Voorraadbeheer begrijpen
Voorraadbeheer omvat het controleren van de voorraad van je bedrijf, zoals grondstoffen, componenten en eindproducten. Deze gids biedt strategieën en methoden om je te helpen je voorraad effectief te beheren.
Je kunt je voorraad beheren en controleren op de pagina Voorraad in je Shopify-beheercentrum.
Op deze pagina
De verkoopcyclus van je voorraad begrijpen
Om je voorraad succesvol te beheren, moet je je verkoopcyclus begrijpen. Je kunt je verkoopgegevens uit het verleden analyseren om patronen te herkennen en toekomstige verkopen te voorspellen.
Een verkoopcyclus van de voorraad verwijst naar het hele proces vanaf het moment dat een bedrijf een voorraadeenheid ontvangt tot het punt waarop deze wordt verkocht aan de eindklant. Deze cyclus omvat de fasen van het ontvangen, opslaan, beheren en verkopen van de voorraad. De cyclus herhaalt zich voor elk nieuw voorraadartikel.
Op de pagina Producten kun je in de analytics-balk voor de productvoorraad statistieken bekijken die helpen bij voorraadbeheer, het aanvullen van de voorraad en de planning. Meer informatie over het gebruik van voorraad-analytics.
Een typische verkoopcyclus van de voorraad voor een artikel kan de volgende fasen omvatten:
- Inkoop: Bepaal de behoefte aan een bepaald product in je winkel en plaats een bestelling bij je leverancier om de goederen in te kopen.
- Ontvangst en inspectie: Inspecteer de kwaliteit en kwantiteit van de voorraad om er zeker van te zijn dat deze overeenkomt met wat je hebt besteld. Meld eventuele verschillen of schade bij de leverancier.
- Opslag: Sla artikelen op op basis van hun type en vereisten. Goede opslagmethoden zijn belangrijk om schade aan of verlies van voorraad te voorkomen.
- Voorraadbeheer: Beheer je voorraadniveaus op de pagina Voorraad in je Shopify-beheercentrum om de hoeveelheid van elk artikel in je winkel te volgen. Categoriseer artikelen, stel SKU's in en werk je voorraadgegevens regelmatig bij.
- Verkoop: Wanneer klanten bestellingen plaatsen, wordt je voorraad aan klanten verkocht en worden je voorraadniveaus automatisch bijgewerkt in je Shopify-beheercentrum.
- Bezorging: Pak het product in en verzend het naar je klant. Om de klanttevredenheid te behouden, verzend je producten snel en gebruik je betrouwbare bezorgdiensten.
- Opnieuw bestellen: Op basis van de verkoopgegevens en de huidige voorraadniveaus beslis je wanneer je het product opnieuw bestelt. Je kunt de voorraad-analytics van je winkel in Shopify gebruiken om je te helpen het doorverkooppercentage te begrijpen en verkopen te voorspellen.
- Feedback van klanten en retourbeheer: Verzamel feedback van klanten en handel eventuele retouren of ruilingen af. Feedback van klanten kan nuttig zijn voor toekomstige voorraadplanning.
Methoden voor voorraadbeheer
Er zijn verschillende methoden om ervoor te zorgen dat je bedrijf op het juiste moment over de juiste producten beschikt, terwijl je de kosten minimaliseert en aan de vraag van de klant voldoet.
De juiste methode voor voorraadbeheer kiezen is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het bedrijfsmodel, het type producten, de variabiliteit van de vraag en de betrouwbaarheid van de leverancier. Bedrijven gebruiken vaak een combinatie van methoden om hun voorraadbeheer te optimaliseren.
