Planiranje praćenja zaliha pomoću aplikacije Shopify POS

Planirano praćenje zaliha pomaže vam potvrditi da se zaliha u vašoj trgovini podudara s onom zabilježenom u vašem administratorskom alatu za Shopify. Redovito prebrojavanje zaliha može vam pomoći u otkrivanju manjka, uočavanju pogrešaka u praćenju te održavanju točnosti vaših mrežnih kanala i kanala u trgovini.

Ova stranica objašnjava kako odabrati metodu prebrojavanja zaliha, zakazati i pripremiti se za praćenje, pokrenuti praćenje na više uređaja i nakon toga uskladiti prilagodbe. Za detaljan tijek rada brzog prebrojavanja pogledajte Promjena količina zaliha u aplikaciji Shopify POS.

Ako prelazite s aplikacije Stocky i planirate svoje prvo praćenje u Shopifyju, pogledajte odjeljak Migracija s aplikacije Stocky na Shopifyjevo upravljanje zalihama.

Metode praćenja zaliha

Za praćenje zaliha možete kombinirati sljedeće dvije metode:

• Brzo prebrojavanje u aplikaciji Shopify POS: osoblje skenira ili pretražuje proizvode na uređaju sa sustavom Shopify POS i unosi dostupnu količinu. Ova je metoda najbolja za praćenja zaliha u trgovini. Dodatne informacije potražite u odjeljku Promjena količina zaliha u aplikaciji Shopify POS.
• Prilagodbe zaliha u administratorskom alatu za Shopify: osoblje s pristupom administratorskom alatu za Shopify može prilagoditi količine na stranici Zalihe ili uvesti CSV datoteku. Ova je metoda najbolja za masovna ažuriranja i usklađivanje nakon praćenja zaliha u trgovini. Dodatne informacije potražite u odjeljcima Prilagodba količina zaliha i Uvoz i izvoz zaliha pomoću CSV datoteke.

Uobičajeni je pristup da osoblje u trgovini obavi praćenje zaliha pomoću brzog prebrojavanja, a zatim sjedište pregleda i uskladi prilagodbe u administratorskom alatu za Shopify.

Vrijeme praćenja zaliha

Praćenje zaliha možete zakazati na temelju radnog vremena trgovine i rasporeda osoblja. Razmotrite koja je od sljedećih opcija najbolja za vaše poslovanje:

• Nakon zatvaranja: prodaja je pauzirana pa praćenja ostaju točna.
• Prije otvaranja: u trgovini je mirno, ali praćenje se može protegnuti na radno vrijeme ako potraje dulje od očekivanog.
• Raspoređeno na više dana po zonama: korisno za veće trgovine. Svaka smjena prati zalihe u različitoj zoni kako se nijedan dan ne bi preopteretio.
• Zatvaranje trgovine za praćenje zaliha: najtočnija opcija jer se tijekom praćenja ne vrši prodaja, ali trgovina može izgubiti prihod za razdoblje zatvaranja.

Procijenjeno vrijeme i osoblje prema veličini kataloga

Prilagodite vrijeme i osoblje ovisno o izgledu trgovine, složenosti proizvoda i o tome upotrebljava li osoblje skenere crtičnog koda. Sljedeće procjene iz tablice početne su točke koje vam mogu pomoći u planiranju praćenja zaliha.

Učestalost praćenja zaliha

Koliko ćete često pratiti zalihe ovisi o veličini kataloga, riziku manjka i složenosti trgovine. Razmotrite koja je od sljedećih opcija najbolja za vaše poslovanje:

• Tromjesečno: prikladno za većinu trgovaca na malo.
• Mjesečno: preporučuje se za kategorije s visokim rizikom manjka, poput malih stavki velike vrijednosti koje su sklonije gubitku ili krađi.
• Rotirajuća tjedna praćenja zaliha: neki trgovci na malo svaki tjedan provjeravaju različitu zonu kako bi obuhvatili cijeli katalog bez potpunog praćenja zaliha u cijeloj trgovini.

Dosljedna praćenja zaliha u redovitim intervalima vrjednija su od rijetkih savršenih praćenja zaliha.

Priprema za praćenje zaliha

Priprema sustava i opreme prije praćenja zaliha može pomoći u izbjegavanju neslaganja uzrokovanih aktivnostima na čekanju ili nepripremljenim uređajima.

Pripremite sustav

Prije praćenja zaliha sustav pripremite na sljedeće načine:

• Dovršite narudžbe, prijenose i pošiljke na čekanju kako bi sva kretanja zaliha bila prikazana na administratorskoj ploči.
• Obradite sve primljene pošiljke i označite ih kao primljene u administratorskom alatu za Shopify.
• Sinkronizirajte sve uređaje sa sustavom Shopify POS tako da otvorite aplikaciju i potvrdite da se prikazuju nedavne prodaje.
• Nasumično provjerite nekoliko proizvoda uspoređujući količinu navedenu kao Dostupno na administratorskoj ploči s fizičkom zalihom kako biste uočili očita nepoklapanja prije potpunog praćenja zaliha.

Pripremite opremu i tim

Prije praćenja zaliha pripremite opremu i tim na sljedeće načine:

• Napunite uređaje sa sustavom Shopify POS i sve podržane skenere crtičnog koda.
• Dodijelite osoblje zonama na temelju fizičkih područja u trgovini, kao što su police, stalci ili odjeljci skladišta. Za formalizaciju tih zona možete upotrijebiti lokacije spremnika.
• Ispišite rezervne listove za praćenje zaliha za sve zone u kojima uređaj možda neće biti dostupan.
• Pregledajte svoj katalog za proizvode kojima nedostaju crtični kodovi ili imaju oštećene naljepnice s crtičnim kodom i ponovno ih ispišite prije praćenja zaliha. Za ponovni ispis naljepnica možete upotrijebiti aplikaciju Retail Barcode Labels.

