Hướng dẫn hoàn tất đơn hàng xuyên biên giới cho thương nhân tại Trung Quốc

Hoàn tất đơn hàng xuyên biên giới là quá trình đưa sản phẩm từ Trung Quốc đến khách hàng trên toàn thế giới. Chiến lược hoàn tất đơn hàng sẽ ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng, chi phí vận chuyển, trải nghiệm khách hàng và dòng tiền. Hướng dẫn này giúp chọn phương pháp hoàn tất đơn hàng phù hợp với giai đoạn kinh doanh và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển.

Tổng quan về kho vận xuyên biên giới

Vận chuyển xuyên biên giới bao gồm năm giai đoạn chính sau:

1. Lấy hàng chặng đầu: Sản phẩm được lấy từ địa điểm hoặc nhà cung cấp
2. Vận chuyển chặng đầu: Đưa sản phẩm đến trung tâm vận chuyển quốc tế
3. Vận tải chặng chính: Vận tải hàng không hoặc đường biển quốc tế
4. Thông quan: Sản phẩm được làm thủ tục thông quan tại quốc gia đích
5. Giao hàng chặng cuối: Giao hàng tới địa chỉ của khách hàng

Mỗi giai đoạn đều có nguy cơ chậm trễ và phát sinh chi phí. Việc hiểu rõ chuỗi quy trình này giúp đặt ra kỳ vọng giao hàng thực tế và xác định các cơ hội tối ưu hóa.

Giải thích các giai đoạn vận chuyển

Toàn bộ chuỗi vận chuyển có vẻ đơn giản nhưng các vấn đề thường phát sinh ở những chi tiết nhỏ. Thời gian vận chuyển sẽ thay đổi tùy theo hãng vận chuyển và tuyến đường, thủ tục hải quan khác nhau theo từng quốc gia, và hệ thống theo dõi có thể không cập nhật đồng bộ ở tất cả các giai đoạn.

Những thách thức phổ biến về kho vận

Khi vận chuyển từ Trung Quốc, hãy chuẩn bị cho những thách thức này:

• Thời gian vận chuyển không ổn định: Các hãng vận chuyển và tuyến đường khác nhau sẽ có tốc độ khác nhau. Mùa cao điểm có thể làm tăng thời gian giao hàng thêm 10-15 ngày.
• Rủi ro về hải quan: Chứng từ không đầy đủ, tờ khai không chính xác hoặc sản phẩm bị hạn chế có thể dẫn đến việc hàng hóa bị tịch thu hoặc trả lại.
• Lỗ hổng trong quá trình theo dõi: Khả năng theo dõi trong nước có thể ngừng cập nhật sau khi gói hàng được vận chuyển quốc tế, gây lo ngại cho khách hàng.

Chọn mô hình hoàn tất đơn hàng

Hầu hết các thương nhân từ Trung Quốc đều sử dụng một trong bốn mô hình hoàn tất đơn hàng. Việc lựa chọn tùy thuộc vào giai đoạn kinh doanh, khối lượng đơn hàng, nguồn vốn và yêu cầu về tốc độ giao hàng.

Tự hoàn tất đơn hàng từ Trung Quốc

Tự hoàn tất đơn hàng nghĩa là mua sản phẩm, đóng gói và gửi cho đơn vị giao nhận để họ vận chuyển cho khách hàng. Khoảng 80% người bán hàng xuyên biên giới mới bắt đầu với mô hình này.

Cách hoạt động:

1. Bạn nhận được đơn hàng trên cửa hàng Shopify.
2. Bạn mua hoặc lấy sản phẩm từ hàng tồn kho.
3. Bạn đóng gói sản phẩm và tạo nhãn vận chuyển.
4. Bạn gửi các gói hàng đến kho nội địa của đơn vị giao nhận.
5. Đơn vị giao nhận xử lý việc vận chuyển quốc tế và giao hàng chặng cuối.

Khi nào nên sử dụng mô hình này:

• Bạn đang thử nghiệm sản phẩm mới và không muốn cam kết số lượng lớn hàng tồn kho
• Khối lượng đơn hàng dưới 5 đơn mỗi ngày
• Bạn muốn kiểm soát hoàn toàn khâu đóng gói và chất lượng

Dropship

Với dropship, bạn không giữ hàng tồn kho. Khi khách hàng đặt đơn hàng, bạn sẽ mua sản phẩm từ nhà cung cấp và họ sẽ giao hàng trực tiếp cho khách hàng.

