Planowanie spisu zapasów w aplikacji Shopify POS

Zaplanowany spis zapasów pozwala potwierdzić, że zapasy w sklepie są zgodne z tymi odnotowanymi w panelu administracyjnym Shopify. Regularne liczenie zapasów może pomóc w identyfikacji manka, wychwyceniu błędów w śledzeniu oraz zachowaniu dokładności kanałów sprzedaży online i stacjonarnej.

Ta strona opisuje, jak wybrać metodę liczenia, zaplanować i przygotować spis, przeprowadzić go na wielu urządzeniach, a następnie uzgodnić korekty. Instrukcje krok po kroku dla przepływu pracy szybkiego liczenia znajdują się w artykule Zmiana ilości zapasów w aplikacji Shopify POS.

Jeśli przenosisz dane z aplikacji Stocky i planujesz swój pierwszy spis w Shopify, zapoznaj się z sekcją Migracja z aplikacji Stocky do zarządzania zapasami w Shopify.

Metody spisu zapasów

Możesz połączyć dwie poniższe metody, aby przeprowadzić spis zapasów:

• Szybki spis w Shopify POS: Pracownicy skanują lub wyszukują produkty na urządzeniu z aplikacją Shopify POS i wprowadzają dostępną ilość na stanie. Ta metoda jest najlepsza w przypadku spisów w sklepie. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Zmienianie ilości zapasów w Shopify POS.
• Korekty zapasów w panelu administracyjnym Shopify: Pracownicy mający dostęp do panelu administracyjnego Shopify mogą korygować ilości na stronie Zapasy lub zaimportować plik CSV. Ta metoda jest najlepsza w przypadku aktualizacji zbiorczych oraz uzgadniania danych po przeprowadzeniu spisu w sklepie. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcjach Korygowanie ilości zapasów i Importowanie i eksportowanie zapasów za pomocą pliku CSV.

Powszechnym podejściem jest to, że pracownicy sklepu przeprowadzają szybki spis, a następnie centrala weryfikuje i uzgadnia korekty w panelu administracyjnym Shopify.

Harmonogram spisu zapasów

Możesz zaplanować spis, dostosowując go do godzin pracy i dostępności pracowników. Zastanów się, która z poniższych opcji jest najlepsza dla Twojej działalności:

• Po zamknięciu: Sprzedaż jest wstrzymana, dzięki czemu wyniki spisu są dokładne.
• Przed otwarciem: W sklepie jest spokojnie, ale spis może nałożyć się na godziny pracy, jeśli potrwa dłużej niż przewidywano.
• Rozłożenie na kilka dni i stref: Przydatne w przypadku większych sklepów. Każda zmiana przeprowadza spis w innej strefie, aby żaden dzień nie był przeładowany pracą.
• Zamknięcie sklepu na czas spisu: Najdokładniejsza opcja, ponieważ podczas spisu nie jest prowadzona sprzedaż, jednak sklep może stracić przychody za okres zamknięcia.

Szacowany czas i liczba pracowników na podstawie wielkości katalogu

Dostosuj czas i liczbę pracowników w zależności od układu sklepu, złożoności produktów oraz faktu, czy pracownicy korzystają ze skanerów kodów kreskowych. Szacunki w poniższej tabeli to punkt wyjścia, który pomoże zaplanować spisy zapasów.

Częstotliwość spisu zapasów

Częstotliwość przeprowadzania spisu zależy od wielkości katalogu, ryzyka ubytków oraz złożoności sklepu. Zastanów się, która z poniższych opcji jest najlepsza dla Twojej działalności:

• Co kwartał: Sprawdza się w przypadku większości detalistów.
• Co miesiąc: Zalecane w przypadku kategorii o wysokim ryzyku ubytków, takich jak małe przedmioty o dużej wartości, które są bardziej podatne na zagubienie lub kradzież.
• Rotacyjne spisy co tydzień: Niektórzy detaliści co tydzień przeprowadzają spis w innej strefie, dzięki czemu obejmują cały katalog bez konieczności robienia pełnego spisu zapasów w całym sklepie.

