Pesanan, data, dan akses admin untuk staf penjualan B2B
Jika Anda mempekerjakan staf penjualan, Anda dapat memberi mereka akses terbatas ke admin Shopify Anda menggunakan izin staf. Hal ini memungkinkan staf penjualan Anda untuk membuat pesanan dan melihat informasi akun untuk pelanggan yang ditetapkan kepada mereka. Staf penjualan Anda juga dapat mengakses data pesanan, pelanggan, produk, harga, dan inventaris terbaru di satu tempat.
Anda dapat menyesuaikan izin akses untuk berbagai anggota staf penjualan berdasarkan peran mereka dan informasi yang perlu mereka akses.
Di halaman ini
Menyiapkan staf penjualan
Izin staf mendukung semua jenis staf penjualan.
Dua jenis staf penjualan yang paling umum untuk bisnis B2B adalah manajer penjualan dan perwakilan penjualan:
- Manajer penjualan: Staf yang mengontrol perwakilan penjualan mana yang bekerja dengan lokasi perusahaan tertentu. Mereka juga bisa menjadi admin toko.
- Perwakilan penjualan: Staf yang hanya dapat mengakses lokasi perusahaan dan catatan yang ditetapkan untuk mereka. Anda juga dapat memberi mereka izin akses untuk mengedit atau membuat perusahaan dan lokasi perusahaan.
Anda dapat mengontrol tingkat izin akses yang dimiliki setiap anggota staf penjualan dengan membuat dan menetapkan peran pengguna dengan kombinasi izin akses apa pun, termasuk izin akses Perusahaan. Anda dapat mengelola izin akses ini dengan membuka Pengaturan > Pengguna > Peran di admin Shopify Anda.
Petunjuk berikut adalah untuk membuat peran manajer penjualan dan perwakilan penjualan. Anda dapat menambah atau menghapus izin akses berdasarkan hal yang Anda ingin dapat dilakukan oleh staf penjualan.
Anda mungkin ingin menetapkan izin akses Pelanggan, Pesanan, dan Draf pesanan ke peran yang dibuat untuk staf penjualan, agar mereka dapat melihat dan menerima pesanan, serta mengelola informasi untuk individu yang melakukan pembelian atas nama perusahaan atau lokasi perusahaan.
Anda mungkin ingin menghindari penetapan izin akses Analitik, Pemasaran, dan Beranda karena halaman tersebut berisi data penjualan yang tidak difilter untuk lokasi perusahaan yang ditetapkan kepada mereka, bahkan saat Batasi izin akses ke lokasi perusahaan yang ditetapkan aktif.
Menyiapkan izin akses manajer penjualan
Manajer penjualan adalah staf yang mengelola staf penjualan mana yang ditetapkan ke suatu lokasi perusahaan. Dalam lokasi perusahaan, manajer penjualan dapat melihat dan mengelola bagian Staf yang ditetapkan untuk setiap lokasi perusahaan.
Langkah-langkah:
- Masuk ke toko mana pun di organisasi Anda.
- Buka Pengaturan > Pengguna> Peran.
- Klik Tambah peran.
- Tambahkan nama untuk peran tersebut.
- Di bagian Izin akses, gunakan menu tarik-turun untuk memilih Peran Organisasi atau Peran Toko. Pengguna dengan peran organisasi memiliki izin akses yang sama di semua toko dalam organisasi Anda. Pengguna dengan peran toko memiliki izin akses di toko spesifik yang Anda pilih.
- Di Izin Akses bagian, klik Perusahaan, lalu tetapkan setidaknya izin akses berikut ke peran tersebut:
- Lihat perusahaan.
- Tetapkan staf ke lokasi perusahaan.
- Batasi izin akses ke lokasi perusahaan yang ditetapkan, untuk membatasi manajer penjualan hanya ke lokasi perusahaan yang ditetapkan untuk mereka.
- Opsional: Anda juga dapat menetapkan izin akses tambahan, seperti Pelanggan, Pesanan, Draf pesanan, atau izin staf lain yang Anda inginkan untuk dimiliki manajer penjualan.
- Klik Simpan.
- Klik Undang pengguna, lalu tambahkan alamat email pengguna yang ingin Anda tetapkan peran ini.
- Di bagian Peran dan grup, klik Tetapkan, lalu klik peran manajer penjualan yang baru saja Anda buat.
- Opsional: Jika ini adalah peran toko, tetapkan toko tertentu yang Anda inginkan untuk menerapkan peran dan izin akses manajer penjualan, lalu klik Selesai.
Menyiapkan izin akses perwakilan penjualan
Perwakilan penjualan sering kali bertanggung jawab atas subkumpulan perusahaan dan lokasi perusahaan tertentu. Anda dapat membatasi tampilan mereka di admin Shopify untuk hanya menampilkan informasi yang relevan dengan lokasi perusahaan yang ditetapkan kepada mereka.
Langkah-langkah:
- Masuk ke toko mana pun di organisasi Anda.
