Shopify Balance-kaarten voor medewerkers aanmaken en beheren

Je kunt mogelijk secundaire kaarthouders toevoegen voor je Shopify Balance-account. De primaire kaarthouder van een Shopify Balance-account kan secundaire kaarthouders toevoegen vanuit de medewerkersaccounts die aan hun Shopify-winkel zijn gekoppeld. De primaire kaarthouder kan een virtuele of fysieke kaart aanmaken voor een secundaire kaarthouder.

Bij het aanmaken van een kaart voor een secundaire kaarthouder is de beschikbaarheid van de kaart afhankelijk van de gekoppelde account:

• Hoofdaccount van Shopify Balance: fysieke of virtuele kaarten
• Extra Shopify Balance-accounts: je kunt mogelijk virtuele kaarten aanmaken (één per account)

Een kaart aanmaken voor een nieuwe secundaire kaarthouder

Als primaire kaarthouder van een Shopify Balance-account kun je secundaire kaarten aanmaken voor je medewerkers.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer de Shopify Balance-account waarvoor je een nieuwe kaart wilt aanmaken.

3. Klik in de sectie Mijn kaarten op het pictogram om een nieuwe kaart aan te maken.

4. Selecteer in het veld Kaarthouder de kaarthouder of klik op Een nieuwe gebruiker toevoegen.

5. Selecteer in het veld Gekoppeld account het gekoppelde account.

6. Kies Virtueel of Fysiek als kaarttype.

7. Optioneel: Je kunt bestedingslimieten instellen voor de secundaire kaarthouder, zoals een maandelijkse bestedingslimiet of een automatische blokkeringsdatum.

8. Klik op Kaart aanmaken.

De medewerker die je uitnodigt, moet de uitnodiging accepteren en de installatie voltooien voordat deze de kaart kan gebruiken.

Een uitnodiging accepteren om een secundaire kaarthouder te worden

Nadat de primaire kaarthouder je een uitnodiging heeft gestuurd om secundaire kaarthouder te worden, moet je de installatie als secundaire kaarthouder voltooien voordat je je Shopify Balance-kaart kunt gebruiken. De stappen zijn iets anders als je al een secundaire kaart hebt voor een ander financieel product van Shopify dan wanneer je voor het eerst secundaire kaarthouder wordt.

Voordat je begint, moet tweestapsverificatie (2SA) geactiveerd zijn. 2SA is vereist om toegang te krijgen tot alle functies van Shopify Balance.

Voor een nieuwe secundaire kaarthouder

Voltooi de volgende stappen om je Shopify Balance-kaart te activeren en de installatie van je kaarthouder te voltooien.

Stappen:

1. Klik in de uitnodigingsmail voor kaarthouders op Activeren.
2. Voer je persoonlijke informatie in en klik vervolgens op Activeren.
3. Als de uitnodiging voor een fysieke secundaire kaart is, voer dan de laatste vier cijfers van je Shopify Balance-kaart in en klik op Volgende.

Voor een bestaande secundaire kaarthouder

Als je al een secundaire kaart hebt voor een ander financieel product van Shopify, hoef je de nieuwe kaart alleen maar te activeren.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer in de sectie Kaarten de nieuwe kaart.

3. Controleer de voorwaarden voor de nieuwe kaart en klik vervolgens op Kaart activeren.

Bestedingslimieten instellen voor secundaire kaarthouders

De primaire kaarthouder kan voor elke kaart bestedingslimieten instellen, zoals een maandelijkse bestedingslimiet of een automatische blokkeerdatum. Deze bestedingslimieten kunnen op elk moment worden bijgewerkt zodat ze overeenkomen met jouw gebruik.

De maandelijkse bestedingslimiet van een kaart wijzigen

Als je de maandelijkse bestedingslimiet van een kaart wijzigt in een bedrag dat lager is dan de uitgaven van de huidige maand, kan de kaarthouder die maand geen extra aankopen doen.

Als het huidige saldo van het Shopify Balance-account op enig moment lager is dan de maandelijkse bestedingslimiet van de kaart, kan de secundaire kaarthouder niet meer uitgeven dan het resterende beschikbare bedrag.

Als het resterende beschikbare saldo bijvoorbeeld 500 USD is en de beschikbare maandelijkse bestedingslimiet van de secundaire kaarthouder 1000 USD, kan deze slechts 500 USD uitgeven.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer je kaart.

3. Selecteer op de pagina Kaarten de secundaire kaart.

4. Klik op ⋮ en vervolgens op Kaartinstellingen.

5. Update de bestedingslimiet voor deze kaart en klik op Opslaan.

Een automatische blokkeerdatum instellen voor secundaire kaarthouders

Nadat je een nieuwe kaart voor een secundaire kaarthouder hebt aangemaakt, kun je een datum inplannen waarop de kaart automatisch wordt vergrendeld. Als er geen datum is ingesteld, blijft de kaart actief totdat deze handmatig wordt vergrendeld. Je kunt de automatische vergrendelingsdatum op elk moment wijzigen of verwijderen in Kaartinstellingen.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer je kaart.

3. Selecteer op de pagina Kaarten de secundaire kaart.

4. Klik op ⋮ en vervolgens op Kaartinstellingen.

5. Kies een datum waarop deze kaart automatisch wordt geblokkeerd en klik op Opslaan.

Een secundaire kaart handmatig blokkeren

De primaire kaarthouder kan een secundaire kaart handmatig blokkeren om uitgaven tijdelijk te voorkomen, bijvoorbeeld wanneer een kaart is zoekgeraakt of wanneer een medewerker met verlof is.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer je kaart.

3. Selecteer op de pagina Kaarten de secundaire kaart.

4. Klik op Kaart blokkeren.

Voltooi de stappen om toegang te krijgen tot de secundaire kaart en klik op Kaart ontgrendelen om de kaart te ontgrendelen.

Een secundaire kaarthouder verwijderen

Als je het account van een medewerker deactiveert die een secundaire kaarthouder is met actieve kaarten, worden de kaarten van die kaarthouder automatisch geblokkeerd en kunnen ze niet worden gebruikt. Als je het account van die medewerker reactiveert, worden hun kaarten automatisch gedeblokkeerd en kunnen ze weer worden gebruikt.

Als je het account van een medewerker verwijdert uit je winkel en die medewerker is een secundaire kaarthouder met actieve kaarten, dan worden hun kaarten geannuleerd en kunnen ze niet worden gebruikt.

Je kunt ook een secundaire kaarthouder verwijderen zonder het medewerkersaccount van diegene te deactiveren of te verwijderen.

Stappen:

1. Ga vanuit je Shopify-beheercentrum naar Financiën.

2. Selecteer je kaart.

3. Selecteer op de pagina Kaarten een kaart die is gekoppeld aan de kaarthouder die je wilt verwijderen.

4. Klik op ⋮ en vervolgens op Kaarthouder verwijderen.