ניהול סשנים של קופה רושמת מהיישום Shopify POS

עמוד זה עוסק ב-יישום Shopify POS, ולא ב-Shopify Admin.

סשנים של קופה רושמת עוזרים לנטר את המזומן שנכנס למגירת המזומן ויוצא ממנה במהלך משמרת. ניתן להשתמש בסשנים של קופה רושמת כדי לרשום את קופת הפתיחה בתחילת המשמרת ובסופה, לוודא שאנשי הצוות אחראים למזומן שהם מנהלים, ולזהות אי-התאמות בין סכומי המזומן הצפויים לבין הסכומים בפועל.

אפשר לנהל סשנים של קופה רושמת ישירות מהיישום Shopify POS כדי להקל על התאמת מגירת המזומן ולשמור על רישומים מדויקים עבור העסק.

לאחר התחלת סשן קופה רושמת, ניתן גם לנטר מכירות לפי סוגי תשלום אחרים, כגון כרטיסי אשראי.

שיקולים לניהול סשנים של קופה רושמת

לפני השימוש בסשנים של קופה רושמת, כדאי לעיין בשיקולים הבאים:

• יש לסגור סשן קופה רושמת במרווחי זמן קבועים, לדוגמה בזמן פתיחה וסגירה של החנות, או כאשר הצוות מתחיל ומסיים את המשמרת.
• סשנים של קופה רושמת אינם מיועדים לדיווח לטווח ארוך. אם משאירים סשן קופה רושמת פתוח במשך זמן רב מדי, דוחות המזומן הצפוי (Expected cash) והפערים (Descrepencies) עלולים להיות לא מדויקים. עבור דוחות תשלומים לטווח ארוך, יש לעיין בדוחות הכספים ובדוחות ההזמנות במנהל המערכת של Shopify.
• בכל התקן יכול להיות רק סשן קופה רושמת אחד פתוח בכל עת.

מגבלות עבור סשנים של קופה רושמת

כדאי לעבור על המגבלות הבאות בנוגע לסשנים של קופה רושמת:

• התקנים שומרים סשנים של קופה רושמת עם היווצרותם. סשנים שנוצרים בהתקן אחד אינם גלויים בהתקנים אחרים. אם יש צורך בהתאמות אישיות מיוחדות עבור סשנים של קופה רושמת, יש לעיין במדריכים של POS UI Extension וללמוד על ה-API החדש.
• במקרה של איפוס או התקנה מחדש של היישום Shopify POS, ייתכן שסשנים של קופה רושמת לא יוצגו. אם המיקום פועל ב-Shopify POS Pro, אפשר לגשת לכל הסשנים מה-Shopify Admin.
• הכלי לספירת מזומן תומך במטבעות הבאים בלבד: USD, CAD, DKK, GBP, NZD, AUD, SGD ו-EUR.

הפעלת סשנים של קופה רושמת ביישום Shopify POS

כדי לעקוב אחרי מכירות במזומן ובסוגי תשלום אחרים, הפעל סשן של קופה רושמת. הפעלת סשנים של קופה רושמת מאפשרת לך להתחיל סשן חדש של קופה רושמת באופן ידני או אוטומטי.

שלבים

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על הגדרות.

3. אופציונלי: כדי לדרוש ספירת מזומן בתחילת הסשן ובסיומו, יש להפעיל את דרוש ספירת מזומן בהתחלה ובסיום של סשן (Require cash counting at session start and end). אם אפשרות זו מושבתת, הסשנים ימשיכו לעקוב אחרי נתוני תשלום, אך לא יעקבו במפורש אחרי סכומי מזומן.

4. אופציונלי: כדי לפתוח אוטומטית את מגירת המזומן במהלך כל עסקת מזומן, יש להפעיל את האפשרות פתיחה אוטומטית של המגירה.

פתיחת סשן חדש של קופה רושמת ביישום Shopify POS

כאשר מתחילים סשן קופה רושמת חדש, יש להחליט כיצד לנהל את סכום המזומן ההתחלתי. הסכום ההתחלתי הוא המזומן שנמצא בקופה הרושמת בתחילת סשן הקופה הרושמת, כדי שהצוות יוכל לתת עודף עבור תשלומים במזומן.

אפשר להתחיל סשן של קופה רושמת ביישום Shopify POS באחת מהדרכים הבאות:

• אם ברצונך לציין את סכום המזומן ההתחלתי עבור סשן הקופה הרושמת, יש להתחיל את סשן הקופה הרושמת באופן ידני.
• אם ברצונך להשתמש בסכום הצפוי במגירת המזומן מהסשן הקודם בתור הסכום ההתחלתי, יש להתחיל את סשן הקופה הרושמת באופן אוטומטי.

פתיחת סשן קופה רושמת באופן ידני ביישום Shopify POS

אם פותחים סשן קופה רושמת חדש באופן ידני, אפשר להזין סכום התחלתי.

שלבים:

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על פתיחת סשן.

3. בשדה הסכום הנוכחי במגירה, יש להזין את הסכום ההתחלתי. אם יש צורך לספור את המזומן כדי לאמת את הסכום ההתחלתי, יש להקיש על ספירת מזומן, ואז להשתמש בסמלים - ו-+ כדי להתאים את הסכומים תחת שטרות ומטבעות.

