Quản lý bản cập nhật Shopify POS bằng Quản lý thiết bị di động

Nếu doanh nghiệp sử dụng Quản lý thiết bị di động (MDM) để quản lý thiết bị Shopify POS, bạn có thể kiểm soát thời điểm cài đặt phiên bản mới của Shopify POS. Điều này mang lại sự linh hoạt để kiểm tra bản cập nhật trước khi triển khai trên toàn công ty, giảm gián đoạn trong thời gian bán hàng cao điểm và giải quyết sự cố hiệu quả hơn nếu bản cập nhật gây ra lỗi.

Hướng dẫn này giải thích cách thức hoạt động của bản cập nhật Shopify POS, cách cấu hình MDM để triển khai theo giai đoạn và các thực hành tốt nhất để duy trì sự ổn định cho thiết bị.

Tìm hiểu về bản cập nhật Shopify POS

Phiên bản mới của Shopify POS được phát hành 2 tuần một lần. Các phiên bản mới của Shopify POS bao gồm tính năng mới và bản sửa lỗi để đảm bảo bạn có chức năng cập nhật nhất. Bản cập nhật cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc hằng ngày và yêu cầu đào tạo thêm cho nhân viên. Việc lập kế hoạch cập nhật, đặc biệt với số lượng thiết bị lớn, có thể giúp tránh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Thực hành tốt nhất là cập nhật Shopify POS trên tất cả thiết bị càng sớm càng tốt để đảm bảo bạn có phiên bản ứng dụng được kiểm tra gần đây nhất.

Hầu hết các MDM quản lý các bản cập nhật hệ điều hành tách biệt với bản cập nhật ứng dụng Shopify POS. Khi thiết lập cấu hình MDM, đảm bảo đã tính đến cả hai loại bản cập nhật này để bản cập nhật hệ điều hành không tự động triển khai trước khi hoàn tất kiểm tra phiên bản Shopify POS mới.

Sử dụng MDM để kiểm soát bản cập nhật với Shopify POS

Xem lại các bước sau để tìm hiểu cách MDM có thể chuẩn bị, lên lịch và giám sát bản cập nhật Shopify POS trên thiết bị iOS hoặc Android được quản lý. Để được hỗ trợ về phần mềm MDM, bạn cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của MDM.

Bạn không thể khôi phục về phiên bản Shopify POS trước. Sau khi cập nhật Shopify POS, các thiết bị sẽ ở phiên bản đó cho đến khi bản cập nhật tiếp theo phát hành và bạn triển khai.

Bước 1: Tạo nhóm thiết bị thử nghiệm

Hầu hết các cấu hình MDM đều cho phép tạo nhóm thiết bị để quản lý các nhóm thiết bị theo những cách khác nhau. Việc tạo nhóm thiết bị thử nghiệm giúp triển khai bản cập nhật cho một số lượng thiết bị được kiểm soát, nhờ đó, có thể thử nghiệm các tính năng mới và thay đổi đối với dòng công việc trước khi cập nhật toàn bộ thiết bị.

Dự kiến dành 2-3 ngày làm việc để kiểm tra trên nhóm thử nghiệm trước khi triển khai cho toàn bộ thiết bị. Mở rộng thời gian thử nghiệm lên trọn một tuần trước những đợt bán hàng cao điểm.

Bước 2: Cấu hình cài đặt cập nhật của thiết bị

Cách cấu hình cài đặt cập nhật tùy thuộc vào loại thiết bị:

• Thiết bị iOS: Thiết lập cấu hình MDM để hủy kích hoạt tự động cập nhật ứng dụng đối với Shopify POS trên hầu hết các nhóm thiết bị. Nên kích hoạt tính năng tự động cập nhật cho nhóm thử nghiệm để nhóm này luôn nhận phiên bản mới sớm nhất. Sau đó, có thể kích hoạt tự động cập nhật cho từng nhóm khi sẵn sàng triển khai.

• Thiết bị Android: Cấu hình chế độ cập nhật Shopify POS trong cài đặt "Managed Google Play" của MDM. Đặt nhóm thử nghiệm thành "Mặc định" hoặc "Ưu tiên cao" để nhận bản cập nhật ngay lập tức. Đặt các nhóm khác thành "Hoãn" để trì hoãn cập nhật tối đa 90 ngày, sau đó chuyển sang "Mặc định" khi bạn đã sẵn sàng triển khai.

Nếu các thiết bị iOS chạy iOS 17.2 trở lên, được giám sát và đăng ký qua Apple Business Manager, MDM có thể hỗ trợ ghim Shopify POS ở một phiên bản cụ thể thông qua quy trình quản lý ứng dụng khai báo. Việc hỗ trợ tùy thuộc vào nhà cung cấp MDM. Xác nhận khả năng ghim phiên bản với nhà cung cấp MDM trước khi sử dụng tính năng này để triển khai theo từng giai đoạn. Nếu MDM không hỗ trợ ghim, việc kích hoạt tính năng tự động cập nhật sẽ cài đặt phiên bản mới nhất trên App Store tại thời điểm đó, phiên bản này có thể mới hơn phiên bản đã thử nghiệm.

