Merencanakan penghitungan inventaris dengan POS Shopify

Penghitungan inventaris yang terencana membantu Anda memastikan bahwa stok di toko Anda sesuai dengan yang tercatat di admin Shopify Anda. Menghitung inventaris sesuai jadwal rutin dapat membantu Anda mengidentifikasi penyusutan, menemukan kesalahan pelacakan, serta menjaga keakuratan saluran online dan di dalam toko Anda.

Halaman ini membahas cara memilih metode penghitungan, menjadwalkan dan mempersiapkan penghitungan, menjalankan penghitungan di beberapa perangkat, lalu merekonsiliasi penyesuaian setelahnya. Untuk panduan langkah demi langkah alur kerja penghitungan Cepat, lihat Mengubah jumlah inventaris di POS Shopify.

Jika Anda bermigrasi dari Stocky dan merencanakan penghitungan pertama Anda di Shopify, lihat Bermigrasi dari Stocky ke manajemen inventaris Shopify.

Di halaman ini

Metode penghitungan inventaris

Anda dapat menggabungkan dua metode berikut untuk menghitung inventaris:

Hitung cepat di POS Shopify: Staf memindai atau mencari produk di perangkat POS Shopify dan memasukkan jumlah yang ada. Metode ini paling tepat untuk penghitungan di toko. Untuk detailnya, lihat Mengubah jumlah inventaris di POS Shopify.
Penyesuaian inventaris di admin Shopify: Staf admin Shopify dapat menyesuaikan jumlah pada halaman Inventaris atau mengimpor file CSV. Metode ini paling tepat untuk pembaruan massal dan untuk merekonsiliasi setelah penghitungan di toko. Untuk detailnya, lihat Menyesuaikan jumlah inventaris dan Mengimpor dan mengekspor inventaris dengan file CSV.

Pendekatan umumnya adalah staf di toko menghitung dengan Hitung cepat, kemudian kantor pusat meninjau dan merekonsiliasi penyesuaian tersebut di admin Shopify.

Waktu penghitungan inventaris

Anda dapat menjadwalkan penghitungan di sekitar jam buka toko dan staf. Pertimbangkan opsi berikut mana yang terbaik untuk operasi bisnis Anda:

Setelah tutup: Penjualan dijeda sehingga penghitungan tetap akurat.
Sebelum buka: Toko sepi, namun penghitungan dapat berlangsung hingga jam kerja jika membutuhkan waktu yang lebih lama dari perkiraan.
Dibagi dalam beberapa hari berdasarkan zona: Berguna untuk toko yang lebih besar. Setiap shift menghitung zona yang berbeda agar tidak ada hari yang kewalahan.
Menutup toko untuk penghitungan: Opsi yang paling akurat karena tidak ada penjualan selama penghitungan, namun toko mungkin akan kehilangan pendapatan selama periode penutupan tersebut.

Perkiraan waktu dan staf menurut ukuran katalog

Sesuaikan waktu dan staf menurut tata letak toko, kerumitan produk, dan apakah staf menggunakan pemindai barcode. Perkiraan tabel berikut adalah titik awal untuk membantu dalam merencanakan penghitungan inventaris.

Perkiraan waktu penghitungan dan kebutuhan staf berdasarkan jumlah varian produk di katalog Anda
Ukuran katalog	Perkiraan waktu	Staf yang disarankan
Kurang dari 500 varian	2–4 jam	1 orang
500–2.000 varian	Sebagian besar waktu dalam sehari	2 orang
2.000–5.000 varian	Satu hari penuh	2–3 orang
Lebih dari 5.000 varian	Beberapa hari, dihitung menurut zona	3 orang atau lebih

Frekuensi penghitungan inventaris

Seberapa sering Anda menghitung bergantung pada ukuran katalog Anda, risiko penyusutan, dan kerumitan toko. Pertimbangkan opsi berikut mana yang terbaik untuk operasi bisnis Anda:

Kuartalan: Cocok untuk sebagian besar retailer.
Bulanan: Disarankan untuk kategori dengan tingkat penyusutan tinggi, seperti item yang kecil namun bernilai tinggi yang rentan terhadap kehilangan atau pencurian.
Penghitungan mingguan bergilir: Beberapa retailer menghitung zona yang berbeda setiap minggu sehingga keseluruhan katalog dicakup tanpa penghitungan inventaris skala penuh di seluruh toko.

