Agregar facturas con Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay admite transacciones financieras al facilitar pagos de facturas nacionales e internacionales. En este artículo, puedes aprender a agregar facturas de forma manual, por correo electrónico o a sincronizar con apps como QuickBooks Online y Gmail.

La primera vez que configuras un pago con un proveedor, agregas los datos del proveedor y el método de pago preferido. La próxima vez que pagues una factura de ese proveedor, se guardan la información del proveedor y las preferencias de pago para agilizar el proceso.

Requisitos y consideraciones de las facturas

Shopify Bill Pay admite pagos dentro de Estados Unidos y a nivel internacional, con pautas específicas:

• Moneda: todos los pagos de facturas deben hacerse en USD.
• Pagos nacionales: incluye transacciones dentro de Puerto Rico (facturas hacia, desde o dentro de Puerto Rico).
• Restricciones: las empresas con sede en Texas o Vermont no pueden realizar pagos de facturas internacionales. Además, los pagos a ciertos países están prohibidos. Revisa la lista completa de países habilitados para pagos internacionales.
• Tarjetas de crédito: American Express podría restringir pagos según la industria del proveedor. Revisa qué industrias permite American Express.

Consejos para pagos rápidos

Para ayudarte a pagar las facturas con rapidez, revisa los siguientes consejos:

• Asegúrate de que la cuenta bancaria esté conectada y verificada antes de iniciar un pago. Agregar la cuenta bancaria durante el proceso de pago de la factura es posible, pero puede generar demoras.
• Para pagos de mayor monto, quizá tengas que proporcionar una imagen de la factura durante el proceso de pago para agilizar la verificación.

Agregar facturas a Shopify Bill Pay

Hay varias formas de agregar facturas a la cuenta de Shopify Bill Pay:

• de forma manual desde el panel de control de Shopify
• con una dirección de correo de Shopify Bill Pay
• sincronizando una cuenta de QuickBooks Online
• importando facturas desde la cuenta de Gmail
• agregando facturas desde la app Stocky

Agregar manualmente una factura a la cuenta de Shopify Bill Pay

Puedes agregar una factura manualmente a la cuenta de Shopify Bill Pay y pagarla después. Si quieres agregar y pagar la factura en un solo paso, consulta pagar una factura nacional o pagar una factura internacional.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Finanzas > Bill Pay.

2. Haz clic en Agregar factura.

3. Agrega los detalles del pago:

   • Para subir un archivo de factura, haz clic en Agregar archivo. El archivo debe ser un PDF o JPG.
   • Para ingresar los detalles de la factura manualmente, haz clic en Agregar detalles manualmente.

4. Haz clic en Guardar y pagar después.

Agregar facturas con la dirección de correo de Shopify Bill Pay

La cuenta de Shopify Bill Pay incluye una dirección de correo única a la que tú o los proveedores pueden enviar facturas. Si no hay facturas en la cuenta de Shopify Bill Pay, el correo único de Shopify Bill Pay se muestra en la página de inicio de Shopify Bill Pay. Si hay facturas, la dirección de correo aparece encima del área de facturas en la página de inicio.

Cuando tú o un proveedor envían una factura a esta dirección y la adjuntan, la factura se muestra en la cuenta de Shopify Bill Pay en el panel de control de Shopify, con toda o parte de la información de la factura completada. El archivo adjunto debe ser PNG, JPG, PDF o GIF y puede tener un tamaño máximo de 10 MB.

Agregar facturas por correo electrónico puede ser una forma rápida de completar la cuenta de Shopify Bill Pay con las facturas que necesitas pagar. Considera usar algunos de los siguientes métodos:

• Compartir con los proveedores la dirección de correo de Shopify Bill Pay para que envíen allí las facturas directamente
• Reenviar a la dirección de correo de Shopify Bill Pay los correos que contienen facturas adjuntas
• Tomar una captura de pantalla o foto de la factura y adjuntarla a un correo que envíes a la dirección de correo de Shopify Bill Pay

Sincronizar facturas desde QuickBooks Online

Puedes conectar la cuenta de QuickBooks Online para que las facturas de la cuenta de QuickBooks se agreguen automáticamente a la cuenta de Shopify Bill Pay. La sincronización con QuickBooks también sincroniza la lista de proveedores y se crea un perfil de proveedor en Shopify Bill Pay por cada proveedor que tenga una factura sin pagar.

Después de conectar la cuenta, en unos minutos se sincronizan las facturas de los últimos 60 días. Luego, se realiza una sincronización cada 2 horas para incorporar cualquier factura nueva.

Importar facturas desde Gmail

Puedes conectar la cuenta de Gmail para que las facturas de la bandeja de entrada de Gmail se agreguen automáticamente a la cuenta de Shopify Bill Pay.

Una vez conectado, Shopify Bill Pay escanea periódicamente la bandeja de entrada de Gmail en busca de facturas de proveedores con archivos adjuntos. Shopify Bill Pay no importa ni accede a otros elementos de la bandeja de entrada de Gmail.

Agrega facturas desde Stocky

Si usas la app Stocky para gestionar el inventario de la tienda, puedes connect Stocky to Shopify Bill Pay para convertir las órdenes de compra abiertas de Stocky en facturas en Shopify Bill Pay.

Antes de agregar facturas desde Stocky, asegúrate de haber connected Stocky to Shopify Bill Pay usando la clave de acceso a la API de Stocky.

Cuando creas facturas a partir de órdenes de compra de Stocky, la siguiente información se sincroniza con las facturas generadas:

• Importe total en $
• Nombre del proveedor
• Fecha de vencimiento
• Número de orden de compra

Las facturas que se agregan desde Stocky se muestran en la bandeja de entrada de Bill Pay como Sin pagar y con Stocky como origen.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Finanzas > Bill Pay.

2. Haz clic en Crear facturas desde Stocky.

3. Selecciona las órdenes de compra que quieres convertir en facturas y luego haz clic en Crear facturas.