Plánovanie sčítania zásob cez Shopify POS

Naplánované sčítanie zásob pomáha potvrdiť, že sa zásoby v obchode zhodujú so záznamami v administrátorovi Shopify. Pravidelné sčítanie zásob môže pomôcť odhaliť straty, chyby v sledovaní a udržiavať presné údaje pre online kanály aj kamenné predajne.

Táto stránka popisuje, ako si vybrať metódu sčítania, naplánovať a pripraviť sa na sčítanie, vykonať sčítanie na viacerých zariadeniach a následne zmieriť úpravy. Pracovný postup pre rýchle sčítanie krok za krokom nájdete v časti Zmena množstva zásob v aplikácii Shopify POS.

Ak prechádzate z aplikácie Stocky a plánujete svoje prvé sčítanie v službe Shopify, prečítajte si časť Prechod zo služby Stocky na správu inventára Shopify.

Metódy sčítania zásob

Na sčítanie zásob môžete skombinovať nasledujúce dve metódy:

• Rýchle sčítanie v Shopify POS: Personál naskenuje alebo vyhľadá produkty v zariadení Shopify POS a zadá množstvo na sklade. Táto metóda je najlepšia pre sčítania v obchode. Podrobnosti nájdete v časti Zmena množstiev zásob v Shopify POS.
• Úpravy zásob v administrátorovi Shopify: Personál s prístupom do administrátora Shopify môže upraviť množstvá na stránke Inventár alebo importovať súbor CSV. Táto metóda je najlepšia na hromadné aktualizácie a na zmierenie po sčítaní v obchode. Podrobnosti nájdete v častiach Úprava množstiev zásob a Import a export inventára pomocou súboru CSV.

Bežným prístupom je, že personál v obchode vykoná sčítanie pomocou funkcie Rýchle sčítanie a centrála potom skontroluje a zmieri úpravy v administrátorovi Shopify.

Načasovanie sčítania zásob

Sčítanie môžete naplánovať s ohľadom na otváracie hodiny obchodu a personálne obsadenie. Zvážte, ktorá z nasledujúcich možností je pre prevádzku vášho podniku najlepšia:

• Po zatvorení: Predaj je pozastavený, takže sčítania zostávajú presné.
• Pred otvorením: V obchode je pokoj, no ak sčítanie trvá dlhšie, než sa očakávalo, môže zasahovať do otváracích hodín.
• Rozdelenie na viacero dní podľa zón: Užitočné pre väčšie obchody. Každá zmena sčíta inú zónu, aby žiadny deň nebol preťažený.
• Zatvorenie obchodu kvôli sčítaniu: Najpresnejšia možnosť, keďže počas sčítania neprebieha žiadny predaj, no obchod môže prísť o príjmy za obdobie zatvorenia.

Odhadovaný čas a personál podľa veľkosti katalógu

Prispôsobte čas a personál na základe usporiadania obchodu, komplexnosti produktov a toho, či personál používa skenery čiarových kódov. Odhady v nasledujúcej tabuľke slúžia ako východiskový bod na plánovanie sčítania zásob.

Frekvencia sčítania zásob

To, ako často sčítate zásoby, závisí od veľkosti vášho katalógu, rizika manka a komplexnosti obchodu. Zvážte, ktorá z nasledujúcich možností je pre prevádzku vášho podniku najlepšia:

• Štvrťročne: Vyhovuje väčšine predajcov.
• Mesačne: Odporúča sa pre kategórie s vysokým rizikom strát, ako sú napríklad malé a drahé položky, ktoré sú náchylnejšie na stratu alebo krádež.
• Rotujúce týždenné sčítania: Niektorí predajcovia každý týždeň sčítajú inú zónu, aby pokryli celý katalóg bez úplného sčítania zásob v celom obchode.

Konzistentné sčítanie zásob v pravidelných intervaloch je cennejšie ako zriedkavé dokonalé sčítania.

Príprava na sčítanie zásob

Príprava systému a vybavenia pred sčítaním zásob môže pomôcť predísť rozporom spôsobeným čakajúcimi aktivitami alebo nepripravenými zariadeniami.

Príprava systému

Pred sčítaním pripravte svoj systém nasledujúcimi spôsobmi:

• Dokončite čakajúce objednávky, prevody a zásielky, aby sa všetky pohyby zásob prejavili vo vašom administrátorovi.
• Spracujte všetky prijaté zásielky a označte ich ako prijaté v administrátorovi Shopify.
• Synchronizujte všetky zariadenia s aplikáciou Shopify POS tak, že ju otvoríte a potvrdíte, že sa v nej zobrazuje nedávny predaj.
• Náhodne skontrolujte niekoľko produktov tak, že porovnáte množstvo Na sklade vo vašom administrátorovi s fyzickými zásobami. Zistíte tak zjavné nezhody ešte pred samotným sčítaním.

Príprava vybavenia a tímu

Pred sčítaním pripravte svoje vybavenie a tím nasledujúcimi spôsobmi:

• Nabite svoje zariadenia Shopify POS a všetky podporované skenery čiarových kódov.
• Priraďte personál k zónam na základe fyzických oblastí vášho obchodu, ako sú police, stojany alebo časti skladu. Na formalizáciu týchto zón môžete použiť lokality priehradiek.
• Vytlačte záložné hárky na sčítanie pre zóny, v ktorých nemusí byť k dispozícii zariadenie.
• Skontrolujte, či v katalógu nie sú produkty, ktorým chýbajú čiarové kódy alebo ktoré majú poškodené štítky s čiarovými kódmi, a pred sčítaním ich znova vytlačte. Na opätovné vytlačenie štítkov môžete použiť aplikáciu Retail Barcode Labels.

