Đơn hàng, dữ liệu và quyền truy cập quản trị cho nhân viên bán hàng B2B

Nếu có nhân viên bán hàng, bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập giới hạn vào trang quản trị Shopify bằng cách sử dụng quyền nhân viên. Việc này giúp nhân viên bán hàng đặt đơn hàng và xem thông tin tài khoản của khách hàng được phân công. Nhân viên bán hàng cũng có thể truy cập dữ liệu đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, định giá và hàng tồn kho cập nhật tại một nơi.

Bạn có thể tùy chỉnh quyền cho các thành viên khác nhau của nhân viên bán hàng dựa trên vai trò của họ cũng như thông tin mà họ cần truy cập.

Thiết lập nhân viên bán hàng

Quyền nhân viên hỗ trợ mọi loại nhân viên bán hàng.

Hai loại nhân viên bán hàng phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp B2B là quản lý bán hàng và đại diện bán hàng:

• Quản lý bán hàng: Nhân viên kiểm soát xem đại diện bán hàng nào làm việc với địa điểm công ty cụ thể. Họ cũng có thể là quản trị viên cửa hàng.
• Đại diện bán hàng: Nhân viên chỉ có thể truy cập vào địa điểm công ty và hồ sơ được phân công. Bạn cũng có thể cấp cho họ quyền chỉnh sửa hoặc tạo công ty và địa điểm công ty.

Bạn có thể kiểm soát cấp độ quyền của từng thành viên trong nhân viên bán hàng bằng cách tạo và phân công vai trò người dùng có bất kỳ tổ hợp quyền nào, kể cả quyền Công ty. Bạn có thể quản lý các quyền này bằng cách vào Cài đặt > Người dùng > Vai trò trong trang quản trị Shopify.

Các hướng dẫn sau đây áp dụng cho việc tạo vai trò đại diện bán hàng và quản lý bán hàng. Bạn có thể thêm hoặc xóa quyền dựa trên những gì muốn nhân viên bán hàng thực hiện được.

Bạn có thể chỉ định quyền Khách hàng, Đơn hàng và Đơn hàng nháp cho các vai trò đã tạo đối với nhân viên bán hàng, để cho phép họ xem và nhận đơn hàng, cũng như quản lý thông tin của cá nhân mua hàng thay cho công ty hoặc địa điểm công ty.

Bạn có thể cần tránh chỉ định các quyền Phân tích, Tiếp thị và Trang chủ vì những trang đó có chứa dữ liệu bán hàng không được lọc theo địa điểm công ty mà họ được phân công, kể cả khi tính năng Hạn chế quyền ở các địa điểm công ty được phân công đã kích hoạt.

Thiết lập quyền quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng là nhân viên quản lý xem nhân viên bán hàng nào được phân công vào địa điểm công ty. Trong một địa điểm công ty, quản lý bán hàng có thể xem và quản lý phần Nhân viên được phân công đối với bất kỳ địa điểm công ty nào.

Các bước:

1. Đăng nhập vào cửa hàng bất kỳ trong tổ chức.
2. Đi đến Cài đặt > Người dùng> Vai trò.
3. Nhấp vào Thêm vai trò.
4. Thêm tên cho vai trò.
5. Trong phần Quyền, sử dụng menu thả xuống để chọn Vai trò trong tổ chức hoặc Vai trò đối với cửa hàng. Người dùng có vai trò trong tổ chức sẽ có cùng quyền hạn trên tất cả cửa hàng trong tổ chức. Người dùng có vai trò đối với cửa hàng sẽ có quyền hạn ở các cửa hàng cụ thể mà bạn chọn.
6. Trong phần Quyền , nhấp vào Công ty, rồi chỉ định cho vai trò này ít nhất những quyền sau đây:
   1. Xem công ty.
   2. Phân công nhân viên vào địa điểm công ty.
   3. Hạn chế quyền ở các địa điểm công ty được phân công để chỉ giới hạn quản lý bán hàng tại các địa điểm công ty mà họ được phân công.
7. Tùy chọn: Bạn cũng có thể chỉ định thêm quyền, chẳng hạn như Khách hàng, Đơn hàng, Đơn hàng nháp hoặc bất kỳ quyền nhân viên nào khác mà bạn muốn cấp cho quản lý bán hàng.
8. Nhấp vào Lưu.
9. Nhấp vào Mời một người dùng, rồi thêm địa chỉ email của người dùng bạn muốn chỉ định vai trò này.
10. Trong phần Vai trò và nhóm, nhấp vào Chỉ định, rồi nhấp vào vai trò quản lý bán hàng vừa tạo.
11. Tùy chọn: Nếu đây là vai trò đối với cửa hàng, hãy chỉ định các cửa hàng cụ thể mà bạn muốn áp dụng quyền cũng như vai trò quản lý bán hàng, rồi nhấp vào Xong.

Thiết lập quyền đại diện bán hàng

Đại diện bán hàng thường chịu trách nhiệm về nhóm một số công ty và địa điểm công ty cụ thể. Bạn có thể giới hạn chế độ xem của họ trong trang quản trị Shopify để chỉ hiển thị thông tin có liên quan đến địa điểm công ty mà họ được phân công.