Konsekwentne, regularnie przeprowadzane spisy zapasów są cenniejsze niż sporadyczne, idealne spisy.

Przygotuj się do spisu zapasów

Przygotowanie systemu i sprzętu przed spisem zapasów może pomóc w uniknięciu różnic spowodowanych oczekującymi działaniami lub nieprzygotowanymi urządzeniami.

Przygotuj system

Przed rozpoczęciem spisu przygotuj system w następujący sposób:

• Zrealizuj oczekujące zamówienia, transfery i wysyłki, aby wszystkie ruchy zapasów zostały odzwierciedlone w panelu administracyjnym.
• Przetwórz wszystkie otrzymane wysyłki i oznacz je jako odebrane w panelu administracyjnym Shopify.
• Zsynchronizuj wszystkie urządzenia z Shopify POS – w tym celu otwórz aplikację i upewnij się, że są w niej widoczne najnowsze transakcje sprzedaży.
• Wyrywkowo sprawdź kilka produktów, porównując ich ilość Na stanie w panelu administracyjnym z fizycznymi zapasami, aby wychwycić oczywiste niezgodności przed pełnym spisem.

Przygotuj sprzęt i zespół

Przed rozpoczęciem spisu przygotuj sprzęt i zespół w następujący sposób:

• Naładuj urządzenia z Shopify POS i wszelkie obsługiwane skanery kodów kreskowych.
• Przydziel pracowników do stref na podstawie fizycznych obszarów sklepu, takich jak półki, regały lub części magazynu. Możesz użyć lokalizacji w pojemnikach, aby sformalizować te strefy.
• Wydrukuj zapasowe arkusze spisu dla stref, w których urządzenie może być niedostępne.
• Przejrzyj katalog pod kątem produktów, które nie mają kodów kreskowych lub których etykiety z kodami kreskowymi są uszkodzone, i wydrukuj je ponownie przed rozpoczęciem spisu. Aby ponownie wydrukować etykiety, możesz użyć aplikacji Retail Barcode Labels.

Przeprowadzanie spisu zapasów na wielu urządzeniach

W przypadku większych katalogów pracownicy mogą przeprowadzać spis na wielu urządzeniach z Shopify POS jednocześnie. Każda sesja szybkiego spisu obsługuje do 1000 wariantów, dlatego pamiętaj, by przesłać każdą sesję, gdy tylko spis w danej strefie zostanie ukończony, a następnie rozpocząć nową sesję dla kolejnej strefy.

Aby uniknąć podwójnego liczenia i pominięcia produktów, przestrzegaj następujących wytycznych:

• Przydziel każdemu pracownikowi określoną strefę na podstawie fizycznego układu, a nie porządku alfabetycznego. Liczenie w ramach jednego fizycznego przejścia zapobiega ponownemu wracaniu pracowników do tego samego obszaru.
• Prześlij każdą sesję zaraz po ukończeniu spisu w danej strefie. Przesłane sesje są natychmiast synchronizowane z panelem administracyjnym Shopify.
• Zachowaj wydrukowane arkusze z przydzielonymi strefami, aby móc śledzić, w których strefach przeprowadzono już spis.

Zapasy są korygowane w czasie rzeczywistym po zakończeniu sprzedaży w Shopify POS lub sklepie online. Po przesłaniu sesji szybkiego spisu ilość jest aktualizowana w celu dostosowania jej do zliczonej wartości. Jeśli sprzedaż nastąpi w czasie między policzeniem produktu przez pracowników a przesłaniem sesji, w korekcie pojawi się niewielka różnica. Aby temu zapobiec, przeprowadzaj spis po zamknięciu sklepu lub w okresach o małym natężeniu ruchu i przesyłaj każdą sesję natychmiast po ukończeniu strefy.

