Informazioni sui tempi di evasione

Il tempo di evasione è l'intervallo di tempo che intercorre tra l'inserimento dell'ordine da parte di un cliente e l'evasione dello stesso da parte dell'attività commerciale. Gli ordini che richiedono la spedizione sono considerati evasi quando l'attività affida la spedizione al servizio di corriere.

Il controllo di un ordine, la stampa delle etichette di spedizione, l'imballaggio dei prodotti e la consegna delle spedizioni a un corriere di spedizione contribuiscono ai tempi di evasione di un ordine.

A seconda della tua attività commerciale, avrai un diverso grado di controllo sui tempi di evasione. Se fai dropshipping, hai il controllo solo sui fornitori con cui collabori e sulla velocità con cui effettui gli ordini presso di loro. Se spedisci tu i prodotti, hai il controllo su tutto, dalla velocità con cui imballi il prodotto a quando affidi le spedizioni ai corrieri di spedizione.

Il tempo di evasione determina anche la data Evadi entro visualizzata nella pagina dell'indice degli ordini e in quella dei dettagli dell'ordine.

Impatto dei tempi di evasione

Tempi di evasione più rapidi possono offrire i seguenti vantaggi:

• Spedizioni più economiche: potresti scegliere opzioni di spedizione più lente, garantendo comunque l'arrivo in tempi ragionevoli.
• Maggiore soddisfazione del cliente: quando un cliente riceve un ordine rapidamente, può aumentare la sua fiducia nella tua attività commerciale, per un'esperienza positiva. In questo modo sarà più probabile che in futuro acquisti di nuovo.
• Rotazione più rapida delle scorte: se conservi i prodotti in magazzino, diminuendo i tempi di giacenza sugli scaffali puoi ridurre i costi di magazzinaggio.
• Un processo di evasione più efficiente: migliorando i tempi di evasione, puoi assicurarti che i dipendenti lavorino in modo efficiente, evitando costi di manodopera non necessari.

Tempi di evasione più lenti possono causare i seguenti problemi:

• Accumulo di richieste di assistenza: i clienti potrebbero contattarti per avere aggiornamenti sui propri ordini e rispondere alle loro richieste potrebbe portarti via molto tempo.
• Aspettative non soddisfatte: alcuni clienti potrebbero aspettarsi l'arrivo degli ordini in pochi giorni. Se un'attività non soddisfa queste aspettative, potrebbero non acquistare di nuovo.
• Costi maggiori: tempi di evasione non efficienti possono far lavorare più a lungo i dipendenti e occupare spazio sui magazzini; questi due aspetti determinano costi extra per l'attività.

Comprendi i tuoi tempi di evasione

Una volta comprese le varie procedure da eseguire per l'elaborazione di un ordine, spesso troverai i modi per rendere più efficiente il processo di evasione. Rimuovere i passaggi non necessari, accorparne due in uno oppure farne svolgere due contemporaneamente può aiutare a ridurre il tempo di evasione.

Passaggio 1 - Raggruppa i prodotti

Considera i passaggi di elaborazione per ciascun prodotto che vendi. Se dei prodotti condividono gli stessi passaggi, raggruppali.

Ad esempio, supponiamo che tu venda magliette, cappelli e gioielli. Per evadere gli ordini di cappelli e magliette, potrebbe essere sufficiente inserirli in una busta imbottita, stampare un'etichetta di spedizione e consegnare la busta al corriere di spedizione. Tuttavia, per evadere gli ordini di gioielli, potresti dover lucidare il prodotto, riporlo in un piccolo portagioie, decorare la scatola, inserirla in un pacco per la consegna, stampare un'etichetta e infine consegnare il tutto al corriere di spedizione. In questo scenario, avresti due gruppi per l'elaborazione dell'evasione.

Passaggio 2 - Crea un elenco dei passaggi di elaborazione per ogni gruppo di prodotti

Per ogni gruppo di prodotti, elenca i passaggi che esegui per elaborare l'ordine di un prodotto di quel gruppo.

Ad esempio, supponiamo che tu venda stampe delle tue opere d'arte e le stampi su richiesta tramite una tipografia locale. Il processo di evasione potrebbe essere il seguente:

1. Apri l'email dell'ordine.
2. Controlla la stampa richiesta, quindi apri il client di posta elettronica e scrivi un'email alla tipografia locale.
3. Carica il file di stampa nell'email, quindi invia l'email.
4. Attendi una conferma via email dalla tipografia che la stampa è pronta.
5. Vai in tipografia, paga la stampa e poi ritirala.
6. Torna a casa.
7. Imballa la stampa.
8. Acquista e stampa l'etichetta di spedizione e applicala al pacco.
9. Vai alla sede di consegna del corriere di spedizione.
10. Consegna il pacco.