Ưu điểm:

• Không cần đầu tư hàng tồn kho
• Rào cản gia nhập thị trường thấp
• Phù hợp để kiểm chứng mức độ phù hợp của sản phẩm với thị trường

Nhược điểm:

• Thời gian giao hàng lâu hơn (15-40 ngày)
• Khả năng kiểm soát chất lượng hạn chế
• Không thể tùy chỉnh bao bì hoặc xây dựng thương hiệu
• Lỗi đồng bộ hàng tồn kho có thể dẫn đến việc bán quá mức tồn kho

Khi nào nên sử dụng mô hình này:

• Bạn đang xác thực ý tưởng sản phẩm trước khi đầu tư vào hàng tồn kho
• Bạn có vốn hạn chế
• Bạn đang bán các sản phẩm theo xu hướng nhưng chưa nắm rõ nhu cầu

Nếu sử dụng dropship, hãy đảm bảo địa điểm hoàn tất đơn hàng của ứng dụng dropship được thiết lập chính xác trong bảng điều khiển quản trị Shopify. Sản phẩm phải được phân bổ đúng địa điểm để hiển thị phí vận chuyển và đồng bộ hóa thông tin theo dõi chính xác.

Kho ảo ở nước ngoài

Kho ảo ở nước ngoài là mô hình kết hợp, trong đó bạn in sẵn nhãn chặng cuối (như nhãn USPS cho điểm đến tại Mỹ), đóng gói sản phẩm trong nước và gửi bằng đường hàng không đến quốc gia điểm đến để hãng vận chuyển địa phương hoàn tất việc giao hàng.

Cách hoạt động:

1. Bạn tạo nhãn chặng cuối cho hãng vận chuyển ở quốc gia điểm đến.
2. Bạn đóng gói sản phẩm ở trong nước và dán các nhãn này.
3. Đơn vị giao nhận sẽ gom hàng và gửi các kiện hàng qua đường hàng không.
4. Các kiện hàng được giao trực tiếp cho hãng vận chuyển địa phương (chẳng hạn như USPS) mà không cần lưu kho.
5. Khách hàng sẽ nhận được thông tin theo dõi hiển thị là "shipped from USA" (gửi từ Mỹ) hoặc tương tự.

Ưu điểm:

• Giao hàng nhanh hơn so với việc chỉ hoàn tất đơn hàng trong nước (7-10 ngày)
• Yêu cầu vốn thấp hơn so với kho hàng ở nước ngoài
• Thông tin theo dõi của khách hàng hiển thị nguồn gốc tại địa phương
• Không có phí lưu kho

Khi nào nên sử dụng mô hình này:

• Bạn có khối lượng đơn hàng ổn định (5-10 đơn hàng mỗi ngày)
• Bạn muốn giao hàng nhanh hơn mà không cần cam kết vốn cho kho hàng ở nước ngoài
• Bạn đang mở rộng quy mô và cần một giải pháp chuyển tiếp

Kho hàng ở nước ngoài

Với kho hàng ở nước ngoài, bạn gửi số lượng lớn hàng tồn kho bằng đường biển hoặc đường hàng không đến kho hàng tại thị trường mục tiêu. Các đơn hàng sẽ được hoàn tất tại địa phương từ kho hàng này.

Ưu điểm:

• Thời gian giao hàng nhanh nhất (2-5 ngày)
• Trải nghiệm khách hàng tốt nhất
• Xử lý đơn hàng trả lại dễ dàng hơn
• Cạnh tranh với người bán nội địa

Nhược điểm:

• Yêu cầu vốn cao đối với số lượng lớn hàng tồn kho
• Phí lưu kho tích lũy hàng tháng
• Nguy cơ tồn đọng hàng nếu sản phẩm không bán được
• Dự báo hàng tồn kho phức tạp

Chọn phương pháp hoàn tất đơn hàng phù hợp với giai đoạn kinh doanh

Chiến lược hoàn tất đơn hàng của bạn nên phát triển cùng với sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, bạn có thể cân nhắc thay đổi phương pháp hoàn tất đơn hàng.

Giai đoạn thử nghiệm (0-5 đơn hàng mỗi ngày):

• Sử dụng dropship hoặc tự hoàn tất đơn hàng từ Trung Quốc
• Tập trung vào việc xác thực sản phẩm và tìm ra các mặt hàng bán chạy
• Đừng đầu tư quá nhiều vào hàng tồn kho hoặc vận chuyển nhanh

Giai đoạn tăng trưởng (5-10 đơn hàng mỗi ngày):

• Chuyển sang dùng kho ảo ở nước ngoài để giao hàng nhanh hơn
• Làm việc với 2-3 đơn vị giao nhận để đảm bảo sự ổn định
• Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp đáng tin cậy

Giai đoạn mở rộng quy mô (hơn 10-20 đơn hàng mỗi ngày):

• Cân nhắc dùng kho hàng ở nước ngoài cho các sản phẩm bán chạy nhất
• Duy trì việc tự hoàn tất đơn hàng đối với các mặt hàng bán chậm hơn
• Đầu tư vào việc quản lý và dự báo hàng tồn kho
• Thiết lập nhiều địa điểm hoàn tất đơn hàng và định cấu hình định tuyến đơn hàng để quản lý hàng tồn kho trên nhiều kho hàng

Chọn kênh logistics

Các kênh logistics khác nhau sẽ phù hợp với các sản phẩm và điểm đến khác nhau. Hãy làm việc với những đơn vị giao nhận chuyên về thị trường mục tiêu của bạn.

