Shopify POS के साथ inventory count की योजना बनाना

एक नियोजित (प्लांड) inventory count से आपको यह पुष्टि करने में मदद मिलती है कि आपके स्टोर का स्टॉक, आपके Shopify एडमिन में दर्ज रिकॉर्ड से मेल खाता है। नियमित शेड्यूल पर इन्वेंट्री गिनने से आपको श्रिंक (स्टॉक में कमी) की पहचान करने, ट्रैकिंग से जुड़ी गलतियों को पकड़ने और अपने ऑनलाइन व इन-स्टोर चैनलों को सटीक बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

यह पेज कवर करता है कि गिनती (काउंटिंग) का तरीका कैसे चुनें, गिनती के लिए शेड्यूल और तैयारी कैसे करें, कई डिवाइसों पर गिनती कैसे करें, और उसके बाद एडजस्टमेंट का मिलान कैसे करें। चरण-दर-चरण क्विक काउंट वर्कफ़्लो के लिए, Shopify POS पर इन्वेंट्री मात्रा बदलना देखें।

अगर आप Stocky से माइग्रेट कर रहे हैं और Shopify में अपने पहले काउंट की योजना बना रहे हैं, तो Stocky से Shopify इन्वेंट्री मैनेजमेंट में माइग्रेट करना देखें।

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इन्वेंट्री काउंट के तरीके

आप इन्वेंट्री काउंट करने के लिए निम्नलिखित दो तरीकों को मिला सकते हैं:

Shopify POS पर क्विक काउंट: स्टाफ़ Shopify POS डिवाइस पर प्रोडक्ट को स्कैन करते हैं या खोजते हैं और उपलब्ध मात्रा दर्ज करते हैं। यह तरीका इन-स्टोर काउंट के लिए सबसे अच्छा है। जानकारी के लिए, Shopify POS पर इन्वेंट्री मात्रा बदलना देखें।
Shopify एडमिन में इन्वेंट्री समायोजन: Shopify एडमिन के स्टाफ़ इन्वेंट्री पेज पर मात्राओं को समायोजित कर सकते हैं या CSV फ़ाइल इम्पोर्ट कर सकते हैं। यह तरीका थोक अपडेट और इन-स्टोर काउंट के बाद मिलान करने के लिए सबसे अच्छा है। जानकारी के लिए, इन्वेंट्री मात्रा समायोजित करना और CSV फ़ाइल के साथ इन्वेंट्री इंपोर्ट और एक्सपोर्ट करना देखें।

एक सामान्य तरीका यह है कि इन-स्टोर स्टाफ़ क्विक काउंट के साथ गिनती करें, और फिर मुख्यालय Shopify एडमिन में समायोजनों की समीक्षा और मिलान करे।

इन्वेंट्री काउंट का समय

आप अपने स्टोर के घंटों और स्टाफ़िंग के अनुसार एक काउंट शेड्यूल कर सकते हैं। विचार करें कि आपके बिज़नेस संचालन के लिए निम्नलिखित में से कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है:

बंद होने के बाद: बिक्री रोक दी जाती है, जिससे काउंट सटीक रहते हैं।
खुलने से पहले: स्टोर शांत रहता है, लेकिन यदि इसमें उम्मीद से ज़्यादा समय लगता है, तो काउंट कारोबार के खुले होने के समय तक चल सकता है।
ज़ोन के अनुसार कई दिनों में फैला हुआ: बड़े स्टोर के लिए उपयोगी है। प्रत्येक शिफ़्ट अलग-अलग ज़ोन का काउंट करती है ताकि किसी एक दिन पर बहुत ज़्यादा बोझ न पड़े।
काउंट के लिए स्टोर बंद करना: सबसे सटीक विकल्प है क्योंकि काउंट के दौरान कोई बिक्री नहीं होती है, लेकिन बंद होने की अवधि के लिए स्टोर की आय का नुकसान हो सकता है।