- Buka Pengaturan > Pengguna> Peran.
- Klik Tambah peran.
- Tambahkan nama untuk peran tersebut.
- Di bagian Izin akses, gunakan menu tarik-turun untuk memilih Peran Organisasi atau Peran Toko. Pengguna dengan peran organisasi memiliki izin akses yang sama di semua toko dalam organisasi Anda. Pengguna dengan peran toko memiliki izin akses di toko spesifik yang Anda pilih.
- Di Izin Akses bagian, klik Perusahaan , lalu tetapkan setidaknya izin akses berikut ke peran tersebut:
- Lihat perusahaan.
- Tetapkan staf ke lokasi perusahaan.
- Batasi izin akses ke lokasi perusahaan yang ditetapkan, untuk membatasi perwakilan penjualan hanya ke lokasi perusahaan yang ditetapkan untuk mereka.
- Opsional: Anda juga dapat menetapkan izin akses tambahan, seperti Pelanggan, Pesanan, dan Draf pesanan, atau izin staf lain yang Anda inginkan untuk dimiliki perwakilan penjualan.
- Klik Simpan.
- Klik Undang pengguna, lalu tambahkan alamat email pengguna yang ingin Anda tetapkan peran ini.
- Di bagian Peran dan grup, klik Tetapkan, lalu klik peran perwakilan penjualan yang baru saja Anda buat.
- Opsional: Jika ini adalah peran toko, tetapkan toko tertentu yang Anda inginkan untuk menerapkan peran dan izin akses perwakilan penjualan, lalu klik Selesai.
- Opsional: Ulangi langkah-langkah ini untuk semua toko di bagian Toko yang Anda inginkan agar staf tersebut memiliki izin akses perwakilan penjualan.
Menetapkan staf penjualan ke lokasi perusahaan
Manajer penjualan, atau anggota staf mana pun dengan izin akses Tetapkan staf ke lokasi perusahaan, dapat menetapkan anggota staf lain ke lokasi perusahaan.
Saat Anda memilih Batasi izin akses ke lokasi perusahaan yang ditetapkan, dan menetapkan staf ke lokasi perusahaan, staf penjualan hanya dapat mengakses informasi untuk lokasi perusahaan yang ditetapkan kepada mereka di halaman berikut:
- Pelanggan
- Pesanan
- Draf pesanan
- Perusahaan
Semua halaman lain di admin Shopify Anda tidak akan membatasi informasi berdasarkan perusahaan atau lokasi perusahaan. Staf penjualan yang sama dapat ditugaskan ke beberapa lokasi perusahaan. Anda dapat menugaskan hingga 10 staf penjualan ke setiap lokasi perusahaan.
Langkah-langkah:
- Masuk ke organisasi Anda dan buka toko yang sesuai.
- Dari admin Shopify, buka Pelanggan > Perusahaan.
- Klik perusahaan yang ingin Anda tugasi staf penjualan.
- Di bagian Lokasi, klik lokasi perusahaan yang ingin Anda tugasi staf penjualan.
- Di bagian Staf yang ditugaskan, klik ikon
. - Pilih staf yang ingin Anda tugaskan ke lokasi perusahaan. Anda dapat memilih beberapa staf.
- Klik Simpan.
Menugaskan staf penjualan ke semua lokasi perusahaan secara massal
Anda dapat menugaskan staf ke lokasi perusahaan secara massal.
Langkah-langkah:
- Masuk ke organisasi Anda dan buka toko yang sesuai.
- Dari admin Shopify, buka Pelanggan > Perusahaan.
- Klik perusahaan yang ingin Anda tugasi satu atau beberapa staf penjualan.
- Klik Edit staf yang ditugaskan.
- Pilih staf yang ingin Anda tugaskan ke semua lokasi perusahaan. Anda dapat memilih beberapa staf.
- Klik Simpan.
Pembuatan pesanan dan draf pesanan oleh staf penjualan
Setelah Anda mengatur izin staf, staf penjualan dapat masuk dan mengakses admin Shopify Anda. Mereka dapat mencatat pesanan telepon, email, dan tatap muka ke Shopify menggunakan draf pesanan.
Staf penjualan Anda memiliki akses ke semua data produk, harga, pelanggan, dan inventaris saat membuat draf pesanan di admin Shopify. Mereka juga dapat melihat apakah Anda menetapkan aturan bisnis yang berlaku untuk pesanan. Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi untuk menyesuaikan opsi pengiriman yang tersedia bagi pelanggan tertentu, kustomisasi ini juga digunakan untuk draf pesanan.
Setelah pesanan selesai dan siap dikirim ke pelanggan, staf penjualan Anda dapat mengeklik Kirim invois untuk memberitahukan pelanggan tentang invois tersebut, sehingga pelanggan dapat meninjau dan membuat pesanan di checkout.
Pelajari lebih lanjut tentang penggunaan draf pesanan untuk mencatat pesanan B2B.