Tietoa tilausten täyttämisajasta

Tilausten täyttämisaika on aika asiakkaan tekemän tilauksen ja yrityksen tekemän tilauksen täyttämisen välillä. Toimitusta edellyttävät tilaukset katsotaan täytetyiksi, kun yritys luovuttaa lähetyksen kuljetuspalvelun tarjoajalle.

Tilauksen tarkistaminen, lähetystarrojen tulostaminen, tuotteiden pakkaaminen ja lähetysten luovuttaminen kuljetusyritykselle vaikuttavat kaikki tilauksen täyttämisaikaan.

Yrityksestäsi riippuen voit hallita tilausten täyttämisaikaa eri tavoin. Jos käytät suoratoimitusta, voit vaikuttaa vain siihen, keiden toimittajien kanssa teet yhteistyötä ja kuinka nopeasti teet tilaukset heille. Jos lähetät tuotteet itse, hallitset kaikkea siitä, kuinka nopeasti pakkaat tuotteen, aina siihen asti, kun viet lähetykset kuljetusyrityksillesi.

Täyttämisaikasi määrittää myös Täytettävä viimeistään -päivämäärän, joka näkyy tilausluettelossa ja tilauksen tietosivulla.

Tilausten täyttämisaikojen vaikutus

Nopeammat tilausten täyttämisajat voivat tarjota seuraavia etuja:

• Edullisempi toimitus – Sinulla voi olla mahdollisuus valita hitaampia toimitusvaihtoehtoja ja silti saada lähetykset perille kohtuullisessa ajassa.
• Parempi asiakastyytyväisyys – Kun asiakas saa tilauksensa nopeasti, se voi lisätä hänen luottamustaan yritykseesi ja tarjota positiivisen kokemuksen. Tämän ansiosta on todennäköisempää, että asiakas tilaa sinulta uudelleen.
• Varasto kiertää nopeammin – Jos varastoit tuotteitasi varastoissa, se, että tuotteesi viettävät vähemmän aikaa hyllyillä, voi vähentää varastointikustannuksia.
• Tehokkaampi tilausten täyttämisen prosessi – Parantamalla tilausten täyttämisaikaasi voit varmistaa, että työntekijäsi työskentelevät tehokkaasti eikä tarpeettomia työkustannuksia synny.

Hitaammat tilausten täyttämisajat voivat aiheuttaa seuraavia ongelmia:

• Tukivelka – Asiakkaat saattavat ottaa sinuun yhteyttä saadakseen päivityksiä tilauksistaan, ja heille vastaaminen voi viedä paljon aikaa.
• Täyttymättömät odotukset – Jotkut asiakkaat saattavat odottaa, että tilaukset saapuvat vain muutamassa päivässä. Jos yritys ei täytä heidän odotuksiaan, asiakas ei ehkä tilaa samalta yritykseltä uudelleen.
• Korkeammat kustannukset – Tehottomat tilausten täyttämisajat voivat johtaa työntekijöiden pidempiin työpäiviin ja siihen, että tuotteet vievät tilaa varaston hyllyiltä, mikä maksaa yritykselle enemmän rahaa.

Opi ymmärtämään tilaustesi täyttämisaikoja

Kun ymmärrät jokaisen vaiheen, jonka teet tilauksen käsittelemiseksi, voit usein löytää tapoja tehdä tilausten täyttämisen prosessistasi tehokkaamman. Tarpeettomien vaiheiden poistaminen, kahden vaiheen yhdistäminen yhdeksi tai kahden tehtävän suorittaminen samanaikaisesti voi auttaa lyhentämään tilaustesi täyttämisaikaa.

Vaihe 1 – Ryhmittele tuotteesi

Mieti myymiesi tuotteiden käsittelyvaiheita. Jos joillakin tuotteilla on samat vaiheet, ryhmittele ne yhteen.

Oletetaan esimerkiksi, että myyt t-paitoja, hattuja ja koruja. Hattujen ja t-paitojen tilausten käsittelemiseksi sinun tarvitsee ehkä vain laittaa ne pehmustettuun kirjekuoreen, tulostaa lähetystarra ja toimittaa kirjekuori kuljetusyrityksellesi. Korutilausten käsittelemiseksi sinun on kuitenkin ehkä kiillotettava tuote vielä kerran, laitettava se pieneen korurasiaan, koristeltava rasia, laitettava se toimituslaatikkoon, tulostettava tarra ja toimitettava se sitten kuljetusyritykselle. Tässä tilanteessa tilausten täyttämisen käsittely jakautuisi kahteen ryhmään.

Vaihe 2 – Luo luettelo kunkin tuoteryhmän käsittelyvaiheista

Listaa kunkin tuoteryhmän osalta kaikki vaiheet, jotka teet kyseiseen ryhmään kuuluvan tuotteen tilauksen käsittelemiseksi.

Oletetaan esimerkiksi, että myyt taideteostesi vedoksia ja tulostat ne tilauksesta paikallisessa painotalossa. Tilauksen täyttämisprosessisi voisi olla seuraava:

1. Avaa tilaussähköposti.
2. Tarkista pyydetty vedos, avaa sitten sähköpostiohjelmasi ja aloita sähköpostin kirjoittaminen paikalliselle painotalolle.
3. Lataa tulostustiedosto sähköpostiin ja lähetä sähköposti.
4. Odota painotalolta sähköpostivahvistusta siitä, että vedos on valmis.
5. Aja painotaloon, maksa vedos ja nouda se.
6. Aja kotiin.
7. Pakkaa vedos.
8. Osta ja tulosta lähetystarra ja kiinnitä se pakettiin.
9. Aja kuljetusyrityksen toimituspaikkaan.
10. Jätä paketti toimituspaikkaan.