4. אופציונלי: הוספת הערה.

5. יש להקיש על סיום.

סשן הקופה הרושמת נשאר פתוח עד שסוגרים אותו ידנית. לקבלת דוחות מדויקים, כדאי לוודא שהכשרת את חברי הצוות לסגור את סשני הקופה הרושמת כחלק מתהליכי הסגירה של החנות.

פתיחת סשן קופה רושמת באופן אוטומטי ביישום Shopify POS

היישום Shopify POS פותח סשן חדש של קופה רושמת באופן אוטומטי אם סיימת סשן של קופה רושמת ולא פתחת ידנית סשן נוסף לפני עיבוד ההזמנה הבאה.

יתרת המזומן המחושבת בסוף סשן הקופה הרושמת הקודם הופכת לסכום ההתחלתי. אם זהו סשן הקופה הרושמת הראשון של החנות, הסכום ההתחלתי יוגדר כ-0.

התאמת הסכום ההתחלתי של סשן קופה רושמת ביישום Shopify POS

התאמה של הסכום ההתחלתי של סשן קופה רושמת כרוכה בהוספה או בהוצאה של מזומן. התאמות עשויות להיות נחוצות בכל אחד מהמצבים הבאים:

• הצוות לא יכול לתת עודף מדויק עם המזומן שיש במגירה.
• כמות המזומן במגירה חורגת מהמגבלה המועדפת עליך.
• הצוות צריך להוציא זמנית מזומן מהמגירה.

שלבים:

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על פתיחת סשן.

3. יש להקיש על הוספת מזומן או על הוצאת מזומן, בהתאם לסוג הפעולה שברצונך לבצע.

4. יש להזין את סכום המזומן שמוסיפים או מוציאים.

5. אם קודי סיבה פעילים, יש לבחור את הסיבה להוספה או להוצאה של המזומן.

6. יש להקיש על שמירה.

התאמות בקופה מוצגות במקטע פעילות המזומן בעמוד פרטי הסשן.

סגירת סשן קופה רושמת ביישום Shopify POS

אפשר לסגור את הסשן של הקופה הרושמת ישירות מהיישום Shopify POS או לסגור את הסשן מרחוק דרך ה-Shopify Admin. לאחר סגירת סשן של קופה רושמת, לא ניתן לפתוח אותו מחדש או לערוך אותו.

לאחר סגירת סשן קופה רושמת, אפשר לצפות בפרטים של היסטוריית הסשן.

שלבים:

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על סגירת סשן.

3. יש להזין את סכום המזומן במגירת המזומן.

4. אופציונלי: הוספת הערה.

5. יש להקיש על הסמל , ואז להזין את סכום יתרת הקופה (float) הרצוי.

6. במידת הצורך, יש להוציא את סכום המזומן כך שסכום יתרת הקופה הרצוי יישאר בקופה הרושמת.

7. יש לסקור את הסכומים הכוללים במסך הסשן הושלם (Session complete). סכום המזומן במגירת המזומן והיתרה הצפויה אמורים להיות זהים.

8. אופציונלי: הוספת הערה.

9. אופציונלי: יש להקיש על הדפסה. פעולה זו תדפיס את פרטי המזומן עבור סשן קופה רושמת זה וסיכום של כל סוגי התשלום.

צפייה בפרטים של סשן קופה רושמת ביישום Shopify POS

אפשר להציג את סשן הקופה הרושמת הפתוח או את ההיסטוריה של סשן קופה רושמת סגור. פרטי הסשן מספקים סקירה כללית של שעות ההתחלה והסיום של סשן הקופה הרושמת, תשלומי הנטו עבור כל סוגי התשלום, ופעילות המזומן וההתאמות.

צפייה בסשן פתוח של קופה רושמת ביישום Shopify POS

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על הצגת הסשן הפתוח.

צפייה בפרטים של סשן סגור של קופה רושמת ביישום Shopify POS

1. ב-Shopify POS, יש להקיש על הסמל .

2. יש להקיש על היסטוריית סשן.

3. יש להקיש על סשן הקופה הרושמת שברצונך להציג.

4. אופציונלי: יש להקיש על סוגי תשלום כדי להציג פירוט של סוגי התשלום שבהם נעשה שימוש בסשן.

5. אופציונלי: יש להקיש על הדפסה כדי להדפיס את פרטי סוג התשלום.

בחירת קוד סיבה בעת פתיחת מגירת המזומן

אם הפעלת קודי סיבה במקטע ניהול מזומנים שבערוץ Point of Sale במנהל של Shopify, אז כאשר איש צוות פותח את מגירת המזומן, תוצג תיבת הדו-שיח פתיחת מגירה שתנחה אותו לבחור את הסיבה לפתיחת המגירה. אם הסיבה לא מופיעה, באפשרותו לבחור באפשרות אחר, ולכתוב הערה כדי להסביר את הסיבה לפתיחת המגירה.

קודי סיבה מוצגים בעת צפייה בסשן פתוח או סגור של קופה רושמת ביישום Shopify POS ובעת בחירה בהצגת פעילות עבור סשן מעקב המזומנים ב-Shopify Admin.