فهم وقت التلبية
وقت التلبية هو الوقت المستغرق بين تقديم العميل لطلبه وحتى تلبية الطلب بواسطة النشاط التجاري. تُعتبر الطلبات التي تتطلب شحنًا ملباةً عندما يُسلِّم النشاط التجاري الشحنة إلى خدمة شركة شحن.
تسهم كلٌ من مراجعة الطلب وطباعة ملصقات الشحن وتعبئة المنتجات وتسليم الشحنات إلى شركة شحن في وقت تلبية الطلب.
بناءً على نشاطك التجاري، سيختلف مقدار تحكمك في وقت التلبية. إذا كنت تستخدم الدروبشيبينغ، فسيقتصر تحكمك على المورّدين الذين تتعامل معهم ومدى سرعة تقديمك لطلباتك إليهم. أما إذا كنت تشحن المنتجات بنفسك، فإنك تتحكم في كل شيء بدءًا من سرعة تعبئة المنتج وحتى موعد تسليمك الشحنات لشركات الشحن الخاصة بك.
يحدد وقت التلبية الخاص بك أيضًا تاريخ التلبية بحلول المعروض في فهرس الطلبات وصفحة تفاصيل الطلب.
في هذه الصفحة
تأثير أوقات التلبية
يمكن أن توفر أوقات التلبية الأسرع المزايا التالية:
- شحن أقل تكلفة - قد يكون لديك خيار لتحديد خيارات شحن أبطأ مع ضمان وصول الشحنات في أطر زمنية معقولة.
- رضا أعلى للعملاء - عندما يتسلم العميل طلبًا بسرعة، يمكن أن يزيد ذلك من ثقته بنشاطك التجاري ويوفر له تجربة إيجابية. قد يؤدي هذا إلى زيادة احتمالية طلب العميل منك مرة أخرى.
- حركة أسرع للمخزون - إذا كنت تخزن منتجاتك في مستودعات، فإن قضاء منتجاتك وقتًا أقل على الأرفف يمكن أن يقلل من تكاليف التخزين.
- عملية تلبية أكثر كفاءة - من خلال تحسين وقت التلبية، يمكنك التأكد من أن موظفيك يعملون بكفاءة وتجنب تكاليف العمالة غير الضرورية.
يمكن أن تتسبب أوقات التلبية الأبطأ في المشكلات التالية:
- تراكم طلبات الدعم - قد يتصل بك العملاء للحصول على تحديثات بشأن طلباتهم، وقد يستغرق الرد عليهم وقتًا طويلاً.
- توقعات غير ملباة - قد يتوقع بعض العملاء وصول الطلبات في غضون أيام قليلة. وإذا لم يلبِ النشاط التجاري توقعاتهم، فقد لا يطلب العميل من هذا النشاط التجاري مرة أخرى.
- تكاليف أعلى - يمكن أن تؤدي أوقات التلبية غير الفعالة إلى عمل الموظفين لساعات أطول وشغل المنتجات مساحة على أرفف المستودعات، وكلاهما يكلف النشاط التجاري أموالاً أكثر.
فهم أوقات التلبية الخاصة بك
عندما تفهم كل خطوة تتخذها لمعالجة طلب، يمكنك غالبًا العثور على طرق لجعل عملية التلبية أكثر كفاءة. يمكن أن تساعد إزالة الخطوات غير الضرورية، أو دمج خطوتين في خطوة واحدة، أو تنفيذ مهمتين في الوقت نفسه في تقليل وقت التلبية الخاص بك.
الخطوة 1 - جمّع منتجاتك
ضع في اعتبارك خطوات المعالجة لكل منتج تبيعه. وإذا كانت هناك أي منتجات تشترك في نفس الخطوات، فقم بتجميعها معًا.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تبيع قمصانًا (تيشيرتات) وقبعات ومجوهرات. لمعالجة طلبات القبعات والقمصان، قد تحتاج فقط إلى وضعها في مغلّف مبطّن، وطباعة ملصق شحن، وتسليم المغلّف إلى شركة الشحن الخاصة بك. ولكن، لمعالجة طلبات المجوهرات، قد تحتاج إلى تلميع المنتج بشكل نهائي، ووضعه في صندوق مجوهرات صغير، وتزيين الصندوق، ثم وضعه في صندوق توصيل، وطباعة ملصق، ثم تسليمه إلى شركة الشحن الخاصة بك. في هذا السيناريو، سيكون لديك مجموعتان لعملية تلبية الطلبات.
الخطوة 2 - أنشئ قائمة بخطوات المعالجة لكل مجموعة منتجات
لكل مجموعة من المنتجات، اذكر كل خطوة تتخذها لمعالجة طلب لمنتج في تلك المجموعة.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تبيع مطبوعات لأعمالك الفنية وتطبعها عند الطلب من خلال شركة طباعة محلية. يمكن أن تكون عملية تلبية الطلبات الخاصة بك كما يلي:
- افتح البريد الإلكتروني الخاص بالطلب.
- راجع المطبوعة المطلوبة، ثم افتح برنامج البريد الإلكتروني وابدأ في كتابة رسالة إلى شركة الطباعة المحلية.
- ارفع ملف الطباعة في البريد الإلكتروني، ثم أرسله.
- انتظر رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني من شركة الطباعة تفيد بأن المطبوعة جاهزة.
- توجّه بالسيارة إلى شركة الطباعة، وادفع ثمن المطبوعة، ثم استلمها.
- عُد بالسيارة إلى المنزل.
- غلّف المطبوعة.
- اشترِ ملصق الشحن واطبعه ثم ثبّته على الطرد.
- توجّه بالسيارة إلى موقع التسليم الخاص بشركة الشحن.
- سلّم الطرد.
