Készletellenőrzés megtervezése a Shopify POS használatával

A tervezett készletellenőrzés segít megerősíteni, hogy az üzletében lévő készlet megegyezik a Shopify adminisztrációs felületén rögzített adatokkal. A rendszeres készletellenőrzés segíthet a hiányok azonosításában, a nyomonkövetési hibák kiszűrésében, valamint abban, hogy az online és a bolti csatornákon pontosak maradjanak az adatok.

Ez az oldal bemutatja, hogyan válasszon ellenőrzési módszert, hogyan ütemezze és készítse elő az ellenőrzést, hogyan hajtsa azt végre több eszközön, és végül hogyan egyeztesse a korrekciókat. A Gyors ellenőrzés (Quick count) lépésenkénti munkafolyamatával kapcsolatban lásd: Készletmennyiségek módosítása a Shopify POS-ben.

Ha a Stocky alkalmazásból tér át, és az első ellenőrzését tervezi a Shopify-ban, akkor olvassa el a Migrálás a Stockyból a Shopify készletkezelésébe című részt.

Készletellenőrzési módszerek

A készletellenőrzéshez a következő két módszert kombinálhatja:

• Gyors ellenőrzés a Shopify POS-en: A személyzet beolvassa vagy megkeresi a termékeket egy Shopify POS-eszközön, majd megadja a készleten lévő mennyiséget. Ez a módszer a legalkalmasabb az üzletben végzett ellenőrzésekhez. A részleteket lásd itt: A készletmennyiség módosítása a Shopify POS-ben.
• Készletmódosítás a Shopify adminisztrációs felületén: A Shopify adminisztrációs felületét kezelő személyzet módosíthatja a mennyiségeket a Készlet oldalon, vagy importálhat egy CSV-fájlt. Ez a módszer a legalkalmasabb a tömeges frissítésekhez és az üzletben végzett ellenőrzés utáni egyeztetéshez. A részleteket lásd itt: Készletmennyiségek módosítása és Készlet importálása és exportálása CSV-fájl használatával.

Gyakori megközelítés, hogy az üzletben dolgozó személyzet elvégzi a gyors ellenőrzést, majd a központ áttekinti és egyezteti a módosításokat a Shopify adminisztrációs felületén.

Készletellenőrzés időzítése

Az ellenőrzést az üzlet nyitvatartásához és a személyzet beosztásához igazítva ütemezheti. Gondolja át, hogy az alábbi lehetőségek közül melyik a legalkalmasabb a vállalkozása működéséhez:

• Zárás után: Az értékesítés szünetel, így az ellenőrzés pontos marad.
• Nyitás előtt: Az üzlet csendes, de az ellenőrzés átnyúlhat a nyitvatartási időbe, ha a vártnál tovább tart.
• Több napra elosztva, zónánként: Nagyobb üzletek esetén hasznos. Minden műszak egy másik zónát ellenőriz, így egyetlen nap sem lesz túlterhelve.
• Az üzlet bezárása az ellenőrzés idejére: A legpontosabb lehetőség, mivel az ellenőrzés alatt nincs értékesítés, azonban az üzlet bevételtől eshet el a zárvatartás időszakában.

Becsült idő- és személyzetszükséglet a katalógus mérete alapján

Az időt és a személyzetet az üzlet elrendezése, a termékek összetettsége és a vonalkódolvasók használata alapján módosítsa. Az alábbi táblázatban szereplő becslések kiindulópontként szolgálnak a készletellenőrzések tervezéséhez.

Készletellenőrzés gyakorisága

Az ellenőrzés gyakorisága a katalógus méretétől, a hiánykockázattól és az üzlet összetettségétől függ. Gondolja át, hogy az alábbi lehetőségek közül melyik a legalkalmasabb a vállalkozása működéséhez:

• Negyedévente: A legtöbb kiskereskedő számára megfelelő.
• Havonta: A magas hiánykockázatú kategóriáknál ajánlott, például kis méretű, nagy értékű tételeknél, amelyek hajlamosabbak az elvesztésre vagy lopásra.
• Hetente forgó ellenőrzések: Egyes kiskereskedők minden héten egy másik zónát ellenőriznek, így a teljes katalógust lefedik anélkül, hogy teljes körű, bolti készletellenőrzést kellene végezniük.

