Bestellingen, gegevens en beheertoegang voor B2B-verkoopmedewerkers

Als je verkoopmedewerkers in dienst hebt, kun je ze met medewerkersmachtigingen beperkte toegang geven tot je Shopify-beheercentrum. Hiermee kunnen je verkoopmedewerkers bestellingen plaatsen en accountgegevens voor hun toegewezen klanten bekijken. Je verkoopmedewerkers hebben op één plek ook toegang tot actuele bestel-, klant-, product-, prijs- en voorraadgegevens.

Je kunt machtigingen aanpassen voor verschillende leden van je verkoopteam op basis van hun rol en de informatie waartoe ze toegang moeten hebben.

Verkoopmedewerkers instellen

Medewerkersmachtigingen ondersteunen elk type verkoopmedewerker.

De twee meest voorkomende soorten verkoopmedewerkers voor B2B-bedrijven zijn salesmanagers en vertegenwoordigers:

• Verkoopmanagers: Medewerkers die bepalen welke vertegenwoordigers met specifieke bedrijfslocaties werken. Ze kunnen ook winkelbeheerders zijn.
• Vertegenwoordigers: Medewerkers die alleen toegang hebben tot de bedrijfslocaties en -gegevens die aan hen zijn toegewezen. Je kunt ze ook toestemming geven om bedrijven en bedrijfslocaties te bewerken of aan te maken.

Je kunt het machtigingsniveau van elke verkoopmedewerker beheren door gebruikersrollen aan te maken en toe te wijzen met een combinatie van machtigingen, waaronder Bedrijvenmachtigingen. Je kunt deze machtigingen beheren door in je Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Gebruikers > Rollen te gaan.

De volgende instructies zijn voor het aanmaken van rollen voor verkoopmanagers en vertegenwoordigers. Je kunt machtigingen toevoegen of verwijderen op basis van wat je wilt dat verkoopmedewerkers kunnen doen.

Je kunt machtigingen voor Klanten, Bestellingen en Conceptbestellingen toewijzen aan rollen die voor verkoopmedewerkers zijn aangemaakt, zodat ze bestellingen kunnen bekijken en aannemen, en informatie kunnen beheren voor personen die namens een bedrijf of bedrijfslocatie aankopen doen.

Wijs bij voorkeur geen machtigingen voor Analytics, Marketing en Home toe, omdat die pagina's verkoopgegevens bevatten die niet worden gefilterd voor de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen, zelfs niet als Machtigingen beperken tot toegewezen bedrijfslocaties actief is.

Machtigingen voor verkoopmanagers instellen

Verkoopmanagers zijn medewerkers die beheren welke verkoopmedewerkers aan een bedrijfslocatie zijn toegewezen. Binnen een bedrijfslocatie kunnen verkoopmanagers voor elke bedrijfslocatie de sectie Toegewezen medewerkers bekijken en beheren.

Stappen:

1. Log in bij een willekeurige winkel in je organisatie.
2. Ga naar Instellingen > Gebruikers> Rollen.
3. Klik op Rol toevoegen.
4. Voeg een naam voor de rol toe.
5. Gebruik in de sectie Toestemmingen de vervolgkeuzelijst om een Organisatierol of Winkelrol te selecteren. Gebruikers met de organisatierol hebben dezelfde toestemmingen in alle winkels binnen je organisatie. Gebruikers met de winkelrol hebben toestemmingen in de specifieke winkels die je selecteert.
6. In de sectie Machtigingen klik je op Bedrijvenen wijs de rol vervolgens ten minste de volgende machtigingen toe:
   1. Bedrijven bekijken.
   2. Medewerkers toewijzen aan bedrijfslocaties.
   3. Machtigingen beperken tot toegewezen bedrijfslocaties, om verkoopmanagers te beperken tot alleen de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen.
7. Optioneel: je kunt ook aanvullende machtigingen toewijzen, zoals Klanten, Bestellingen, Conceptbestellingen of andere medewerkersmachtigingen die je aan de verkoopmanager wilt toekennen.
8. Klik op Opslaan.
9. Klik op Een gebruiker uitnodigen en voeg de e-mailadressen toe van gebruikers aan wie je deze rol wilt toewijzen.
10. Klik in de sectie Rollen en groepen op Toewijzen en klik vervolgens op de rol van verkoopmanager die je zojuist hebt aangemaakt.
11. Optioneel: Als dit een winkelrol is, wijs dan de specifieke winkels toe waarop je de rol en machtigingen van de verkoopmanager wilt toepassen, en klik vervolgens op Gereed.

Machtigingen voor vertegenwoordigers instellen

Vertegenwoordigers zijn vaak verantwoordelijk voor een specifieke subset van bedrijven en bedrijfslocaties. Je kunt hun weergave in het Shopify-beheercentrum beperken, zodat alleen informatie wordt weergegeven die relevant is voor de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen.

