Zrozumienie czasu realizacji

Czas realizacji to czas, który upływa od momentu złożenia zamówienia przez klienta do jego realizacji przez firmę. Zamówienia wymagające wysyłki są uważane za zrealizowane, gdy firma przekaże przesyłkę przewoźnikowi.

Przeglądanie zamówienia, drukowanie etykiet wysyłkowych, pakowanie produktów i przekazywanie przesyłek przewoźnikowi mają wpływ na czas realizacji zamówienia.

W zależności od prowadzonej działalności możesz w różnym stopniu kontrolować czas realizacji. Jeśli realizujesz dostawy dropshippingowe, masz kontrolę tylko nad tym, z którymi dostawcami współpracujesz i jak szybko składasz u nich zamówienia. Jeśli samodzielnie wysyłasz produkty, masz kontrolę nad wszystkim — od szybkości pakowania produktu po czas dostarczenia przesyłek swoim przewoźnikom.

Czas realizacji określa również datę Zrealizuj do, która jest wyświetlana na liście zamówień i na stronie szczegółów zamówienia.

Wpływ czasów realizacji

Krótsze czasy realizacji mogą przynieść następujące korzyści:

• Tańsza wysyłka — możesz mieć możliwość wyboru wolniejszych opcji wysyłki, a mimo to przesyłki dotrą w rozsądnym terminie.
• Wyższe zadowolenie klienta — gdy klient szybko otrzyma zamówienie, może to zwiększyć jego zaufanie do Twojej firmy i zapewnić pozytywne wrażenia. Zwiększa to szansę, że klient złoży u Ciebie kolejne zamówienie.
• Szybsza rotacja zapasów — jeśli przechowujesz swoje produkty w magazynach, krótszy czas przebywania produktów na półkach może obniżyć koszty magazynowania.
• Bardziej wydajny proces realizacji — skracając czas realizacji, możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy pracują wydajnie i unikniesz niepotrzebnych kosztów pracy.

Dłuższe czasy realizacji mogą powodować następujące problemy:

• Obciążenie obsługi klienta — klienci mogą kontaktować się z Tobą w celu uzyskania informacji o statusie swoich zamówień, a odpowiadanie im może pochłaniać dużo czasu.
• Niespełnione oczekiwania — niektórzy klienci mogą oczekiwać, że zamówienia dotrą w ciągu zaledwie kilku dni. Jeśli firma nie spełni ich oczekiwań, klient może już w niej nie złożyć zamówienia.
• Wyższe koszty — nieefektywne czasy realizacji mogą prowadzić do dłuższych godzin pracy pracowników oraz zajmowania miejsca przez produkty na półkach magazynowych, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla firmy.

Zrozumienie własnych czasów realizacji

Kiedy zrozumiesz każdy krok podejmowany w celu przetworzenia zamówienia, często możesz znaleźć sposoby na zwiększenie wydajności procesu realizacji. Usunięcie niepotrzebnych kroków, połączenie dwóch kroków w jeden lub jednoczesne wykonywanie dwóch zadań może pomóc w skróceniu czasu realizacji.

Krok 1 — Pogrupuj produkty

Zastanów się nad etapami przetwarzania każdego sprzedawanego produktu. Jeśli procesy dla poszczególnych produktów się pokrywają, pogrupuj je.

Załóżmy na przykład, że sprzedajesz koszulki, czapki i biżuterię. Aby zrealizować zamówienia na czapki i koszulki, wystarczy umieścić je w kopercie bąbelkowej, wydrukować etykietę wysyłkową i przekazać kopertę przewoźnikowi. Jednak realizacja zamówień na biżuterię może wymagać jej wypolerowania, umieszczenia w małym pudełku, ozdobienia go, spakowania do pudełka wysyłkowego, wydrukowania etykiety i przekazania przewoźnikowi. W tym scenariuszu istnieją dwie grupy procesów realizacji.

Krok 2 — Utwórz listę etapów przetwarzania dla każdej grupy produktów

Dla każdej grupy produktów wypisz wszystkie kroki niezbędne do realizacji zamówienia na produkt z tej grupy.

Załóżmy na przykład, że sprzedajesz wydruki swoich prac, drukowane na żądanie przez lokalną drukarnię. Proces realizacji mógłby wyglądać następująco:

1. Otwórz e-mail z zamówieniem.
2. Sprawdź zamówiony wydruk, otwórz klienta poczty e-mail i zacznij pisać wiadomość do lokalnej drukarni.
3. Załącz plik z wydrukiem do e-maila, a następnie go wyślij.
4. Poczekaj na potwierdzenie e-mail od drukarni, że wydruk jest gotowy.
5. Pojedź do drukarni, zapłać za wydruk i odbierz go.
6. Wróć do domu.
7. Zapakuj wydruk.
8. Kup i wydrukuj etykietę wysyłkową, a następnie naklej ją na paczkę.
9. Pojedź do punktu nadania przewoźnika.
10. Nadaj paczkę.