Passaggio 3 - Aggiungi ulteriori dettagli a ogni passaggio

Aggiungi ulteriori dettagli ai passaggi, come i seguenti:

• La durata di ogni passaggio
• Eventuali azioni aggiuntive da parte tua
• Eventuali materiali aggiuntivi necessari per il passaggio

Passaggio 4 - Crea passaggi di elaborazione per gli ordini con prodotti di gruppi diversi

Ad esempio, considera lo scenario del negozio di cappelli, magliette e gioielli del passaggio 1. Sarebbe necessaria una serie separata di passaggi per gli ordini che includono l'imballaggio sia di un cappello sia di un gioiello.

Migliora i tempi di evasione

Dopo aver compreso i passaggi per elaborare un ordine, prendi in considerazione i seguenti modi per migliorare ogni processo:

• Evidenzia i passaggi che possono essere preparati in anticipo. Ad esempio, la preparazione della scatola o lo spostamento delle scorte dal magazzino alla stazione di spedizione.
• Automatizza il più possibile le attività manuali.
• Se utilizzi le etichette di spedizione, acquistale in blocco.
• Trova i passaggi che possono avvenire contemporaneamente. Ad esempio, se un passaggio richiede un'attesa di 15 minuti, valuta se nel frattempo può essere eseguito un passaggio successivo.
• Rimuovi eventuali passaggi non necessari.

Ad esempio, potresti migliorare il processo di evasione delle stampe d'arte del passaggio 2 nei seguenti modi:

• I passaggi 1-3 potrebbero essere combinati: carica tutte le stampe su un servizio di archiviazione file basato sul cloud, come Google Drive o Dropbox. Consenti alla tipografia locale di accedere alle stampe. Configura la tipografia locale come servizio di evasione personalizzato nel tuo pannello di controllo Shopify. Infine, regola le impostazioni di Shopify per evadere automaticamente gli ordini.

  Con questa configurazione, quando viene effettuato un ordine nel tuo negozio, la tipografia locale riceve subito un'email con tutti i dettagli e può accedere alla stampa tramite il servizio di archiviazione file basato sul cloud.

• Il passaggio 8 può avvenire durante il passaggio 4: mentre aspetti la conferma via email dalla tipografia, prepara il pacco stampando l'etichetta di spedizione e applicandola al pacco.

• Il passaggio 6 può essere rimosso: se prepari il pacco e l'etichetta prima di ritirare la stampa, puoi imballare la stampa non appena la ricevi e poi andare direttamente alla sede di consegna del corriere di spedizione.

Dopo aver apportato le modifiche indicate sopra, il tuo processo di evasione sarà il seguente:

1. Apri l'email dell'ordine.
2. Acquista e stampa l'etichetta di spedizione e applicala al pacco.
3. Attendi una conferma via email dalla tipografia che la stampa è pronta.
4. Vai in tipografia con l'imballaggio, paga la stampa e poi ritirala.
5. Finisci di imballare il prodotto.
6. Vai alla sede di consegna del corriere di spedizione.
7. Consegna il pacco.

Consulta l'elenco seguente per scoprire altri modi per automatizzare i processi:

• Automatizza l'elaborazione degli ordini
• Strumenti di produttività nel pannello di controllo Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Esplora le opzioni relative ai centri logistici

Se l'elaborazione degli ordini diventa troppo dispendiosa in termini di tempo, valuta la possibilità di collaborare con un centro logistico. I centri logistici elaborano e spediscono gli ordini per tuo conto, liberando tempo da dedicare ad altre aree della tua attività.

Valuta le seguenti opzioni:

• Shopify Fulfillment Network
• Ricerca di magazzini locali

Pianifica in anticipo

Se hai in programma dei saldi o gestisci un'attività fortemente influenzata dal periodo dell'anno, assicurati che la tua azienda sia preparata a un volume di ordini maggiore.

Ecco alcuni modi in cui puoi prepararti:

• Assicurati di avere abbastanza aiuto.
• Prepara i prodotti qualche giorno prima degli eventi.
• Assicurati di avere abbastanza materiali per la spedizione e l'imballaggio, come scatole, nastro adesivo, buste, carta per stampante, inchiostro ed etichette.
• Informati sull'orario limite del tuo corriere di spedizione principale e organizzati di conseguenza. Ad esempio, se il tuo corriere non accetta spedizioni dopo le 16:00, completa tutti gli ordini entro le 15:30.

Per aiutarti a pianificare gli eventi futuri, prendi nota degli articoli esauriti o dei passaggi che hanno richiesto molto tempo. Valuta se una maggiore quantità di staff avrebbe ridotto i tempi di evasione o se esistono modi per automatizzare le attività manuali dispendiose in termini di tempo.