Praćenje zaliha na više uređaja

Za veće kataloge, osoblje može istodobno pratiti zalihe na više uređaja sa sustavom Shopify POS. Svaka sesija brzog prebrojavanja podržava do 1 000 varijanti pa planirajte poslati svaku sesiju čim dovršite zonu, a zatim započnite novu sesiju za sljedeću zonu.

Kako biste izbjegli dvostruko brojanje i propuštene proizvode, pridržavajte se sljedećih smjernica:

• Svakom članu osoblja dodijelite određenu zonu na temelju fizičkog rasporeda, a ne abecednog reda. Prebrojavanje u jednom fizičkom prolazu sprječava osoblje da se vraća kroz isto područje.
• Pošaljite svaku sesiju čim dovršite zonu. Poslane sesije odmah se sinkroniziraju s administratorskim alatom za Shopify.
• Zadržite ispisane listove za dodjelu zona kako biste mogli pratiti koje su zone prebrojane.

Zalihe se prilagođavaju u stvarnom vremenu po završetku prodaje u aplikaciji Shopify POS ili u internetskoj trgovini. Kada pošaljete sesiju brzog prebrojavanja, količina se prilagođava tako da odgovara onoj koja je prebrojana. Ako se prodaja dogodi između vremena kada je osoblje prebrojalo proizvod i vremena kada je sesija poslana, tada se u prilagodbi prikazuje malo neslaganje. Kako biste to sveli na najmanju moguću mjeru, pratite zalihe tijekom vremena kad je trgovina zatvorena ili razdoblja s manjim prometom i svaku sesiju pošaljite odmah nakon dovršetka prebrojavanja u zoni.

Usklađivanje zaliha nakon praćenja zaliha

Nakon što osoblje pošalje svoje sesije brzog prebrojavanja, možete pregledati prilagodbe i pratiti neslaganja pomoću izvješća o promjenama prilagodbi zaliha u administratorskom alatu za Shopify.

Koraci:

1. Otvorite Izvješće o promjenama prilagodbi zaliha.
2. Filtrirajte izvješće prema datumu praćenja zaliha.
3. Pregledajte prilagodbe za svaku lokaciju.
4. Za svaku varijantu kod koje je odstupanje veće od 5 % ponovno fizički prebrojite proizvod kako biste potvrdili novu količinu.

Nakon usklađivanja možete zakazati sljedeće praćenje zaliha. Preporuke o učestalosti potražite u odjeljku Učestalost praćenja.

Koordinacija praćenja na više lokacija

Ako poslujete na više lokacija, s pomoću sljedećih smjernica isplanirajte redoslijed praćenja zaliha te način rukovanja prijenosima tijekom razdoblja praćenja:

• Praćenje istog dana: Praćenje zaliha na svim lokacijama istog dana pruža vam precizan uvid u ukupne zalihe u određenom trenutku. Ovaj pristup zahtijeva više osoblja, ali daje najpreglednije izvješće.
• Raspoređeno praćenje: Praćenje jedne po jedne lokacije tijekom tjedna jednostavnije je za vaš tim, no zalihe se mogu premještati između provjerenih i neprovjerenih lokacija ako u međuvremenu dođe do prijenosa.
• Pauziranje prijenosa između lokacija: Pauziranjem prijenosa između lokacija tijekom razdoblja praćenja možete izbjeći dvostruko evidentiranje istih proizvoda na lokacijama porijekla i odredišta.

Pri usporedbi lokacija provjerite uparena neslaganja. Pozitivno odstupanje na jednoj lokaciji i negativno odstupanje na drugoj često upućuju na to da je između njih proveden nezabilježeni prijenos.

Savjeti za precizno praćenje zaliha

Za točno praćenje zaliha pridržavajte se sljedećih najboljih praksi:

• Upotreba skenera crtičnih kodova: Skeneri su brži i precizniji od pretraživanja varijanti po nazivu. Kamera na uređaju može poslužiti kao pričuva kada skener nije dostupan. Više informacija potražite u odjeljku Odabir skenera crtičnog koda.
• Brzo praćenje radi na upravljanim uređajima: Ako su uređaji zaključani u načinu rada u kiosku putem alata za upravljanje mobilnim uređajima (MDM), značajka Brzo praćenje i dalje je dostupna.
• Rješenje za zamrznuti uređaj: Ponovno pokrenite aplikaciju Shopify POS. Sve već poslane sesije sigurno su sinkronizirane s administratorskim alatom za Shopify.
• Rješenje za uređaj u kvaru: Prebacite se na drugi uređaj s aplikacijom Shopify POS. Poslani je napredak sačuvan i možete nastaviti s praćenjem tamo gdje se uređaj u kvaru zaustavio.
• Provjera statusa praćenja proizvoda: Skenirajte ili pretražite bilo koji proizvod u Brzom praćenju da biste potvrdili je li već evidentiran u trenutačnoj sesiji.
• Zapisivanje nepraćenih proizvoda na papir: Ako se neki proizvod tijekom praćenja ne može pronaći u aplikaciji Shopify POS, možda nije dodijeljen vašoj lokaciji. Zabilježite to i dodijelite ga lokaciji u administratorskom alatu za Shopify nakon praćenja.