Krok 3 — Uzupełnij każdy krok o dodatkowe szczegóły

Dodaj do kroków dodatkowe szczegóły, takie jak:

• Czas trwania każdego kroku
• Wszelkie dodatkowe czynności, które musisz wykonać
• Wszelkie dodatkowe materiały wymagane na danym etapie

Krok 4 — Opracuj etapy przetwarzania dla zamówień zawierających produkty z różnych grup

Rozważmy na przykład scenariusz ze sklepem sprzedającym czapki, koszulki i biżuterię z kroku 1. Zamówienia obejmujące zapakowanie zarówno czapki, jak i biżuterii, wymagałyby oddzielnego zestawu kroków.

Skróć czas realizacji

Po zrozumieniu kroków przetwarzania zamówienia rozważ następujące sposoby na usprawnienie każdego procesu:

• Zaznacz wszystkie kroki, które można przygotować z wyprzedzeniem. Przykładem może być przygotowanie pudełka lub przeniesienie zapasów z magazynu na stanowisko wysyłkowe.
• W miarę możliwości zautomatyzuj wszelkie zadania wykonywane ręcznie.
• Jeśli używasz etykiet wysyłkowych, kupuj je hurtowo.
• Zidentyfikuj kroki, które mogą być realizowane jednocześnie. Jeśli na przykład dany krok wymaga 15 minut oczekiwania, zastanów się, czy w tym czasie można wykonać inny z późniejszych kroków.
• Wyeliminuj niepotrzebne kroki.

Na przykład proces realizacji zamówień na wydruki z kroku 2 można usprawnić w następujący sposób:

• Kroki 1–3 można połączyć — prześlij wszystkie wydruki do usługi przechowywania plików w chmurze, takiej jak Google Drive lub Dropbox. Przyznaj lokalnej drukarni dostęp do tych wydruków. Skonfiguruj lokalną drukarnię jako niestandardową usługę realizacji w panelu administracyjnym Shopify. Następnie dostosuj ustawienia Shopify tak, aby zamówienia były realizowane automatycznie.

  Dzięki takiej konfiguracji po złożeniu zamówienia w sklepie, lokalna drukarnia natychmiast otrzymuje e-mail ze wszystkimi szczegółami i zyskuje dostęp do wydruku za pośrednictwem usługi w chmurze.

• Krok 8 można wykonać w trakcie kroku 4 — czekając na potwierdzenie e-mail od drukarni, przygotuj paczkę, drukując etykietę wysyłkową i naklejając ją na paczkę.

• Krok 6 można pominąć — po przygotowaniu paczki i etykiety jeszcze przed odbiorem wydruku, możesz go spakować zaraz po otrzymaniu, a następnie od razu pojechać do punktu nadania przewoźnika.

Po wprowadzeniu tych zmian proces realizacji wyglądałby następująco:

1. Otwórz e-mail z zamówieniem.
2. Kup i wydrukuj etykietę wysyłkową, a następnie naklej ją na paczkę.
3. Poczekaj na potwierdzenie e-mail od drukarni, że wydruk jest gotowy.
4. Pojedź do drukarni z opakowaniem, zapłać za wydruk i odbierz go.
5. Dokończ pakowanie produktu.
6. Pojedź do punktu nadania przewoźnika.
7. Nadaj paczkę.

Sprawdź poniższą listę, aby zapoznać się z innymi sposobami automatyzacji procesów:

• Zautomatyzuj przetwarzanie zamówień
• Narzędzia zwiększające produktywność w panelu administracyjnym Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Sprawdź opcje centrów realizacji

Jeśli samodzielne przetwarzanie zamówień staje się zbyt czasochłonne, rozważ współpracę z centrum realizacji. Centra realizacji przetwarzają i wysyłają zamówienia w Twoim imieniu, co pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na innych obszarach działalności.

Warto rozważyć następujące opcje:

• Shopify Fulfillment Network
• Zbadanie ofert lokalnych magazynów

Zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem

Jeśli planujesz wyprzedaż lub prowadzisz firmę sezonową, upewnij się, że jest ona przygotowana na większą liczbę zamówień.

Oto kilka sposobów na to, jak możesz się przygotować:

• Upewnij się, że masz wystarczająco dużo pomocy.
• Przygotuj produkty kilka dni przed wydarzeniami.
• Upewnij się, że masz pod dostatkiem materiałów do wysyłki i pakowania, takich jak pudełka, taśma, koperty, papier do drukarki, tusz i etykiety.
• Poznaj godziny graniczne swojego głównego przewoźnika i uwzględnij je w planowaniu. Jeśli na przykład przewoźnik nie przyjmuje przesyłek po godzinie 16:00, zrealizuj wszystkie zamówienia do 15:30.

Aby ułatwić sobie planowanie przyszłych wydarzeń, notuj rzeczy, których brakuje, lub czynności, które zajmują dużo czasu. Zastanów się, czy większa liczba pracowników skróciłaby czas realizacji lub czy istnieją sposoby na zautomatyzowanie czasochłonnych, ręcznych zadań.