Preparar pedidos con un servicio de logística mediante una aplicación

Cuando usas un servicio de logística que se integra con Shopify a través de una app, puedes gestionar todo el flujo de trabajo de preparación de pedidos desde el panel de control de Shopify. Puedes solicitar preparaciones de pedidos, hacer seguimiento del progreso, comunicarte con el servicio de logística mediante la cronología del pedido, cancelar preparaciones y revertir pedidos cuando sea necesario.

El estado de preparación del pedido se actualiza automáticamente a medida que tu servicio de logística procesa los pedidos. Si necesitas preparar los pedidos por tu cuenta en lugar de usar un servicio de logística, puedes cambiar la sucursal del pedido y prepararlo manualmente.

Tipos de apps de logística

Las apps de logística se sincronizan con el panel de control de Shopify para que los pedidos se actualicen a medida que avanza la preparación. Las actualizaciones que recibes dependen de cada app:

• Servicios de logística generales: almacenan existencias, y preparan y envían los pedidos en nombre de tu tienda.
• Apps de dropshipping: algunas marcan automáticamente los artículos como preparados cuando envían un pedido. Otras exigen que pidas los artículos del cliente desde la app. Contacta al desarrollador de la app para determinar cuál es el mejor flujo de trabajo.
• Apps de impresión bajo demanda: la mayoría marca automáticamente los artículos como preparados al enviar el pedido. Revisa la configuración y el flujo de trabajo recomendados con el desarrollador de la app.

Como debes elegir un método de preparación para cada producto, un mismo pedido puede emplear diferentes métodos según los artículos que incluya. Por ejemplo, si un cliente compra un producto de dropshipping y un producto que fabricas de forma propia, el dropshipper preparará el primer artículo y tú el segundo.

Algunas apps de logística te permiten conectar tus propias cuentas de la empresa de transporte, para que puedas cobrar a los clientes exactamente lo que te cobra la app. Consulta a tu servicio de logística para averiguar si ofrecen esta opción. Si tu configuración de envío solo usa el perfil de envío general y no tiene tarifas diferentes por sucursal, cualquier app de logística se agregará de forma automática. De lo contrario, deberás agregar la app manualmente a tu configuración de envío.

Solicitar la preparación del pedido a tu servicio de logística

Cuando solicitas una preparación de pedido, se envía un mensaje a tu servicio de logística para que comience a recolectar, empacar y enviar el pedido. Si usas la preparación automática de pedidos, esta se solicita de forma automática al pagar el pedido y no tienes que completar estos pasos.

Cuando solicitas una preparación, el estado de preparación del pedido cambia a En curso y debes esperar una respuesta del servicio de logística. El servicio puede aceptar o rechazar la preparación del pedido, y el resultado se anota en la cronología. Si el servicio de logística rechaza la solicitud, el estado del pedido vuelve a No preparado y el servicio puede incluir una nota para explicar el motivo del rechazo.

Si los artículos de un pedido los preparan distintos servicios o se envían en paquetes separados, algunos podrían entregarse a tus clientes antes que otros. Un pedido solo muestra el estado Preparado después de que se hayan enviado todos los artículos.

Pasos:

Hacer seguimiento del progreso de preparación de pedidos

Después de solicitar una preparación de pedido, puedes hacer seguimiento de la información de preparación en dos lugares al abrir un pedido:

• La sección Preparación en curso muestra el estado de preparación del pedido y detalles sobre el avance de la preparación. Por ejemplo, si el estado de preparación del pedido es En curso, el estado detallado indica si la preparación está Solicitada o Aceptada.
• La sección Timeline del pedido se actualiza cuando hay cambios en la preparación. Usa la cronología del pedido para leer los mensajes que envía el servicio de logística.

Agregar o actualizar información de seguimiento

Puedes agregar o actualizar la información de seguimiento de un pedido en cualquier momento, independientemente de quién haya creado la preparación del pedido. Si tu servicio de logística proporciona información de seguimiento, se agrega automáticamente al pedido. También puedes agregar o actualizar la información de seguimiento de forma manual.

Más información sobre cómo agregar un número de seguimiento a un pedido preparado.

Cancelar preparaciones de pedidos

Es posible que debas cancelar una solicitud de preparación si el cliente quiere cancelar o modificar el pedido, o si decides prepararlo manualmente. Los pasos para cancelar una preparación dependen del estado de preparación del pedido.