Bước 3: Cập nhật thiết bị

Hãy xem xét các mẹo sau để cập nhật thiết bị mà ít làm gián đoạn đến hoạt động kinh doanh nhất:

• Chọn thời gian cập nhật lúc ít giao dịch để tránh làm gián đoạn hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp.
• Cấu hình MDM để triển khai bản cập nhật trước khi mở cửa hoặc sau khi đóng cửa hàng.
• Nếu có các địa điểm ở nhiều múi giờ khác nhau, bạn có thể cần sắp xếp lịch triển khai xen kẽ để mỗi địa điểm nhận bản cập nhật vào giờ ban đêm theo giờ địa phương. Điều này giúp ngăn tất cả thiết bị cập nhật cùng lúc và cho phép đội ngũ hỗ trợ xử lý sự cố trong giờ làm việc của cửa hàng theo đúng múi giờ nếu có vấn đề phát sinh.

Bản cập nhật ứng dụng Shopify POS không đi kèm chương trình cơ sở cho trang thiết bị như đầu đọc thẻ hoặc Shopify POS Hub. Quản lý riêng các bản cập nhật chương trình cơ sở cho trang thiết bị thông qua quy trình cập nhật của chính thiết bị đó.

Trước khi cập nhật thiết bị, bạn nên thông báo cho quản lý cửa hàng, kể cả đối với các bản cập nhật qua đêm. Điều này giúp quản lý cửa hàng chuẩn bị cho những thay đổi về quy trình làm việc có thể xảy ra. Hãy cung cấp cho quản lý các thông tin chi tiết sau về bản cập nhật Shopify POS:

• Ngày và giờ cập nhật, theo múi giờ địa phương
• Mô tả ngắn gọn về những thay đổi trong Bản tóm tắt bản phát hành cho ngành bán lẻ
• Hướng dẫn thử nghiệm, chẳng hạn như xử lý giao dịch bán hàng thử nghiệm trước khi mở cửa hàng.
• Người cần liên hệ khi xảy ra sự cố

Quản lý cửa hàng có thể cần đến trước 15-30 phút so với giờ mở cửa vào những ngày có cập nhật để xác minh thiết bị POS đang hoạt động bình thường.

Bước 4: Lên kế hoạch cho thời gian bận rộn

Trước các đợt bán hàng lớn như ngày lễ hoặc sự kiện khuyến mãi, hãy đảm bảo tất cả thiết bị đều được cập nhật lên phiên bản Shopify POS ổn định và đã được thử nghiệm mới nhất. Để giảm thiểu gián đoạn, hãy tránh triển khai các bản cập nhật chưa được thử nghiệm ngay trước hoặc trong những ngày có lượng giao dịch cao này.

Áp dụng các thực hành tốt nhất sau đây để lên kế hoạch cho thời gian bận rộn:

• Thử nghiệm bản cập nhật Shopify POS mới trên nhóm thiết bị thử nghiệm vài tuần trước thời gian cao điểm.
• Xác minh mọi quy trình làm việc, tiện ích tích hợp và trang thiết bị với phiên bản mới trước khi cập nhật các thiết bị còn lại.
• Lên lịch triển khai để mọi địa điểm đều chạy phiên bản mới nhất đã được phê duyệt trước khi lượng bán hàng tăng đột biến.

Xác thực bản cập nhật Shopify POS

Sau khi các thiết bị thử nghiệm nhận được phiên bản Shopify POS mới, tiến hành các bước kiểm tra sau trước khi triển khai cho toàn bộ thiết bị:

• Xử lý thanh toán qua thẻ để xác nhận đầu đọc thẻ có kết nối và hoàn tất giao dịch.
• Xử lý giao dịch bán bằng tiền mặt để xác nhận ngăn kéo đựng tiền có mở.
• Xử lý đơn hàng trả lại.
• Áp dụng giảm giá.
• In biên lai.
• Quét mã vạch.
• Mở từng tiện ích mở rộng giao diện người dùng (UI) Shopify POS mà nhân viên sử dụng.
• Kiểm tra các tiện ích tích hợp ứng dụng bên thứ ba như ứng dụng khách hàng thân thiết hoặc ứng dụng quản lý hàng tồn kho.

Nếu hoàn tất mọi bước kiểm tra, tiếp tục triển khai cho toàn bộ thiết bị. Nếu bất kỳ bước kiểm tra nào không hoạt động như dự kiến, hãy dừng đợt triển khai và tham khảo Khắc phục sự cố triển khai bản cập nhật.

Khắc phục sự cố triển khai bản cập nhật

Bạn có thể giải quyết hầu hết các sự cố triển khai bản cập nhật bằng các bước khắc phục sự cố sau đây. Nếu không thể giải quyết, hãy liên hệ với nhà cung cấp MDM để được hỗ trợ thêm về khắc phục sự cố.

Báo cáo sự cố với bản cập nhật

Bằng cách thử nghiệm trên một vài thiết bị trước, bạn có thể xác định sự cố trước khi cập nhật toàn bộ thiết bị. Nếu nhận thấy sự cố trong hoặc sau quá trình thử nghiệm, hãy thực hiện các bước sau:

• Nếu chưa hoàn tất quá trình triển khai bản cập nhật, đừng cập nhật các thiết bị còn lại.
• Báo cáo sự cố bằng cách gửi nhật ký POS từ các thiết bị bị ảnh hưởng. Trong Shopify POS, đi tới > Hỗ trợ > Báo cáo lỗi.
• Quyết định xem có tiếp tục triển khai bản cập nhật hay không. Nếu sự cố ảnh hưởng đến dòng công việc hàng ngày, bạn có thể tạm dừng triển khai cho đến khi sự cố được khắc phục.