הבנת זמן מילוי ההזמנה

זמן מילוי הזמנה הוא הזמן שחולף מרגע שהלקוח מבצע הזמנה ועד שההזמנה ממולאת על ידי העסק. הזמנות שדורשות שילוח נחשבות ככאלה שמולאו כשהעסק מוסר את המשלוח לשירות של חברת השילוח.

בדיקת הזמנה, הדפסת תוויות שילוח, אריזת מוצרים, ומסירת משלוחים לחברת השילוח – כל אלו משפיעים על זמן מילוי ההזמנה.

בהתאם לעסק שלך, תהיה לך מידת שליטה שונה על זמן מילוי ההזמנות שלך. אם אתה מבצע דרופשיפינג, השליטה היחידה שלך היא על הספקים שאיתם אתה עובד ועל המהירות שבה אתה מעביר להם את ההזמנות שלך. אם אתה שולח את המוצרים בעצמך, אתה שולט בהכול - החל מהמהירות שבה אתה אורז את המוצר ועד לרגע שבו אתה מוסר את המשלוחים לחברות השילוח שלך.

זמן מילוי ההזמנה שלך קובע גם את התאריך יש למלא עד שמוצג ב-דף אינדקס ההזמנות ובדף פרטי ההזמנה.

ההשפעה של זמני מילוי ההזמנות

זמני מילוי הזמנות מהירים יותר יכולים להציע את היתרונות הבאים:

• שילוח זול יותר - ייתכן שתהיה לך אפשרות לבחור באפשרויות שילוח איטיות יותר ועדיין להבטיח שהמשלוחים יגיעו במסגרות זמן סבירות.
• שביעות רצון לקוחות גבוהה יותר - כאשר לקוח מקבל הזמנה במהירות, זה יכול להגביר את האמון שלו בעסק שלך ולספק לו חוויה חיובית. זה יכול להוביל לסיכוי גבוה יותר שהלקוח יזמין ממך שוב.
• תנועת מלאי מהירה יותר - אם אתה מאחסן את המוצרים שלך במחסנים, העובדה שהמוצרים ישהו פחות זמן על המדפים יכולה להפחית את עלויות האחסון.
• תהליך מילוי הזמנות יעיל יותר - על ידי שיפור זמן מילוי ההזמנות שלך, תוכל לוודא שהעובדים שלך עובדים ביעילות ושאין עלויות עבודה מיותרות.

זמני מילוי הזמנות איטיים יותר עלולים לגרום לבעיות הבאות:

• עומס פניות לתמיכה - לקוחות עשויים לפנות אליך כדי לקבל עדכונים על ההזמנות שלהם, והמענה לפניות אלו עלול לגזול זמן רב.
• ציפיות שלא נענו - חלק מהלקוחות עשויים לצפות שההזמנות יגיעו תוך מספר ימים בלבד. אם עסק לא עומד בציפיות שלהם, ייתכן שהלקוח לא יזמין מאותו עסק שוב.
• עלויות גבוהות יותר - זמני מילוי הזמנות לא יעילים עלולים להוביל לשעות עבודה ארוכות יותר של העובדים ולמוצרים שתופסים מקום על מדפי המחסנים, ושני הדברים עולים לעסק יותר כסף.

הבנת זמני מילוי ההזמנות שלך

כשאתה מבין כל שלב שאתה מבצע כדי לעבד הזמנה, לרוב תוכל למצוא דרכים להפוך את תהליך מילוי ההזמנות שלך ליעיל יותר. הסרת שלבים מיותרים, שילוב שני שלבים לאחד, או ביצוע שתי משימות במקביל יכולים לעזור לקצר את זמן מילוי ההזמנות שלך.

שלב 1 - קבץ את המוצרים שלך

חשוב על שלבי העיבוד עבור כל מוצר שאתה מוכר. אם יש מוצרים שחולקים את אותם השלבים, קבץ אותם יחד.

לדוגמה, נניח שאתה מוכר חולצות טריקו, כובעים ותכשיטים. כדי לעבד הזמנות של כובעים וחולצות, ייתכן שתצטרך רק להכניס אותם למעטפה מרופדת, להדפיס תווית שילוח ולמסור את המעטפה לחברת השילוח שלך. עם זאת, כדי לעבד הזמנות של תכשיטים, ייתכן שתצטרך לבצע פוליש סופי למוצר, להכניס אותו לקופסת תכשיטים קטנה, לקשט את הקופסה, להניח אותה בקופסת משלוח, להדפיס תווית שילוח ואז למסור אותה לחברת השילוח שלך. בתרחיש כזה, יהיו לך שתי קבוצות של עיבוד למילוי הזמנות.

שלב 2 - צור רשימה של שלבי עיבוד לכל קבוצת מוצרים

עבור כל קבוצת מוצרים, רשום כל שלב שאתה מבצע כדי לעבד הזמנה למוצר באותה קבוצה.

לדוגמה, נניח שאתה מוכר הדפסים של יצירות האמנות שלך ומדפיס אותם לפי דרישה דרך בית דפוס מקומי. תהליך מילוי ההזמנות שלך יכול להיות כדלקמן:

1. פתח את הדוא"ל של ההזמנה.
2. בדוק את ההדפס המבוקש, לאחר מכן פתח את לקוח הדוא"ל שלך והתחל לכתוב דוא"ל לבית הדפוס המקומי.
3. העלה את קובץ ההדפס לדוא"ל, ולאחר מכן שלח אותו.
4. המתן לאישור בדוא"ל מבית הדפוס על כך שההדפס מוכן.
5. סע אל בית הדפוס, שלם על ההדפס ולאחר מכן אסוף אותו.
6. סע הביתה.
7. ארוז את ההדפס.
8. רכוש והדפס את תווית השילוח והצמד אותה אל החבילה.
9. סע למיקום המסירה של חברת השילוח.
10. מסור את החבילה.

