ทำความเข้าใจเวลาจัดการคำสั่งซื้อ

เวลาจัดการคำสั่งซื้อคือช่วงเวลาระหว่างที่ลูกค้าส่งคำสั่งซื้อไปจนถึงเวลาที่ธุรกิจจัดการคำสั่งซื้อนั้น คำสั่งซื้อที่ต้องมีการจัดส่งจะถือว่าจัดการแล้วเมื่อธุรกิจส่งมอบพัสดุให้ผู้ให้บริการขนส่ง

การตรวจสอบคำสั่งซื้อ การพิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง การบรรจุสินค้า และการส่งมอบพัสดุให้ผู้ให้บริการขนส่งล้วนส่งผลต่อเวลาจัดการคำสั่งซื้อ

คุณจะสามารถควบคุมเวลาจัดการคำสั่งซื้อได้แตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ หากคุณดรอปชิป คุณจะสามารถควบคุมได้เฉพาะเรื่องซัพพลายเออร์ที่คุณทำงานด้วยและความรวดเร็วที่คุณทำการสั่งซื้อกับพวกเขา หากคุณจัดส่งสินค้าด้วยตนเอง คุณจะควบคุมทุกขั้นตอนได้ตั้งแต่ความเร็วในการบรรจุสินค้าไปจนถึงเวลาที่คุณนำพัสดุไปมอบให้ผู้ให้บริการขนส่งของคุณ

ระยะเวลาการจัดการคำสั่งซื้อของคุณยังเป็นตัวกำหนดวันที่จัดการภายในที่แสดงอยู่ในหน้าดัชนีคำสั่งซื้อและหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้ออีกด้วย

ผลกระทบของเวลาจัดการคำสั่งซื้อ

เวลาจัดการคำสั่งซื้อที่รวดเร็วขึ้นอาจมีข้อดีดังต่อไปนี้

• การจัดส่งที่มีราคาถูกลง - คุณอาจมีสิทธิ์เลือกตัวเลือกการจัดส่งที่ช้าลงแต่พัสดุก็ยังคงส่งถึงมือลูกค้าภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม
• ความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น - เมื่อลูกค้าได้รับคำสั่งซื้ออย่างรวดเร็ว ก็จะเป็นการเพิ่มความไว้วางใจในธุรกิจของคุณและมอบประสบการณ์เชิงบวกให้แก่พวกเขา ซึ่งอาจช่วยเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะกลับมาสั่งซื้อสินค้ากับคุณอีกครั้ง
• สินค้าคงคลังเคลื่อนไหวเร็วขึ้น - หากคุณจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้า การที่สินค้าอยู่บนชั้นวางน้อยลงอาจช่วยลดต้นทุนค่าจัดเก็บในคลังสินค้าได้
• กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น - การปรับปรุงเวลาจัดการคำสั่งซื้อสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและไม่มีต้นทุนค่าแรงที่เปล่าประโยชน์

เวลาจัดการคำสั่งซื้อที่ล่าช้าอาจทำให้เกิดปัญหาดังต่อไปนี้

• ภาระงานฝ่ายสนับสนุน - ลูกค้าอาจติดต่อคุณเพื่อขอรับการอัปเดตเกี่ยวกับคำสั่งซื้อของพวกเขา ซึ่งการตอบกลับลูกค้าอาจใช้เวลาค่อนข้างมาก
• ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง - ลูกค้าบางรายอาจคาดหวังให้คำสั่งซื้อส่งถึงตนภายในเวลาเพียงไม่กี่วัน หากธุรกิจดำเนินการไม่ตรงตามความคาดหวัง ลูกค้าก็อาจไม่กลับมาสั่งซื้อสินค้าจากธุรกิจนั้นอีก
• ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น - เวลาจัดการคำสั่งซื้อที่ขาดประสิทธิภาพอาจทำให้พนักงานต้องทำงานนานขึ้นและสินค้ากินพื้นที่เก็บบนชั้นวางของคลังสินค้า ซึ่งทั้งสองสิ่งนี้ล้วนทำให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น

ทำความเข้าใจเวลาจัดการคำสั่งซื้อของคุณ

เมื่อทำความเข้าใจในแต่ละขั้นตอนของการประมวลผลคำสั่งซื้อแล้ว คุณมักจะพบวิธีที่ทำให้กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ การตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป รวบสองขั้นตอนเข้าด้วยกัน หรือดำเนินการสองงานไปพร้อมกันสามารถช่วยลดเวลาจัดการคำสั่งซื้อของคุณได้

