Memahami waktu pemenuhan

Waktu pemenuhan adalah jeda waktu mulai dari saat pesanan dibuat oleh pelanggan hingga pesanan tersebut dipenuhi oleh bisnis. Pesanan yang memerlukan pengiriman dianggap terpenuhi saat bisnis menyerahkan kiriman tersebut ke jasa pengiriman.

Meninjau pesanan, mencetak label pengiriman, mengemas produk, dan menyerahkan kiriman ke jasa pengiriman adalah sejumlah hal yang memengaruhi waktu pemenuhan pesanan.

Bergantung pada bisnis Anda, tingkat kontrol yang Anda miliki atas waktu pemenuhan akan berbeda-beda. Jika Anda melakukan dropship, Anda hanya memiliki kontrol atas pemasok mana yang bekerja sama dengan Anda dan seberapa cepat Anda membuat pesanan kepada mereka. Jika Anda mengirimkan produk sendiri, Anda mengontrol semuanya, mulai dari seberapa cepat Anda mengemas produk hingga kapan Anda menyerahkan kiriman ke jasa pengiriman.

Waktu pemenuhan Anda juga menentukan tanggal Penuhi hingga yang ditampilkan di indeks pesanan dan halaman detail pesanan.

Dampak waktu pemenuhan

Waktu pemenuhan yang lebih cepat dapat memberikan manfaat berikut:

• Pengiriman yang lebih hemat - Anda mungkin memiliki opsi untuk memilih opsi pengiriman yang lebih lambat dan kiriman tetap tiba dalam jangka waktu yang wajar.
• Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi - Saat pelanggan menerima pesanan dengan cepat, hal tersebut dapat meningkatkan kepercayaan mereka pada bisnis Anda dan memberikan pengalaman yang positif. Hal ini dapat memperbesar peluang pelanggan untuk memesan kembali dari Anda.
• Pergerakan inventaris yang lebih cepat - Jika Anda menyimpan produk di gudang, masa simpan produk yang lebih singkat di rak dapat mengurangi biaya pergudangan.
• Proses pemenuhan yang lebih efisien - Dengan meningkatkan waktu pemenuhan, Anda dapat memastikan bahwa karyawan bekerja secara efisien dan tidak ada biaya tenaga kerja yang terbuang sia-sia.

Waktu pemenuhan yang lebih lambat dapat menyebabkan masalah berikut:

• Beban dukungan pelanggan - Pelanggan mungkin akan menghubungi Anda untuk menanyakan kabar terbaru terkait pesanan mereka, dan membalasnya dapat menyita banyak waktu.
• Harapan yang tidak terpenuhi - Beberapa pelanggan mungkin berharap pesanannya tiba hanya dalam beberapa hari. Jika sebuah bisnis tidak memenuhi harapan tersebut, pelanggan tersebut mungkin tidak akan memesan lagi dari bisnis itu.
• Biaya yang lebih tinggi - Waktu pemenuhan yang tidak efisien dapat menyebabkan karyawan bekerja lebih lama dan produk yang memakan tempat di rak gudang, yang mana keduanya akan menambah pengeluaran bagi bisnis.

Pahami waktu pemenuhan Anda

Saat Anda memahami setiap langkah yang diambil untuk memproses pesanan, Anda sering kali dapat menemukan cara untuk membuat proses pemenuhan menjadi lebih efisien. Menghapus langkah-langkah yang tidak perlu, menggabungkan dua langkah menjadi satu, atau melakukan dua tugas secara bersamaan dapat membantu mengurangi waktu pemenuhan Anda.

Langkah 1 - Kelompokkan produk Anda

Pertimbangkan langkah-langkah pemrosesan untuk setiap produk yang Anda jual. Jika ada produk yang memiliki langkah yang sama, kelompokkan produk tersebut bersama-sama.

Sebagai contoh, misalkan Anda menjual kaus, topi, dan perhiasan. Untuk memproses pesanan topi dan kaus, Anda mungkin hanya perlu memasukkannya ke dalam amplop berlapis, mencetak label pengiriman, dan menyerahkan amplop tersebut ke jasa pengiriman Anda. Namun, untuk memproses pesanan perhiasan, Anda mungkin perlu melakukan pemolesan akhir pada produk, memasukkannya ke dalam kotak perhiasan kecil, menghias kotaknya, menempatkannya di dalam kotak pengiriman, mencetak label, lalu menyerahkannya ke jasa pengiriman Anda. Dalam skenario ini, Anda akan memiliki dua kelompok pemrosesan pemenuhan.

Langkah 2 - Buat daftar langkah pemrosesan untuk setiap kelompok produk

Untuk setiap kelompok produk, buat daftar setiap langkah yang Anda ambil untuk memproses pesanan produk di kelompok tersebut.

Sebagai contoh, misalkan Anda menjual hasil cetak karya seni Anda dan mencetaknya sesuai permintaan melalui perusahaan percetakan lokal. Proses pemenuhan Anda bisa jadi sebagai berikut:

1. Buka email pesanan.
2. Tinjau cetakan yang diminta, lalu buka klien email Anda dan mulai buat email ke perusahaan percetakan lokal.
3. Unggah file cetakan ke email, lalu kirim email tersebut.
4. Tunggu email konfirmasi dari perusahaan percetakan bahwa cetakan sudah siap.
5. Berkendara ke perusahaan percetakan, bayar cetakan, lalu ambil cetakan.
6. Berkendara pulang.
7. Kemas cetakan.
8. Beli dan cetak label pengiriman, lalu tempelkan ke paket.
9. Berkendara ke lokasi penurunan jasa pengiriman.
10. Serahkan paket.