Spustenie sčítania zásob na viacerých zariadeniach

Pri väčších katalógoch môže personál sčítavať zásoby na viacerých zariadeniach Shopify POS súčasne. Každá relácia rýchleho sčítania podporuje až 1 000 variantov, preto si naplánujte odoslanie každej relácie hneď po dokončení danej zóny a následne začnite novú reláciu pre ďalšiu zónu.

Aby ste predišli dvojitému sčítaniu a vynechaniu produktov, postupujte podľa nasledujúcich pokynov:

• Priraďte každému členovi personálu špecifickú zónu na základe fyzického usporiadania, nie v abecednom poradí. Sčítanie v jednom fyzickom slede zabraňuje tomu, aby sa personál vracal cez tú istú oblasť.
• Každú reláciu odošlite hneď po dokončení danej zóny. Odoslané relácie sa okamžite synchronizujú s vaším administrátorom Shopify.
• Uchovajte si vytlačené hárky s priradením zón, aby ste mohli sledovať, ktoré zóny už boli sčítané.

Zásoby sa upravujú v reálnom čase, keď sa v Shopify POS alebo vo vašom online obchode dokončí predaj. Keď odošlete reláciu rýchleho sčítania, množstvo sa upraví tak, aby zodpovedalo sčítanému stavu. Ak dôjde k predaju medzi časom, keď personál sčítal produkt, a časom odoslania relácie, v úprave sa zobrazí malý rozpor. Ak to chcete minimalizovať, sčítavajte zásoby mimo otváracích hodín alebo v čase so slabšou prevádzkou a každú reláciu odošlite ihneď po dokončení danej zóny.

Zmierenie zásob po sčítaní

Keď personál odošle svoje relácie rýchleho sčítania, môžete skontrolovať úpravy a vyriešiť rozpory pomocou prehľadu zmien úprav zásob vo vašom administrátorovi Shopify.

Kroky:

1. Otvorte Prehľad zmien úprav zásob.
2. Vyfiltrujte prehľad podľa dátumu sčítania zásob.
3. Skontrolujte úpravy pre každú lokalitu.
4. Pri akomkoľvek variante s odchýlkou väčšou ako 5 % produkt znova fyzicky sčítajte, aby ste potvrdili nové množstvo.

Po zosúladení si môžete naplánovať ďalšie sčítanie zásob. Odporúčania týkajúce sa frekvencie nájdete v časti Frekvencia sčítania.

Koordinácia sčítaní vo viacerých lokalitách

Ak prevádzkujete viacero lokalít, pomocou nasledujúcich pokynov si naplánujte postupnosť sčítaní zásob a spracovanie prevodov počas obdobia sčítania:

• Sčítania v rovnaký deň: Sčítanie vo všetkých lokalitách v ten istý deň vám poskytne presný prehľad o celkovom inventári v jednom časovom bode. Tento prístup si vyžaduje viac personálu, ale prináša najpresnejší výkaz.
• Postupné sčítania: Sčítanie vždy jednej lokality v priebehu týždňa je pre váš tím jednoduchšie, ale ak medzitým dôjde k prevodom, inventár sa môže presunúť medzi sčítanými a nesčítanými lokalitami.
• Pozastavenie prevodov medzi lokalitami: Pozastavenie prevodov medzi lokalitami počas obdobia sčítania môže pomôcť zabrániť tomu, aby sa rovnaké produkty sčítali v lokalite pôvodu aj v lokalite destinácie.

Pri porovnávaní lokalít skontrolujte zodpovedajúce rozpory. Kladná odchýlka v jednej lokalite a záporná odchýlka v druhej často naznačujú nezaznamenaný prevod medzi nimi.

Tipy na presné sčítanie zásob

Pre presné sčítanie zásob sa riaďte nasledujúcimi osvedčenými postupmi:

• Používajte skenery čiarových kódov: Skenery sú rýchlejšie a presnejšie ako vyhľadávanie variantov podľa názvu. Ak skener nie je k dispozícii, ako záloha poslúži fotoaparát vášho zariadenia. Podrobnosti nájdete v časti Výber skenera čiarových kódov.
• Rýchle sčítanie funguje na spravovaných zariadeniach: Ak sú vaše zariadenia uzamknuté v režime kiosku pomocou nástroja na správu mobilných zariadení (MDM), Rýchle sčítanie je aj tak k dispozícii.
• Obnova po zamrznutí zariadenia: Reštartujte Shopify POS. Všetky už odoslané relácie sa bezpečne zosynchronizujú do administrátora Shopify.
• Obnova po zlyhaní zariadenia: Prejdite na iné zariadenie so systémom Shopify POS. Odoslaný postup sa zachová a v sčítaní môžete pokračovať tam, kde zlyhané zariadenie skončilo.
• Skontrolujte stav sčítania produktu: Naskenujte alebo vyhľadajte akýkoľvek produkt v Rýchlom sčítaní, čím si overíte, či už bol v aktuálnej relácii sčítaný.
• Poznačte si nesledované produkty na papier: Ak produkt počas sčítania nemožno nájsť v systéme Shopify POS, pravdepodobne nie je priradený k vašej lokalite. Poznačte si ho a po sčítaní ho priraďte k lokalite v administrátorovi Shopify.