שלב 3 - הוסף פרטים נוספים לכל שלב

הוסף פרטים נוספים לשלבים, כמו לדוגמה:

• משך הזמן שלוקח כל שלב
• פעולות נוספות שנדרשות ממך
• חומרים נוספים שנדרשים לשלב

שלב 4 - צור שלבי עיבוד להזמנות הכוללות מוצרים מקבוצות שונות

לדוגמה, חשוב על התרחיש של חנות הכובעים, חולצות הטריקו והתכשיטים משלב 1. תזדקק לסט נפרד של שלבים להזמנות הכוללות אריזה של כובע וגם של תכשיט.

שפר את זמני מילוי ההזמנות שלך

אחרי שתבין את השלבים שלך לעיבוד הזמנה, שקול את הדרכים הבאות לשיפור כל תהליך:

• סמן כל שלב שאפשר להכין מראש. לדוגמה, הכנת הקופסה או העברת מלאי מהמחסן אל עמדת השילוח.
• הפוך משימות ידניות לאוטומטיות ככל האפשר.
• אם אתה משתמש בתוויות שילוח, תוכל לרכוש תוויות שילוח במרוכז.
• מצא שלבים שאפשר לבצע במקביל. לדוגמה, אם שלב מסוים דורש ממך להמתין 15 דקות, חשוב אם יש שלב מאוחר יותר שאפשר לבצע בזמן הזה.
• הסר שלבים מיותרים.

לדוגמה, תוכל לשפר את תהליך מילוי ההזמנות של הדפסי האמנות משלב 2 בדרכים הבאות:

• ניתן לשלב את שלבים 1-3 - העלה את כל ההדפסים שלך לשירות אחסון קבצים מבוסס ענן, כגון Google Drive או Dropbox. תן לבית הדפוס המקומי שלך גישה להדפסים. הגדר את בית הדפוס המקומי שלך בתור שירות מותאם אישית למילוי הזמנות ב-Shopify Admin שלך. לסיום, כוונן את ההגדרות ב-Shopify כך שיתבצע מילוי הזמנות אוטומטי.

  באמצעות הגדרה זו, כאשר מתבצעת הזמנה בחנות שלך, בית הדפוס המקומי יקבל מיד דוא"ל עם כל הפרטים, ותהיה לו גישה להדפס דרך שירות אחסון הקבצים המבוסס ענן.

• שלב 8 יכול לקרות במהלך שלב 4 - בזמן שאתה ממתין לאישור בדוא"ל מבית הדפוס, הכן את החבילה על ידי הדפסת תווית השילוח והצמדתה לחבילה.

• אפשר להסיר את שלב 6 - אם תכין את החבילה והתווית לפני איסוף ההדפס, תוכל לארוז את ההדפס מיד כשאתה מקבל אותו, ואז לנסוע ישירות אל מיקום המסירה של חברת השילוח.

לאחר ביצוע השינויים שלמעלה, תהליך מילוי ההזמנות שלך יהיה כדלקמן:

1. פתח את הדוא"ל של ההזמנה.
2. רכוש והדפס את תווית השילוח והצמד אותה אל החבילה.
3. המתן לאישור בדוא"ל מבית הדפוס על כך שההדפס מוכן.
4. סע אל בית הדפוס עם האריזה, שלם על ההדפס, ולאחר מכן אסוף אותו.
5. סיים לארוז את המוצר.
6. סע למיקום המסירה של חברת השילוח.
7. מסור את החבילה.

עיין ברשימה הבאה כדי לגלות דרכים נוספות להפוך את התהליכים שלך לאוטומטיים:

• אוטומציה של עיבוד הזמנות
• כלי פרודוקטיביות ב-Shopify Admin
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

בדוק אפשרויות של מרכז למילוי הזמנות

אם עיבוד ההזמנות בעצמך גוזל יותר מדי זמן, כדאי לשקול לעבוד עם מרכז למילוי הזמנות. מרכזים למילוי הזמנות מעבדים ושולחים הזמנות בשמך, כך שמתפנה לך זמן להתמקד בתחומים אחרים של העסק שלך.

כדאי לבדוק את האפשרויות הבאות:

• Shopify Fulfillment Network
• חיפוש מחסנים מקומיים

תכנן מראש

אם אתה מתכנן מבצע או מנהל עסק שמושפע מאוד מהתקופה בשנה, ודא שהעסק שלך מוכן לנפח הזמנות גבוה יותר.

הנה כמה דרכים שבהן תוכל להתכונן:

• ודא שיש לך מספיק עזרה.
• הכן את המוצרים שלך כמה ימים לפני האירועים.
• ודא שיש לך מספיק חומרי אריזה ושילוח, כגון קופסאות, סרט הדבקה, מעטפות דיוור, נייר מדפסת, דיו ותוויות.
• דע מהי שעת היעד לקבלת משלוחים (cut-off time) של חברת השילוח העיקרית שלך, ותכנן בהתאם לזמנים אלה. לדוגמה, אם חברת השילוח שלך אינה מקבלת משלוחים אחרי השעה 16:00, השלם את כל ההזמנות שלך עד 15:30.

כדי לעזור לך לתכנן אירועים עתידיים, רשום לעצמך דברים שאזלו לך או שלבים שלקחו זמן רב. בחן האם הוספת צוות הייתה מפחיתה את זמן מילוי ההזמנות שלך, או אם ישנן דרכים להפוך לאוטומטיות משימות ידניות שגוזלות זמן.