A rendszeres időközönként végzett következetes készletellenőrzések sokkal értékesebbek, mint a ritkán elvégzett, hibátlan ellenőrzések.

Felkészülés a készletellenőrzésre

A rendszer és a berendezések előkészítése a készletellenőrzés előtt segíthet elkerülni a függőben lévő tevékenységek vagy a felkészületlen eszközök által okozott eltéréseket.

A rendszer előkészítése

Az ellenőrzés előtt a következőképpen készítse elő a rendszerét:

• Fejezze be a függőben lévő rendeléseket, készletátviteleket és szállítmányokat, hogy minden készletmozgás tükröződjön az adminisztrációs felületen.
• Dolgozza fel a beérkezett szállítmányokat, és jelölje meg őket átvettként a Shopify adminisztrációs felületén.
• Szinkronizálja az összes Shopify POS-eszközt úgy, hogy megnyitja az alkalmazást, és ellenőrzi, hogy a legutóbbi értékesítések megjelennek-e.
• Szúrópróbaszerűen ellenőrizzen néhány terméket úgy, hogy összeveti az adminisztrációs felületen lévő Készleten mennyiséget a fizikai készlettel, így még a teljes ellenőrzés előtt kiszűrheti a nyilvánvaló eltéréseket.

A berendezések és a csapat előkészítése

Az ellenőrzés előtt a következőképpen készítse elő a berendezéseit és a csapatát:

• Töltse fel a Shopify POS-eszközöket és minden támogatott vonalkódolvasót.
• Rendeljen a személyzethez zónákat az üzlet fizikai területei, például polcok, állványok vagy raktári részlegek alapján. E zónák meghatározásához használhat tárolóhelyeket.
• Nyomtasson biztonsági számlálólapokat azokhoz a zónákhoz, ahol esetleg nem áll rendelkezésre eszköz.
• Vizsgálja át a katalógusát a hiányzó vagy sérült vonalkódcímkéjű termékek után, és az ellenőrzés előtt nyomtassa ki újra a címkéket. A címkék újranyomtatásához használhatja a Retail Barcode Labels alkalmazást.

Készletellenőrzés végrehajtása több eszközön

Nagyobb katalógusok esetén a személyzet egyidejűleg több Shopify POS-eszközön is végezhet ellenőrzést. Egy gyors ellenőrzési munkamenet akár 1 000 változatot is támogat, ezért tervezze úgy, hogy minden munkamenetet beküld, amint egy zóna elkészült, majd egy új munkamenetet indít a következő zónához.

A kettős számolás és a kimaradt termékek elkerülése érdekében kövesse az alábbi irányelveket:

• Minden alkalmazotthoz rendeljen hozzá egy adott zónát a fizikai elrendezés és nem ábécésorrend alapján. Az egyetlen fizikai bejárással történő ellenőrzés megakadályozza, hogy a személyzet kétszer menjen végig ugyanazon a területen.
• Küldjön be minden munkamenetet, amint a zóna elkészült. A beküldött munkamenetek azonnal szinkronizálódnak a Shopify adminisztrációs felületével.
• Őrizze meg a kinyomtatott zónakiosztási lapokat, hogy nyomon követhesse, mely zónák ellenőrzése történt meg.

Amikor egy értékesítés befejeződik a Shopify POS-ben vagy az online áruházában, a készlet valós időben módosul. Egy gyors ellenőrzési munkamenet beküldésekor a mennyiség a megszámláltaknak megfelelően frissül. Ha egy értékesítés aközött történik, hogy a személyzet megszámolt egy terméket és beküldte a munkamenetet, egy kisebb eltérés jelenik meg a módosításban. Ennek minimalizálása érdekében zárvatartási időben vagy alacsony forgalmú időszakokban végezze az ellenőrzést, és a zóna befejezése után azonnal küldje be a munkamenetet.

