फ़ुलफ़िलमेंट के समय को समझना

फ़ुलफ़िलमेंट का समय, ग्राहक द्वारा ऑर्डर दिए जाने और बिज़नेस द्वारा ऑर्डर को फ़ुलफ़िल किए जाने के बीच का समय होता है। जिन ऑर्डर की शिपिंग ज़रूरी होती है, उन्हें तब पूरा किया गया माना जाता है जब बिज़नेस शिपिंग कैरियर सर्विस को शिपमेंट सौंपता है।

ऑर्डर की समीक्षा करना, शिपिंग लेबल प्रिंट करना, प्रोडक्ट की पैकेजिंग करना और शिपिंग कैरियर को शिपमेंट सौंपना, ये सभी काम ऑर्डर के फ़ुलफ़िलमेंट समय का हिस्सा होते हैं।

आपके बिज़नेस के आधार पर, आपके फ़ुलफ़िलमेंट के समय पर आपका कंट्रोल अलग-अलग होगा। अगर आप ड्रॉपशिप करते हैं, तो आपका कंट्रोल सिर्फ़ इस बात पर होता है कि आप किन सप्लायर के साथ काम करते हैं और आप कितनी जल्दी उन्हें अपने ऑर्डर देते हैं। अगर आप ख़ुद प्रोडक्ट शिप करते हैं, तो आप प्रोडक्ट को कितनी जल्दी पैकेज करते हैं से लेकर आप अपने शिपिंग कैरियर को शिपमेंट कब सौंपते हैं, सब कुछ आपके कंट्रोल में होता है।

आपके फ़ुलफ़िलमेंट का समय इस तक भेजें वाली तारीख को भी तय करता है, जो ऑर्डर इंडेक्स और ऑर्डर की जानकारी वाले पेज पर दिखाई देती है।

फ़ुलफ़िलमेंट के समय का असर

तेज़ फ़ुलफ़िलमेंट समय से ये फ़ायदे मिल सकते हैं:

• कम खर्चीली शिपिंग - आपके पास धीमी शिपिंग के विकल्प चुनने का विकल्प हो सकता है, लेकिन इसके बावजूद शिपमेंट सही समय सीमा में पहुंच सकता है।
• ग्राहक की ज़्यादा संतुष्टि - जब किसी ग्राहक को कोई ऑर्डर जल्दी मिल जाता है, तो इससे आपके बिज़नेस में उनका भरोसा बढ़ सकता है और उन्हें एक सकारात्मक अनुभव मिल सकता है। इससे ग्राहक द्वारा आपसे दोबारा ऑर्डर करने की संभावना बढ़ सकती है।
• इन्वेंटरी ज़्यादा तेज़ी से मूव होती है - अगर आप अपने प्रोडक्ट को वेयरहाउस में स्टोर करते हैं, तो आपके प्रोडक्ट का शेल्फ़ पर कम समय बिताने से वेयरहाउसिंग की लागत कम हो सकती है।
• फ़ुलफ़िलमेंट की ज़्यादा कारगर प्रोसेस - अपने फ़ुलफ़िलमेंट के समय में सुधार करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके कर्मचारी कुशलता से काम कर रहे हैं और मज़दूरी की कोई अनावश्यक लागत नहीं आ रही है।

धीमे फ़ुलफ़िलमेंट समय से नीचे दी गई समस्याएं हो सकती हैं:

• सपोर्ट का बोझ - ग्राहक अपने ऑर्डर के अपडेट पाने के लिए आपसे संपर्क कर सकते हैं और उन्हें जवाब देने में बहुत समय लग सकता है।
• पूरी न हुई उम्मीदें - कुछ ग्राहक उम्मीद कर सकते हैं कि ऑर्डर कुछ ही दिनों में पहुंच जाएगा। अगर कोई बिज़नेस उनकी उम्मीदों पर खरा नहीं उतरता है, तो ग्राहक उस बिज़नेस से दोबारा ऑर्डर नहीं करेगा।
• ज़्यादा लागत - अकुशल फ़ुलफ़िलमेंट समय के कारण कर्मचारियों को ज़्यादा देर तक काम करना पड़ सकता है और प्रोडक्ट वेयरहाउस की शेल्फ़ पर ज़्यादा जगह घेर सकते हैं, इन दोनों से ही किसी बिज़नेस को ज़्यादा पैसे ख़र्च करने पड़ते हैं।