Langkah 3 - Berikan detail ekstra pada setiap langkah

Tambahkan detail ekstra pada langkah-langkah, seperti berikut:

• Lama waktu yang diperlukan pada setiap langkah
• Setiap tindakan ekstra yang diperlukan dari Anda
• Setiap bahan ekstra yang diperlukan untuk langkah tersebut

Langkah 4 - Buat langkah pemrosesan untuk pesanan yang memiliki produk dari berbagai kelompok

Misalnya, pertimbangkan skenario toko topi, kaus, dan perhiasan dari langkah 1. Anda akan memerlukan serangkaian langkah terpisah untuk pesanan yang mencakup pengemasan topi dan perhiasan.

Tingkatkan waktu pemenuhan Anda

Setelah Anda memahami langkah-langkah untuk memproses pesanan, pertimbangkan cara berikut untuk meningkatkan setiap proses:

• Soroti langkah-langkah yang dapat disiapkan sebelumnya. Misalnya, menyiapkan kotak atau memindahkan stok dari ruang stok ke stasiun pengiriman.
• Otomatiskan setiap tugas manual semaksimal mungkin.
• Jika Anda menggunakan label pengiriman, beli label pengiriman dalam jumlah besar.
• Temukan langkah-langkah yang dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Misalnya, jika suatu langkah mengharuskan Anda menunggu selama 15 menit, pertimbangkan apakah langkah selanjutnya dapat dilakukan selama waktu tersebut.
• Hapus setiap langkah yang tidak perlu.

Misalnya, Anda dapat meningkatkan proses pemenuhan cetak seni dari langkah 2 dengan cara berikut:

• Langkah 1-3 dapat digabungkan - Unggah semua cetakan Anda ke layanan penyimpanan file berbasis cloud, seperti Google Drive atau Dropbox. Berikan akses cetakan tersebut ke perusahaan percetakan lokal Anda. Siapkan perusahaan percetakan lokal Anda sebagai layanan pemenuhan kustom di admin Shopify Anda. Terakhir, sesuaikan pengaturan Shopify Anda untuk memenuhi pesanan secara otomatis.

  Dengan pengaturan ini, saat pesanan dibuat di toko Anda, perusahaan percetakan lokal Anda akan langsung menerima email yang berisi semua detail, dan mereka dapat mengakses cetakan tersebut melalui layanan penyimpanan file berbasis cloud.

• Langkah 8 dapat dilakukan selama langkah 4 - Sambil menunggu email konfirmasi dari perusahaan percetakan Anda, siapkan paket dengan mencetak label pengiriman dan menempelkannya ke paket.

• Langkah 6 dapat dihapus - Jika Anda menyiapkan paket dan label sebelum mengambil cetakan, Anda dapat mengemas cetakan segera setelah Anda menerimanya, lalu berkendara langsung ke lokasi penurunan jasa pengiriman.

Setelah Anda membuat perubahan di atas, proses pemenuhan Anda akan menjadi seperti berikut:

1. Buka email pesanan.
2. Beli dan cetak label pengiriman, lalu tempelkan ke paket.
3. Tunggu email konfirmasi dari perusahaan percetakan bahwa cetakan sudah siap.
4. Berkendara ke perusahaan percetakan dengan membawa kemasan, bayar cetakan, lalu ambil cetakan.
5. Selesaikan pengemasan produk.
6. Berkendara ke lokasi penurunan jasa pengiriman.
7. Serahkan paket.

Lihat daftar berikut untuk menjelajahi cara lain dalam mengotomatiskan proses Anda:

• Otomatiskan pemrosesan pesanan
• Alat produktivitas di dalam admin Shopify
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Jelajahi opsi pusat pemenuhan

Jika memproses pesanan sendiri menjadi terlalu menyita waktu, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan pusat pemenuhan. Pusat pemenuhan memproses dan mengirimkan pesanan atas nama Anda, sehingga Anda memiliki waktu luang untuk fokus pada area lain dari bisnis Anda.

Pertimbangkan untuk menjelajahi opsi berikut:

• Shopify Fulfillment Network
• Riset gudang lokal

Buat perencanaan sebelumnya

Jika Anda merencanakan masa diskon atau menjalankan bisnis yang sangat dipengaruhi oleh waktu dalam setahun, pastikan bahwa bisnis Anda siap menerima volume pesanan yang lebih tinggi.

Di bawah ini adalah beberapa cara yang dapat Anda persiapkan:

• Pastikan Anda memiliki cukup bantuan.
• Siapkan produk Anda beberapa hari sebelum acara.
• Pastikan Anda memiliki bahan pengiriman dan pengemasan yang cukup, seperti kotak, lakban, amplop surat, kertas printer, tinta, dan label.
• Ketahui batas waktu penerimaan jasa pengiriman utama Anda dan buat rencana berdasarkan waktu tersebut. Misalnya, jika jasa pengiriman Anda tidak menerima pengiriman setelah pukul 16.00, selesaikan semua pesanan Anda sebelum pukul 15.30.

Untuk membantu Anda merencanakan acara di masa mendatang, buat catatan tentang barang yang habis atau langkah yang memerlukan waktu lama. Pertimbangkan apakah menambah jumlah staf akan mengurangi waktu pemenuhan Anda, atau apakah ada cara untuk mengotomatiskan tugas manual yang menyita waktu.