ขั้นตอนที่ 1 - จัดกลุ่มสินค้าของคุณ

พิจารณาขั้นตอนการดำเนินการของสินค้าแต่ละรายการที่คุณขาย หากสินค้าใดมีขั้นตอนเดียวกัน ให้จัดกลุ่มสินค้าเหล่านั้นไว้ด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณขายเสื้อยืด หมวก และเครื่องประดับ ในการประมวลผลคำสั่งซื้อสำหรับหมวกและเสื้อยืด คุณอาจต้องใส่สินค้าในซองกันกระแทก พิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง แล้วส่งซองให้ผู้ให้บริการขนส่งของคุณ อย่างไรก็ตาม ในการประมวลผลคำสั่งซื้อสำหรับเครื่องประดับ คุณอาจต้องขัดเงาสินค้าเป็นขั้นตอนสุดท้าย ใส่ในกล่องเครื่องประดับขนาดเล็ก ตกแต่งกล่อง ใส่ในกล่องจัดส่ง พิมพ์ป้ายกำกับ แล้วส่งให้ผู้ให้บริการขนส่งของคุณ ในสถานการณ์นี้ คุณจะมีกลุ่มกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อสองกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 2 - สร้างรายการขั้นตอนการดำเนินการสำหรับสินค้าแต่ละกลุ่ม

สำหรับสินค้าแต่ละกลุ่ม ให้แสดงรายการแต่ละขั้นตอนที่คุณใช้ในการประมวลผลคำสั่งซื้อสำหรับสินค้าในกลุ่มนั้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณขายภาพพิมพ์ผลงานศิลปะของคุณและพิมพ์ตามคำสั่งซื้อผ่านบริษัทโรงพิมพ์ในพื้นที่ กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อของคุณอาจมีดังนี้

1. เปิดอีเมลคำสั่งซื้อ
2. ตรวจสอบภาพพิมพ์ที่ร้องขอ จากนั้นเปิดอีเมลไคลเอ็นต์ของคุณแล้วเขียนอีเมลถึงบริษัทโรงพิมพ์ในพื้นที่
3. อัปโหลดไฟล์ภาพพิมพ์ไปยังอีเมล จากนั้นส่งอีเมล
4. รออีเมลการยืนยันจากบริษัทโรงพิมพ์ว่าภาพพิมพ์พร้อมแล้ว
5. ขับรถไปที่บริษัทโรงพิมพ์ ชำระค่าภาพพิมพ์ แล้วรับภาพพิมพ์
6. ขับรถกลับบ้าน
7. บรรจุภาพพิมพ์ลงในบรรจุภัณฑ์
8. ซื้อและพิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง แล้วติดลงบนบรรจุภัณฑ์
9. ขับรถไปที่ตำแหน่งจัดส่งของผู้ให้บริการขนส่ง
10. ฝากส่งบรรจุภัณฑ์

ขั้นตอนที่ 3 - เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละขั้นตอน

เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในขั้นตอนต่างๆ เช่น

• ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน
• การดำเนินการเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องทำ
• วัสดุเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ 4 - สร้างขั้นตอนการประมวลผลสำหรับคำสั่งซื้อที่มีสินค้าจากกลุ่มต่างๆ

ตัวอย่างเช่น พิจารณาสถานการณ์ร้านขายหมวก เสื้อยืด และเครื่องประดับจากขั้นตอนที่ 1 คุณจะต้องมีชุดขั้นตอนแยกต่างหากสำหรับคำสั่งซื้อที่รวมการแพ็คทั้งหมวกและเครื่องประดับ

ปรับปรุงเวลาการจัดการคำสั่งซื้อของคุณ

หลังจากที่คุณเข้าใจขั้นตอนในการประมวลผลคำสั่งซื้อแล้ว ให้พิจารณาวิธีการต่อไปนี้เพื่อปรับปรุงแต่ละกระบวนการ

• ทำเครื่องหมายขั้นตอนที่สามารถเตรียมไว้ล่วงหน้าได้ ตัวอย่างเช่น การเตรียมกล่องหรือการย้ายสต็อกสินค้าจากห้องเก็บของไปยังสถานีจัดส่ง
• ตั้งค่าการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเองให้เป็นแบบอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด
• หากคุณใช้ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง ให้ซื้อใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่งแบบหลายรายการ
• ค้นหาขั้นตอนที่สามารถดำเนินการไปพร้อมกันได้ ตัวอย่างเช่น หากขั้นตอนใดต้องการให้คุณรอ 15 นาที ให้พิจารณาว่าสามารถดำเนินการขั้นตอนถัดไปในช่วงเวลานั้นได้หรือไม่
• ลบขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อภาพพิมพ์จากขั้นตอนที่ 2 ได้ดังนี้

• สามารถรวมขั้นตอนที่ 1-3 ได้ - อัปโหลดภาพพิมพ์ทั้งหมดของคุณไปยังบริการพื้นที่เก็บข้อมูลไฟล์บนคลาวด์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox ให้สิทธิ์บริษัทโรงพิมพ์ในพื้นที่เข้าถึงภาพพิมพ์ดังกล่าว ตั้งค่าบริษัทโรงพิมพ์ในพื้นที่เป็นบริการจัดการคำสั่งซื้อแบบกำหนดเองในส่วนผู้ดูแล Shopify ของคุณ สุดท้าย ให้ปรับการตั้งค่า Shopify ของคุณเป็นจัดการคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

