Κατανόηση του χρόνου διεκπεραίωσης

Ο χρόνος διεκπεραίωσης είναι ο χρόνος από τη στιγμή που ο πελάτης υποβάλλει μια παραγγελία μέχρι τη στιγμή που η παραγγελία εκτελείται από την επιχείρηση. Οι παραγγελίες που απαιτούν αποστολή θεωρούνται εκτελεσμένες όταν η επιχείρηση παραδίδει την αποστολή σε μια υπηρεσία μεταφορικής εταιρείας.

Ο έλεγχος μιας παραγγελίας, η εκτύπωση ετικετών αποστολής, η συσκευασία των προϊόντων και η παράδοση των αποστολών σε μια μεταφορική εταιρεία συμβάλλουν στον χρόνο διεκπεραίωσης μιας παραγγελίας.

Η ενότητα του χρονοδιαγράμματος μιας παραγγελίας που αποτελεί τον χρόνο διεκπεραίωσης

Ανάλογα με την επιχείρησή σας, θα έχετε διαφορετικό βαθμό ελέγχου στον χρόνο διεκπεραίωσής σας. Αν παρέχετε υπηρεσίες dropshipping, τότε ο μόνος έλεγχος που έχετε είναι το με ποιους προμηθευτές συνεργάζεστε και το πόσο γρήγορα υποβάλλετε τις παραγγελίες σας σε αυτούς. Αν αποστέλλετε τα προϊόντα οι ίδιοι, τότε ελέγχετε τα πάντα, από το πόσο γρήγορα συσκευάζετε το προϊόν μέχρι το πότε παραδίδετε τις αποστολές στις μεταφορικές σας εταιρείες.

Ο χρόνος διεκπεραίωσής σας καθορίζει επίσης την ημερομηνία Διεκπεραίωση έως που εμφανίζεται στο ευρετήριο παραγγελιών και στη σελίδα λεπτομερειών παραγγελίας.

Σε αυτήν τη σελίδα

Αντίκτυπος των χρόνων διεκπεραίωσης

Οι ταχύτεροι χρόνοι διεκπεραίωσης μπορούν να προσφέρουν τα ακόλουθα οφέλη:

Φθηνότερα έξοδα αποστολής: Μπορεί να έχετε την επιλογή να διαλέξετε πιο αργές μεθόδους αποστολής και παρ' όλα αυτά οι αποστολές να φτάνουν σε εύλογα χρονικά διαστήματα.
Υψηλότερη ικανοποίηση πελατών: Όταν ένας πελάτης παραλαμβάνει γρήγορα μια παραγγελία, αυτό μπορεί να αυξήσει την εμπιστοσύνη του στην επιχείρησή σας και να του προσφέρει μια θετική εμπειρία. Κάτι τέτοιο αυξάνει τις πιθανότητες ο πελάτης να παραγγείλει ξανά από εσάς.
Το απόθεμα κινείται ταχύτερα: Αν αποθηκεύετε τα προϊόντα σας σε αποθήκες, το να περνούν λιγότερο χρόνο στα ράφια μπορεί να μειώσει το κόστος αποθήκευσης.
Μια πιο αποδοτική διαδικασία διεκπεραίωσης: Βελτιώνοντας τον χρόνο διεκπεραίωσης, διασφαλίζετε ότι το προσωπικό σας εργάζεται αποδοτικά και ότι δεν προκύπτουν περιττά εργατικά κόστη.

Οι πιο αργοί χρόνοι διεκπεραίωσης μπορούν να προκαλέσουν τα ακόλουθα προβλήματα:

Φόρτος υποστήριξης: Οι πελάτες μπορεί να επικοινωνήσουν μαζί σας για να λάβουν ενημερώσεις σχετικά με τις παραγγελίες τους και οι απαντήσεις σας προς αυτούς μπορούν να σας στερήσουν πολύ χρόνο.
Ανεκπλήρωτες προσδοκίες: Ορισμένοι πελάτες μπορεί να περιμένουν οι παραγγελίες να φτάσουν σε λίγες μόνο ημέρες. Αν μια επιχείρηση δεν ανταποκριθεί στις προσδοκίες τους, ο πελάτης ενδέχεται να μην ξαναπαραγγείλει από την εν λόγω επιχείρηση.
Υψηλότερο κόστος: Οι μη αποδοτικοί χρόνοι διεκπεραίωσης μπορεί να οδηγήσουν το προσωπικό στο να εργάζεται περισσότερες ώρες και τα προϊόντα να καταλαμβάνουν χώρο στα ράφια των αποθηκών. Και τα δύο στοιχεία κοστίζουν περισσότερα χρήματα σε μια επιχείρηση.

Κατανοήστε τους χρόνους διεκπεραίωσής σας

Όταν κατανοείτε κάθε βήμα που κάνετε για να επεξεργαστείτε μια παραγγελία, μπορείτε συχνά να βρείτε τρόπους να κάνετε τη διαδικασία διεκπεραίωσης πιο αποδοτική. Η αφαίρεση περιττών βημάτων, ο συνδυασμός δύο βημάτων σε ένα, ή η ταυτόχρονη εκτέλεση δύο εργασιών μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση του χρόνου διεκπεραίωσής σας.