Các bước:

1. Đăng nhập vào cửa hàng bất kỳ trong tổ chức.
2. Đi đến Cài đặt > Người dùng> Vai trò.
3. Nhấp vào Thêm vai trò.
4. Thêm tên cho vai trò.
5. Trong phần Quyền, sử dụng menu thả xuống để chọn Vai trò trong tổ chức hoặc Vai trò đối với cửa hàng. Người dùng có vai trò trong tổ chức sẽ có cùng quyền hạn trên tất cả cửa hàng trong tổ chức. Người dùng có vai trò đối với cửa hàng sẽ có quyền hạn ở các cửa hàng cụ thể mà bạn chọn.
6. Trong phần Quyền , nhấp vào Công ty rồi chỉ định cho vai trò này ít nhất những quyền sau đây:
   1. Xem công ty.
   2. Phân công nhân viên vào địa điểm công ty.
   3. Hạn chế quyền ở các địa điểm công ty được phân công để chỉ giới hạn đại diện bán hàng tại các địa điểm công ty mà họ được phân công.
7. Tùy chọn: Bạn cũng có thể chỉ định thêm quyền, chẳng hạn như Khách hàng, Đơn hàng và Đơn hàng nháp hoặc bất kỳ quyền nhân viên nào khác mà bạn muốn cấp cho đại diện bán hàng.
8. Nhấp vào Lưu.
9. Nhấp vào Mời một người dùng, rồi thêm địa chỉ email của người dùng bạn muốn chỉ định vai trò này.
10. Trong mục Vai trò và nhóm, nhấp vào Gán, rồi nhấp vào vai trò đại diện bán hàng mà bạn vừa tạo.
11. Không bắt buộc: Nếu đây là vai trò trên cửa hàng, hãy gán các cửa hàng cụ thể mà bạn muốn áp dụng vai trò đại diện bán hàng và quyền, rồi nhấp vào Xong.
12. Không bắt buộc: Lặp lại các bước này cho tất cả cửa hàng trong mục Cửa hàng mà bạn muốn cấp quyền đại diện bán hàng cho nhân viên.

Gán nhân viên bán hàng vào địa điểm công ty

Quản lý bán hàng hoặc bất kỳ nhân viên nào có quyền Gán nhân viên vào địa điểm công ty đều có thể gán nhân viên khác vào các địa điểm công ty.

Khi bạn chọn Giới hạn quyền ở các địa điểm công ty được gán và gán một nhân viên vào địa điểm công ty, nhân viên bán hàng chỉ có thể truy cập thông tin của các địa điểm công ty mà họ được gán trên những trang sau:

• Khách hàng
• Đơn hàng
• Đơn hàng nháp
• Công ty

Tất cả các trang khác trong trang quản trị Shopify sẽ không giới hạn thông tin theo công ty hoặc địa điểm công ty. Có thể gán cùng một nhân viên bán hàng cho nhiều địa điểm công ty. Bạn có thể gán tối đa 10 nhân viên bán hàng cho mỗi địa điểm công ty.

Các bước:

1. Đăng nhập vào tổ chức và điều hướng đến cửa hàng phù hợp.
2. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng > Công ty.
3. Nhấp vào công ty mà bạn muốn gán nhân viên bán hàng.
4. Trong mục Địa điểm, nhấp vào địa điểm công ty mà bạn muốn gán nhân viên bán hàng.
5. Trong mục Nhân viên được gán, nhấp vào biểu tượng .
6. Chọn nhân viên mà bạn muốn gán vào địa điểm công ty. Bạn có thể chọn nhiều nhân viên.
7. Nhấp vào Lưu.

Gán hàng loạt nhân viên bán hàng cho tất cả địa điểm công ty

Bạn có thể gán hàng loạt nhân viên cho các địa điểm công ty.

Các bước:

1. Đăng nhập vào tổ chức và điều hướng đến cửa hàng phù hợp.
2. Từ trang quản trị Shopify, đi tới Khách hàng > Công ty.
3. Nhấp vào công ty mà bạn muốn gán một hoặc nhiều nhân viên bán hàng.
4. Nhấp vào Chỉnh sửa nhân viên được gán.
5. Chọn nhân viên mà bạn muốn gán cho tất cả địa điểm công ty. Bạn có thể chọn nhiều nhân viên.
6. Nhấp vào Lưu.

Việc tạo đơn hàng và đơn hàng nháp của nhân viên bán hàng

Sau khi bạn thiết lập quyền nhân viên, nhân viên bán hàng có thể đăng nhập và truy cập trang quản trị Shopify. Họ có thể ghi nhận các đơn đặt hàng qua điện thoại, email và trực tiếp vào Shopify thông qua đơn hàng nháp.

Nhân viên bán hàng có quyền truy cập vào toàn bộ dữ liệu sản phẩm, định giá, khách hàng và hàng tồn kho của bạn khi tạo đơn hàng nháp trong trang quản trị Shopify. Họ cũng có thể xem liệu bạn có thiết lập quy tắc kinh doanh nào áp dụng cho các đơn hàng hay không. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một ứng dụng để tùy chỉnh các tùy chọn vận chuyển áp dụng cho một số khách hàng cụ thể thì những tùy chỉnh này cũng được dùng cho đơn hàng nháp.

Khi đơn hàng hoàn tất và sẵn sàng để gửi cho khách hàng, nhân viên bán hàng có thể nhấp vào Gửi hóa đơn để thông báo cho khách hàng về hóa đơn, cho phép khách hàng xem xét và đặt hàng ở trang thanh toán.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng đơn hàng nháp để ghi nhận đơn hàng B2B.