अपने फ़ुलफ़िलमेंट के समय को समझना

जब आप किसी ऑर्डर को प्रोसेस करने के लिए उठाए गए हर चरण को समझते हैं, तो आप अक्सर अपने फ़ुलफ़िलमेंट प्रोसेस को ज़्यादा कारगर बनाने के तरीके ढूंढ सकते हैं। अनावश्यक चरणों को हटाने, दो चरणों को एक में मिलाने या एक ही समय में दो काम करने से आपका फ़ुलफ़िलमेंट का समय कम करने में मदद मिल सकती है।

चरण 1 - अपने प्रोडक्ट का ग्रुप बनाएं

आपके द्वारा बेचे जाने वाले हर प्रोडक्ट के लिए प्रोसेसिंग के चरणों पर विचार करें। अगर किन्हीं प्रोडक्ट के चरण एक जैसे हैं, तो उनका एक साथ ग्रुप बनाएं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप टी-शर्ट, टोपियां और ज्वेलरी बेचते हैं। टोपियों और टी-शर्ट के ऑर्डर प्रोसेस करने के लिए, आपको केवल उन्हें एक पैडेड लिफ़ाफ़े में रखना, एक शिपिंग लेबल प्रिंट करना और लिफ़ाफ़े को अपने शिपिंग कैरियर को डिलीवर करना पड़ सकता है। हालांकि, ज्वेलरी के ऑर्डर को प्रोसेस करने के लिए, आपको प्रोडक्ट को फ़ाइनल पॉलिश करने, उसे एक छोटे ज्वेलरी बॉक्स में रखने, बॉक्स को सजाने, डिलीवरी बॉक्स में रखने, लेबल प्रिंट करने और फिर इसे अपने शिपिंग कैरियर को डिलीवर करने की आवश्यकता हो सकती है। इस स्थिति में, आपके पास फ़ुलफ़िलमेंट प्रोसेसिंग के दो ग्रुप होंगे।

चरण 2 - प्रोडक्ट के हर ग्रुप के लिए प्रोसेसिंग के चरणों की एक लिस्ट बनाएं

प्रोडक्ट के हर ग्रुप के लिए, उस ग्रुप में किसी प्रोडक्ट के ऑर्डर को प्रोसेस करने के लिए आपके द्वारा उठाए जाने वाले हर कदम की लिस्ट बनाएं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपने आर्टवर्क के प्रिंट बेचते हैं और उन्हें लोकल प्रिंटिंग कंपनी के ज़रिए मांग पर (ऑन-डिमांड) प्रिंट करवाते हैं। आपका फ़ुलफ़िलमेंट प्रोसेस इस तरह हो सकता है:

1. ऑर्डर का ईमेल खोलें।
2. अनुरोध किए गए प्रिंट की समीक्षा करें, फिर अपना ईमेल क्लाइंट खोलें और लोकल प्रिंटिंग कंपनी को एक ईमेल लिखना शुरू करें।
3. ईमेल में प्रिंट फ़ाइल अपलोड करें, फिर ईमेल भेजें।
4. प्रिंटिंग कंपनी से इस बात की पुष्टि करने वाले ईमेल का इंतज़ार करें कि प्रिंट तैयार है।
5. प्रिंटिंग कंपनी तक जाएं, प्रिंट के लिए भुगतान करें और फिर प्रिंट ले लें।
6. घर वापस आएं।
7. प्रिंट को पैकेज करें।
8. शिपिंग लेबल खरीदें और प्रिंट करें तथा इसे पैकेज पर चिपकाएं।
9. शिपिंग कैरियर की ड्रॉप-ऑफ़ लोकेशन पर जाएं।
10. पैकेज को ड्रॉप-ऑफ़ करें।