Bekijk de volgende tabel voor een overzicht van enkele veelgebruikte methoden voor voorraadbeheer:
| Methode | Beschrijving |
|---|---|
| Economic Order Quantity (EOQ) | EOQ is een methode die de meest kosteneffectieve bestelhoeveelheid voor een artikel berekent. Het doel is om de kosten voor het bestellen en aanhouden van voorraad te minimaliseren. Deze methode zoekt een evenwicht tussen de kosten van voorraadopslag en de bestelkosten. |
| Just-In-Time (JIT) | De JIT-methode is erop gericht de efficiëntie te verhogen en verspilling te verminderen door goederen pas te ontvangen wanneer ze nodig zijn in het productieproces, waardoor de voorraadkosten worden verlaagd. De methode vereist nauwkeurige prognoses en betrouwbare leveranciers. |
| ABC-analyse | Bij deze methode wordt de voorraad in drie klassen ingedeeld op basis van hun belang: 'A'-artikelen zijn producten met een hoge waarde en een lage verkoopfrqeuentie, 'B'-artikelen zijn producten met een gemiddelde waarde en een gemiddelde verkoopfrqeuentie en 'C'-artikelen zijn producten met een lage waarde en een hoge verkoopfrqeuentie. Hierdoor kunnen bedrijven zich richten op het beheer van hun meest waardevolle producten. Meer informatie. |
| Veiligheidsvoorraad | Veiligheidsvoorraad is een kleine extra voorraad die wordt aangehouden om te beschermen tegen variabiliteit in de marktvraag of vertragingen in de levering. Deze methode helpt voorraadtekorten te voorkomen, waardoor de klanttevredenheid wordt behouden. |
| Permanent voorraadbeheer | Bij deze methode worden de voorraadgegevens in realtime bijgewerkt zodra verkopen en aankopen plaatsvinden. Het levert nauwkeurige voorraadtellingen op en kan worden geautomatiseerd met software voor voorraadbeheer. |
| First-In, First-Out (FIFO) | FIFO is een methode voor voorraadwaardering waarbij de activa die het eerst zijn geproduceerd of aangeschaft, ook het eerst worden verkocht, gebruikt of afgestoten. Het is met name cruciaal voor bederfelijke goederen, maar is over het algemeen een goede gewoonte voor alle soorten producten om te voorkomen dat artikelen verouderd raken of achteruitgaan. |
| Dropshipping | Dropshipping is een fulfilmentmethode waarbij een winkel de producten die worden verkocht niet op voorraad heeft. In plaats daarvan koopt de winkel, wanneer een product wordt verkocht, het artikel bij een externe partij die het rechtstreeks naar de klant verzendt. Deze methode maakt voorraadbeheer overbodig. |
| Consignatie | Bij de consignatiemethode worden goederen naar de geconsigneerde gestuurd, maar de consignor (leverancier) blijft eigenaar van de goederen totdat ze zijn verkocht. Deze methode vermindert het risico voor retailers, omdat ze alleen betalen voor de voorraad die ze verkopen. |
Voorraadcontroles uitvoeren
Om ervoor te zorgen dat je administratie overeenkomt met je daadwerkelijke voorraad, kun je je voorraad regelmatig fysiek controleren. Voorraadcontrole, ook wel inventarisatie genoemd, is een essentiële praktijk voor elk bedrijf dat met fysieke goederen werkt. Nauwkeurig voorraadbeheer is belangrijk voor zakelijk succes om ervoor te zorgen dat je voldoende voorraad hebt om aan de vraag van de klant te voldoen, problemen zoals diefstal of verlies te identificeren en te voorkomen, en waardevolle informatie te verzamelen voor de planning.
Hieronder volgen de basisstappen die je door het inventarisatieproces leiden:
- Plannen: Bepaal wanneer de inventarisatie plaatsvindt, wie deze uitvoert en welke gebieden of artikelen worden geteld. Het is vaak het beste om inventarisaties uit te voeren tijdens rustige periodes of wanneer het bedrijf is gesloten, om verschillen te voorkomen als gevolg van verkopen die tijdens de telling plaatsvinden.
- Organiseren: Zorg ervoor dat je voorraad goed is georganiseerd. Label alle artikelen en rangschik ze op een manier die het tellen vergemakkelijkt. Rangschik artikelen op type, locatie of een andere methode die logisch is voor je bedrijf.
- Je tools voorbereiden: Gebruik tools of software voor voorraadbeheer om het proces te stroomlijnen. Je kunt pen en papier, een spreadsheet of gespecialiseerde software voor voorraadbeheer gebruiken. Barcodescanners kunnen het proces ook versnellen en fouten verminderen.
- Tellen: Noteer elk artikel zorgvuldig en registreer de hoeveelheid. Het is vaak een goed idee om met twee personen te werken: de een telt en de ander registreert. Zorg ervoor dat je alle gebieden controleert waar voorraad kan worden opgeslagen, inclusief opslagruimtes, winkelvloeren en eventuele externe locaties.
- Nogmaals tellen: Voer een tweede telling uit ter verificatie. Dit is met name belangrijk voor artikelen met verschillen tussen de getelde hoeveelheid en de geregistreerde hoeveelheid in je systeem.
- Je gegevens bijwerken: Nadat de telling is voltooid en geverifieerd, werk je je voorraadgegevens bij met de nieuwe hoeveelheden.
- Analyseren: Vergelijk de resultaten van de inventarisatie met je voorraadgegevens. Als er aanzienlijke verschillen zijn, kun je de mogelijke oorzaken onderzoeken. Dit kan problemen aan het licht brengen met diefstal, schade, misplaatsing of fouten in inkoop- of verkoopgegevens.
- Regelmatige controles: controleer je voorraad regelmatig. Hoe vaak je je voorraad controleert, is afhankelijk van het type en de grootte van je bedrijf. Sommige bedrijven voeren jaarlijks een volledige inventarisatie uit en controleren artikelen met een hoge waarde vaker.