कैटलॉग के साइज़ के अनुसार अनुमानित समय और स्टाफ़

स्टोर लेआउट, प्रोडक्ट की जटिलता, और क्या स्टाफ़ बारकोड स्कैनर का उपयोग करते हैं, इसके आधार पर समय और स्टाफ़ को समायोजित करें। निम्नलिखित टेबल के अनुमान इन्वेंट्री काउंट की योजना बनाने में मदद के लिए शुरुआती बिंदु हैं।

आपके कैटलॉग में प्रकारों (वेरियंट) की संख्या के आधार पर अनुमानित काउंट का समय और स्टाफ़ की ज़रूरतें
कैटलॉग साइज़	अनुमानित समय	अनुशंसित स्टाफ़
500 से कम प्रकार	2-4 घंटे	1 व्यक्ति
500–2,000 प्रकार	दिन का ज़्यादातर समय	2 लोग
2,000–5,000 प्रकार	पूरा दिन	2-3 लोग
5,000 से ज़्यादा प्रकार	कई दिन, ज़ोन के अनुसार काउंट	3 या इससे ज़्यादा लोग

इन्वेंट्री काउंट की फ़्रीक्वेंसी

आप कितनी बार काउंट करते हैं, यह आपके कैटलॉग के साइज़, श्रिंक रिस्क (नुकसान का जोखिम), और स्टोर की जटिलता पर निर्भर करता है। विचार करें कि आपके बिज़नेस संचालन के लिए निम्नलिखित में से कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है:

त्रैमासिक: ज़्यादातर रिटेलर के लिए काम करता है।
मासिक: अधिक जोखिम वाली कैटेगरी के लिए अनुशंसित, जैसे कि छोटे और ज़्यादा कीमत वाले आइटम जिनके खोने या चोरी होने की संभावना ज़्यादा होती है।
साप्ताहिक काउंट रोटेट करना: कुछ रिटेलर हर हफ़्ते एक अलग ज़ोन का काउंट करते हैं ताकि पूरे स्टोर-व्यापी इन्वेंट्री काउंट के बिना पूरा कैटलॉग कवर हो जाए।

नियमित अंतराल पर लगातार इन्वेंट्री काउंट करना कभी-कभार किए जाने वाले सटीक काउंट की तुलना में ज़्यादा मूल्यवान होता है।

इन्वेंट्री काउंट की तैयारी करें

इन्वेंट्री काउंट से पहले अपने सिस्टम और उपकरण को तैयार करने से लंबित गतिविधि या बिना तैयारी वाले डिवाइस के कारण होने वाले अंतर/फ़र्क से बचने में मदद मिल सकती है।

अपना सिस्टम तैयार करें

काउंट करने से पहले, अपने सिस्टम को निम्नलिखित तरीकों से तैयार करें:

लंबित ऑर्डर, ट्रांसफ़र, और शिपमेंट को पूरा करें ताकि इन्वेंट्री की सभी गतिविधियां आपके एडमिन में दिखाई दें।
प्राप्त किए गए किसी भी शिपमेंट को प्रोसेस करें और उन्हें अपने Shopify एडमिन में प्राप्त किए गए के तौर पर चिह्नित करें।
ऐप खोलकर और हाल की बिक्री दिखाई देने की पुष्टि करके सभी Shopify POS डिवाइस सिंक करें।
पूर्ण काउंट से पहले स्पष्ट विसंगतियों को पकड़ने के लिए फ़िज़िकल स्टॉक से अपने एडमिन में उपलब्ध (On hand) मात्रा की तुलना करके कुछ प्रोडक्ट की तुरंत जांच (स्पॉट-चेक) करें।

अपने उपकरण और टीम तैयार करें

काउंट करने से पहले, अपने उपकरण और टीम को निम्नलिखित तरीकों से तैयार करें:

अपने Shopify POS डिवाइस और किसी भी समर्थित बारकोड स्कैनर को चार्ज करें।
स्टोर के फ़िज़िकल क्षेत्रों, जैसे शेल्फ़, रैक, या स्टॉकरूम सेक्शन के आधार पर स्टाफ़ को ज़ोन असाइन करें। आप इन ज़ोन को औपचारिक रूप देने के लिए बिन की लोकेशन का उपयोग कर सकते हैं।
ऐसे किसी भी ज़ोन के लिए बैकअप काउंट शीट प्रिंट करें जहाँ डिवाइस उपलब्ध न हो।
उन प्रोडक्ट के लिए अपने कैटलॉग की समीक्षा करें जिनमें बारकोड नहीं हैं या जिनके बारकोड लेबल क्षतिग्रस्त हो गए हैं, और काउंट से पहले लेबल को फिर से प्रिंट करें। लेबल को फिर से प्रिंट करने के लिए आप Retail Barcode Labels ऐप का उपयोग कर सकते हैं।

कई डिवाइस पर इन्वेंट्री काउंट चलाना

बड़े कैटलॉग के लिए, आप एक ही समय में कई Shopify POS डिवाइस पर स्टाफ़ से काउंट करवा सकते हैं। प्रत्येक क्विक काउंट सत्र अधिकतम 1,000 प्रकारों को सपोर्ट करता है, इसलिए किसी ज़ोन का काम पूरा होते ही प्रत्येक सत्र को सबमिट करने की योजना बनाएं, और फिर अगले ज़ोन के लिए नया सत्र शुरू करें।

दोहरी गिनती और प्रोडक्ट छूटने से बचने के लिए, निम्नलिखित दिशानिर्देशों का उपयोग करें:

प्रत्येक स्टाफ़ सदस्य को वर्णमाला क्रम के बजाय फ़िज़िकल लेआउट के आधार पर एक विशिष्ट ज़ोन असाइन करें। एक ही फ़िज़िकल क्रम में काउंट करने से स्टाफ़ को उसी क्षेत्र में दोबारा जाने से रोका जा सकता है।
ज़ोन पूरा होते ही प्रत्येक सत्र सबमिट करें। सबमिट किए गए सत्र आपके Shopify एडमिन के साथ तुरंत सिंक हो जाते हैं।
ज़ोन असाइनमेंट शीट को प्रिंट करके रखें ताकि आप ट्रैक कर सकें कि किन ज़ोन का काउंट हो चुका है।

Shopify POS या आपके ऑनलाइन स्टोर में सेल पूरी होने पर इन्वेंट्री रीयल-टाइम में समायोजित हो जाती है। जब आप क्विक काउंट सत्र सबमिट करते हैं, तो जो गिना गया था, उसके मिलान के लिए मात्रा समायोजित हो जाती है। यदि स्टाफ़ द्वारा किसी प्रोडक्ट को गिनने और सत्र सबमिट करने के बीच कोई सेल होती है, तो समायोजन में छोटा सा अंतर/फ़र्क दिखाई देता है। इसे कम करने के लिए, बंद होने के घंटों या कम ट्रैफ़िक वाले समय के दौरान काउंट करें, और ज़ोन पूरा होने के बाद प्रत्येक सत्र को तुरंत सबमिट करें।

काउंट के बाद इन्वेंट्री का मिलान करें

स्टाफ़ द्वारा अपने क्विक काउंट सत्र सबमिट करने के बाद, आप अपने Shopify एडमिन में इन्वेंट्री समायोजन में बदलाव (Inventory adjustment changes) की रिपोर्ट का उपयोग करके समायोजनों की समीक्षा कर सकते हैं और अंतर/फ़र्क पर फ़ॉलो-अप कर सकते हैं।

चरण:

इन्वेंट्री समायोजन में बदलाव की रिपोर्ट खोलें।
रिपोर्ट को इन्वेंट्री काउंट की तारीख के अनुसार फ़िल्टर करें।
प्रत्येक लोकेशन के लिए समायोजनों की समीक्षा करें।
5% से अधिक अंतर वाले किसी भी प्रकार के लिए, नई मात्रा की पुष्टि करने के लिए प्रोडक्ट का फिर से फ़िज़िकल काउंट करें।

मिलान करने के बाद, आप अपना अगला इन्वेंटरी काउंट शेड्यूल कर सकते हैं। फ़्रीक्वेंसी से जुड़े सुझावों के लिए, Counting frequency देखें।

