Planera en inventering med Shopify kassasystem

En planerad inventering hjälper dig att bekräfta att lagret i din butik matchar det som är registrerat i Shopify admin. Genom att inventera regelbundet kan du upptäcka svinn, hitta spårningsfel och hålla dina online- och butikskanaler korrekta.

Den här sidan beskriver hur du väljer en inventeringsmetod, schemalägger och förbereder inventeringen, utför den på flera enheter och sedan stämmer av justeringarna efteråt. För det stegvisa arbetsflödet för snabbinventering, se Ändra lagerkvantiteter i Shopify kassasystem.

Om du migrerar från Stocky och planerar din första inventering i Shopify, se Migrera från Stocky till Shopifys lagerhantering.

Metoder för inventering

Du kan kombinera följande två metoder för att inventera:

• Quick count i Shopify POS: Personalen skannar eller söker efter produkter på en Shopify POS-enhet och anger kvantiteten som finns i lager. Denna metod är bäst för inventering i butik. Mer information finns i Ändra lagerkvantiteter i Shopify POS.
• Lagerjusteringar i Shopify admin: Personal i Shopify admin kan justera kvantiteter på sidan Lager eller importera en CSV-fil. Den här metoden är bäst för massuppdateringar och för avstämning efter en inventering i butik. Mer information finns i Justera lagerkvantiteter och Importera och exportera lager med en CSV-fil.

Ett vanligt tillvägagångssätt är att butikspersonalen inventerar med Quick count, och att huvudkontoret sedan granskar och stämmer av justeringarna i Shopify admin.

Tidpunkt för inventering

Du kan schemalägga en inventering utifrån din butiks öppettider och personal. Fundera på vilket av följande alternativ som passar din verksamhet bäst:

• Efter stängning: Försäljningen är pausad, så inventeringen förblir korrekt.
• Före öppning: Butiken är lugn, men inventeringen kan sträcka sig in på öppettiderna om den tar längre tid än förväntat.
• Utspritt över flera dagar per zon: Användbart för större butiker. Varje skift inventerar en separat zon så att ingen enskild dag blir överbelastad.
• Stänga butiken för inventering: Det mest exakta alternativet eftersom ingen försäljning sker under inventeringen, men butiken kan förlora intäkter under stängningsperioden.

Beräknad tid och personal efter katalogstorlek

Anpassa tid och personal baserat på butikens layout, produkternas komplexitet och om personalen använder streckkodsläsare. Följande uppskattningar i tabellen är utgångspunkter för att hjälpa till med planeringen av inventeringar.

Inventeringsfrekvens

Hur ofta du inventerar beror på din katalogstorlek, risk för svinn och butikens komplexitet. Fundera på vilket av följande alternativ som passar din verksamhet bäst:

• Kvartalsvis: Fungerar för de flesta detaljhandlare.
• Månadsvis: Rekommenderas för kategorier med högt svinn, såsom små och värdefulla artiklar som är mer benägna att försvinna eller stjälas.
• Roterande veckovisa inventeringar: Vissa detaljhandlare inventerar en ny zon varje vecka, så att hela katalogen täcks utan att en fullständig inventering av hela butiken behövs.

Konsekventa inventeringar med regelbundna intervall är mer värdefulla än sällsynta, perfekta inventeringar.

Förbered inför en inventering

Att förbereda ditt system och din utrustning inför inventeringen kan hjälpa till att undvika avvikelser som orsakas av väntande aktivitet eller oförberedda enheter.

Förbered ditt system

Inför inventeringen ska du förbereda systemet på följande sätt:

• Slutför väntande ordrar, överföringar och leveranser så att alla lagerrörelser återspeglas i din admin.
• Behandla eventuella mottagna leveranser och markera dem som mottagna i din Shopify admin.
• Synkronisera alla Shopify POS-enheter genom att öppna appen och bekräfta att den senaste försäljningen visas.
• Gör stickprov på några produkter genom att jämföra kvantiteten I lager i din admin med det fysiska lagret, för att upptäcka uppenbara avvikelser innan den fullständiga inventeringen.

Förbered din utrustning och ditt team

Inför inventeringen ska du förbereda utrustning och team på följande sätt:

• Ladda dina Shopify POS-enheter och eventuella streckkodsläsare som stöds.
• Tilldela personal till zoner baserat på fysiska områden i din butik, såsom hyllor, hyllställ eller lagerytor. Du kan använda fackplatser för att formalisera dessa zoner.
• Skriv ut reservformulär för inventering för zoner där det kanske inte finns någon enhet tillgänglig.
• Gå igenom din katalog efter produkter som saknar streckkoder eller har skadade streckkodsetiketter, och skriv ut nya etiketter innan inventeringen. Du kan använda appen Retail Barcode Labels för att skriva ut etiketter på nytt.

