valmis. Lähetetyt istunnot synkronoituvat välittömästi Shopifyn ohjausnäkymään.
• Säilytä tulostetut aluejakolomakkeet, jotta voit seurata, mitkä alueet on laskettu.

Varasto päivittyy reaaliajassa, kun myynti suoritetaan Shopify POS -sovelluksessa tai verkkokaupassasi. Kun lähetät pikalaskentaistunnon, määrä mukautuu vastaamaan laskettua määrää. Jos myynti tapahtuu sen jälkeen, kun henkilöstö laski tuotteen, ja ennen istunnon lähettämistä, muutoksessa näkyy pieni eroavuus. Voit minimoida tämän suorittamalla laskennan aukioloaikojen ulkopuolella tai hiljaisina aikoina ja lähettämällä jokaisen istunnon heti alueen valmistumisen jälkeen.

Täsmäytä varasto laskennan jälkeen

Kun henkilöstö on lähettänyt pikalaskentaistuntonsa, voit tarkastella muutoksia ja selvittää eroavuuksia Shopifyn ohjausnäkymän Varastonmuutokset-raportin avulla.

Vaiheet:

1. Avaa Varastonmuutokset-raportti.
2. Suodata raportti varastonlaskennan päivämäärän mukaan.
3. Tarkista muutokset jokaisen sijainnin osalta.
4. Jos minkä tahansa tuoteversion poikkeama on yli 5 %, laske tuote fyysisesti uudelleen uuden määrän vahvistamiseksi.

Täsmäytyksen jälkeen voit ajoittaa seuraavan varastomäärän laskennan. Suosituksia laskentatiheydestä on kohdassa Laskentatiheys.

Laskentojen koordinointi useammassa sijainnissa

Jos toimit useammassa kuin yhdessä sijainnissa, käytä seuraavia ohjeita suunnitellaksesi varastomäärien laskentajärjestyksen ja sen, miten siirrot käsitellään laskentaikkunan aikana:

• Saman päivän laskennat: Kaikkien sijaintien laskeminen samana päivänä antaa tarkan tilannekatsauksen koko varastosta yhdellä tietyllä hetkellä. Tämä lähestymistapa vaatii enemmän henkilöstöä, mutta tuottaa selkeimmän raportin.
• Porrastetut laskennat: Yhden sijainnin laskeminen kerrallaan viikon aikana on tiimillesi helpompaa, mutta varasto voi siirtyä laskettujen ja laskemattomien sijaintien välillä, jos siirtoja tapahtuu sillä välin.
• Keskeytä sijaintien väliset siirrot: Sijaintien välisten siirtojen keskeyttäminen laskentaikkunan ajaksi auttaa välttämään sen, että samat tuotteet lasketaan sekä lähtöpaikan että määränpään sijainneissa.

Kun vertailet sijainteja, tarkista toisiaan vastaavat eroavuudet. Positiivinen poikkeama yhdessä sijainnissa ja negatiivinen toisessa viittaavat usein niiden väliseen kirjaamattomaan siirtoon.

Vinkkejä tarkkaan varastomäärän laskentaan

Tarkan varastomäärän laskennan varmistamiseksi noudata seuraavia parhaita käytäntöjä:

• Käytä viivakoodiskannereita: Skannerit ovat nopeampia ja tarkempia kuin versioiden etsiminen nimen perusteella. Laitteesi kamera toimii varavaihtoehtona, kun skanneria ei ole saatavilla. Lisätietoja on kohdassa Viivakoodiskannerin valitseminen.
• Pikalaskenta toimii hallituilla laitteilla: Jos laitteesi on lukittu kioskitilaan mobiililaitteiden hallintatyökalun (MDM) avulla, Pikalaskenta on silti käytettävissä.
• Laitteen jumiutumisesta palautuminen: Käynnistä Shopify POS uudelleen. Kaikki jo lähetetyt istunnot on synkronoitu turvallisesti Shopifyn ohjausnäkymään.
• Laitteen vioittumisesta palautuminen: Vaihda toiseen Shopify POS -laitteeseen. Lähetetty edistyminen säilyy, ja voit jatkaa laskentaa siitä, mihin vioittunut laite jäi.
• Tarkista tuotteen laskentatila: Skannaa tai etsi mikä tahansa tuote Pikalaskennassa vahvistaaksesi, onko se jo laskettu nykyisessä istunnossa.
• Kirjaa seuraamattomat tuotteet paperille: Jos tuotetta ei löydy Shopify POS -sovelluksesta laskennan aikana, sitä ei ehkä ole määritetty sijaintiisi. Kirjaa asia ylös ja määritä tuote sijaintiin Shopifyn ohjausnäkymässä laskennan jälkeen.