Integrar el software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify

Si usas el software de contabilidad QuickBooks Desktop, puedes integrar la cuenta de la app QuickBooks Desktop con Shopify POS. Esto sincroniza todos los datos empresariales y contables, como ventas y compras, con el sistema contable.

Para integrar, debes configurar las preferencias de impuestos, generar un token de la app, asignar la cuenta y luego iniciar la integración.

Consideraciones para integrar el software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify

Antes de iniciar la integración, revisa las siguientes consideraciones:

• Verifica que tengas instalada en el equipo de escritorio la versión más reciente de la app QuickBooks Desktop.
• Confirma que la app QuickBooks Desktop Connector esté instalada en el panel de control de Shopify.
• Asegúrate de iniciar la integración del software de contabilidad QuickBooks Desktop en el mismo equipo de escritorio en el que usas QuickBooks Desktop POS.
• Si usas QuickBooks Desktop POS, asegúrate de completar la migración de datos de QuickBooks POS antes de iniciar la integración del software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify.
• Si usas QuickBooks Online en lugar de QuickBooks Desktop, no necesitas usar la app QuickBooks Desktop Connector para integrar los datos con Shopify. Instala la app QuickBooks Online en la tienda Shopify para integrar los datos.
• El proceso de integración solo se puede completar una vez y no se puede repetir. Si necesitas restablecer la integración, comunícate con el soporte dedicado.

Paso 1: Configura las preferencias de impuestos

Antes de iniciar la integración, debes configurar las preferencias de impuestos en el software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Pasos:

1. En el equipo de escritorio, abre la app QuickBooks Desktop.
2. Haz clic en Edit > Preferences.
3. En la sección Do you charge sales tax, selecciona Yes.
4. Selecciona o agrega un artículo de impuesto sobre las ventas:
   • Si ya tienes el artículo de impuesto sobre las ventas más común, selecciónalo en el campo Most common sales tax item.
   • Para agregar un nuevo artículo de impuesto sobre las ventas, sigue estos pasos:
     1. Haz clic en Add sales tax item.
     2. En Sales Tax Name, asigna un nombre al artículo de impuesto sobre las ventas.
     3. En el campo Description, ingresa Sales Tax.
     4. En el campo Tax Rate (%), ingresa 0%.
     5. Haz clic en OK.
5. Haz clic en OK.

Paso 2: Genera un token de la app

Después de configurar las preferencias de impuestos, genera un token de la app en el software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Pasos:

1. En el equipo de escritorio, abre la app QuickBooks Desktop.
2. Haz clic en File > App Management > Manage Web Apps.
3. En el campo Search Apps, escribe y busca Shoppinpal QBD connector.
4. En la columna Action, haz clic en Set up.
5. Haz clic en Generate token.
6. Haz clic en Copy to clipboard.

Paso 3: Asigna la cuenta e inicia la integración

Para iniciar la integración con la app QuickBooks Desktop Connector desde el panel de control de Shopify, debes agregar el token de la app, asignar los campos de datos de QuickBooks con las categorías de Shopify y agregar la clave API de Stocky.

También debes seleccionar cómo quieres compartir los datos con el software de contabilidad QuickBooks Desktop. Puedes elegir entre dos modos de sincronización:

• Modo resumen: envía datos resumidos al software de contabilidad QuickBooks Desktop. Si usas la versión QuickBooks Desktop Pro o Premier y tienes más de 14.500 filas de datos combinados, debes seleccionar el modo resumen de sincronización.
• Modo detallado: envía todos los detalles de las entidades, como nombres y descripciones, al software de contabilidad QuickBooks Desktop.

Solo puedes seleccionar el modo de sincronización de datos cuando integras el software de contabilidad QuickBooks Desktop con Shopify. No podrás cambiar el modo de sincronización de datos más adelante.

Más información sobre QuickBooks and Shopify data mapping.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Aplicaciones > QuickBooks Desktop Connector.

2. Haz clic en Start integration.

3. Revisa las instrucciones sobre las preferencias de impuestos sobre las ventas y luego haz clic en Generate app token next.

4. En la sección D. Enter token, ingresa el token de la aplicación y luego haz clic en Next.

5. En la sección Account mapping, selecciona los campos de QuickBooks que coincidan con las categorías de Shopify. Por ejemplo, haz coincidir la categoría COGS account con el campo Cost of goods sold.

6. En la sección Sync scheduler, elige el modo de sincronización manual o el automatizado.

   • Opcional: Para la sincronización automática, elige la hora del día en que quieres que se realice la sincronización. (Ten en cuenta que la sincronización se realizará dentro de una ventana de 15 minutos. Puedes realizar una sincronización manual en cualquier momento).

7. En la sección Sync mode, selecciona el modo de sincronización Summary o Detailed para Customer, Inventory y Vendor.

8. En la sección Enter Stocky's API key to start the sync, ingresa la Stocky API key.

9. Haz clic en Start integration.

Para sincronizar los datos financieros y de ventas con el software contable QuickBooks Desktop, debes mantener instalada la aplicación QuickBooks Desktop Connector en el panel de control de Shopify después de la integración. Puedes iniciar una sincronización manual de los datos en cualquier momento desde la aplicación QuickBooks Desktop Connector. También puedes configurar una sincronización diaria automática que te permita programar la sincronización de datos.