Genomföra en inventering med flera enheter

För större kataloger kan du låta personalen inventera på flera Shopify POS-enheter samtidigt. Varje Quick count-session stöder upp till 1 000 varianter, så planera att skicka in varje session så snart en zon är klar, och starta sedan en ny session för nästa zon.

Följ de här riktlinjerna för att undvika dubbelräkning och missade produkter:

• Tilldela varje anställd en specifik zon baserat på den fysiska layouten, inte i alfabetisk ordning. Genom att inventera i ett enda fysiskt svep förhindrar man att personalen går tillbaka genom samma område.
• Skicka in varje session så snart zonen är klar. Inskickade sessioner synkroniseras omedelbart till din Shopify admin.
• Spara utskrivna zontilldelningsblad så att du kan spåra vilka zoner som har inventerats.

Lagret justeras i realtid när en försäljning slutförs i Shopify POS eller i din webbshop. När du skickar in en Quick count-session justeras kvantiteten så att den matchar det som inventerades. Om en försäljning sker mellan det att personalen inventerade en produkt och att sessionen skickades in, visas en liten avvikelse i justeringen. För att minimera detta kan du inventera utanför öppettiderna eller under perioder med låg trafik, och skicka in varje session direkt efter att zonen är klar.

Stäm av lagret efter en inventering

När personalen har skickat in sina Quick count-sessioner kan du granska justeringarna och följa upp avvikelser med hjälp av rapporten om ändringar i lagerjusteringar i din Shopify admin.

Steg:

1. Öppna rapporten Ändringar i lagerjustering.
2. Filtrera rapporten efter datumet för inventeringen.
3. Granska justeringarna för varje plats.
4. För varje variant med en avvikelse på mer än 5 % bör du räkna produkten fysiskt igen för att bekräfta den nya kvantiteten.

Efter avstämningen kan du schemalägga din nästa inventering. För rekommendationer gällande frekvens, se Inventeringsfrekvens.

Samordna inventeringar på flera platser

Om du använder fler än en plats kan du följa dessa riktlinjer för att planera i vilken ordning inventeringarna ska ske och hur överföringar ska hanteras under inventeringsperioden:

• Inventeringar samma dag: Genom att inventera alla platser på samma dag får du en korrekt ögonblicksbild av det totala lagret vid en exakt tidpunkt. Detta tillvägagångssätt kräver mer personal, men ger den tydligaste rapporten.
• Spridda inventeringar: Att inventera en plats i taget under veckan är enklare för teamet, men lagret kan förskjutas mellan inventerade och oinventerade platser om överföringar sker däremellan.
• Pausa överföringar mellan platser: Att pausa överföringar mellan platser under inventeringsperioden kan hjälpa till att undvika att samma produkter räknas på både ursprungs- och destinationsplatsen.

När du jämför platser ska du granska matchade avvikelser. En positiv avvikelse på en plats och en negativ avvikelse på en annan tyder ofta på en oregistrerad överföring mellan dem.

Tips för en korrekt inventering

Se följande bästa praxis för en korrekt inventering:

• Använd streckkodsläsare: Streckkodsläsare är snabbare och mer exakta än att söka efter varianter via namn. Enhetens kamera fungerar som reserv när en streckkodsläsare inte är tillgänglig. Mer information finns i Välja en streckkodsläsare.
• Snabbinventering fungerar på hanterade enheter: Om dina enheter är låsta i kioskläge med ett MDM-verktyg (Mobile Device Management) är snabbinventering fortfarande tillgängligt.
• Återställ efter en låst enhet: Starta om Shopify kassasystem. Alla sessioner som redan har skickats in synkroniseras säkert till Shopify admin.
• Återställ efter en trasig enhet: Byt till en annan enhet med Shopify kassasystem. Inskickade framsteg bevaras och du kan fortsätta inventera där den trasiga enheten slutade.
• Kontrollera en produkts inventeringsstatus: Skanna eller sök efter valfri produkt i Snabbinventering för att bekräfta om den redan har räknats i den aktuella sessionen.
• Anteckna ospårade produkter på papper: Om en produkt inte kan hittas i Shopify kassasystem under inventeringen kanske produkten inte har tilldelats till din plats. Gör en anteckning och tilldela produkten till platsen i Shopify admin efter inventeringen.