Stappen:

1. Log in bij een willekeurige winkel in je organisatie.
2. Ga naar Instellingen > Gebruikers> Rollen.
3. Klik op Rol toevoegen.
4. Voeg een naam voor de rol toe.
5. Gebruik in de sectie Toestemmingen de vervolgkeuzelijst om een Organisatierol of Winkelrol te selecteren. Gebruikers met de organisatierol hebben dezelfde toestemmingen in alle winkels binnen je organisatie. Gebruikers met de winkelrol hebben toestemmingen in de specifieke winkels die je selecteert.
6. In de sectie Machtigingen klik je op Bedrijven en wijs de rol vervolgens ten minste de volgende machtigingen toe:
   1. Bedrijven bekijken.
   2. Medewerkers toewijzen aan bedrijfslocaties.
   3. Machtigingen beperken tot toegewezen bedrijfslocaties, om vertegenwoordigers te beperken tot alleen de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen.
7. Optioneel: je kunt ook aanvullende machtigingen toewijzen, zoals Klanten, Bestellingen en Conceptbestellingen of andere medewerkersmachtigingen die je aan de vertegenwoordigers wilt toekennen.
8. Klik op Opslaan.
9. Klik op Een gebruiker uitnodigen en voeg de e-mailadressen toe van gebruikers aan wie je deze rol wilt toewijzen.
10. Klik in de sectie Rollen en groepen op Toewijzen en klik vervolgens op de rol van vertegenwoordiger die je zojuist hebt aangemaakt.
11. Optioneel: Als dit een winkelrol is, wijs dan de specifieke winkels toe waarop je de rol en machtigingen van de vertegenwoordiger wilt toepassen, en klik vervolgens op Gereed.
12. Optioneel: herhaal deze stappen voor alle winkels in de sectie Winkels waarvoor je de medewerkers vertegenwoordigersmachtigingen wilt geven.

Verkoopmedewerkers toewijzen aan een bedrijfslocatie

Verkoopmanagers, of elke medewerker met de machtiging Medewerkers toewijzen aan bedrijfslocaties, kunnen een andere medewerker toewijzen aan bedrijfslocaties.

Wanneer je Machtigingen beperken tot toegewezen bedrijfslocaties selecteert en een medewerker toewijst aan een bedrijfslocatie, hebben verkoopmedewerkers alleen toegang tot informatie voor de bedrijfslocaties waaraan ze zijn toegewezen op de volgende pagina's:

• Klanten
• Bestellingen
• Conceptbestellingen
• Bedrijven

Alle andere pagina's in je Shopify-beheercentrum beperken de informatie niet op basis van bedrijf of bedrijfslocatie. Dezelfde verkoopmedewerkers kunnen aan meerdere bedrijfslocaties worden toegewezen. Je kunt maximaal 10 verkoopmedewerkers aan elke bedrijfslocatie toewijzen.

Stappen:

1. Log in bij je organisatie en ga naar de betreffende winkel.
2. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Klanten > Bedrijven.
3. Klik op het bedrijf waaraan je verkoopmedewerkers wilt toewijzen.
4. Klik in de sectie Locaties op de bedrijfslocatie waaraan je verkoopmedewerkers wilt toewijzen.
5. Klik in de sectie Toegewezen medewerkers op het pictogram .
6. Selecteer de medewerkers die je aan de bedrijfslocatie wilt toewijzen. Je kunt meerdere medewerkers selecteren.
7. Klik op Opslaan.

Verkoopmedewerkers in bulk aan alle bedrijfslocaties toewijzen

Je kunt medewerkers in bulk aan bedrijfslocaties toewijzen.

Stappen:

1. Log in bij je organisatie en ga naar de betreffende winkel.
2. Ga in je Shopify-beheercentrum naar Klanten > Bedrijven.
3. Klik op het bedrijf waaraan je een of meer verkoopmedewerkers wilt toewijzen.
4. Klik op Toegewezen medewerkers bewerken.
5. Selecteer de medewerkers die je aan alle bedrijfslocaties wilt toewijzen. Je kunt meerdere medewerkers selecteren.
6. Klik op Opslaan.

Bestellingen en conceptbestellingen aanmaken door verkoopmedewerkers

Nadat je medewerkersmachtigingen hebt ingesteld, kunnen je verkoopmedewerkers inloggen en toegang krijgen tot je Shopify-beheercentrum. Ze kunnen telefonische, e-mail- en persoonlijke bestellingen in Shopify vastleggen met behulp van conceptbestellingen.

Je verkoopmedewerkers hebben toegang tot al je product-, prijsstellings-, klant- en voorraadgegevens wanneer ze conceptbestellingen aanmaken in je Shopify-beheercentrum. Ze kunnen ook zien of je bedrijfsregels hebt ingesteld die van toepassing zijn op bestellingen. Als je bijvoorbeeld een app gebruikt om de verzendopties voor specifieke klanten aan te passen, worden deze aanpassingen ook gebruikt voor conceptbestellingen.

Wanneer de bestelling is voltooid en klaar is om naar de klant te worden verzonden, kunnen je verkoopmedewerkers op Factuur verzenden klikken. Hiermee wordt de klant op de hoogte gesteld van de factuur en kan deze de bestelling controleren en plaatsen bij de checkout.

Meer informatie over het gebruik van conceptbestellingen om B2B-bestellingen vast te leggen.