Tìm hiểu về quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là theo dõi hàng tồn kho của doanh nghiệp, chẳng hạn như nguyên liệu thô, thành phần và thành phẩm. Hướng dẫn này cung cấp các chiến lược và phương pháp để giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Bạn có thể quản lý và theo dõi hàng tồn kho trên trang Hàng tồn kho trong trang quản trị Shopify.
Trên trang này
Tìm hiểu chu kỳ bán hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho thành công, bạn cần hiểu rõ chu kỳ bán hàng. Bạn có thể phân tích dữ liệu bán hàng trước đây để xác định xu hướng và dự báo doanh số trong tương lai.
Chu kỳ bán hàng tồn kho là toàn bộ quá trình từ khi doanh nghiệp nhận một đơn vị hàng tồn kho cho đến khi bán cho khách hàng cuối cùng. Chu kỳ này bao gồm các giai đoạn nhận, lưu trữ, quản lý và bán hàng tồn kho. Các chu kỳ này lặp lại cho mỗi mặt hàng tồn kho mới.
Bạn có thể xem các chỉ số về hàng tồn kho sản phẩm để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, bổ sung hàng và lập kế hoạch trên trang Sản phẩm bằng thanh phân tích hàng tồn kho sản phẩm. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phân tích hàng tồn kho.
Một chu kỳ bán hàng tồn kho điển hình cho một mặt hàng có thể bao gồm các giai đoạn sau:
- Thu mua: Xác định nhu cầu đối với một sản phẩm cụ thể trong cửa hàng và đặt hàng với nhà cung cấp để thu mua hàng hóa.
- Nhận và kiểm tra: Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng tồn kho để đảm bảo khớp với những gì đã đặt hàng. Báo cáo mọi sai lệch hoặc hư hỏng cho nhà cung cấp.
- Lưu trữ: Lưu trữ mặt hàng dựa trên loại và yêu cầu. Các phương pháp lưu trữ phù hợp rất quan trọng để tránh làm hỏng hoặc thất thoát hàng tồn kho.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý mức tồn kho trên trang Hàng tồn kho trong trang quản trị Shopify để theo dõi số lượng từng mặt hàng trong cửa hàng. Phân loại mặt hàng, thiết lập mã SKU và thường xuyên cập nhật hồ sơ hàng tồn kho.
- Bán hàng: Khi khách hàng đặt đơn hàng, hàng tồn kho sẽ được bán cho khách hàng và mức tồn kho được tự động cập nhật trong trang quản trị Shopify.
- Vận chuyển: Đóng gói và gửi hàng cho khách hàng. Để duy trì sự hài lòng của khách hàng, hãy gửi hàng nhanh chóng và sử dụng các dịch vụ vận chuyển đáng tin cậy.
- Đặt hàng lại: Dựa trên dữ liệu bán hàng và mức tồn kho hiện tại, bạn sẽ quyết định thời điểm đặt hàng lại sản phẩm. Bạn có thể sử dụng phân tích hàng tồn kho của cửa hàng trong Shopify để hiểu tỷ lệ bán ra và dự báo doanh số.
- Phản hồi của khách hàng và quản lý đơn hàng trả lại: Thu thập phản hồi của khách hàng, cũng như xử lý mọi đơn hàng trả lại hoặc đổi trả. Phản hồi của khách hàng có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch hàng tồn kho trong tương lai.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Có nhiều phương pháp khác nhau để đảm bảo doanh nghiệp luôn có sẵn đúng sản phẩm vào đúng thời điểm, đồng thời giảm thiểu chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Việc chọn phương pháp phù hợp để quản lý hàng tồn kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mô hình kinh doanh, loại sản phẩm, biến động nhu cầu và độ tin cậy của nhà cung cấp. Các doanh nghiệp thường kết hợp nhiều phương pháp để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho.