Készlet egyeztetése ellenőrzés után

Miután a személyzet beküldte a gyors ellenőrzési munkameneteket, a Shopify adminisztrációs felületén található Készletmódosítási változások jelentés használatával áttekintheti a módosításokat, és nyomon követheti az eltéréseket.

Lépések:

1. Nyissa meg a Készletmódosítási változások jelentést.
2. Szűrje a jelentést a készletellenőrzés dátuma alapján.
3. Tekintse át a módosításokat minden egyes helyszínre vonatkozóan.
4. Minden olyan változatnál, ahol az eltérés meghaladja az 5%-ot, az új mennyiség megerősítése érdekében fizikailag is számolja meg újra a terméket.

Az egyeztetés után ütemezheti a következő készletellenőrzést. A gyakoriságra vonatkozó javaslatokat a(z) Ellenőrzés gyakorisága részben találja.

Ellenőrzések összehangolása több helyszínen

Ha több helyszínt üzemeltet, a következő irányelvek alapján tervezze meg a készletellenőrzések sorrendjét és a készletátvitelek kezelését az ellenőrzési időszak alatt:

• Azonos napon végzett ellenőrzések: Az összes helyszín azonos napon történő ellenőrzése pontos pillanatképet ad a teljes készletről egy adott időpontban. Ez a megközelítés nagyobb személyzetet igényel, de a legtisztább jelentést eredményezi.
• Lépcsőzetes ellenőrzések: A hét folyamán egyszerre csak egy helyszín ellenőrzése kevésbé megterhelő a csapat számára, de a készlet eltolódhat az ellenőrzött és a még nem ellenőrzött helyszínek között, ha közben készletátvitel történik.
• Helyszínek közötti készletátvitelek szüneteltetése: A helyszínek közötti készletátvitelek szüneteltetése az ellenőrzési időszak alatt segíthet elkerülni, hogy ugyanazokat a termékeket a feladási helyen és a rendeltetési helyen is megszámolják.

A helyszínek összehasonlításakor vizsgálja meg a párosított eltéréseket. Az egyik helyszínen tapasztalható pozitív, míg a másikon mutatkozó negatív eltérés gyakran a kettő közötti, nem rögzített készletátvitelt jelez.

Tippek a pontos készletellenőrzéshez

A pontos készletellenőrzés érdekében kövesse az alábbi helyes gyakorlatokat:

• Kódolvasók használata: A kódolvasók gyorsabbak és pontosabbak, mint a változatok név alapján történő keresése. Ha nem áll rendelkezésre kódolvasó, az eszköze kamerája tartalék megoldásként használható. A részletekért tekintse meg a(z) Kódolvasó kiválasztása című részt.
• A Gyorsszámlálás felügyelt eszközökön is működik: Ha az eszközei kioszk módba vannak zárolva egy mobileszköz-felügyeleti (MDM) szoftverrel, a Gyorsszámlálás akkor is elérhető.
• Lefagyott eszköz problémájának elhárítása: Indítsa újra a Shopify POS alkalmazást. A már beküldött munkamenetek biztonságosan szinkronizálva vannak a Shopify adminisztrációs felületével.
• Meghibásodott eszköz problémájának elhárítása: Váltson egy másik Shopify POS eszközre. A beküldött adatok megmaradnak, és a számlálást onnan folytathatja, ahol a meghibásodott eszközzel abbahagyta.
• A termék számlálási állapotának ellenőrzése: Olvasson be vagy keressen meg egy adott terméket a Gyorsszámlálásban annak ellenőrzéséhez, hogy a jelenlegi munkamenetben megtörtént-e már a számlálása.
• A nyomon nem követett termékek papíron történő feljegyzése: Ha egy termék nem található a Shopify POS-ben az ellenőrzés során, akkor előfordulhat, hogy nincs hozzárendelve a helyszínéhez. Készítsen róla feljegyzést, és az ellenőrzés után rendelje hozzá a helyszínhez a Shopify adminisztrációs felületén.