Inventoriaus skaičiavimo planavimas naudojant „Shopify POS“

Suplanuotas inventoriaus skaičiavimas padeda patvirtinti, kad jūsų parduotuvės likutis atitinka duomenis, užregistruotus jūsų „Shopify“ administratoriuje. Reguliarus inventoriaus skaičiavimas gali padėti nustatyti trūkumą, pastebėti stebėjimo klaidas ir išlaikyti internetinės ir fizinės parduotuvės kanalų duomenų tikslumą.

Šiame puslapyje aprašoma, kaip pasirinkti skaičiavimo metodą, suplanuoti skaičiavimą ir jam pasirengti, atlikti jį keliuose įrenginiuose ir vėliau suderinti koregavimus. Nuoseklią sparčiojo skaičiavimo darbo eigą rasite Atsargų kiekių keitimas „Shopify POS“.

Jei perkeliate duomenis iš „Stocky“ ir planuojate pirmąjį skaičiavimą sistemoje „Shopify“, žr. Perėjimas nuo „Stocky“ prie „Shopify“ inventoriaus valdymo.

Inventoriaus skaičiavimo metodai

Norėdami suskaičiuoti inventorių, galite derinti šiuos du metodus:

• Greitasis skaičiavimas „Shopify POS“: personalas nuskaito arba ieško produktų „Shopify POS“ įrenginyje ir įveda turimą kiekį. Šis metodas geriausiai tinka skaičiavimui parduotuvėje. Išsamią informaciją rasite Atsargų kiekių keitimas „Shopify POS“.
• Atsargų koregavimas „Shopify“ administratoriuje: „Shopify“ administratoriaus personalas gali pakoreguoti kiekius puslapyje Inventorius arba importuoti CSV failą. Šis metodas geriausiai tinka masiniams atnaujinimams ir suderinimui po skaičiavimo parduotuvėje. Išsamią informaciją rasite Atsargų kiekių koregavimas ir Inventoriaus importavimas ir eksportavimas naudojant CSV failą.

Įprastas būdas yra tas, kad parduotuvės personalas atlieka greitąjį skaičiavimą, o tada centrinis biuras peržiūri ir suderina koregavimus „Shopify“ administratoriuje.

Inventoriaus skaičiavimo laikas

Skaičiavimą galite suplanuoti atsižvelgdami į savo parduotuvės darbo valandas ir personalą. Apsvarstykite, kuri iš šių parinkčių geriausiai tinka Jūsų verslo operacijoms:

• Po uždarymo: pardavimai sustabdomi, todėl skaičiavimai išlieka tikslūs.
• Prieš atidarymą: parduotuvėje ramu, tačiau skaičiavimas gali užsitęsti iki darbo valandų, jei užtruks ilgiau nei tikėtasi.
• Paskirstymas per kelias dienas pagal zonas: naudinga didesnėms parduotuvėms. Kiekviena pamaina skaičiuoja skirtingą zoną, kad nė viena diena nebūtų per daug apkrauta.
• Parduotuvės uždarymas skaičiavimui: tiksliausia parinktis, nes skaičiavimo metu nevykdomi pardavimai, tačiau dėl uždarymo parduotuvė gali prarasti pajamų.

Numatomas laikas ir personalas pagal katalogo dydį

Koreguokite laiką ir personalą atsižvelgdami į parduotuvės išdėstymą, produktų sudėtingumą ir tai, ar personalas naudoja brūkšninių kodų skaitytuvus. Toliau pateiktoje lentelėje nurodyti įverčiai yra pradiniai atskaitos taškai, padėsiantys planuoti inventoriaus skaičiavimus.

Inventoriaus skaičiavimo dažnumas

Skaičiavimo dažnumas priklauso nuo Jūsų katalogo dydžio, nuostolių rizikos ir parduotuvės sudėtingumo. Apsvarstykite, kuri iš šių parinkčių geriausiai tinka Jūsų verslo operacijoms:

• Kas ketvirtį: tinka daugumai mažmenininkų.
• Kas mėnesį: rekomenduojama didelės nuostolių rizikos kategorijoms, pavyzdžiui, mažiems, didelės vertės daiktams, kurie dažniau pametami arba pavagiami.
• Kintantys savaitiniai skaičiavimai: kai kurie mažmenininkai kiekvieną savaitę skaičiuoja vis kitą zoną, kad būtų apimtas visas katalogas be visos parduotuvės inventoriaus skaičiavimo.