Kênh theo điểm đến

Kênh theo loại sản phẩm

Chọn kênh vận chuyển phù hợp với đặc điểm sản phẩm bằng các mô hình sau:

• Sản phẩm có giá trị và tỷ suất lợi nhuận cao: Sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, UPS) để giao hàng trong 3-5 ngày. Chi phí vận chuyển cao hơn sẽ được bù đắp bằng tỷ suất lợi nhuận.
• Sản phẩm có giá trị trung bình: Sử dụng hãng vận chuyển xuyên biên giới chuyên dụng hoặc EMS (Dịch vụ chuyển phát nhanh) để giao hàng trong 10-15 ngày.
• Sản phẩm giá rẻ: Sử dụng các kênh tiết kiệm (như China Post) để giao hàng trong 20-40 ngày. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng trong chính sách vận chuyển của bạn.

Làm việc với các đơn vị giao nhận

Hãy xây dựng mối quan hệ với 2-3 đơn vị giao nhận đáng tin cậy thay vì luôn chọn lựa chọn rẻ nhất. Khi đánh giá các đơn vị giao nhận, hãy xem xét các yếu tố sau:

• Giao tiếp: Bạn có thể liên hệ với họ nhanh chóng khi phát sinh sự cố không?
• Chất lượng theo dõi: Họ có cung cấp thông tin theo dõi đáng tin cậy và đồng bộ với Shopify không?
• Giải quyết sự cố: Họ xử lý các kiện hàng bị mất hoặc sự cố chậm trễ như thế nào?
• Chuyên môn về mặt hàng hạn chế: Họ có hiểu sản phẩm nào được phép và không được phép vận chuyển không?

Chi phí vận chuyển và tối ưu hóa

Các đơn vị giao nhận hàng hóa thường tính phí theo giá trị nào lớn hơn: trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích. Việc hiểu các phép tính trọng lượng giúp bạn thiết lập phí vận chuyển phù hợp và giảm chi phí. Sử dụng thông tin sau để tính trọng lượng:

• Trọng lượng thực tế: Trọng lượng vật lý của mặt hàng đã đóng gói trên cân
• Trọng lượng thể tích: Được tính theo công thức Chiều dài × Chiều rộng × Chiều cao ÷ 5000 (một số hãng vận chuyển sử dụng 6000)

Ví dụ: kiện hàng có kích thước 40×30×20 cm, nặng 2 kg có trọng lượng thể tích là 4,8 kg (40×30×20÷5000). Do 4,8 kg lớn hơn trọng lượng thực tế là 2 kg nên bạn sẽ trả phí cho 4,8 kg.

Định giá trọng lượng ban đầu và trọng lượng tiếp theo

Nhiều đơn vị giao nhận hàng hóa sử dụng cơ cấu định giá với các thành phần sau:

• Trọng lượng ban đầu: Mức phí cơ sở cho đơn vị đầu tiên (chẳng hạn như 500 g đầu tiên)
• Trọng lượng tiếp theo: Mức phí giảm cho mỗi đơn vị trọng lượng bổ sung

Hiểu rõ cơ cấu này giúp bạn tính toán chi phí chính xác và thiết lập phí vận chuyển phù hợp trong cửa hàng.

Tối ưu hóa bao bì

Vì các đơn vị giao nhận hàng hóa thường tính phí theo trọng lượng thể tích nên việc giảm kích thước kiện hàng sẽ trực tiếp giảm chi phí vận chuyển.

Bạn có thể thử các đề xuất chiến lược sau để chọn kiện hàng:

• Nén chân không các mặt hàng mềm: Quần áo, chăn và thú nhồi bông có thể được nén để giảm đáng kể thể tích.
• Sử dụng hộp cứng cho các mặt hàng cồng kềnh: Tránh bị biến dạng trong quá trình vận chuyển và giảm thiểu không gian lãng phí.
• Thay thế lớp đệm dày: Sử dụng giấy tổ ong hoặc túi xốp hơi thay vì lớp đệm mút dày.
• Chọn hộp có kích thước phù hợp: Sử dụng hộp nhỏ nhất có thể chứa sản phẩm an toàn. Mỗi lần giảm 5 cm kích thước sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển.

Quản lý các thách thức về vận chuyển

Vận chuyển xuyên biên giới mang đến những thách thức riêng về thời gian, hải quan và khối lượng theo mùa. Việc lập kế hoạch trước giúp bạn tránh được những gián đoạn tốn kém.