الخطوة 3 - أضف تفاصيل إضافية لكل خطوة
أضف تفاصيل إضافية للخطوات، مثل ما يلي:
- المدة الزمنية التي تستغرقها كل خطوة
- أي إجراءات إضافية مطلوبة منك
- أي مواد إضافية مطلوبة للخطوة
الخطوة 4 - أنشئ خطوات معالجة للطلبات التي تحتوي على منتجات من مجموعات مختلفة
على سبيل المثال، لنأخذ سيناريو متجر القبعات والقمصان والمجوهرات من الخطوة 1. ستحتاج إلى مجموعة منفصلة من الخطوات للطلبات التي تتضمن تغليف كل من القبعة وقطعة المجوهرات معًا.
تحسين أوقات تلبية الطلبات
بعد أن تفهم خطوات معالجة الطلب، فكّر في الطرق التالية لتحسين كل عملية:
- حدّد أي خطوات يمكن تحضيرها مسبقًا. على سبيل المثال، تجهيز الصندوق أو نقل المخزون من غرفة التخزين إلى محطة الشحن.
- قم بأتمتة أي مهام يدوية قدر الإمكان.
- إذا كنت تستخدم ملصقات الشحن، فقم بـ شراء ملصقات الشحن بالجملة.
- ابحث عن أي خطوات يمكن إجراؤها في نفس الوقت. على سبيل المثال، إذا كانت إحدى الخطوات تتطلب منك الانتظار لمدة 15 دقيقة، فكّر فيما إذا كان من الممكن تنفيذ خطوة لاحقة خلال هذا الوقت.
- أزِل أي خطوات غير ضرورية.
على سبيل المثال، يمكنك تحسين عملية تلبية طلبات المطبوعات الفنية من الخطوة 2 بالطرق التالية:
يمكن دمج الخطوات من 1 إلى 3 - ارفع جميع مطبوعاتك إلى خدمة تخزين ملفات سحابية، مثل Google Drive أو Dropbox. وامنح شركة الطباعة المحلية صلاحية الوصول إلى المطبوعات. قم بإعداد شركة الطباعة المحلية كـ خدمة تلبية طلبات مخصصة في مسؤول Shopify. وأخيرًا، اضبط إعدادات Shopify لديك لـ تلبية الطلبات تلقائيًا.
بفضل هذا الإعداد، عند تقديم طلب في متجرك، تتلقى شركة الطباعة المحلية بريدًا إلكترونيًا على الفور بجميع التفاصيل، ويمكنها الوصول إلى المطبوعة عبر خدمة تخزين الملفات السحابية.
يمكن تنفيذ الخطوة 8 أثناء الخطوة 4 - أثناء انتظارك لتأكيد البريد الإلكتروني من شركة الطباعة، جهّز الطرد عن طريق طباعة ملصق الشحن وتثبيته على الطرد.
يمكن إزالة الخطوة 6 - إذا قمت بتجهيز الطرد والملصق قبل استلام المطبوعة، يمكنك تغليف المطبوعة بمجرد استلامها، ثم التوجّه مباشرة إلى موقع التسليم الخاص بشركة الشحن.
بعد إجراء التغييرات المذكورة أعلاه، ستصبح عملية تلبية الطلبات كما يلي:
- افتح البريد الإلكتروني الخاص بالطلب.
- اشترِ ملصق الشحن واطبعه ثم ثبّته على الطرد.
- انتظر رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني من شركة الطباعة تفيد بأن المطبوعة جاهزة.
- توجّه بالسيارة إلى شركة الطباعة مصطحبًا مواد التغليف، وادفع ثمن المطبوعة، ثم استلمها.
- أنهِ تغليف المنتج.
- توجّه بالسيارة إلى موقع التسليم الخاص بشركة الشحن.
- سلّم الطرد.
راجع القائمة التالية لاستكشاف طرق أخرى لأتمتة عملياتك:
استكشاف خيارات مراكز تلبية الطلبات
إذا أصبحت معالجة الطلبات بنفسك تستهلك الكثير من الوقت، فكّر في التعامل مع مركز لتلبية الطلبات. تقوم مراكز تلبية الطلبات بمعالجة الطلبات وشحنها نيابةً عنك، مما يوفر وقتك للتركيز على مجالات أخرى في عملك التجاري.
فكّر في استكشاف الخيارات التالية:
- Shopify Fulfillment Network
- البحث عن مستودعات محلية
التخطيط المسبق
إذا كنت تخطط لإجراء تخفيضات أو تدير عملاً تجاريًا يتأثر بشدة بمواسم السنة، فتأكد من استعداد عملك التجاري للتعامل مع حجم طلبات أكبر.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الاستعداد:
- تأكد من توفر المساعدة الكافية لديك.
- جهّز منتجاتك قبل بضعة أيام من الأحداث.
- تأكد من وجود كمية كافية من مواد الشحن والتغليف، مثل الصناديق والشريط اللاصق ومغلّفات الشحن وورق الطابعة والحبر والملصقات.
- اعرف الموعد النهائي للاستلام الخاص بشركة الشحن الرئيسية لديك وخطط بناءً على ذلك. على سبيل المثال، إذا كانت شركة الشحن لا تقبل الشحنات بعد الساعة 4:00 مساءً، فأنهِ جميع طلباتك بحلول الساعة 3:30 مساءً.
لمساعدتك في التخطيط للأحداث المستقبلية، دوّن ملاحظات بالأشياء التي تنفد منك أو الخطوات التي استغرقت وقتًا طويلاً. وفكّر فيما إذا كان توظيف المزيد من الموظفين من شأنه تقليل وقت تلبية الطلبات، أو ما إذا كانت هناك طرق لأتمتة أي مهام يدوية تستهلك الوقت.