Vaihe 3 – Lisää kuhunkin vaiheeseen lisätietoja

Lisää vaiheisiin lisätietoja, kuten seuraavat:

• Kunkin vaiheen kesto
• Mahdolliset sinulta vaadittavat lisätoimet
• Vaiheessa tarvittavat lisämateriaalit

Vaihe 4 – Luo käsittelyvaiheet tilauksille, joissa on tuotteita eri ryhmistä

Mieti esimerkiksi vaiheessa 1 kuvattua hattujen, t-paitojen ja korujen kauppaa. Tarvitsisit erilliset vaiheet tilauksille, jotka sisältävät sekä hatun että korun pakkaamisen.

Paranna tilauksen täyttämisaikojasi

Kun ymmärrät tilauksen käsittelyvaiheet, harkitse seuraavia tapoja parantaa kutakin prosessia:

• Korosta vaiheet, jotka voidaan valmistella etukäteen. Näitä ovat esimerkiksi laatikon valmistelu tai varaston siirtäminen varastotilasta lähetyspisteeseen.
• Automatisoi manuaaliset tehtävät mahdollisimman pitkälle.
• Jos käytät lähetystarroja, osta useita lähetystarroja kerralla.
• Etsi vaiheet, jotka voivat tapahtua samanaikaisesti. Jos jokin vaihe edellyttää esimerkiksi 15 minuutin odottamista, mieti, voisitko tehdä jonkin myöhemmän vaiheen tuona aikana.
• Poista tarpeettomat vaiheet.

Voit esimerkiksi parantaa vaiheen 2 taidevedosten tilausten täyttämisprosessia seuraavilla tavoilla:

• Vaiheet 1–3 voidaan yhdistää – Lataa kaikki vedoksesi pilvipohjaiseen tiedostotallennuspalveluun, kuten Google Driveen tai Dropboxiin. Anna paikalliselle painotalollesi pääsy vedoksiin. Määritä paikallinen painotalosi mukautetuksi tilauksen täyttämispalveluksi Shopifyn ohjausnäkymässä. Säädä lopuksi Shopify-asetuksiasi siten, että tilaukset täytetään automaattisesti.

  Näiden asetusten myötä, kun kaupassasi tehdään tilaus, paikallinen painotalo saa heti kaikki tiedot sisältävän sähköpostin ja se pääsee käsiksi vedokseen pilvipohjaisen tiedostotallennuspalvelun kautta.

• Vaihe 8 voidaan tehdä vaiheen 4 aikana – Kun odotat sähköpostivahvistusta painotaloltasi, valmistele paketti tulostamalla lähetystarra ja kiinnittämällä se pakettiin.

• Vaihe 6 voidaan poistaa – Jos valmistelet paketin ja tarran ennen vedoksen noutamista, voit pakata vedoksen heti saatuasi sen ja ajaa sitten suoraan kuljetusyrityksen toimituspaikkaan.

Kun olet tehnyt edellä mainitut muutokset, tilausten täyttämisprosessisi on seuraava:

1. Avaa tilaussähköposti.
2. Osta ja tulosta lähetystarra ja kiinnitä se pakettiin.
3. Odota painotalolta sähköpostivahvistusta siitä, että vedos on valmis.
4. Aja painotaloon pakkauksen kanssa, maksa vedos ja nouda se.
5. Viimeistele tuotteen pakkaaminen.
6. Aja kuljetusyrityksen toimituspaikkaan.
7. Jätä paketti toimituspaikkaan.

Tutustu seuraavaan luetteloon löytääksesi muita tapoja automatisoida prosessejasi:

• Automatisoi tilausten käsittely
• Tuottavuustyökalut Shopifyn ohjausnäkymässä
• If This Then That (IFTTT)
• Zapier

Tutustu tilausten täyttämiskeskusten vaihtoehtoihin

Jos tilausten käsitteleminen itse vie liikaa aikaa, harkitse yhteistyötä tilausten täyttämiskeskuksen kanssa. Tilausten täyttämiskeskukset käsittelevät ja lähettävät tilauksia puolestasi, mikä vapauttaa aikaasi muihin liiketoimintasi osa-alueisiin.

Harkitse tutustumista seuraaviin vaihtoehtoihin:

• Shopify Fulfillment Network
• Paikallisiin varastoihin tutustuminen

Suunnittele etukäteen

Jos suunnittelet alennusmyyntiä tai harjoitat liiketoimintaa, johon vuodenaika vaikuttaa voimakkaasti, varmista, että yrityksesi on varautunut suurempaan tilausmäärään.

Alla on muutamia tapoja varautua tähän:

• Varmista, että sinulla on riittävästi apua.
• Valmistele tuotteesi muutamaa päivää ennen tapahtumia.
• Varmista, että sinulla on riittävästi toimitus- ja pakkausmateriaaleja, kuten laatikoita, teippiä, postituspusseja, tulostinpaperia, mustetta ja tarroja.
• Selvitä pääasiallisen kuljetusyrityksesi aikarajat ja suunnittele aikataulusi niiden mukaisesti. Jos esimerkiksi kuljetusyrityksesi ei ota lähetyksiä vastaan klo 16.00 jälkeen, käsittele kaikki tilauksesi klo 15.30 mennessä.

Tee tulevia tapahtumia varten muistiinpanoja asioista, jotka loppuivat kesken, tai pitkään kestäneistä vaiheista. Mieti, olisiko suurempi henkilöstömäärä lyhentänyt tilauksen täyttämisaikaa tai onko olemassa tapoja automatisoida aikaa vieviä manuaalisia tehtäviä.