Lập kế hoạch cho mùa cao điểm

Mùa mua sắm cao điểm ảnh hưởng đáng kể đến quá trình vận chuyển xuyên biên giới. Black Friday, Giáng Sinh và Tết Nguyên Đán có thể kéo dài thời gian giao hàng từ 7–12 ngày lên hơn 20 ngày.

Bạn có thể chuẩn bị cho mùa cao điểm bằng cách lập kế hoạch trước với các hoạt động sau:

• Nhập hàng sớm: Gửi hàng tồn kho đến các kho ở nước ngoài hoặc đơn vị giao nhận hàng hóa trước khi thời gian cao điểm bắt đầu
• Đa dạng hóa hãng vận chuyển: Đừng phụ thuộc vào một đơn vị giao nhận hàng hóa duy nhất trong thời gian khối lượng hàng lớn
• Cập nhật thời gian vận chuyển ước tính: Điều chỉnh thời gian giao hàng ước tính trong chính sách vận chuyển
• Giao tiếp chủ động: Thông báo cho khách hàng về các đợt chậm trễ có thể xảy ra trước khi họ đặt hàng
• Cân nhắc ngày chốt đơn: Thiết lập hạn chót đặt hàng để đảm bảo giao hàng vào dịp lễ

Hải quan và các mặt hàng hạn chế

Trước khi vận chuyển bất kỳ sản phẩm nào ra quốc tế, hãy xác minh sản phẩm đó không bị hạn chế ở các quốc gia điểm đến. Các vấn đề về hải quan có thể dẫn đến việc bị tịch thu, trả hàng và phạt tiền.

Luôn xác nhận với đơn vị giao nhận hàng hóa trước khi vận chuyển các mặt hàng sau:

• Pin và thiết bị điện tử (bao gồm cả sạc dự phòng)
• Mỹ phẩm, nước hoa và bình xịt
• Thực phẩm và đồ uống
• Vitamin, thực phẩm chức năng và thuốc không kê đơn
• CBD (cannabidiol) và các sản phẩm liên quan đến cần sa
• Thuốc lá điện tử và sản phẩm vape
• Dạng bột và chất lỏng

Chứng từ hải quan

Chứng từ hợp lệ giúp giảm thiểu chậm trễ do hải quan. Đảm bảo bạn có các thông tin sau đối với sản phẩm:

• Mã HS (Hệ thống Hài hòa): Bắt buộc đối với tất cả các lô hàng quốc tế. Thêm mã HS vào sản phẩm trong Shopify.
• Quốc gia xuất xứ: Nơi sản phẩm được sản xuất hoặc lắp ráp
• Mô tả sản phẩm chính xác: Mô tả rõ ràng về thành phần trong mỗi kiện hàng
• Giá trị khai báo: Khai báo trung thực về giá trị sản phẩm

Tìm hiểu thêm về chứng từ hải quan.

Quản lý trả hàng

Việc trả hàng là một thách thức đối với người bán xuyên biên giới vì chi phí vận chuyển trả hàng quốc tế rất đắt. Cân nhắc các chiến lược sau:

• Phân tích chi phí trả hàng: Đối với nhiều đơn hàng xuyên biên giới, chi phí vận chuyển trả hàng còn cao hơn giá trị sản phẩm. Hãy tính toán điểm hòa vốn để xác định khi nào thì yêu cầu trả lại hàng hóa vật lý là hợp lý.
• Các chiến lược trả hàng thay thế, chẳng hạn như sau:
  • Hoàn tiền một phần không cần trả hàng: Đối với các mặt hàng có giá trị thấp, hãy đề nghị hoàn tiền một phần và cho phép khách hàng giữ lại sản phẩm. Cách này thường rẻ hơn việc trả chi phí vận chuyển trả hàng.
  • Phiếu giảm giá: Cung cấp tín dụng cửa hàng kèm theo phiếu giảm giá thay vì hoàn tiền toàn bộ. Cách này giúp giữ chân khách hàng và giảm thiểu thiệt hại.
  • Địa chỉ trả hàng tại địa phương: Nếu bạn sử dụng kho hàng ở nước ngoài, hãy chấp nhận trả hàng về địa điểm đó.
  • Bắt buộc trả lại hàng hóa vật lý: Chỉ yêu cầu trả lại hàng hóa vật lý đối với các mặt hàng có giá trị cao (từ 100 USD trở lên) hoặc các trường hợp bị nghi ngờ gian lận.
• Thiết lập kỳ vọng về việc trả hàng: Trong chính sách trả hàng, hãy truyền đạt rõ ràng các thông tin chi tiết sau:
  • Những mặt hàng nào đủ điều kiện trả lại
  • Ai sẽ thanh toán chi phí vận chuyển trả hàng
  • Thời gian xử lý hoàn tiền
  • Bất kỳ khoản phí trả về kho nào