चरण 3 - हर चरण के लिए अतिरिक्त जानकारी दें

चरणों में अतिरिक्त जानकारी जोड़ें, जैसे कि:

• हर चरण में लगने वाला समय
• आपकी ओर से आवश्यक कोई अतिरिक्त कार्रवाई
• इस चरण के लिए आवश्यक कोई अतिरिक्त सामग्री

चरण 4 - उन ऑर्डर के लिए प्रोसेसिंग के चरण बनाएं जिनमें अलग-अलग ग्रुप के प्रोडक्ट शामिल हैं

उदाहरण के लिए, चरण 1 के टोपी, टी-शर्ट और ज्वेलरी स्टोर के मामले पर विचार करें। ऐसे ऑर्डर के लिए आपको अलग-अलग चरणों की आवश्यकता होगी जिनमें टोपी और ज्वेलरी दोनों की पैकिंग शामिल हो।

अपना फ़ुलफ़िलमेंट समय बेहतर बनाएं

ऑर्डर को प्रोसेस करने के चरणों को समझने के बाद, हर प्रोसेस को बेहतर बनाने के लिए निम्नलिखित तरीकों पर विचार करें:

• उन चरणों को हाइलाइट करें जिन्हें पहले से तैयार किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बॉक्स तैयार करना या स्टॉक को स्टॉकरूम से शिपिंग स्टेशन तक ले जाना।
• मैन्युअल कार्यों को जितना संभव हो सके ऑटोमेट करें।
• अगर आप शिपिंग लेबल का उपयोग करते हैं, तो शिपिंग लेबल थोक में खरीदें।
• ऐसे किसी भी चरण का पता लगाएं जो एक ही समय पर किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर किसी चरण में आपको 15 मिनट इंतज़ार करना पड़ता है, तो विचार करें कि क्या उस दौरान कोई बाद वाला चरण पूरा किया जा सकता है।
• किसी भी अनावश्यक चरण को हटा दें।

उदाहरण के लिए, आप चरण 2 से आर्ट प्रिंट फ़ुलफ़िलमेंट प्रोसेस को निम्नलिखित तरीकों से बेहतर बना सकते हैं:

• चरण 1-3 को जोड़ा जा सकता है - अपने सभी प्रिंट Google Drive या Dropbox जैसी क्लाउड-आधारित फ़ाइल स्टोरेज सर्विस पर अपलोड करें। अपनी लोकल प्रिंटिंग कंपनी को प्रिंट का एक्सेस दें। अपनी लोकल प्रिंटिंग कंपनी को अपने Shopify एडमिन में कस्टम फ़ुलफ़िलमेंट सर्विस के तौर पर सेट अप करें। अंत में, ऑर्डर अपने आप फ़ुलफ़िल करने के लिए अपनी Shopify सेटिंग्स एडजस्ट करें।

  इस सेटअप के साथ, जब आपके स्टोर में कोई ऑर्डर दिया जाता है, तो आपकी लोकल प्रिंटिंग कंपनी को तुरंत सभी जानकारी के साथ एक ईमेल मिल जाता है, और वे क्लाउड-आधारित फ़ाइल स्टोरेज सर्विस के ज़रिए प्रिंट एक्सेस कर सकते हैं।

• चरण 8, चरण 4 के दौरान पूरा किया जा सकता है - जब तक आप अपनी प्रिंटिंग कंपनी से ईमेल में पुष्टि मिलने का इंतज़ार करते हैं, तब तक शिपिंग लेबल प्रिंट करके और उसे पैकेज पर चिपकाकर पैकेज तैयार कर लें।