कई लोकेशन पर काउंट का समन्वय करना

अगर आप एक से ज़्यादा लोकेशन संचालित करते हैं, तो काउंट विंडो के दौरान इन्वेंटरी काउंट को कैसे क्रमबद्ध किया जाए और ट्रांसफ़र को कैसे मैनेज किया जाए, इसकी योजना बनाने के लिए निम्नलिखित दिशा-निर्देशों का उपयोग करें:

एक ही दिन में काउंट: एक ही दिन में सभी लोकेशन पर काउंट करने से आपको एक ही समय में कुल इन्वेंटरी का सटीक स्नैपशॉट मिलता है। इस तरीके में ज़्यादा स्टाफ़ की ज़रूरत होती है, लेकिन इससे सबसे स्पष्ट रिपोर्ट मिलती है।
अलग-अलग समय पर काउंट: पूरे सप्ताह में एक बार में एक ही लोकेशन पर काउंट करना आपकी टीम के लिए ज़्यादा आसान होता है, लेकिन अगर इस बीच ट्रांसफ़र होते हैं, तो इन्वेंटरी, काउंट की गई और बिना काउंट की गई लोकेशन के बीच शिफ़्ट हो सकती है।
इंटर-लोकेशन ट्रांसफ़र रोकें: काउंट विंडो के दौरान इंटर-लोकेशन ट्रांसफ़र रोकने से, एक ही प्रोडक्ट को मूल और गंतव्य, दोनों लोकेशन पर काउंट किए जाने से बचने में मदद मिल सकती है।

लोकेशन की तुलना करते समय, मेल खाने वाले अंतर की समीक्षा करें। एक लोकेशन पर सकारात्मक अंतर और दूसरी लोकेशन पर नकारात्मक अंतर, अक्सर उनके बीच रिकॉर्ड न किए गए ट्रांसफ़र को दर्शाता है।

सटीक इन्वेंटरी काउंट के लिए सुझाव

सटीक इन्वेंटरी काउंट के लिए निम्नलिखित सर्वोत्तम कार्यप्रणालियों को देखें:

बारकोड स्कैनर का उपयोग करें: नाम से प्रकार खोजने की तुलना में स्कैनर ज़्यादा तेज़ और सटीक होते हैं। स्कैनर उपलब्ध न होने पर आपके डिवाइस का कैमरा बैकअप के रूप में काम करता है। जानकारी के लिए, Choosing a barcode scanner देखें।
क्विक काउंट, मैनेज किए जा रहे डिवाइस पर काम करता है: अगर आपके डिवाइस, मोबाइल डिवाइस मैनेजमेंट (MDM) टूल के साथ कियोस्क मोड में लॉक हैं, तो भी क्विक काउंट उपलब्ध रहता है।
फ़्रीज़ हुए डिवाइस से रिकवर करें: Shopify POS को रीस्टार्ट करें। पहले ही सबमिट किए जा चुके सभी सत्र आपके Shopify एडमिन के साथ सुरक्षित रूप से सिंक हो जाते हैं।
खराब हुए डिवाइस से रिकवर करें: किसी अन्य Shopify POS डिवाइस पर स्विच करें। सबमिट की गई प्रोग्रेस सुरक्षित रहती है और आप वहां से काउंट करना जारी रख सकते हैं जहां से खराब हुए डिवाइस ने काम करना बंद किया था।
किसी प्रोडक्ट का काउंट स्टेटस चेक करें: यह कन्फ़र्म करने के लिए क्विक काउंट में किसी भी प्रोडक्ट को स्कैन करें या खोजें कि क्या उसे मौजूदा सत्र में पहले ही गिना जा चुका है।
ट्रैक न किए गए प्रोडक्ट को कागज़ पर नोट करें: अगर काउंट के दौरान Shopify POS में कोई प्रोडक्ट नहीं मिलता है, तो हो सकता है कि वह प्रोडक्ट आपकी लोकेशन को असाइन न किया गया हो। इसे नोट कर लें और काउंट के बाद अपने Shopify एडमिन में इसे लोकेशन को असाइन करें।