Uzgadnianie zapasów po zakończeniu spisu

Gdy pracownicy prześlą sesje szybkiego spisu, możesz przejrzeć korekty i zająć się różnicami, korzystając z raportu Zmiany w korektach zapasów w panelu administracyjnym Shopify.

Kroki:

1. Otwórz raport Zmiany w korektach zapasów.
2. Filtruj raport według daty spisu zapasów.
3. Przejrzyj korekty dla każdej lokalizacji.
4. W przypadku każdego wariantu, dla którego odchylenie przekracza 5%, przelicz produkt fizycznie, aby potwierdzić nową ilość.

Po zakończeniu uzgadniania możesz zaplanować kolejny spis zapasów. Zalecenia dotyczące częstotliwości znajdziesz w sekcji Częstotliwość inwentaryzacji.

Koordynacja spisów zapasów w wielu lokalizacjach

Jeśli zarządzasz więcej niż jedną lokalizacją, skorzystaj z poniższych wytycznych, aby zaplanować kolejność przeprowadzania spisów zapasów oraz sposób obsługi transferów w czasie trwania spisu:

• Spisy w tym samym dniu: Przeprowadzenie spisu we wszystkich lokalizacjach w tym samym dniu daje dokładny obraz całkowitych zapasów w danym momencie. Takie podejście wymaga większej liczby pracowników, ale pozwala wygenerować najbardziej przejrzysty raport.
• Spisy rozłożone w czasie: Przeprowadzanie spisu w jednej lokalizacji na raz w ciągu tygodnia jest mniej obciążające dla zespołu, ale zapasy mogą przemieszczać się między przeliczonymi a nieprzeliczonymi lokalizacjami, jeśli w międzyczasie realizowane są transfery.
• Wstrzymanie transferów między lokalizacjami: Wstrzymanie transferów między lokalizacjami na czas przeprowadzania spisu może zapobiec policzeniu tych samych produktów w miejscu nadania i miejscu docelowym.

Podczas porównywania lokalizacji sprawdzaj powiązane ze sobą różnice. Dodatnie odchylenie w jednej lokalizacji i ujemne odchylenie w innej często wskazuje na niezarejestrowany transfer między nimi.

Wskazówki dotyczące dokładnego spisu zapasów

Aby przeprowadzić dokładny spis zapasów, zastosuj następujące najlepsze praktyki:

• Używaj skanerów kodów kreskowych: Skanery są szybsze i dokładniejsze niż wyszukiwanie wariantów po nazwie. Aparat urządzenia sprawdza się jako rozwiązanie zapasowe, gdy skaner jest niedostępny. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Wybór skanera kodów kreskowych.
• Szybki spis działa na urządzeniach zarządzanych: Jeśli Twoje urządzenia są zablokowane w trybie kiosku za pomocą narzędzia do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), funkcja Szybki spis jest nadal dostępna.
• Przywracanie działania po zawieszeniu urządzenia: Uruchom ponownie aplikację Shopify POS. Wszystkie przesłane już sesje są bezpiecznie synchronizowane z panelem administracyjnym Shopify.
• Przywracanie działania po awarii urządzenia: Przełącz się na inne urządzenie z aplikacją Shopify POS. Przesłane postępy zostają zachowane, co pozwala kontynuować spis od momentu awarii urządzenia.
• Sprawdzanie statusu przeliczenia produktu: Zeskanuj lub wyszukaj dowolny produkt w ramach funkcji Szybki spis, aby potwierdzić, czy został już zliczony w bieżącej sesji.
• Zapisuj nieśledzone produkty na papierze: Jeśli podczas spisu zapasów nie można znaleźć produktu w aplikacji Shopify POS, mógł on nie zostać przypisany do danej lokalizacji. Zrób notatkę i po zakończeniu spisu przypisz produkt do lokalizacji w panelu administracyjnym Shopify.