  ด้วยการตั้งค่านี้ เมื่อมีการส่งคำสั่งซื้อในร้านค้าของคุณ บริษัทโรงพิมพ์ในพื้นที่จะได้รับอีเมลที่มีรายละเอียดทั้งหมดทันที และจะสามารถเข้าถึงภาพพิมพ์ได้ผ่านบริการพื้นที่เก็บไฟล์บนคลาวด์

• สามารถดำเนินการขั้นตอนที่ 8 ได้ในระหว่างขั้นตอนที่ 4 - ขณะที่คุณรออีเมลการยืนยันจากบริษัทโรงพิมพ์ ให้เตรียมบรรจุภัณฑ์โดยการพิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่งแล้วติดลงบนบรรจุภัณฑ์

• สามารถลบขั้นตอนที่ 6 ออกได้ - หากคุณเตรียมบรรจุภัณฑ์และป้ายกำกับก่อนไปรับภาพพิมพ์ คุณจะสามารถบรรจุภาพพิมพ์ลงในบรรจุภัณฑ์ได้ทันทีที่รับภาพพิมพ์ แล้วขับรถตรงไปยังตำแหน่งจัดส่งของผู้ให้บริการขนส่งได้เลย

หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลข้างต้นแล้ว กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อของคุณจะมีดังนี้

1. เปิดอีเมลคำสั่งซื้อ
2. ซื้อและพิมพ์ใบจ่าหน้าสำหรับการจัดส่ง แล้วติดลงบนบรรจุภัณฑ์
3. รออีเมลการยืนยันจากบริษัทโรงพิมพ์ว่าภาพพิมพ์พร้อมแล้ว
4. นำบรรจุภัณฑ์ไปที่บริษัทโรงพิมพ์ ชำระค่าภาพพิมพ์ แล้วรับภาพพิมพ์
5. บรรจุสินค้าให้เสร็จสิ้น
6. ขับรถไปที่ตำแหน่งจัดส่งของผู้ให้บริการขนส่ง
7. ฝากส่งบรรจุภัณฑ์

อ้างอิงจากรายการต่อไปนี้เพื่อสำรวจวิธีอื่นๆ ในการทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

• กระบวนการประมวลผลคำสั่งซื้ออัตโนมัติ
• เครื่องมือเพื่อการทำงานในส่วนผู้ดูแล Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

สำรวจตัวเลือกศูนย์จัดการคำสั่งซื้อ

หากการประมวลผลคำสั่งซื้อด้วยตัวคุณเองใช้เวลามากเกินไป ให้พิจารณาทำงานร่วมกับศูนย์จัดการคำสั่งซื้อ ศูนย์จัดการคำสั่งซื้อจะประมวลผลและจัดส่งคำสั่งซื้อในนามของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเวลาว่างไปโฟกัสส่วนอื่นๆ ของธุรกิจคุณได้

พิจารณาสำรวจตัวเลือกต่อไปนี้

• Shopify Fulfillment Network
• ศึกษาข้อมูลคลังสินค้าในพื้นที่

วางแผนล่วงหน้า

หากคุณวางแผนจัดช่วงการลดราคาหรือดำเนินธุรกิจที่ได้รับผลกระทบอย่างมากจากช่วงเวลาของปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณเตรียมพร้อมสำหรับปริมาณคำสั่งซื้อที่สูงขึ้น

คุณสามารถเตรียมพร้อมได้ตามวิธีด้านล่างนี้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้ช่วยเพียงพอ
• เตรียมสินค้าของคุณก่อนถึงวันจัดกิจกรรมสองสามวัน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวัสดุสำหรับการจัดส่งและบรรจุภัณฑ์เพียงพอ เช่น กล่อง เทป ซองจดหมาย กระดาษเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ และป้ายกำกับ
• ตรวจสอบเวลาตัดรอบของผู้ให้บริการขนส่งหลักของคุณและวางแผนตามเวลาดังกล่าว ตัวอย่างเช่น หากผู้ขนส่งของคุณไม่รับการจัดส่งหลังเวลา 16:00 น. คุณควรดำเนินการคำสั่งซื้อทั้งหมดให้เสร็จสิ้นภายในเวลา 15:30 น.

จดบันทึกสิ่งของที่หมดหรือขั้นตอนที่ใช้เวลานานเพื่อช่วยคุณวางแผนสำหรับกิจกรรมในอนาคต พิจารณาว่าการเพิ่มจำนวนพนักงานจะช่วยลดเวลาการจัดการคำสั่งซื้อได้หรือไม่ หรือมีวิธีตั้งค่าการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งใช้เวลานานให้เป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่