Βήμα 1 - Ομαδοποιήστε τα προϊόντα σας

Λάβετε υπόψη τα βήματα επεξεργασίας για κάθε προϊόν που πουλάτε. Αν κάποια προϊόντα έχουν τα ίδια βήματα, ομαδοποιήστε τα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πουλάτε T-shirt, καπέλα και κοσμήματα. Για να επεξεργαστείτε παραγγελίες για καπέλα και T-shirt, μπορεί να χρειάζεται μόνο να τα τοποθετήσετε σε έναν φάκελο με επένδυση, να εκτυπώσετε μια ετικέτα αποστολής και να παραδώσετε τον φάκελο στη μεταφορική εταιρεία. Ωστόσο, για να επεξεργαστείτε παραγγελίες για κοσμήματα, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε ένα τελικό γυάλισμα του προϊόντος, να το τοποθετήσετε σε ένα μικρό κουτί κοσμημάτων, να διακοσμήσετε το κουτί, να το τοποθετήσετε σε ένα κουτί παράδοσης, να εκτυπώσετε μια ετικέτα και στη συνέχεια να το παραδώσετε στη μεταφορική εταιρεία. Σε αυτό το σενάριο, θα είχατε δύο ομάδες επεξεργασίας διεκπεραίωσης.

Βήμα 2 - Δημιουργήστε μια λίστα με τα βήματα επεξεργασίας για κάθε ομάδα προϊόντων

Για κάθε ομάδα προϊόντων, αναφέρετε κάθε βήμα που ακολουθείτε για την επεξεργασία μιας παραγγελίας για ένα προϊόν αυτής της ομάδας.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πουλάτε εκτυπώσεις των έργων τέχνης σας και τις εκτυπώνετε κατ' απαίτηση μέσω μιας τοπικής εταιρείας εκτυπώσεων. Η διαδικασία διεκπεραίωσης θα μπορούσε να είναι η εξής:

Ανοίξτε το email παραγγελίας.
Ελέγξτε την εκτύπωση που ζητήθηκε, έπειτα ανοίξτε την εφαρμογή-πελάτη email σας και ξεκινήστε ένα email προς την τοπική εταιρεία εκτυπώσεων.
Μεταφορτώστε το αρχείο εκτύπωσης στο email και έπειτα στείλτε το email.
Περιμένετε μια επιβεβαίωση μέσω email από την εταιρεία εκτυπώσεων ότι η εκτύπωση είναι έτοιμη.
Οδηγήστε στην εταιρεία εκτυπώσεων, πληρώστε για την εκτύπωση και, στη συνέχεια, παραλάβετε την εκτύπωση.
Οδηγήστε πίσω στο σπίτι.
Συσκευάστε την εκτύπωση.
Αγοράστε και εκτυπώστε την ετικέτα αποστολής και κολλήστε την στο πακέτο.
Οδηγήστε στην τοποθεσία απόθεσης της μεταφορικής εταιρείας.
Αφήστε το πακέτο.

Βήμα 3 - Δώστε επιπλέον λεπτομέρειες για κάθε βήμα

Προσθέστε επιπλέον λεπτομέρειες στα βήματα, όπως οι εξής:

Ο χρόνος που διαρκεί το κάθε βήμα
Τυχόν επιπλέον ενέργειες που απαιτούνται από εσάς
Τυχόν επιπλέον υλικά που απαιτούνται για το βήμα

Βήμα 4 - Δημιουργήστε βήματα επεξεργασίας για παραγγελίες που έχουν προϊόντα από διαφορετικές ομάδες

Για παράδειγμα, εξετάστε το σενάριο με το κατάστημα που πουλάει καπέλα, T-shirt και κοσμήματα από το βήμα 1. Θα χρειαζόσασταν ένα ξεχωριστό σύνολο βημάτων για τις παραγγελίες που περιλαμβάνουν τη συσκευασία τόσο ενός καπέλου όσο και ενός κοσμήματος.

Βελτιώστε τους χρόνους διεκπεραίωσής σας

Αφού κατανοήσετε τα βήματα για την επεξεργασία μιας παραγγελίας, εξετάστε τον παρακάτω τρόπο για να βελτιώσετε κάθε διαδικασία:

Επισημάνετε τυχόν βήματα που μπορούν να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, την προετοιμασία του κουτιού ή τη μεταφορά αποθέματος από την αποθήκη στον σταθμό αποστολής.
Αυτοματοποιήστε τυχόν μη αυτόματες εργασίες όσο το δυνατόν περισσότερο.
Αν χρησιμοποιείτε ετικέτες αποστολής, αγοράστε ετικέτες αποστολής μαζικά.
Βρείτε τυχόν βήματα που μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, αν ένα βήμα απαιτεί να περιμένετε 15 λεπτά, σκεφτείτε αν θα μπορούσατε να κάνετε ένα μεταγενέστερο βήμα κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου.
Καταργήστε τυχόν περιττά βήματα.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να βελτιώσετε τη διαδικασία διεκπεραίωσης των εκτυπώσεων τέχνης από το βήμα 2 με τους εξής τρόπους:

Τα βήματα 1-3 θα μπορούσαν να συνδυαστούν - Μεταφορτώστε όλες τις εκτυπώσεις σας σε μια υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων στο cloud, όπως το Google Drive ή το Dropbox. Δώστε πρόσβαση στις εκτυπώσεις στην τοπική εταιρεία εκτυπώσεων. Ορίστε την τοπική εταιρεία εκτυπώσεων ως προσαρμοσμένη υπηρεσία διεκπεραίωσης στον Διαχειριστή Shopify. Τέλος, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις του Shopify για αυτόματη διεκπεραίωση παραγγελιών.