Nuoseklūs inventoriaus skaičiavimai reguliariu ritmu yra vertingesni nei reti ir tobuli skaičiavimai.

Pasiruošimas inventoriaus skaičiavimui

Sistemos ir įrangos paruošimas prieš inventoriaus skaičiavimą gali padėti išvengti neatitikimų, atsirandančių dėl laukiančių veiksmų arba neparuoštų įrenginių.

Paruoškite sistemą

Prieš skaičiavimą paruoškite sistemą šiais būdais:

• Užbaikite laukiančius užsakymus, pervedimus ir siuntas, kad visi inventoriaus judėjimai atsispindėtų administratoriuje.
• Apdorokite visas gautas siuntas ir pažymėkite jas kaip gautas „Shopify“ administratoriuje.
• Sinchronizuokite visus „Shopify POS“ įrenginius atidarydami programėlę ir patvirtindami, kad rodomi naujausi pardavimai.
• Atsitiktinai patikrinkite kelis produktus, palygindami administratoriuje nurodytą Turimą kiekį su fiziniu likučiu, kad pastebėtumėte akivaizdžius neatitikimus prieš pilną skaičiavimą.

Paruoškite įrangą ir komandą

Prieš skaičiavimą paruoškite įrangą ir komandą šiais būdais:

• Įkraukite „Shopify POS“ įrenginius ir visus palaikomus brūkšninių kodų skaitytuvus.
• Priskirkite personalą zonoms pagal fizines parduotuvės sritis, pavyzdžiui, lentynas, stelažus ar sandėlio skyrius. Šioms zonoms formalizuoti galite naudoti dėžių vietas.
• Atsispausdinkite atsarginius skaičiavimo lapus toms zonoms, kuriose gali nebūti prieigos prie įrenginio.
• Peržiūrėkite katalogą, ar nėra produktų be brūkšninių kodų arba su pažeistomis brūkšninių kodų etiketėmis, ir prieš skaičiavimą atspausdinkite jas iš naujo. Etiketėms perspausdinti galite naudoti programėlę „Retail Barcode Labels“.

Inventoriaus skaičiavimo vykdymas keliuose įrenginiuose

Jei katalogai didesni, personalas gali skaičiuoti keliais „Shopify POS“ įrenginiais vienu metu. Kiekvienas greitojo skaičiavimo seansas palaiko iki 1 000 variantų, todėl planuokite pateikti kiekvieną seansą iškart baigę zoną, o tada pradėkite naują seansą kitai zonai.

Norėdami išvengti dvigubo skaičiavimo ir praleistų produktų, laikykitės šių gairių:

• Kiekvienam personalo nariui priskirkite konkrečią zoną pagal fizinį išdėstymą, o ne abėcėlės tvarka. Skaičiuojant vienu fiziniu praėjimu išvengiama, kad personalas grįžtų į tą pačią sritį.
• Pateikite kiekvieną seansą iškart, kai baigiate zoną. Pateikti seansai nedelsiant sinchronizuojami su „Shopify“ administratoriumi.
• Išsaugokite atspausdintus zonų priskyrimo lapus, kad galėtumėte sekti, kurios zonos jau buvo suskaičiuotos.

Inventorius koreguojamas realiuoju laiku, kai pardavimas užbaigiamas „Shopify POS“ arba Jūsų internetinėje parduotuvėje. Pateikus greitojo skaičiavimo seansą, kiekis pakoreguojamas taip, kad atitiktų tai, kas buvo suskaičiuota. Jei pardavimas įvyksta tarp to momento, kai personalas suskaičiavo produktą, ir seanso pateikimo momento, koregavime atsiranda nedidelis neatitikimas. Norėdami to išvengti, skaičiuokite ne darbo valandomis arba mažo srauto laikotarpiais ir pateikite kiekvieną seansą iškart baigę zoną.