Cancelar una preparación solicitada

Si se solicita la preparación del pedido, pero aún no se ha aceptado, puedes cancelarla directamente desde el panel de control de Shopify. La cancelación se anota en la cronología y el estado del pedido cambia a No preparado.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Orders.

2. Haz clic en el pedido para el que deseas cancelar la preparación.

3. Haz clic en Cancelar solicitud.

Cancelar una preparación aceptada

Si tu servicio de logística acepta la preparación del pedido, pero necesitas cancelarla, debes enviar una solicitud de cancelación al servicio y esperar su respuesta. El servicio de logística aceptará o rechazará tu solicitud de cancelación.

Aparecerá un banner en el pedido cuando se acepte o rechace la solicitud de cancelación:

• Solicitud de cancelación aceptada: la cancelación se anota en la Cronología y el estado del pedido vuelve a No preparado.
• Solicitud de cancelación rechazada: el rechazo se anota en la cronología del pedido y el servicio de logística continúa con el proceso de preparación. El servicio puede incluir un mensaje para explicar el motivo del rechazo.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Orders.

2. Haz clic en el pedido para el que deseas cancelar la preparación.

3. Haz clic en ….

4. Haz clic en Solicitar cancelación.

5. Opcional: en el campo Notas, introduce un mensaje para tu servicio de logística. Este mensaje no se envía al cliente.

6. Haz clic en Solicitar cancelación.

La solicitud de cancelación se anota en la cronología del pedido y el estado detallado de la preparación cambia a Cancelación solicitada.

Revertir un pedido a no preparado

Cuando solicitas la cancelación de una preparación de pedido, debes esperar la respuesta de tu servicio de logística. Si el servicio de logística cancela la preparación, pero no puede actualizar el estado de preparación del pedido en Shopify, puedes cambiar manualmente el estado del pedido a No preparado. Debes contactar a tu servicio de logística para confirmar la cancelación y así completar este paso.

Después de volver un pedido o una línea de artículo a no preparado, verifica las cantidades de inventario para asegurarte de que sean correctas.

Pasos:

1. En el panel de control de Shopify, ve a Orders.

2. Haz clic en el pedido que deseas revertir a no preparado.

3. Haz clic en ….

4. Haz clic en Volver a no preparado.

Preparar pedidos por tu cuenta en lugar de usar un servicio de logística

Cuando necesites preparar un pedido por tu cuenta en lugar de usar un servicio de logística, deberás cambiar la sucursal de los artículos a una sucursal que gestiones tú para luego preparar el pedido desde ahí. Esto mantiene la precisión del seguimiento de inventario y evita discrepancias entre el panel de control de Shopify y el servicio de logística.

Esto puede ser útil en las siguientes situaciones:

• Tu servicio de logística no está disponible temporalmente.
• Necesitas preparar un pedido de forma urgente usando tu propio inventario.
• El inventario del servicio de logística no está sincronizado y debes marcar un pedido como preparado manualmente.
• Deseas gestionar personalmente un pedido especial.

Si a menudo tienes que preparar los pedidos por tu cuenta, tienes dos opciones para organizar tu inventario:

• Mantener el inventario en tus propias sucursales (recomendado para control manual): mueve el inventario a una sucursal que controles, como tu tienda minorista o depósito. Esto te permite marcar los pedidos como preparados en el panel de control de Shopify, ejecutar tu proceso de control de calidad y usar cualquier app para crear preparaciones de pedidos. Más información sobre cómo gestionar el inventario en múltiples sucursales.
• Trabajar con tu servicio de logística: contacta a tu proveedor de servicios de logística y confirma que estén configurados para crear preparaciones de pedidos directamente. Después de que creen la preparación de pedidos, aún puedes actualizar la información de seguimiento.

Antes de cambiar la sucursal del pedido, revisa el estado de preparación del pedido:

• Si aún no se solicitó la preparación del pedido, puedes cambiar la sucursal directamente.
• Si se solicitó la preparación de pedidos pero no se aceptó, primero cancela la solicitud de preparación de pedidos y luego cambia la sucursal.
• Si se acepta la preparación de pedidos, solicita la cancelación y espera a que tu servicio de logística acepte antes de cambiar la sucursal.