Penghitungan inventaris yang konsisten dalam ritme yang teratur lebih bernilai daripada penghitungan sempurna yang jarang dilakukan.

Bersiap untuk penghitungan inventaris

Mempersiapkan sistem dan perlengkapan Anda sebelum penghitungan inventaris dapat membantu dalam menghindari ketidaksesuaian yang disebabkan oleh aktivitas yang tertunda atau perangkat yang belum siap.

Siapkan sistem Anda

Sebelum penghitungan, persiapkan sistem Anda dengan beberapa cara berikut:

Selesaikan pesanan, transfer, dan pengiriman yang tertunda agar semua pergerakan inventaris ditampilkan di admin Anda.
Proses setiap pengiriman yang diterima dan tandai sebagai diterima di admin Shopify Anda.
Sinkronkan semua perangkat POS Shopify dengan membuka aplikasi tersebut lalu mengonfirmasi bahwa penjualan terbaru sudah ditampilkan.
Lakukan pemeriksaan acak pada beberapa produk dengan membandingkan jumlah Di tangan di admin Anda dengan stok fisik untuk menemukan ketidakcocokan yang kentara sebelum penghitungan penuh.

Siapkan perlengkapan dan tim Anda

Sebelum penghitungan, persiapkan perlengkapan dan tim Anda dengan beberapa cara berikut:

Isi daya perangkat POS Shopify Anda dan semua pemindai barcode yang didukung.
Tugaskan staf pada zona berdasarkan area fisik di toko Anda, seperti rak susun, rak, atau bagian ruang stok. Anda dapat menggunakan lokasi wadah untuk menetapkan beberapa zona ini.
Cetak lembar hitung cadangan untuk zona mana pun yang mungkin tidak menyediakan perangkat.
Tinjau katalog Anda untuk mencari produk yang tidak memiliki barcode atau memiliki label barcode yang rusak, lalu cetak ulang label sebelum penghitungan. Anda dapat menggunakan aplikasi Retail Barcode Labels untuk mencetak ulang label.

Menjalankan penghitungan inventaris di berbagai perangkat

Untuk katalog yang lebih besar, Anda dapat meminta staf untuk melakukan penghitungan di berbagai perangkat POS Shopify di saat yang bersamaan. Setiap sesi Hitung cepat mendukung hingga 1.000 varian, jadi buatlah rencana untuk mengirim setiap sesi begitu suatu zona selesai, lalu memulai sesi baru untuk zona berikutnya.

Untuk menghindari penghitungan ganda dan produk yang terlewat, ikuti panduan berikut:

Tugaskan masing-masing anggota staf di zona tertentu berdasarkan tata letak fisik, bukan pada urutan abjad. Menghitung dalam satu sapuan fisik akan mencegah staf untuk kembali ke area yang sama.
Kirim masing-masing sesi segera setelah zona selesai. Sesi yang dikirimkan akan segera disinkronkan ke admin Shopify Anda.
Simpan lembar penugasan zona yang dicetak sehingga Anda dapat melacak zona mana saja yang telah dihitung.

Inventaris akan menyesuaikan secara real time saat suatu penjualan selesai di POS Shopify atau toko online Anda. Saat Anda mengirimkan sesi Hitung cepat, jumlah akan menyesuaikan agar cocok dengan apa yang telah dihitung. Jika terjadi penjualan di antara waktu staf menghitung produk dan waktu dikirimnya sesi, maka ketidaksesuaian kecil akan muncul di penyesuaian. Untuk meminimalisasi hal ini, lakukan penghitungan saat di luar jam operasional atau saat periode sepi, lalu segera kirimkan setiap sesi setelah zona selesai.