Inventoriaus suderinimas po skaičiavimo

Personalui pateikus greitojo skaičiavimo seansus, galite peržiūrėti koregavimus ir išnagrinėti neatitikimus naudodami atsargų koregavimo pokyčių ataskaitą „Shopify“ administratoriuje.

Veiksmai:

1. Atidarykite atsargų koregavimo pokyčių ataskaitą.
2. Filtruokite ataskaitą pagal inventoriaus skaičiavimo datą.
3. Peržiūrėkite kiekvienos vietos koregavimus.
4. Jei bet kurio varianto nuokrypis didesnis nei 5 %, dar kartą fiziškai suskaičiuokite produktą, kad patvirtintumėte naują kiekį.

Baigę derinimą galite suplanuoti kitą inventoriaus skaičiavimą. Rekomendacijas dėl dažnumo rasite skyriuje Skaičiavimo dažnumas.

Skaičiavimų koordinavimas keliose vietose

Jei veiklą vykdote daugiau nei vienoje vietoje, vadovaukitės šiomis gairėmis ir suplanuokite inventoriaus skaičiavimų seką bei pervedimų tvarkymą skaičiavimo laikotarpiu:

• Tos pačios dienos skaičiavimai: atlikę skaičiavimus visose vietose tą pačią dieną gausite tikslią bendro inventoriaus apžvalgą konkrečiu momentu. Šiam būdui reikia daugiau personalo, tačiau taip parengiama tiksliausia ataskaita.
• Paskirstyti skaičiavimai: komandai lengviau skaičiuoti po vieną vietą per savaitę, tačiau inventorius gali pasikeisti tarp suskaičiuotų ir nesuskaičiuotų vietų, jei tuo metu atliekami pervedimai.
• Sustabdykite pervedimus tarp vietų: sustabdžius pervedimus tarp vietų skaičiavimo laikotarpiu galima išvengti tų pačių produktų skaičiavimo tiek išsiuntimo, tiek paskirties vietose.

Lygindami vietas peržiūrėkite sutampančius neatitikimus. Teigiamas nuokrypis vienoje vietoje ir neigiamas kitoje dažnai rodo, kad tarp jų buvo atliktas neįregistruotas pervedimas.

Patarimai, kaip tiksliai atlikti inventoriaus skaičiavimą

Norėdami tiksliai atlikti inventoriaus skaičiavimą, vadovaukitės šia geriausia praktika:

• Naudokite brūkšninių kodų skaitytuvus: skaitytuvai yra greitesni ir tikslesni nei variantų paieška pagal pavadinimą. Įrenginio kamera veikia kaip atsarginė priemonė, kai skaitytuvas nepasiekiamas. Išsamią informaciją rasite skyriuje Brūkšninių kodų skaitytuvo pasirinkimas.
• Greitasis skaičiavimas veikia valdomuose įrenginiuose: jei jūsų įrenginiai yra užrakinti kiosko režimu naudojant mobiliojo įrenginio valdymo (MDM) įrankį, greitasis skaičiavimas vis dar pasiekiamas.
• Atkurkite veiklą įrenginiui užstrigus: iš naujo paleiskite „Shopify POS“. Visi jau pateikti seansai saugiai sinchronizuojami su „Shopify“ administratoriumi.
• Atkurkite veiklą įrenginiui sugedus: perjunkite į kitą „Shopify POS“ įrenginį. Pateikta eiga išsaugoma, todėl galite tęsti skaičiavimą nuo tos vietos, kurioje sugedęs įrenginys sustojo.
• Patikrinkite produkto skaičiavimo būseną: naudodami greitąjį skaičiavimą nuskaitykite arba ieškokite bet kurio produkto, kad patvirtintumėte, ar jis jau buvo suskaičiuotas dabartiniame seanse.
• Užsirašykite nestebimus produktus ant popieriaus: jei skaičiavimo metu produkto nepavyksta rasti „Shopify POS“, gali būti, kad produktas nepriskirtas jūsų vietai. Pasidarykite pastabą ir po skaičiavimo priskirkite jį vietai „Shopify“ administratoriuje.