• चरण 6 को हटाया जा सकता है - अगर आप प्रिंट लेने से पहले ही पैकेज और लेबल तैयार कर लेते हैं, तो प्रिंट मिलते ही आप उसे पैकेज कर सकते हैं और फिर सीधे शिपिंग कैरियर की ड्रॉप-ऑफ़ लोकेशन पर जा सकते हैं।

ऊपर दिए गए बदलाव करने के बाद, आपका फ़ुलफ़िलमेंट प्रोसेस इस तरह होगा:

1. ऑर्डर का ईमेल खोलें।
2. शिपिंग लेबल खरीदें और प्रिंट करें तथा इसे पैकेज पर चिपकाएं।
3. प्रिंटिंग कंपनी से इस बात की पुष्टि करने वाले ईमेल का इंतज़ार करें कि प्रिंट तैयार है।
4. पैकेजिंग के साथ प्रिंटिंग कंपनी तक जाएं, प्रिंट के लिए भुगतान करें और फिर प्रिंट लें।
5. प्रोडक्ट की पैकिंग पूरी करें।
6. शिपिंग कैरियर की ड्रॉप-ऑफ़ लोकेशन पर जाएं।
7. पैकेज को ड्रॉप-ऑफ़ करें।

अपने प्रोसेस को ऑटोमेट करने के अन्य तरीके जानने के लिए निम्नलिखित लिस्ट देखें:

• ऑर्डर प्रोसेसिंग को ऑटोमेट करें
• Shopify एडमिन में प्रोडक्टिविटी टूल
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

फ़ुलफ़िलमेंट सेंटर के विकल्प एक्सप्लोर करें

अगर खुद ऑर्डर प्रोसेस करने में बहुत ज़्यादा समय लगता है, तो फ़ुलफ़िलमेंट सेंटर के साथ काम करने पर विचार करें। फ़ुलफ़िलमेंट सेंटर आपकी ओर से ऑर्डर को प्रोसेस और शिप करते हैं, जिससे आपको अपने बिज़नेस के अन्य क्षेत्रों पर ध्यान देने के लिए समय मिल जाता है।

निम्नलिखित विकल्पों को एक्सप्लोर करने पर विचार करें:

• Shopify Fulfillment Network
• लोकल वेयरहाउस खोजना

पहले से योजना बनाएं

अगर आप सेल की योजना बनाते हैं या कोई ऐसा बिज़नेस चलाते हैं जिस पर साल के किसी खास समय का बहुत असर पड़ता है, तो पक्का करें कि आपका बिज़नेस बड़ी संख्या में ऑर्डर के लिए तैयार है।

नीचे कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे आप तैयारी कर सकते हैं:

• पक्का करें कि आपके पास मदद के लिए पर्याप्त लोग हैं।
• इवेंट से कुछ दिन पहले अपने प्रोडक्ट तैयार कर लें।
• पक्का करें कि आपके पास शिपिंग और पैकिंग की पर्याप्त सामग्री है, जैसे कि बॉक्स, टेप, मेलर, प्रिंटर पेपर, इंक और लेबल।
• अपने मुख्य शिपिंग कैरियर के कट-ऑफ़ समय को जानें और उसी के हिसाब से योजना बनाएं। उदाहरण के लिए, अगर आपका कैरियर शाम 4:00 बजे के बाद शिपमेंट स्वीकार नहीं करता है, तो अपने सभी ऑर्डर 3:30 बजे तक पूरे कर लें।

भविष्य के इवेंट की योजना बनाने में मदद के लिए, उन चीज़ों को नोट करें जो खत्म हो जाती हैं या जिन चरणों में बहुत ज़्यादा समय लगता है। इस बात पर विचार करें कि क्या ज़्यादा स्टाफ़ होने से आपके फ़ुलफ़िलमेंट के समय में कमी आती, या क्या समय लेने वाले मैन्युअल कार्यों को ऑटोमेट करने का कोई तरीका है।