Merekonsiliasi inventaris setelah penghitungan

Setelah staf mengirim sesi Hitung cepat, Anda dapat meninjau penyesuaian tersebut dan menindaklanjuti ketidaksesuaian dengan menggunakan laporan Perubahan penyesuaian inventaris di admin Shopify Anda.

Langkah-langkah:

Buka laporan Perubahan penyesuaian inventaris.
Filter laporan menurut tanggal penghitungan inventaris.
Tinjau penyesuaian untuk setiap lokasi.
Untuk varian apa pun dengan varians yang lebih besar dari 5%, hitung ulang produk tersebut secara fisik untuk mengonfirmasi jumlah baru.

Setelah melakukan rekonsiliasi, Anda dapat menjadwalkan penghitungan inventaris berikutnya. Untuk rekomendasi frekuensi, lihat Frekuensi penghitungan.

Mengoordinasikan penghitungan di beberapa lokasi

Jika Anda mengelola lebih dari satu lokasi, gunakan panduan berikut untuk merencanakan bagaimana penghitungan inventaris diurutkan dan bagaimana transfer ditangani selama periode penghitungan:

Penghitungan pada hari yang sama: Menghitung semua lokasi pada hari yang sama memberikan gambaran akurat tentang total inventaris pada satu waktu. Pendekatan ini memerlukan lebih banyak staf, tetapi menghasilkan laporan yang paling rapi.
Penghitungan bertahap: Menghitung satu per satu lokasi di sepanjang minggu akan lebih mudah bagi tim Anda, tetapi inventaris dapat berpindah antara lokasi yang sudah dan belum dihitung jika ada transfer yang terjadi di antaranya.
Jeda transfer antarlokasi: Menjeda transfer antarlokasi selama periode penghitungan dapat membantu menghindari produk yang sama dihitung di lokasi asal maupun lokasi tujuan.

Saat membandingkan lokasi, tinjau ketidaksesuaian yang berkaitan. Varians positif di satu lokasi dan varians negatif di lokasi lain sering kali menunjukkan adanya transfer yang tidak tercatat di antara keduanya.

Kiat untuk penghitungan inventaris yang akurat

Lihat praktik terbaik berikut untuk penghitungan inventaris yang akurat:

Gunakan pemindai barkod: Pemindai lebih cepat dan lebih akurat daripada mencari varian berdasarkan nama. Kamera perangkat Anda berfungsi sebagai cadangan ketika pemindai tidak tersedia. Untuk detailnya, lihat Memilih pemindai barkod.
Penghitungan cepat berfungsi pada perangkat yang dikelola: Jika perangkat Anda dikunci dalam mode kios dengan alat manajemen perangkat seluler (MDM), Penghitungan cepat akan tetap tersedia.
Pulihkan dari perangkat yang tidak merespons: Mulai ulang POS Shopify. Semua sesi yang telah dikirimkan akan disinkronkan dengan aman ke admin Shopify Anda.
Pulihkan dari perangkat yang bermasalah: Beralihlah ke perangkat POS Shopify lainnya. Progres yang telah dikirimkan akan dipertahankan, dan Anda dapat melanjutkan penghitungan dari tempat perangkat yang bermasalah tersebut berhenti.
Periksa status penghitungan produk: Pindai atau cari produk apa pun di Penghitungan cepat untuk mengonfirmasi apakah produk tersebut sudah dihitung di sesi saat ini.
Catat produk yang tidak dilacak di kertas: Jika produk tidak dapat ditemukan di POS Shopify selama penghitungan, produk tersebut mungkin belum ditetapkan ke lokasi Anda. Buat catatan dan tetapkan produk tersebut ke lokasi di admin Shopify Anda setelah penghitungan.