Xem lại bảng sau để biết tổng quan về một số phương pháp phổ biến dùng để quản lý hàng tồn kho:
| Phương pháp | Mô tả |
|---|---|
| Số lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ) | EOQ là phương pháp tính toán số lượng mặt hàng tiết kiệm chi phí nhất mà doanh nghiệp nên đặt hàng. Mục đích là để giảm thiểu chi phí liên quan đến việc đặt hàng và giữ hàng tồn kho. Phương pháp này cân bằng chi phí lưu trữ hàng tồn kho với chi phí đặt hàng. |
| Đúng lúc (JIT) | Phương pháp JIT nhằm mục đích tăng hiệu quả và giảm lãng phí bằng cách chỉ nhận hàng hóa khi cần thiết trong quy trình sản xuất, từ đó giảm chi phí hàng tồn kho. Phương pháp này yêu cầu dự báo chính xác và nhà cung cấp đáng tin cậy. |
| Phân tích ABC | Phương pháp này phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm dựa trên tầm quan trọng: mặt hàng 'A' là sản phẩm giá trị cao có tần suất bán thấp, mặt hàng 'B' là sản phẩm giá trị trung bình có tần suất bán trung bình và mặt hàng 'C' là sản phẩm giá trị thấp có tần suất bán cao. Điều này cho phép các doanh nghiệp tập trung quản lý những sản phẩm có giá trị nhất. Tìm hiểu thêm. |
| Dự trữ an toàn | Dự trữ an toàn là một lượng hàng tồn kho thặng dư nhỏ được giữ còn trong kho để phòng ngừa biến động nhu cầu thị trường hoặc chậm trễ nguồn cung. Phương pháp này giúp tránh tình trạng hết hàng, duy trì sự hài lòng của khách hàng. |
| Quản lý hàng tồn kho thường xuyên | Phương pháp này bao gồm việc duy trì cập nhật theo thời gian thực cho hồ sơ hàng tồn kho khi có hoạt động bán hàng và mua hàng. Phương pháp này cung cấp số liệu kiểm kê hàng tồn kho chính xác và có thể được tự động hóa bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho. |
| Nhập trước, xuất trước (FIFO) | FIFO là phương pháp định giá hàng tồn kho, trong đó các tài sản được sản xuất hoặc mua vào trước sẽ được bán, sử dụng hoặc xử lý trước. Phương pháp này đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa dễ hỏng, nhưng nhìn chung là một phương pháp tốt cho mọi loại sản phẩm để tránh việc mặt hàng bị lỗi thời hoặc giảm chất lượng. |
| Dropship | Dropship là phương thức hoàn tất đơn hàng mà cửa hàng không lưu trữ sẵn các sản phẩm mà họ bán. Thay vào đó, khi cửa hàng bán một sản phẩm, họ sẽ mua mặt hàng đó từ bên thứ ba và vận chuyển trực tiếp đến khách hàng. Phương pháp này giúp loại bỏ nhu cầu quản lý hàng tồn kho. |
| Ký gửi | Trong phương pháp ký gửi, hàng hóa được gửi cho người nhận ký gửi, nhưng người gửi ký gửi (nhà cung cấp) vẫn là chủ sở hữu của hàng hóa cho đến khi chúng được bán. Phương pháp này giảm rủi ro cho các nhà bán lẻ vì họ chỉ thanh toán cho lượng hàng mà họ bán được. |
Hoàn thành kiểm tra hàng tồn kho
Để đảm bảo hồ sơ khớp với số lượng còn trong kho, bạn có thể thường xuyên kiểm tra thực tế hàng tồn kho. Việc kiểm tra hàng tồn kho, hay còn gọi là kiểm kê hàng tồn kho, là hoạt động thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào kinh doanh hàng hóa vật lý. Quản lý hàng tồn kho chính xác rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp nhằm đảm bảo bạn có đủ hàng sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, xác định và ngăn ngừa các vấn đề như mất cắp hoặc thất thoát, cũng như thu thập thông tin có giá trị để lập kế hoạch.
Dưới đây là các bước cơ bản hướng dẫn bạn thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho:
- Lập kế hoạch: Quyết định thời điểm diễn ra hoạt động kiểm kê hàng tồn kho, ai sẽ thực hiện và những khu vực hoặc mặt hàng nào sẽ được kiểm kê. Tốt nhất là nên thực hiện kiểm kê hàng tồn kho trong những khoảng thời gian vắng khách hoặc khi doanh nghiệp đóng cửa để tránh sai lệch do hoạt động bán hàng diễn ra trong quá trình kiểm kê.
- Sắp xếp: Đảm bảo hàng tồn kho được sắp xếp có tổ chức. Dán nhãn tất cả các mặt hàng và sắp xếp sao cho dễ kiểm đếm. Sắp xếp mặt hàng theo loại, địa điểm hoặc bất kỳ phương pháp nào khác phù hợp với doanh nghiệp.
- Chuẩn bị công cụ: Sử dụng các công cụ hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho để hợp lý hóa quy trình. Bạn có thể sử dụng giấy bút, bảng tính hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng. Máy quét mã vạch cũng có thể tăng tốc quy trình và giảm sai sót.
- Kiểm đếm: Cẩn thận ghi chú từng mặt hàng và ghi lại số lượng. Thông thường, nên có hai người tham gia - một người đếm và một người ghi chép. Hãy đảm bảo kiểm tra tất cả các khu vực có thể giữ hàng sẵn có, bao gồm khu vực lưu trữ, sàn cửa hàng và bất kỳ địa điểm ngoài cơ sở nào.
- Kiểm đếm lại: Tiến hành kiểm đếm lần hai để xác minh. Bước này đặc biệt quan trọng đối với những mặt hàng có sự sai lệch giữa số lượng đếm được và số lượng được ghi nhận trong hệ thống.
- Cập nhật hồ sơ: Sau khi hoàn thành và xác minh việc kiểm đếm, hãy cập nhật hồ sơ hàng tồn kho với số lượng mới.
- Phân tích: So sánh kết quả kiểm kê hàng tồn kho với hồ sơ hàng tồn kho. Nếu có sự sai lệch đáng kể, bạn có thể cần tìm hiểu các nguyên nhân khả thi. Điều này có thể làm nổi bật các vấn đề do mất cắp, hư hỏng, để sai vị trí hoặc sai sót trong hồ sơ mua hàng hoặc bán hàng.
- Lặp lại thường xuyên: Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho. Tần suất kiểm tra hàng tồn kho phụ thuộc vào loại hình và quy mô doanh nghiệp của bạn. Một số doanh nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho hàng năm, song song với các đợt kiểm tra nhỏ hơn cho những mặt hàng có giá trị cao với tần suất thường xuyên hơn.