Με αυτήν την εγκατάσταση, όταν πραγματοποιείται μια παραγγελία στο κατάστημά σας, η τοπική εταιρεία εκτυπώσεων λαμβάνει αμέσως ένα email με όλες τις λεπτομέρειες και μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στην εκτύπωση μέσω της υπηρεσίας αποθήκευσης αρχείων στο cloud.
Το βήμα 8 μπορεί να γίνει κατά τη διάρκεια του βήματος 4 - Ενώ περιμένετε την επιβεβαίωση μέσω email από την εταιρεία εκτυπώσεων, προετοιμάστε το πακέτο εκτυπώνοντας την ετικέτα αποστολής και κολλώντας την στο πακέτο.
Το βήμα 6 μπορεί να καταργηθεί - Αν προετοιμάσετε το πακέτο και την ετικέτα πριν παραλάβετε την εκτύπωση, μπορείτε να συσκευάσετε την εκτύπωση αμέσως μόλις την παραλάβετε και, στη συνέχεια, να οδηγήσετε απευθείας στην τοποθεσία απόθεσης της μεταφορικής εταιρείας.

Αφού κάνετε τις παραπάνω αλλαγές, η διαδικασία διεκπεραίωσής σας θα είναι η εξής:

Ανοίξτε το email παραγγελίας.
Αγοράστε και εκτυπώστε την ετικέτα αποστολής και κολλήστε την στο πακέτο.
Περιμένετε μια επιβεβαίωση μέσω email από την εταιρεία εκτυπώσεων ότι η εκτύπωση είναι έτοιμη.
Οδηγήστε στην εταιρεία εκτυπώσεων με τη συσκευασία, πληρώστε για την εκτύπωση και, στη συνέχεια, παραλάβετε την εκτύπωση.
Ολοκληρώστε τη συσκευασία του προϊόντος.
Οδηγήστε στην τοποθεσία απόθεσης της μεταφορικής εταιρείας.
Αφήστε το πακέτο.

Ανατρέξτε στην παρακάτω λίστα για να εξερευνήσετε άλλους τρόπους αυτοματοποίησης των διαδικασιών σας:

Εξερευνήστε επιλογές κέντρων διεκπεραίωσης

Αν η διεκπεραίωση παραγγελιών από εσάς τους ίδιους γίνεται πολύ χρονοβόρα, εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με ένα κέντρο διεκπεραίωσης. Τα κέντρα διεκπεραίωσης επεξεργάζονται και αποστέλλουν παραγγελίες εκ μέρους σας, γεγονός που σας εξοικονομεί χρόνο για να εστιάσετε σε άλλους τομείς της επιχείρησής σας.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να εξερευνήσετε τις παρακάτω επιλογές:

Δίκτυο διεκπεραίωσης Shopify
Έρευνα για τοπικές αποθήκες

Προγραμματίστε εκ των προτέρων

Αν σχεδιάζετε μια πώληση ή έχετε μια επιχείρηση που επηρεάζεται έντονα από την εποχή του χρόνου, βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας είναι προετοιμασμένη για μεγαλύτερο όγκο παραγγελιών.

Παρακάτω ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προετοιμαστείτε:

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετή βοήθεια.
Προετοιμάστε τα προϊόντα σας λίγες ημέρες πριν από τα συμβάντα.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετά υλικά αποστολής και συσκευασίας, όπως κουτιά, ταινίες, φακέλους αποστολής, χαρτί εκτυπωτή, μελάνι και ετικέτες.
Ενημερωθείτε για την ώρα λήξης παραλαβών της κύριας μεταφορικής σας εταιρείας και κάντε τον προγραμματισμό σας με βάση αυτές τις ώρες. Για παράδειγμα, αν η μεταφορική σας εταιρεία δεν δέχεται αποστολές μετά τις 4:00 μ.μ., ολοκληρώστε όλες τις παραγγελίες σας έως τις 3:30 μ.μ.

Για να βοηθηθείτε στον προγραμματισμό μελλοντικών συμβάντων, κρατήστε σημειώσεις για τα πράγματα που σας τελειώνουν ή για τα βήματα που χρειάστηκαν πολύ χρόνο. Εξετάστε αν η προσθήκη περισσότερου προσωπικού θα μείωνε τον χρόνο διεκπεραίωσης ή αν υπάρχουν τρόποι να αυτοματοποιήσετε τυχόν χρονοβόρες μη αυτόματες εργασίες.